Co warto wiedzieć o nowej wersji systemu? Kto może z niej skorzystać? Co można załatwić za jego pośrednictwem? Na wszystkie te pytania postaram się odpowiedzieć w poniższym tekście.

Czym jest MOS 2.0?

Nowa wersja systemu teleinformatycznego MOS wystartowała dokładnie 27 kwietnia 2026 r. Wprowadzone zmiany wynikają z nowelizacji ustawy o cudzoziemcach z 21 listopada 2025 r. Można powiedzieć, że reforma wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji administracji publicznej. Ale żeby porzucić te górnolotne stwierdzenia, odpowiedzmy na proste pytanie – czym jest ów MOS?

Moduł Obsługi Spraw jest to portal do składnia wniosków pobytowych online. To co zwraca szczególną uwagę, że jego usprawniona wersja 2.0 jest pozbawiona papierowych wniosków, a cały proces złożenia wniosku uległ całkowitej cyfryzacji. Należy jednak zaznaczyć, że na wezwanie wojewody prowadzącego sprawę należy stawić się osobiście w urzędzie w celu złożenia odcisków palców i wzoru podpisu, okazania oryginału paszportu oraz dokumentów, a także ewentualnie uzupełnienia brakujących dokumentów. 

Co obejmuje nowa wersja systemu?

Nowe przepisy dotyczą, między innymi, załatwienia legalizacji pobytu oraz procedury zatrudniania cudzoziemców, a mianowicie umożliwiają złożenie elektronicznych wniosków o:

• pobyt stały;
• pobyt czasowy;
• pobyt rezydenta długoterminowego UE;
• a od 4 maja możliwe będzie złożenie wniosku o kartę pobytu CUKR, o czym szerzej poniżej.

Na nowych przepisach skorzystają więc w dużej mierze agencje pracy czy też agencje outsourcingowe.

Kto może założyć konto na portalu MOS 2.0?

Konto w portalu MOS mogą założyć poniższe osoby, a co istotne muszą one posiadać profil zaufany:

• pełnoletni cudzoziemiec;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca jego rodzic;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca jego opiekun;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca pozostającego bez opieki – jego kurator.

W celu złożenia wniosku składający musi założyć konto na portalu MOS. Jeśli ktoś posiadał konto na starym portalu, to może założyć je na nowym na ten sam adres. Co wreszcie istotne – pełnomocnik nie jest uprawniony do założenia konta w czyimś imieniu na portalu, choć może on jak najbardziej uczestniczyć w procesie wypełniania wniosku. Oznacza to po prostu, że może być obecny przy wypełnianiu wniosku przez cudzoziemca. Wszystko to wynika z faktu, że użytkownik portalu jest zobowiązany do zachowania poufności danych niezbędnych do zalogowania do portalu, nie może zatem ich udostępniać osobom postronnym, w tym pełnomocnikowi. 

Jak wygląda procedura złożenia wniosku na portalu MOS 2.0 – rola pracodawcy

Procedurę w systemie MOS 2.0 można sprowadzić do czterech kroków:

1. Rejestracja i dostęp

Na stronie mos.cudzoziemcy.gov.pl należy zalogować się poprzez potwierdzenie swojej tożsamości wybraną metodą uwierzytelnienia (np. profil zaufany), a następnie wypełnienie formularza rejestracyjnego dla nowego konta.  

• Składanie wniosku

Złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt może trwać dłużej, jeśli konieczne będzie dołączenie podpisanego elektronicznie załącznika przez inną osobę. Konieczne będzie podpisanie załącznika przez pracodawcę w sytuacji złożenia wniosku o:

• na pobyt czasowy i pracę,
• na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej,
• w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji lub zezwolenia na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej posiadacza Niebieskiej Karty UE tzw. Niebieska Karta UE lub Blue Card.
• Podpis elektroniczny

Aby elektronicznie podpisać wniosek konieczne będzie posiadanie profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego.

• Załączniki

Wraz z wnioskiem należy dołączyć poniższe załączniki:

• zdjęcie w formacie cyfrowym;
• skan lub zdjęcie wszystkich stron ważnego dokumentu podróży;
• potwierdzenie dokonania płatności – 100 zł za wydanie karty pobytu oraz opłaty skarbowej w za udzielenie zezwolenia na pobyt;
• załącznik podpisany elektronicznie przez inna osobę: pracodawcę, jednostkę prowadzącą studia, organizatora stażu lub wolontariusza.

Jakich wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy NIE ZŁOŻYSZ za pośrednictwem MOS 2.0?

Pomimo pełnej cyfryzacji składania wniosków o pobyt w Polsce, pewne wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy będą dalej musiały być składane w formie papierowej. Są to wniosku składane:

• w celu wykonywania pracy w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa;
• w celu mobilności długoterminowej pracownika kadry kierowniczej, specjalisty lub pracownika odbywającego staż, w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa;
• w celu połączenia się z rodziną, gdy składający wniosek cudzoziemiec przebywa poza granicami Polski;
• dla członka rodziny obywatela RP, obywatela państwa członkowskiego UE lub obywatela Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. b i d Umowy Wystąpienia – sytuacji, gdy cudzoziemiec, którego wniosek dotyczy przebywa poza granicami Polski;
• cudzoziemcowi prowadzącemu życie rodzinne w rozumieniu Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności z obywatelem RP, obywatelem państwa członkowskiego UE lub obywatelem Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. b i d Umowy Wystąpienia – w sytuacji, gdy cudzoziemiec którego wniosek dotyczy przebywa poza Polską.

Karta pobytu CUKR za pośrednictwem MOS 2.0

Karta pobytu CUKR zastępuje dotychczasową formę legalizacji, która opierała się na ochronie czasowej dla obywateli Ukrainy (status UKR), a została zniesiona przez ustawę delegalizującą. Jest to dokument potwierdzający udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, na specjalnych warunkach. Wydaje się go na 3 lata osobom ze statusem UKR, które zdecydują się przejść z ochrony czasowej na zezwolenie na pobyt czasowy.

Karta CUKR za pośrednictwem systemu MOS 2.0 będzie już od 4 maja 2026 r.  Jako że karta CUKR daje swobodny dostęp do rynku pracy w Polsce dla obywateli Ukrainy, jest ona dość kluczowym aspektem dla wielu pracodawców. Daje ona uprawnienia do pracy bez dodatkowych zezwoleń i bez konieczności zgłaszania zatrudnienia przez pracodawcę.

Pracodawca nie ma bezpośrednich obowiązków w procesie ubiegania się o kartę CUKR, ale oczywiście może pomóc ubiegającemu się, przykładowo:

• sprawdzić czy wnoszący wniosek o kartę CUKR ma aktualny PESEL UKR, czy będzie go miał w momencie odbioru karty od wojewody;
• sprawdzić czy ubiegający posiada aktywny numer PESEL ze statusem UKR nieprzerwanie od 365 dni i czy posiadał go 4 czerwca 2025 r.;
• wnieść opłaty konieczne do uzyskania karty CUKR: 340 zł opłaty skarbowej za udzielenie zezwolenie na pobyt czasowy i 100 zł za wydanie karty.

Co istotne pracodawca nie musi już spełniać obowiązków, który były konieczne przy statusie UKR, a więc nie musi:

• zgłaszać zatrudnienia cudzoziemca do PUP (Powiatowego Urzędu Pracy);
• uzyskiwać zezwoleń na pracę.

W pewnym sensie nowy system wraz z kartą CUKR przenoszą procedury z pracodawcy na cudzoziemca oraz sam urząd. Nie można jednak zapominać o wypełnieniu koniecznych obowiązków ze strony pracodawcy przy procesie zatrudniania, jak choćby zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia zatrudnienia.

Jakie są korzyści i wyzwania dla pracodawców wynikające z MOS 2.0?

Wprowadzenie systemu MOS 2.0 jest z pewnością przyjmowane wśród pracodawców jako ułatwienie na wielu poziomach w kontekście legalnego zatrudniania cudzoziemców, choć jednocześnie zwiększa intensywność ich zaangażowania w monitorowanie statusu pracowników z Ukrainy.

Jakie najważniejsze korzyści płynące dla pracodawcy można tutaj wymienić?

• wspomniany powyżej brak obowiązku uzyskiwania zezwoleń na pracę i zgłaszania zatrudnienia przy cudzoziemcach z kartą CUKR – jest to wyraźne uproszczenie w formalnościach w kontekście wcześniejszych przepisów;
• szybsze zatrudnianie pracowników – pełny dostęp do rynku pracy bez dodatkowych procedur administracyjnych;
• większa stabilność zatrudnienia (zezwolenie na pobyt na 3 lata), a to z kolei ułatwia planowanie kadrowe;
• zmniejszenie ryzyka błędów formalnych związanych z legalizacją pracy cudzoziemców.

Jakie natomiast są najważniejsze wyzwania dla pracodawców w kontekście MOS 2.0?

• konieczność monitorowania statusu pobytowego pracownika (np. czy uzyskał CUKR, czy nadal ma UKR);
• ryzyko przerw w legalności pobytu/pracy (np. odmowa wydania karty, nieodebranie dokumentu);
• potrzeba dostosowania procesów HR do nowego modelu (mniej formalności, ale większy nacisk na compliance i weryfikację dokumentów);
• ograniczona kontrola nad procesem – brak udziału w procedurze oznacza zależność od działań pracownika i wymusza kontrolę nad nimi.

Jak nasza Kancelaria może pomóc Twojej firmie?

Nasza Kancelaria wspiera firmy w dostosowaniu się do nowych realiów związanych z MOS 2.0 i zatrudnianiem cudzoziemców. Pomagamy w weryfikacji statusu pobytowego pracowników, ograniczając ryzyko błędów i nielegalnego zatrudnienia. Doradzamy, jak uporządkować procesy HR i compliance w organizacji, aby były zgodne z aktualnymi przepisami. Wspieramy również pracowników w procedurach pobytowych, jeśli wpływa to na ciągłość zatrudnienia w firmie. Nasi prawnicy mogą wesprzeć i doradzić podczas wypełniania wniosku w MOS 2., a w dalszych etapach postępowania mogą reprezentować osobę ubiegającą się o pozwolenie lub kartę CUKR. Również na wypadek kontroli lub problemów z organami nadzorczymi będziemy reprezentować twoją firmę.

Zajmujemy się zarówno indywidualnym,
jak i zbiorowym prawem pracy.

Artykuł Nowa wersja systemu teleinformatycznego usprawni załatwienie legalnego pobytu cudzoziemcom – pobyt czasowy, stały, CUKR. Wszystko o MOS 2.0 pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Proponowane przepisy sprawiają, że wśród pracodawców rodzą się wątpliwości, czy aby nie wpłyną one negatywnie na swobodę kontraktowania, a co za tym idzie – nie zwiększą ilości sporów z kontrahentami. Czego spodziewać się po proponowanych zmianach? Jakie dodatkowe uprawnienia faktycznie zyskają inspektorzy i czy faktycznie będą mogli przekształcać umowy cywilnoprawne w umowy o pracę? Jak uniknąć w tym kontekście problemów na linii przedsiębiorca- zleceniobiorca?

Czego dotyczy projekt ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy? 

Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw jest wprowadzeniem rozwiązań przewidzianych w ramach częściowej realizacji kamienia milowego A71G „Wejście w życie reformy Państwowej Inspekcji Pracy i reformy Kodeksu pracy” oraz kamienia milowego A72G „Działania na rzecz budowania zdolności Państwowej Inspekcji Pracy” w ramach reformy A.4.7 „Ograniczenie segmentacji rynku pracy” zawartej w Krajowym Planie Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO). Wejście w życie nowych przepisów dotyczących PIP ma nastąpić 1 stycznia 2026 r., natomiast całej reformy (kamień milowy a72G) powinno być zakończone do 30 czerwca 2026 r.

Jakie najważniejsze zmiany przewidziane są w działalności PIP?

Wejście w życie samej reformy Państwowej Inspekcji Pracy i reformy Kodeksu pracy (kamień milowy A71G) nastąpić ma już 1 stycznia 2026 r. Wraz z nią ma dojść do wzmocnienia Państwowej Inspekcji Pracy w ramach działań kontrolnych:

• uprawnienie PIP do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu
  nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę;
• umożliwienie wymiany danych pomiędzy PIP, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
  zwanym dalej „ZUS” i Krajową Administracją Skarbową, zwaną dalej „KAS” na potrzeby kontroli;
• wprowadzenie możliwości przeprowadzania przez PIP zdalnych kontroli;
• wprowadzenie obowiązku sporządzania przez PIP rocznych i wieloletnich planów działań dla kontroli celowych na podstawie analizy ryzyka;
• co najmniej dwukrotne zwiększenie maksymalnej wysokości grzywny, jaką PIP może
  nałożyć w postępowaniu mandatowym.

Kluczowe w powyższych zmianach wydaje się jednak nadanie inspektorom PIP uprawnień, które miałyby polegać na stwierdzeniu istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, w jakich zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, powinna być zawarta umowa o pracę.

Czym jest umowa o pracę – jakie są główne cechy stosunku pracy?

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 §1 k.p.).

Umowę o pracę można zawrzeć na okres próbny, czas określony albo na czas nieokreślony, a regulują ją przepisy Kodeksu pracy. Zawiera się ją na piśmie – w wypadku, gdyby tak się nie stało pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 §2 k.p.). Umowa o pracę zawiera w sobie następujące informacje:

• rodzaj pracy;
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• dzień rozpoczęcia pracy;
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny:

a) czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,

b) okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony, a także postanowienie o wydłużeniu umowy;

• w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Charakterystyczne cechy umowy o pracę to m.in.:

• podporządkowanie pracy bezpośrednio pracodawcy;
• gwarantowane, stale wypłacane wynagrodzenie;
• wykonywanie pracy osobiście w określonym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę;
• prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego;
• opłacanie składek ZUS w imieniu pracownika;
• odpowiedzialność pracownika co do zasady ogranicza się do wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia;
• pracownika chronią przepisy ochronne dotyczące czasu wykonywanej pracy;
• przeprowadzenie szkoleń BHP i skierowanie pracownika na stosowne badania lekarskie;
• obowiązywanie w stosunku do pracownika regulaminu pracy, wynagradzania lub innych aktów wewnątrzzakładowych.

Czym jest umowa zlecenie – główne cechy umowy cywilnoprawnej?

Przy podjęciu współpracy z daną osobą na podstawie umowy cywilnoprawnej należy kierować się przepisami, które znajdują się w Kodeksie cywilnym. Poza umową zlecenie do umów cywilnoprawnych zaliczy się również umowę o dzieło, czy też umowę zawieraną pomiędzy przedsiębiorcami, czyli B2B.

Umowa zlecenie polega na tym, że przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 §1 k.c.). Od wykonania tej określonej czynności zależy wypłacenie wynagrodzenie przez zlecającego. Co do zasady umowa o zlecenie ma charakter odpłatny. Co prawda Kodeks zezwala na to, aby umowa zlecenie nie wiązała się z wynagrodzeniem dla wykonującego to zlecenie, ale podkreśla, że jeśli umowa nie mówi inaczej, ani nie wynika tak z okoliczności, to za wykonane zlecenie należy się wynagrodzenie zgodne z taryfą lub odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 §1 i 2). 

Jakimi najważniejszymi cechami umowa cywilnoprawna, w tym umowa zlecenie, wyróżnia się od umowy o pracę?

• zdecydowanie większa samodzielność, brak podporządkowania – wykonawca zlecenia w pełni sam planuje swoją pracę (czas i miejsce jej wykonania);
• odpowiedzialność finansowa i techniczna jest po stronie zleceniobiorcy – w pełnej wysokości (przy czym może zostać ograniczona umownie);
• dobrowolność doboru środków i metod w zakresie wykonania zadania;
• brak uprawnień wynikających z kodeksu pracy, na przykład brak odpłatnego urlopu, okresów odpoczynku, ochrony przed zwolnieniem i in.

Jakie będą nowe uprawnienia głównego inspektora pracy?

Obecne przepisy zapewniają inspektorowi pracy, poza wystawianiem mandatów, prawo do wnoszenia powództw o ustalenie istnienia stosunku pracy, gdy podczas kontroli stwierdzone zostanie nieuprawnione zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną. Zgłoszenie takie kierowane jest do sądu, gdzie wszczynane i prowadzone jest postępowanie sądowe o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Projekt ustawy zakłada przyznanie PIP kompetencji do stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną, w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Inspektor PIP wydaje wtedy decyzję jako organ administracyjny, od której będzie możliwość odwołania do sądu. W tym kontekście do zadań PIP ma być zaliczane również wyciąganie konsekwencji w stosunku do osób odpowiedzialnych.

Zgodnie z projektem nowej ustawy decyzja inspektora pracy będzie w pewnym zakresie natychmiastowo wykonalna. Oznacza to, że od dnia decyzji będzie musiał wypełniać obowiązki pracodawcy związane z umową o pracę, a wypadku braku odwołania do sądu lub też negatywnego wyroku od takiego odwołania będzie zmuszony zapłacić wszelkie zaległe składki oraz uregulować zobowiązania podatkowe sprzed decyzji inspektora. Odwołanie od decyzji nie będzie skutkować wstrzymaniem bieżących zobowiązań pracodawcy względem pracownika etatowego, wstrzyma jedynie natychmiastową wykonalność w zakresie uregulowania zaległych zobowiązań.

Jakie jeszcze dodatkowe uprawnienia daje PIP projekt ustawy?

• umożliwienie wymiany danych pomiędzy PIP a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową;
• możliwość przeprowadzenia kontroli pracodawców oraz niebędących pracodawcami przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest lub w okresie jednego roku poprzedzającego dzień podjęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne
• możliwość przeprowadzania kontroli zdalnych.

Kiedy PIP wyda decyzję administracyjną o istnieniu stosunku pracy?

Można ogólnie określić, że według projektu nowej ustawy o PIP inspektor będzie miał możliwość wydania decyzji administracyjnej o istnieniu stosunku pracy w dwóch przypadkach:

• kiedy podczas kontroli w przedsiębiorstwie wykryje nieprawidłowości w umowach cywilnoprawnych aktualnych kontraktorów, działających właściwie na zasadach umowy o pracę;
• kiedy nieprawidłowości zostaną wykryte w umowach także byłych kontraktorów zatrudnionych w okresie jednego roku wstecz.

Decyzja wydana przez inspektora w sprawie istnieniu stosunku pracy będzie natychmiast wykonalna i będzie przysługiwać od niej odwołanie do sądu. Wniesienie odwołania nie wstrzyma wykonania decyzji inspektora, czyli wykonania obowiązków pracodawcy wobec pracownika zgodnie z Kodeksem pracy.

Wstrzymane zostanie natomiast wypełnienie obowiązków w zakresie podatków oraz ubezpieczeń społecznych powstałych przed dniem wydania decyzji do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.

Czy nowe uprawnienia PIP będą wiązać się z wyższymi karami?

Ustawa wprowadzi zmiany w Kodeksie pracy, które dwukrotnie podwyższą kary za łamanie przepisów dotyczących wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Przykładowo:

• kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, zawrze umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę zapłaci podlega karze grzywny od 2000 zł do 6000 zł (zamiast od 1000 zł do 30 000 zł), art. 281 § 1 k.p.;
• kto, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu podlega karze grzywny od 2000 zł d0 6000 zł (zamiast od 1000 zł do 30 000 zł), art.  art. 282 § 1 pkt. 2.

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat nowych uprawnień inspektorów i reformy przepisów Państwowej Inspekcji Pracy.

Co oznacza, że decyzja PIP będzie natychmiast wykonalna?

Natychmiastowa wykonalność decyzji PIP w sprawie istnienia stosunku pracy dotyczy obowiązków pracodawców od dnia jej wydania, tj. podlega natychmiastowemu wykonaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa pracy wiążą z nawiązaniem stosunku pracy oraz obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych powstałymi od dnia jej wydania. Wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji w tym zakresie. Decyzja podlega natomiast wstrzymaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa wiążą z obowiązkami w zakresie podatków powstałymi przed dniem wydania decyzji oraz obowiązkami w zakresie ubezpieczeń społecznych powstałymi przed dniem wydania decyzji – do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.

Kiedy wejdą w życie przepisy reformy Państwowej Inspekcji Pracy?

Ustawa o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, jeśli zostanie przyjęta, wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

Czy inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję o przekształceniu kontrakty B2B w umowy o pracę?

Tak, jeśli umowa B2B została zawarta w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę, to inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy.

Czy możliwa będzie zdalna kontrola przeprowadzana przez PIP? 

Tak, zgodnie z przepisami projektowanej ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, PIP będzie mógł przeprowadzać zdalną kontrolę w przedsiębiorstwie.

Jak reforma ustawy PIP wpłynie na pracodawców?

Zbliżająca się reforma PIP budzi sporo dyskusji wśród przedsiębiorców. Towarzyszy im obawa, że stanowczo zwiększy się ingerencja organu państwowego w szczególności w firmach, w których dość powszechne jest opieranie współpracy na umowach cywilnoprawnych. Przedsiębiorstwa będą musiały jeszcze dokładniej analizować, czy powierzane obowiązki faktycznie odpowiadają charakterowi zlecenia, czy też spełniają przesłanki stosunku pracy. Z pewnością groźba kontroli PIP i ich ewentualnych konsekwencji sprawia, że pewną profilaktyczną koniecznością staną się częstsze audyty w firmach i sprawdzanie zawieranych umów czy przyjmowanych regulaminów. Współpraca z wykwalifikowaną w tematyce prawa pracy kancelarią prawną z pewnością pomoże w sprawdzeniu i uporządkowaniu dokumentacji w Twojej firmie. Potencjalne konsekwencje finansowe w postaci kar grzywny, wypłaty zaległych składek ZUS, zawirowań z umowami pracowniczymi, wypłaty odszkodowań czy kosztów procesów sądowych nie pozostaną bez znaczenia przy decyzjach o podejmowaniu działań prewencyjnych. Odpowiednio wczesne i konsekwentne przygotowanie się na zmiany, pozwoli firmom zminimalizować ryzyka i prowadzić biznes w sposób stabilny i zgodny z nowymi regulacjami.        

Opracowujemy umowy o pracę, kontrakty menedżerskie, umowy o zakazie konkurencji oraz wewnętrzne regulacje pracodawców, w tym regulaminy pracy i wynagradzania – Prawo pracy Kraków

Artykuł Nowe uprawnienia PIP – czy inspektor pracy może przekształcić umowę zlecenie na umowę o pracę? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

W Polsce przygotowana została pierwsza faza zmian w postaci ustawy zmieniającej ustawę Kodeks pracy, która ma wejść w życie już 24 grudnia 2025 r. Czego ona dotyczy? Co jeszcze czeka pracodawców? Jak przygotować się na wprowadzenie nowych przepisów i dlaczego nie warto z tym czekać do ostatniej chwili?

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń a polska ustawa zmieniająca kodeks pracy

Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy stanowi zaledwie namiastkę przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń, które znajdują się w unijnej dyrektywie. Przepisy polskiej ustawy mają wejść w życie 24 grudnia 2025 r. i dotyczą, tak naprawdę, tylko procesu rekrutacyjnego i osób ubiegających się o pracę.

Zdecydowana większość przepisów dotyczących transparentności wynagrodzeń za taką samą pracę lub pracę podobną dla kobiet i mężczyzn, jaka znajduje się w unijnej dyrektywie, będzie jeszcze oczekiwać na wdrożenie polskiego prawa. Termin na ich implementację do porządku krajowego mija 7 czerwca 2026 r.

Jakie zmiany czekają polskich pracodawców według ustawy wchodzącej w życie 4 czerwca 2025 r.?

W ustawie Kodeks pracy zostaną wprowadzone następujące zmiany:

• osoby, które ubiegają się o pracę na danym stanowisku, muszą otrzymać od pracodawcy informację o wynagrodzeniu i jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku, gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.
• powyższe informacje pracodawca musi przekazać z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej, osobie ubiegającej się ozatrudnienie, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje:
• w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
• przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu;
• przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu albo przed rozmowa kwalifikacyjną.
• poza tym pracodawca zapewnia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.

Ponadto zmiany dokonuje się w art. 22¹ §1 pkt 6 k. p., czyli zabrania się pracodawcy żądania informacji od kandydata o wynagrodzeniu w jego obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.

Jak zapewnić, aby nazwy stanowisk oraz ogłoszenia o naborze były neutralne pod względem płci?

Język polski jest językiem specyficznym, a dodatkowo zwyczajowo pewne nazwy stanowisk są nacechowane pod względem płciowym, a dostosowane do płci przeciwnej brzmią wręcz zabawnie. Dodatkowo, czytając przepis dosłownie, trudno jest wymyślić taką nazwę stanowiska, która faktycznie będzie neutralna pod względem płci, czyli będzie odpowiednia zarówno jak kobiet, jak i mężczyzn. W tym zakresie można zastosować dwa rozwiązania. Pierwsze z nich to używania dwóch nazw, męskiej i żeńskiej, po przecinku lub ukośniku. Drugie rozwiązanie to zastosowanie nazwy opisowej, która odnosi się do czynności wykonywanych przez daną osobę, np. „osoba zarządzająca biurem” lub „osoba zajmująca się księgowością”. Zastosowanie jednego z ww. rozwiązań wyraźnie pokazuje, że ogłoszenie skierowane jest zarówno do kobiet, jak i mężczyzn.

Kiedy w praktyce przekazywać informację o wynagrodzeniu?

Informacja o wynagrodzeniu nie musi znaleźć się w ogłoszeniu o pracę. Zgodnie z przepisami może znaleźć się w ogłoszeniu, ale może też zostać podana na późniejszym etapie w taki sposób, żeby kandydat mógł się z nimi zapoznać i podjąć negocjacje. Ta informacja może być także podana przed rozmową kwalifikacyjną, a nawet przed nawiązaniem stosunku pracy (choć ta ostatnia opcja będzie zapewne miała charakter wyjątkowy). Z tego względu, w praktyce możemy tę informację przekazać:

– bezpośrednio w ogłoszeniu o pracę;

– poprzez przesłanie np. drogą mailową przed rozmową;

– poprzez wręczenie przed rozmową kwalifikacyjną – z tym, że tutaj należałoby dać kandydatowi chwilę czasu na spokojne zapoznanie się i zastanowienie, aby był w stanie później podjąć negocjacje w tym zakresie.

Należy także wskazać, że informacja o wynagrodzeniu nie musi koniecznie zawierać tzw. „widełek wynagrodzenia”. Ustawa mówi o początkowej wartości lub przedziale wynagrodzenia, stąd komunikowanie wynagrodzenia w formie jednej, stałej kwoty będzie spełniało wymogi ustawy.

Praktyczny problem może się także pojawić w przypadku pracowników będących cudzoziemcami, którzy nie władają językiem polskim w związku z koniecznością udostępnienia im tekstów odpowiednich regulaminów wynagradzania. Pomimo tego, że brak jest obowiązku prawnego, aby tłumaczyć tego typu dokumenty to mając na uwadze, że musimy udostępnić ich odpowiednie postanowienia w taki sposób, żeby zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje to albo trzeba je faktycznie zapewnić z tłumaczeniem albo zapewnić je odpowiednio wcześniej (np. przesłać na maila kilka dni przed rozmową), tak, aby kandydat miał możliwość ich przetłumaczenia we własnym zakresie.

Czym są obiektywne kryteria wynagrodzeń?

Zgodnie z art. 6 dyrektywy 2023/970 pracodawcy mają zapewnić swoim pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, które są stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Kryteria te muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci. Co to oznacza w praktyce?

Powinny one umożliwić porównanie wartości różnych stanowisk pracy w ramach tej samej struktury organizacyjnej. Takie kryteria powinny być oparte na neutralnych pod względem płci systemach oceny i zaszeregowania stanowisk pracy.

W celu ułatwienia stosowania pojęcia pracy o takiej samej wartości, w szczególności dla mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw zaleca się, aby obiektywne kryteria wynagrodzeń obejmowały:

• umiejętności;
• wysiłek;
• odpowiedzialność;
• warunki pracy.

Zauważa się też, że nie wszystkie z tych czterech czynników są istotne w odniesieniu do konkretnego stanowiska czy miejsca pracy, więc zaleca się, aby wyważyć każdy z nich w zależności od znaczenia tych kryteriów dla konkretnego przypadku (motyw 26 dyrektywy).

Na czym polega asymetria informacyjna?

Asymetria informacyjna w kontekście jawności wynagrodzeń oznacza, najprościej mówiąc brak równowagi stworzony poprzez brak informacji o przewidywanym zakresie wynagrodzenia na określonym stanowisku pracy. Taka sytuacja ogranicza siłę przetargową pracodawcy lub pracownika w negocjowaniu wynagrodzenia nawet poza wskazanym przedziałem (motyw 32 dyrektywy).

Dlatego tak istotne jest zapewnienie przejrzystości wynagrodzeń na etapie zatrudniania, o czym mówi już przygotowana polska ustawa. Treść motywu 32 dyrektywy podkreśla jeszcze wyraźniej, że „osoby starające się o zatrudnienie powinny otrzymywać informacje o początkowym wynagrodzeniu lub o jego przedziale w sposób zapewniający prowadzenie świadomych i przejrzystych negocjacji dotyczących wynagrodzenia, na przykład w opublikowanym ogłoszeniu o wakacie, przed rozmowa kwalifikacyjną lub, w innym przypadku, przed zawarciem jakiejkolwiek umowy o pracę”.

Na czym polega obowiązek pracodawcy zapewniający prawo pracowników do informacji o wynagrodzeniu?

Nadrzędną zasadą pozostaje wymóg wobec pracodawców, aby zapewniali swoim pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, które są stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Kryteria te musza być obiektywne i neutralne pod względem płci (art. 6, ust. 1 dyrektywy). Co prawda dokładnie nie wiadomo jeszcze jak będzie wyglądać wdrożenie do polskiego prawa, gdyż dyrektywa daje tutaj możliwość zwolnienia z obowiązku związanego z progresją pracodawców, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników. Jednak bez wątpienia prawo do informacji przysługujące pracownikom w kontekście jawności i równości wynagrodzeń stanowi jeden z kluczowych obowiązków wszystkich pracodawców.

Prawo do informacji na temat własnych wynagrodzeń lub poziomu wynagrodzenia

Jakie są zatem najważniejsze aspekty, o jakich mówi art. 7 dyrektywy?

• pracownicy mają prawo do występowania o informacje dotyczące ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą prace jak oni lub prace o takiej samej wartości;
• pracownicy muszą mieć prawo występowania o te informacje za pośrednictwem swoich przedstawicieli, zgodnie z prawem krajowym i praktyka krajową, oraz za pośrednictwem organu ds. równości.
• jeśli otrzymane informacje byłyby niedokładne lub niekompletne pracownicy mogą wystąpić o dodatkowe uzasadnienie;
• pracodawcy mają co roku informować wszystkich pracowników o przysługującym im prawie informacji oraz o sposobie jak je uzyskać;
• pracownikom nie uniemożliwia się ujawniania ich wynagrodzenia na potrzeby egzekwowania zasady równości wynagrodzeń;
• pracodawca może wymagać, aby uzyskane przez pracowników informacje, które dotyczą poziomu wynagrodzeń, nie były przez nich wykorzystywane do jakiegokolwiek innego celu niż cel polegający na wykonywaniu ich prawa do równego wynagrodzenia.

Na czym polega obowiązek sprawozdawczy w zakresie luki płacowej?

Obowiązek sprawozdawczy będzie dotyczyć wszystkich pracodawców, którzy zatrudniają od 100 pracowników. Polega on będzie na dostarczaniu informacji (zgodnie z art. 9 dyrektywy):

• luki płacowej ze względu na płeć;
• luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• mediany luki płacowej ze względu na płeć;
• mediany luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne;
• odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia;
• luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Jakie są terminy wejścia w życie obowiązku sprawozdawczego i kogo to dotyczy?

Obowiązek sprawozdawczy już jednak w treści samej dyrektywy zostaje odroczony w czasie, więc pracodawcy mają czas na przygotowanie się do niego nieco dłuższy niż rok, a w niektórych przypadkach jeszcze dłużej. Termin jego wejścia w życie to:

• 7 czerwca 2027 r. dla pracodawców, którzy zatrudniają 250 pracowników lub więcej – przekazują oni informacje za poprzedni rok, a następnie składają już sprawozdanie co rok;
• 7 czerwca 2027 r. dla pracodawców, którzy zatrudniają od 150 do 249 pracowników – przekazują oni informacje za poprzedni rok, a następnie składają już sprawozdanie co 3 lata dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego;
• 7 czerwca 2031 r. dla pracodawców, którzy zatrudniają od 100 do 149 pracowników – jak w przykładzie powyżej.

Może okazać się, że przepisy te obejmą również pracodawców, którzy zatrudniają poniżej 100 pracowników. Dyrektywa daje możliwość, aby prawo krajowe, a więc i polskie, narzuciło także i im ten obowiązek.

 Na czym polega wspólna ocena wynagrodzeń?

Prawo krajowe musi zapewnić możliwość, aby pracodawcy objęci powyższym obowiązkiem sprawozdawczym przeprowadzali wraz z ich przedstawicielami pracowników wspólna ocenę wynagrodzeń, jeśli zostaną spełnione poniższe warunki (art. 10 dyrektywy):

• Sprawozdawczość dotycząca wynagrodzeń wykazuje różnicę średniego poziomu wynagrodzenia między pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wynoszącą co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników;
• Pracodawca nie uzasadnił takiej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów;
• Pracodawca nie zaradził takiej nieuzasadnionej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia w ciągu sześciu miesięcy od dnia przedłożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń.

Taka wspólna ocena jest przeprowadzana w celu zidentyfikowania różnic w wynagrodzeniach pracowników płci żeńskiej i męskiej, które nie są uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, a następnie w celach zapobiegawczych oraz zaradzenia tym różnicom.

Których pracowników dotyczy dowód wykonywania takiej samej pracy lub pracy o takiej samej wartości?

Przy ocenie, czy pracownicy płci żeńskiej i męskiej wykonują taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, powinno się brać pod uwagę:

• wszystkich pracowników, którzy pracują wykonują pracę dla tego samego źródła, które ustala warunki wynagrodzenia, ale nie ogranicza się to zarazem do jednego pracodawcy;
• nie tylko pracowników, którzy są zatrudnieni w tym samym czasie, co zainteresowany pracownik, ale również do tych zatrudnionych wcześniej;
• jeśli nie da się znaleźć odpowiedniego porównania, można wykorzystać inne dowody, jak np. statystyki, porównania, w jaki sposób byłby traktowany pracownik w porównywanej sytuacji (art. 19 dyrektywy).

Jakie kary są przewidziane za nieprzestrzeganie jawności i równości płac?

Dokładne kary poznamy, kiedy zostaną wdrożone do polskiego prawa wszystkie pozostałe przepisy z dyrektywy 2023/970. Pewne jest jednak, że będą musiały być skuteczne, proporcjonalne oraz odstraszające. Państwa członkowskie UE muszą podjąć wszelkie niezbędne środki w celu wykonania przepisów, jakie ustanowią. Przepisy te muszą gwarantować rzeczywisty efekt odstraszający w odniesieniu do naruszeń w związku z zasadą równości wynagrodzeń. Kary obejmuje grzywny, które ustalone zostaną na podstawie prawa krajowego.

Co będą musiały uwzględniać te kary?

• wszelkie istotne czynniki obciążające lub łagodzące mające zastosowanie do okoliczności naruszenia, co może obejmować dyskryminację krzyżową;
• państwa członkowskie mają zapewnić zastosowanie szczególnych kar w przypadku powtarzania się naruszeń.

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat jawności i równości wynagrodzeń.

Czym jest wykonywanie takiej samej pracy lub o takiej samej wartości?

Praca o takiej samej wartości oznacza pracę, którą określa się jako mającą tę samą wartość zgodnie z niedyskryminacyjnymi i obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami (umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy). Struktury wynagrodzenia muszą być takie, żeby umożliwić dokonanie oceny, czy pracownicy są w porównywalnej sytuacji w odniesieniu do wartości pracy na podstawie w. w. obiektywnych kryteriów (dyrektywa art. 4 ust. 4).  

Czym różni się dyskryminacja pośrednia od bezpośredniej?

Dyskryminacja bezpośrednia oznacza sytuację, w której dana osoba traktowana jest mniej korzystnie ze względu na płeć niż jest, była lub byłaby traktowana inna osoba w porównywalnej sytuacji. Natomiast dyskryminacja pośrednia występuje w sytuacji, w której stosowane przepisy, kryterium lub praktyki sprawiają wrażenie pozornie neutralnych i obiektywnych, lecz w rzeczywistości stawiają osoby danej płci w szczególnie niekorzystnym położeniu w porównaniu z osobami innej płci (dyrektywa art. 1 ust. 1 lit. i, j).    

Czym jest luka płacowa ze względu na płeć?

Luka płacowa ze względu na płeć oznacza różnice średnich poziomów wynagrodzenia między zatrudnionymi u pracodawcy pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia pracowników płci męskiej (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. c). 

Czym jest poziom wynagrodzenia?

Poziom wynagrodzenia oznacza roczne wynagrodzenie brutto i odpowiadające mu wynagrodzenie godzinowe brutto (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. b).

Czym jest mediana wynagrodzenia?

Mediana wynagrodzenia oznacza poziom wynagrodzenia, w stosunku do którego połowa pracowników u danego pracodawcy zarabia więcej, a połowa zarabia mniej (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. d).  

Czym jest kwartyl wynagrodzenia?

Kwartyl wynagrodzenia oznacza każdą z czterech równych grup pracowników, na które są oni podzieleni według ich poziomów wynagrodzenia – od najniższego do najwyższego (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. f). 

Czy premie uznaniowe powinny być również oparte o obiektywne kryteria wynagrodzeń?

Tak. W pojęciu „wynagrodzenia” należy uwzględnić tutaj wszystkie elementy wynagrodzenia na mocy prawa, układów zbiorowych lub praktyki w każdym państwie członkowskim. Zgodnie z definicją podaną w dyrektywie – wynagrodzenie oznacza zwykłą podstawową lub minimalną płace godziną lub płace miesięczną oraz wszelkie inne świadczenia pieniężne lub rzeczowe, otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio (art. 3 ust. 1).   

Jakie działania powinien podjąć pracodawca, żeby przygotować się na wprowadzenie jawności wynagrodzeń?

Pomimo że z końcem roku 2025, do polskiego prawa zostanie zaimplementowana jedynie niewielka część przepisów, które dotyczą jawności i równości wynagrodzeń, pracodawcy już teraz powinni zacząć przygotowywać się do zmian, jakie czekają ich prawdopodobnie już w przyszłym roku.

Jakie zatem działania warto podjąć?

• należy koniecznie zaplanować, kiedy będą przekazywane informacje dotyczące wynagrodzeń podczas procesu rekrutacji;
• należy przygotować dla osób ubiegających się o pracę stosowne informacje, które dotyczą wynagrodzeń oraz regulaminu wynagrodzenia, jeśli taki występuje;
• warto zrobić przegląd, a nawet audyt polityki firmy, która dotyczy wynagrodzeń oraz umów, co może spowodować konieczność wystawienia aneksów do obowiązujących już umów;
• należy zaplanować nazwy stanowisk tak, aby były neutralne pod względem płci;
• warto zrobić audyt obecnych umów i zweryfikować, czy nazwy stanowisk oraz zakres obowiązków pracowników pozwala na ich obiektywne porównanie;
• wprowadzenie przedziału wynagrodzeń dla stanowiska;
• należy zweryfikować czy występujące różnice w wynagrodzeniach są efektem obiektywnie uzasadnionych czynników;
• należy przygotować dokument, w którym zostaną określone kryteria dotyczące wynagradzania i udostępnić go pracownikom;
• należy opracować oraz wprowadzić procedurę uzyskiwania przez pracowników informacji o wynagrodzeniu (raz w roku trzeba będzie przesyłać ją pracownikom);
• w wypadku, jeśli firma będzie objęta obowiązkiem sprawozdawczości, to już teraz warto zapoznać się kryteriami i monitować sytuację w przedsiębiorstwie, aby w razie potrzeby wprowadzić stosowne regulacje wewnętrzne. 

Ustawa, która wejdzie w życie w grudniu wprowadza jedynie ułamek przepisów dyrektywy. Być może stopniowe wprowadzanie zmian to dobry pomysł. Pracodawcy obecnie mogą skupić się na kwestiach związanych z rekrutacją, a dopiero w kolejnym etapie zacząć wprowadzać uregulowania wewnętrzne. Nowe przepisy na pewno będą miały duży wpływ na funkcjonowanie firm – pracodawcy będą musieli uporządkować swoją strukturę w taki sposób, aby zapewnić jawność i porównywalność wynagrodzeń. Może się to wiązać zarówno z koniecznością przyjęcia lub uaktualnienia aktów wewnątrzzakładowych, jak i aneksowania już istniejących umów z pracownikami. Zakres niezbędnych zmian będzie zależał od wielu czynników, w tym od kolejnych przepisów wdrażających dyrektywę, które muszą zostać przyjęte przez polskiego ustawodawcę, a których treści jeszcze nie znamy.

Artykuł Nowe obowiązki pracodawców w zakresie jawności wynagrodzeń – unijna dyrektywa a nowelizacja kodeksu pracy od grudnia 2025 r. pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

O jakich dokumentach związanych z prawem pracy pracodawca powinien więc pamiętać? Na co zwrócić uwagę, żeby zabezpieczyć swoje interesy w dalszej fazie zatrudnienia? Jakie pracodawca ma uprawnienia, a jakie obowiązki? Na te inne pytania postaram się odpowiedzieć w niniejszym artykule.

Czym są akta osobowe pracownika i dokumentacja pracownicza?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą, między innymi, akta osobowe, które z kolei składają się z 5 części: A, B, C, D i E, co dokładniej omawiam poniżej. Pracodawca prowadzi i przechowuje osobno dla każdego pracownika dokumentację pracowniczą (§ 2 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej). Na dokumentację pracowniczą składają się m.in.: dokumenty płacowe, ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe czy wszystkie dokumenty niezbędne do ustalenia praw i obowiązków stron stosunku pracy.

Jakie są podstawy prawne prowadzenia dokumentacji pracowniczej – rozporządzenie i kodeks pracy?

U podstawy prawnej prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę leżą dwa istotne źródła. Pierwszym z nich jest Kodeks pracy. Z jednej strony można tu wymieć art. 22¹, który mówi o danych, których ma żądać od przyszłego pracownika, na czele z danymi osobowymi, jak i historią zawodową oraz wykształcenia. Są to dane, których zgromadzenie niezbędne do nawiązania i realizacji stosunku pracy.

Z drugiej strony kluczowe zobowiązanie przepisami pracodawcy do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94¹ pkt 9a kp). Dodam, że kolejny pkt tego artykułu (9b) nakazuje pracodawcy, aby dokumentacja ta była prowadzona w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Doprecyzowanie zasad odnośnie samej dokumentacji znajduje się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie 1 stycznia 2019. Opisano w nim między innymi sposób prowadzenia akt osobowych pracownika oraz ich zawartość.

Jakie dokumenty pracodawca musi wymagać przed nawiązaniem stosunku pracy?

Pracodawca żąda od kandydata, który ubiega się o zatrudnienie, podania:

• imienia (imion);
• daty urodzenia;
• danych kontaktowych;
• wykształcenia;
• kwalifikacji zawodowych;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy (art. 22¹  §1 k.p.).

Ustawodawca jednocześnie zaznaczył, że dane w zakresie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia mogą być wymagane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Pracodawca może również żądać podania dodatkowych danych, o ile niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

W celu zapoznania się z dokładnym opisem procesu rekrutacji z punktu widzenia pracodawcy, zapraszamy do lektury tekstu – Proces rekrutacji zgodny z RODO – CV, klauzule a ochrona danych osobowych kandydatów? – który znajduje się na naszym blogu.

Co powinny zawierać dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika – umowa o pracę?

W przypadku zatrudnienia pracodawca żąda od pracownika podania następujących danych osobowych:

• adres zamieszkania;
• numer PESEL o ile posiada, w innym wypadku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• inne dane osobowe pracownika oraz dane osobowe dzieci i członków najbliższej rodziny pracownika, jeśli jest to konieczne do korzystania z uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• numer rachunku płatniczego (jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłacanie wynagrodzenia do rąk własnych);
• dostarczenie badań lekarskich, na które kieruje go pracodawca.

Najważniejszym instrumentem, który reguluje stosunek pracy jest umowa o pracę. Treść umowy o pracę reguluje art. 29 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem w umowie o pracę powinny znaleźć się informacje o stronach umowy, więc także dane pracodawcy, adresie siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresie zamieszkania. Ponadto musi się znaleźć informacja o rodzaju umowy, a więc czasie (w tym dniu jej rozpoczęcia), na jaki jest zawarta:

• umowa na czas określony;
• umowa na czas nieokreślony;
• umowa na okres próbny.

Musi zostać zawarta informacja o wynagrodzeniu ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiarze czasu pracy, a także opis stanowiska (rodzaju pracy), które będzie miał zajmować pracownik. W umowie musi znaleźć się informacja o miejscu wykonywanej pracy, a także wymiarze czasu pracy. W umowie o pracę mogą się znaleźć często także dodatkowe postanowienia, które doprecyzowują wzajemną współpracę stron i zasady świadczenia pracy.  Przykładowo Strony mogą przewidzieć dodatkowe postanowienia odnośnie poufności, czy w sposób odmienny niż ustawowy uregulować moment przejścia praw autorskich. Dodatkowo, Strony mogą zawrzeć także odrębną umowę o zakazie konkurencji.

Jakie są obowiązki pracodawcy po podpisaniu umowy o pracę?

Po podpisaniu umowy dokumenty pracownicze, które musi przechowywać pracodawca wiążą się z kilkoma kwestiami, które uogólniając można zamknąć w:

• aktach osobowych;
• dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, listy obecności);
• regulaminach wewnętrzne pracodawcy;
• szkoleniach BHP czy np. RODO;
• obowiązkach informacyjnych, oświadczeniach i zgodach pracownika.

Jeden z egzemplarzy podpisanej umowy oddaje się pracownikowi, drugi egzemplarz pracodawca umieszcza w części B akt osobowych.

Do obowiązków pracodawcy należy również zgłoszenia pracownika do ZUS-u czy urzędu skarbowego na koniec roku podatkowego.

UWAGA – Kiedy podpisujesz umowę o pracę na czas określony, musisz przesłać taką informację do PIP w terminie 5 dni od jej zawarcia, inaczej może ci grozić kara grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Co zawiera teczka akt osobowych?

Zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie akta osobowe. Składają się one z 5 części:

• część A obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² k.p.);
• część B –oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (m.in. umowę o pracę, oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych w związku z nawiązaniem stosunku pracy, potwierdzenie zapoznania się pracownika z regulaminami, obwieszczeniami, przepisami, zasadami BHP (całość obszernych wymogów zawarta jest w treści rozporządzenia w § 3);
• część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
• część D –odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
• część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Obowiązki informacyjne wobec pracownika

Do bardzo ważnych obowiązków pracodawcy należą obowiązki informacyjne wobec pracownika. W szczególności, na podstawie art. 29 § 3 kp pracodawca musi przedstawić pracownikowi formalny dokument w postaci informacji o warunkach zatrudnienia. W ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca musi poinformować go m.in. o:

–  dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

– dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

– przerwach w pracy, dobowym i tygodniowym odpoczynku,

– zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

– w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

– w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

–  innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

– wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu,

– zasadach rozwiązania stosunku pracy, prawie pracownika do szkoleń (jeśli są zapewniane),

–  układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym,

– w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowo, nie później niż w ciągu 30 dni pracodawca musi przedstawić także informację o  nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę, przy czym nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Dodatkowo, jeśli pracownik ma wykonywać pracę zdalnie to na podstawie Art.  67²¹ kp należy dodatkowo przekazać mu informację o jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika, który wykonuje pracę zdalną, a także  wskazanie osoby lub organu, którzy wykonują czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Jak widać, zgodnie z obecnym brzmieniem przepisów informacja o warunkach zatrudnienia jest bardzo rozbudowana, a dodatkowo powinna być indywidualnie dopasowana do pracownika. Można ją jedynie uprościć w ten sposób, że wskażemy pracownikowi odpowiednie przepisy prawa pracy, regulujące określone kwestie. Niemniej jednak, przygotowanie odpowiedniej informacji o warunkach zatrudnienia wymaga dokładnego przygotowania.

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest udostępnienie pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu. Zazwyczaj ten obowiązek spełniany jest poprzez udostępnienie pracownikowi tekstu przepisów do podpisu, jednak może to także odbyć się poprzez rozpowszechnienie tekstu na terenie zakładu pracy w formie pisemnej albo poprzez zapewnienie pracownikom dostępu do tych informacji w inny sposób.

Dodatkowo, na podstawie art. 94² kp pracodawca jest także zobowiązany do informowania pracowników o   możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, możliwości awansu, a także wolnych stanowiskach pracy. Jest to nowy obowiązek, który wynika z dyrektywy o jawności wynagrodzeń (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania).

Regulaminy wewnętrzne – pracy, wynagradzania, ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa i higieny pracy

Pracodawca ma obowiązek nie tylko prowadzenia akt osobowych, ale również tworzenia i wdrażania regulaminów oraz polityk wewnętrznych, z którymi pracownik powinien zostać zapoznany przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Wynika to z Kodeksu pracy oraz innych przepisów, jak RODO.

Jakie więc regulaminy wewnętrzny musi wdrożyć pracodawca i kiedy staje się to jego obowiązkiem?

• regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników (art. 104 § 1 k.p.). Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników ma obowiązek jego ustalenia, natomiast w wypadku mniejszej liczby pracowników jest to opcjonalne. W przypadku, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników pracodawca wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy (art. 104 § 3). Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy (art. 104³ § 2);
• regulamin wynagradzania – podobnie jak wyżej, pracodawca ma obowiązek jego ustalenia, gdy zatrudnia co najmniej 50 pracowników (art. 77² § 1 k.p.);
• obowiązki związane z ochroną danych osobowych – Kodeks pracy w sposób jednoznaczny w art. 94 pkt 9b kp wskazuje przez jaki okres należy przechowywać dokumentację pracowniczą (10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej).  Ponadto, sposób jej przechowywania ma gwarantować zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Niezależnie od powyższego, pracodawca musi spełniać też obowiązki wynikające bezpośrednio z RODO, takie jak przekazanie im klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu ich danych osobowych (art. 13 RODO), czy udzielanie pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych, a także wprowadzenie ogólnych procedur RODO, zapoznanie z nimi pracowników oraz ich przeszkolenie w tym zakresie.
• BHP – szkolenie i instruktaż – zgodnie z art. 237³ § 2 k.p. pracodawca ma obowiązek przeszkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy każdego zatrudnionego pracownika. Jest to warunek konieczny do dopuszczenia takiej osoby do pracy. Podpisanie odbytego szkolenia przez pracownika jest przechowywane w jego dokumentacji pracowniczej; 

       Ważne: Pracownik powinien zostać poinformowany o ocenie ryzyka zawodowego – podpisane potwierdzenie tego powinno zostać umieszczone w części B akt osobowych pracownika.

Pracodawcy często decydują się także na dodatkowe regulacje wewnętrzne, które co prawda nie są obowiązkowe, ale stanowią element odpowiedzialnego budowania biznesu i tworzenia przyjaznego, inkluzywnego środowiska pracy. Takie polityki są elementem strategii ESG (z ang. environmental, social and corporate governence), na którą coraz więcej firm zwraca obecnie uwagę. Nie jest możliwe wskazanie tutaj zamkniętego katalogu tego typu procedur, jednak często pracodawcy ustalają przykładowo kodeks etyki, politykę antykorupcyjną, politykę bhp, czy politykę antymobbingową. Polityki ESG są często wymagane od przedsiębiorców przez większych kontrahentów, którzy są objęci lub wkrótce będą objęci obowiązkiem sprawozdawczości w tym zakresie i przykładają do tych kwestii dużą wagę.

Jakie są obowiązki pracodawcy wobec ZUS i innych urzędów?

Pracodawca ma obowiązek zgłosić każdego pracownika do ZUS-u w ciągu 7 dni od rozpoczęcia przez niego pracy. Dokonuje tego poprzez formularz zgłoszeniowy ZUS ZUA.  W przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat (art. 36 ust. 8 ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych).

Pracodawca nie zgłasza pracownika po podpisaniu umowy do Urzędu Skarbowego. W zakresie jego obowiązków natomiast jest obliczenie i pobranie zaliczki od podatku dochodowego pracownika, a następnie zapłata jej do 20 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w jakim podatek został pobrany. Ponadto na koniec roku podatkowego pracodawca, który zatrudnia na umowę o pracę, musi dostarczyć US PIT-11 pracownika, który również jemu samemu musi zostać przekazany.

Jakie są najczęstsze błędy pracodawcy w sprawie dokumentacji pracowniczej?

Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. zmiany dotyczące między innymi rynku pracy, zmieniły także przepisy w ustawie prawo przedsiębiorców, umożliwiając Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzanie niezapowiedzianych kontroli. Tym bardziej zatem pracodawcy powinni zwrócić uwagę i wystrzegać się błędów i niedociągnięć w temacie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Jakie zdarzają się najczęściej?

• nieaktualizowanie dokumentów – brak aktualnych danych pracownika czy przebiegu jego zatrudnienia, brak uzupełnienie o dokumenty, które wymagane są przez zmieniające się przepisy;
• brak pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia – brak zawarcia w umowie pisemnego potwierdzenia lub w oddzielnej umowie wszystkich elementów wymaganych w art. 29 k.p.;
• nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub prowadzenie jej w sposób niepełny;
• nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji – np. brak ochrony danych osobowych, przechowywanie akt w miejscu dostępnym dla osób postronnych;
• brak podziału na części A, B, C, D i E albo mieszanie dokumentów;
• przekroczenie terminów – np. nieterminowe przekazanie informacji do ZUS;
• brak skierowania na badania lekarskie przed zatrudnieniem;
• żądanie od kandydata lub pracownika danych i dokumentów wykraczających poza przepisy Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 281 §1 pkt 6 i 6a i 7 pracodawcy grozi grzywna do 30 tys. zł za brak dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez odpowiedni okres czasu czy też pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem!

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat dokumentacji pracowniczej.

Jak pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą?

Pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej (w zabezpieczonym systemie teleinformatycznym) albo papierowej (w aktach osobowych).

Czy pracodawca musi wymagać od kandydata na pracę zgody do przetwarzania jego danych osobowych?

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO.

Kiedy pracodawca powinien podpisać umowę o zakazie konkurencji z pracownikiem? 

Zakaz konkurencji pracodawca może podpisać w trakcie trwania stosunku pracy w sytuacji, gdy chce zapobiec sytuacji, w której pracownik prowadzi działalność konkurencyjną wobec niego lub też świadczy pracę w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność. Po ustaniu stosunku pracy umowę o zakazie konkurencji podpisuje się natomiast w sytuacji, gdy pracodawca uzna, że ujawnienie szczególnie ważnych informacji, do których dostęp ma pracownik, mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (Art. 101² § 1 k.p.). Należy jednocześnie pamiętać, że po ustaniu zatrudnienia należy pracownikowi wypłacać odszkodowanie, które nie może być mniejsze niż  25% wynagrodzenia pracownika otrzymanego przez okres odpowiadający zakazowi konkurencji (przy czym wynagrodzenie może być płatne miesięcznie).

Komu i kiedy pracodawca może wydać kopię akt osobowych pracownika?

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika, małżonka (wdowy lub wdowca) w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94¹² k.p.).

Kiedy pracodawca powinien podpisać umowę z pracownikiem o powierzeniu mienia?

Na podstawie art. 124 k.p. pracownik odpowiada za powierzone mu mienie, jednak z korzyścią dla pracodawcy, lecz również i pracownika, będzie uregulowanie powierzenia mienia podpisaną umową. Natomiast umowa jest konieczna, gdy pracownicy przyjmują wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (jest to stosowane najczęściej wypadku gotówki powierzanej pracownikom, np. w hotelowej recepcji).

Jak nasza kancelaria może pomóc w temacie potrzebnych dokumentów do zatrudnienia pracownika, przestrzegania prawa pracy i kontroli PIP?

Na prowadzenie dokumentacji pracowniczej składa się cały szereg obowiązków wynikających z Kodeksu pracy, rozporządzeń oraz przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych. Ryzyko popełnienia błędu, który miałby swoje konsekwencje podczas kontroli PIP lub ZUS, towarzyszy każdemu pracodawcy. Kluczowe wydaje się tutaj wsparcie kancelarii prawnej, która działa sprawnie w tematyce prawa pracy.

Nasz kancelaria może zaoferować szeroki wachlarz pomocy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, zatrudnianiu, w tym legalizacji pobytu i pracy pracownika, będącego cudzoziemcem:

• przygotowanie i weryfikacja dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy, w tym w zakresie legalizacji pobytu i pracy pracownika, będącego cudzoziemcem; przygotowanie np. umowy, informacji o warunkach zatrudnienia, a także dokumentów z zakresu ochrony danych osobowych, bieżące doradztwo w zakresie zatrudniania cudzoziemców;
• tworzenie i aktualizacja regulaminów i polityk wewnętrznych – w tym regulaminu pracy, wynagradzania, pracy zdalnej, polityki sygnalistów i innych, jeśli firma uzna, że są one dla niej potrzebne (np. polityka antymobbingowa, polityka bhp, polityki ESG);
• doradztwo w kwestiach związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej zgodnie z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej;
• przygotowanie firmy do kontroli PIP;
• stałe doradztwo prawne.

Artykuł Jakie są potrzebne dokumenty do zatrudnienia pracownika – co mówi kodeks pracy i rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Co zatem właściciele firm powinni wiedzieć? Na jaką pomoc ze strony kancelarii prawnej mogą liczyć? Jak wygląda obsługa prawna firm outsourcingowych? Wreszcie jak powinien przebiegać legalny outsourcing i czy taki właściwie jest możliwy w świetle nowych przepisów?

Na czym polega outsourcing procesowy i czym się różni od pracy tymczasowej?

W świetle obecnych przepisów są dwie możliwości skorzystania z zatrudnienia pracowników do wykonywania pracy w firmie za pośrednictwem zewnętrznego podmiotu, a są nimi outsourcing procesowy oraz skorzystanie z agencji pracy tymczasowej. Na początek przede wszystkim należy zaznaczyć, że obydwie drogi dotyczą skorzystania z pracowników polskich, obywateli UE, a także z cudzoziemców spoza strefy Schengen. Jak jednak je odróżnić i na czym właściwie polegają?

W pierwszej kolejności należy przywołać przepisy, które weszły 1 czerwca 2025 r. Chociaż dotyczą one właściwie legalności zatrudniania cudzoziemców, to pojawia się w nich istotny aspekt kładący nacisk na zakaz używania outsourcingu pracowniczego, który w sposób zasadniczy różni się od outsourcingu procesowego, czyli outsourcingu usług. Do tej pory poprzez nadużywanie outsourcingu pracowniczego, który właściwie podszywał się pod agencje pracy tymczasowej, mogło dochodzić do wyzyskiwania pracowników i obchodzenia przepisów. O co zatem dokładnie chodziło? Outsourcing pracowniczy, obchodząc przepisy (w tym obowiązki) agencji pracy tymczasowej, dostarczał pracowników na zasadzie „body leasingu”. Zgodny z prawem outsourcing procesowy polega na dostarczeniu usługi konkretnemu podmiotowi, a pracownicy wykonujący ją podlegają w pełni firmie outsourcerowej, czyli tej, która dostarcza usługę. To ona zatrudnia, wypłaca wynagrodzenie, nawet organizuje grafik. Zdarza się oczywiście, że firma zlecająca usługę outsourcingową, udostępnia lokal, a nawet sprzęt outsourcerom, ale często bywa też tak, że nawet nie ma fizycznie z nimi kontaktu. Przykładowo, outsorcing usługi stworzenia strony internetowej sklepu może być w całości wykonany poza siedzibą sklepu, przez informatyków, z którymi firma zlecająca tę usługę nie będzie właściwie miała wiele do czynienia.   

Zgodne z prawem dostarczenie pracowników firmie jest natomiast możliwe tylko i wyłącznie za pośrednictwie zarejestrowanej agencji zatrudnienia. Firma taka musi być zarejestrowana w KRAZ (Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia). Zastosowanie ma wtedy specjalna ustawa o pracownikach tymczasowych. Dlatego wszelkie usługi outsourcingowe, które noszą znamiona outsourcingu pracowniczego, niosą ze sobą ryzyko uznania ich za usługi pracy tymczasowej. Wspomniane już przepisy, które obowiązują od 1 czerwca, szczególnie podkreślają, że outsourcing pracowniczy jest niezgodny z prawem i stanowi jedno z podstaw decyzji o zakazie wykonywania przez podmiot działalności objętej wpisem do rejestru agencji zatrudnienia (ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, art. 317 ust. 1). Ustawa przewiduje karę grzywny w przypadku kierowania cudzoziemca do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej.

Ponadto ustawa ta wprowadziła 2-letni okres karencji dla agencji tymczasowych chcących zatrudniać cudzoziemców. Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jest możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi, o której mowa w ust. 2 pkt 1 lub 2. Nowe przepisy wskazują, że okres karencji nie dotyczy wyłącznie agencji zarejestrowanych od 1 czerwca 2025 r., ale również agencje, które posiadały wpis do właściwego rejestru wcześniej. Jeśli agencja świadczyła uprzednio usługi pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców w okresie dwóch lat poprzedzających datę wejścia w życie nowej ustawy, to wystarczające będzie zaktualizowanie wpisu. Jeśli jednak agencja, nawet ta zarejestrowana przed 1 czerwca 2025 r., nie świadczyła usług pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców, to konieczne jest uzyskanie nowego wpisu do rejestru oraz odczekania 2 lat karencji przed rozpoczęciem ich świadczenia.

Jak nie wpaść w pułapkę nieprawidłowego outsourcingu – czy outsourcing procesowy jest legalny w świetle nowych przepisów?

Przypomnę raz jeszcze, że na gruncie obecnych przepisów prawnych jedyną dopuszczalną formą outsourcingu jest tzw. outsourcing procesowy. Jeśli twoja firma nie dostarcza usługi, a właśnie pracowników, to będzie to możliwe tylko i wyłącznie po wpisaniu do rejestru KRAZ, czyli musi ona być agencją pracy tymczasowej.

W kontekście wprowadzanie możliwości kontroli niezapowiedzianych oraz kontroli krzyżowych przeprowadzanych przez Straż Graniczną i Państwową Agencję Pracy (zmiany wprowadzone od 1 czerwca 2025 r przez ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w ustawie prawo przedsiębiorców, art. 48 i art. 54) zdecydowanie nie warto ryzykować kar grzywny, które za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi mogą wynieść nawet 50 tys. zł. Przypomnę też, że wprowadzono zasadę, że karę grzywny wymierza się za jednego cudzoziemca – w wypadku powierzania pracy cudzoziemcowi kierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia będzie ona wynosić nie mniej niż 6 tys. zł za jednego cudzoziemca.

Najbardziej oczywistą pułapką jest ta, w którą trudną nie wpaść świadomie, czyli dostarczanie innych firmom pracowników, nie będąc agencją pracy tymczasowej. Dlatego w szczególności warto skonsultować się z kancelarią prawną, która specjalizuje się w tematyce pracy tymczasowej, czy prowadzona przez firma działalność jest faktycznie zgodna z obowiązującymi przepisami.  

Na co poza tym zwrócić uwagę?

• na kształt umowy outsourcingowej – aby jasno wynikało z niej, że dostarczana jest usługa, a nie pracownicy;
• wszelkie sprawy osobowe muszą być po stronie firmy outsourcingowej (zleceniobiorcy), a nie zleceniodawcy, czyli firmy zamawiającej usługę;
• należy zadbać o wyznaczenie koordynatora – osoby kontaktowej dla klienta, czyli firmy wynajmującej usługę – która jednocześnie wydaje polecenia osobom realizującym usługi oraz nadzoruje ich działania;
• w razie konieczności zadbanie o umowę toolingową, czyli zezwalającą na korzystanie przez usługobiorcę z narzędzi klienta;
• kod PKD odnoszący się do konkretnej usługi powinien zostać umieszczony na fakturze wystawionej za wykonaną usługę – firma outsourcingowa musi posiadać kod PKD przypisany do konkretnej usługi, którą zamawia klient, nie może być to kod, który dotyczy pośrednictwa pracy i usług pokrewnych.

Jak skonstruować prawidłową umowę outsourcingową – obsługa prawna firm outsourcingowych

Umowa outsourcingowa jest to umowa, której najbliżej do umowy o świadczeniu usług, tudzież umowy zlecenia, a więc podpadającej wtedy pod przepisy Kodeksu cywilnego. Z pewnością zdecydowanie warto skonsultować zawartość i kształt takiej umowy z odpowiednio doświadczona w tej tematyce kancelarią prawną. Co jednak powinniśmy wiedzieć przy zawieraniu takiej umowy?

Niewątpliwie kluczowym elementem umowy outsourcingowej, jak zresztą każdej umowy, jest określenie jej przedmiotu. W tym wypadku nie może ulegać wątpliwości, że jest nim usługa, jaką zamawia zleceniodawca od firmy outsourcingowej. Może pomóc w tym wyznaczenie koordynatora danej usługi, jako osoby kontaktowej dla zamawiającego. W umowie warto zawrzeć dane kontaktowe, jego imię i nazwisko – jego zadaniem będzie koordynacja pracowników wyznaczonych do zamówionej usługi. Dzięki jego osobie pracownicy firmy outsourcingowej nie będą przyjmowali dyspozycji od klienta, tylko właśnie od wyznaczonego przez outsourcera koordynatora.

Odpowiedni kod PKD (Polskiej Kwalifikacji Działalności) musi być koniecznie zawarty na fakturze wystawionej za wykonaną usługę i choć nie jest to konieczny wymóg, to powinien również znaleźć się w umowie. Jego obecność będzie stanowić kolejne potwierdzenie na to, że przedmiotem umowy jest usługa, ponieważ firma outsourcingowa musi posiadać kod PKD na usługę, która jest u niej zamówiona. W wypadku braku u siebie kodu na zamówiona usługę zawsze przedsiębiorca może go dodać w rejestrze KRS.

W umowie powinien również zostać zawarty czas trwania umowy, a więc określenie, do kiedy dana usługa ma zostać wykonana. Należy dodać także sposób odbioru wykonania usługi, a także trzeba określić wynagrodzenie i formę zapłaty.

Co jeszcze warto dodać?

• można dodać aneks w postaci umowy toolingowej, jeśli konieczne będzie korzystanie z narzędzi firmy zamawiającej usługę;
• stosowne postanowienia dotyczące poufności;
• kwestie ewentualnego rozwiązania umowy – np. w wypadku niewywiązywania się z wykonywania zamówionej usługi przez firmę outsourcingową.

Czym jest umowa toolingowa?

Umowa toolingowa to rodzaj umowy, która dotyczy korzystania z narzędzi, gdzie obydwie strony określają m.in. rodzaje udostępnianych narzędzi, czy sposób korzystania z nich. W wypadku outsourcingu usług niejednokrotnie zdarza się sytuacja, kiedy okazuje się konieczne skorzystanie ze sprzętu klienta-zleceniodawcy. Może chodzić o komputery, sprzęt biurowy czy jakiekolwiek maszyny wykorzystane do wykonania usługi – bez umowy toolingowej użycie ich będzie stanowić nieprawidłowe działanie.

Oczywiście z pewnością bardziej opłacalne dla firmy outsourcingowej będzie umożliwienie kontraktorom wykonywanie usługi na swoim sprzęcie czy udostępnienie przestrzeni biurowych firmy outsourcingowej – zapewne nie obarczanie tego zleceniodawcy może pozwolić na zwiększenie wynagrodzenia za daną usługę oraz najzwyczajniej może kontraktorom umożliwić sprawniejsze wykonanie usługi (praca na własnym sprzęcie zapewnia jednolitość standardu usługi) albo po prostu ogranicza koszty. W wypadku jednak braku takiej możliwości nie można zapomnieć o umowie toolingowej.  

Dlaczego istotne jest prawidłowe określenie PKD firmy outsourcingowej?

W skrócie kody PKD określają obszar działalności firmy. Usłudze, którą oferuje firma outsourcingową, musi odpowiadać stosowny kod PKD. Zgodnie z przepisami firma zarejestrowana w KRS może mieć uwidocznionych w publicznym rejestrze jednocześnie 10 kodów PKD, w tym jeden głównej działalności (tej przynoszącej największe dochody), a przy większej ich liczbie – są one widoczne w umowie spółki; jednoosobowa firma zarejestrowana w CEiDG może posiadać natomiast dowolną liczbę kodów, poza tym jednym głównym. Co ważne jednak można zmieniać dowolną ilość razy posiadane kody i można zrobić to elektronicznie za pośrednictwem strony biznes.gov.pl.

Prawidłowe określenie kodu jest bardzo istotne, gdyż w wypadku jakichkolwiek problemów, nie mówiąc już o kontroli, będzie stanowić dowód na odpowiednie określenie oferowanych usług, ułatwi samą kontrolę, jest poza tym konieczny przy rozliczeniu wykonanej usługi na fakturze. Kod PKD stanowi poza tym klarowne odzwierciedlenie oferowanych przez daną firmę usług.         

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat działalności w zakresie outsourcingu procesowego oraz różnicach z agencją pracy tymczasowej.

Czy outsourcing pracowniczy jest dozwolony? 

Nie. Outsourcing pracowniczy jest niedozwoloną formą outsourcingu, która polega na dostarczeniu pracowników z pominięciem rygorów wynikających z przepisów dotyczących agencji zatrudnienia. Jedyną zgodną z przepisami formą jest outsourcing procesowy, czyli outsourcing usług.

Jak założyć firmę outsourcingową?

Jeśli chcesz założyć firmę outsourcingową musisz zarejestrować ją w odpowiednim rejestrze – CEiDG lub KRS oraz określić specjalizację oferowanych usług, na których podstawie musisz dodać w rejestrze firmę odpowiednie kody PKD. Założenie takiej firmy odbywa się zgodnie ze standardowym procesem rozpoczynania prowadzenia działalności gospodarczej.

Czy outsourcing procesowy jest pracą tymczasową?

Outsourcing procesowy nie jest pracą tymczasową i nie można stosować tych pojęć wymiennie. Outsourcing charakteryzuje się oferowaniem klientom usług, natomiast agencja pracy tymczasowej oferuje klientom pracowników. Agencja tymczasowa musi być zarejestrowana w KRAZ. 

Czy zmiana lub dodanie kodów PKD do rejestru przedsiębiorców jest płatne? 

Tak, każda zmiana w rejestrze przedsiębiorców jest płatna, a opłata wynosi 350 zł. Jeśli w umowie spółki nie ma kodu PKD, w ramach którego chcesz świadczyć usługi, to do tej opłaty dojdą jeszcze koszty notarialne zmiany umowy spółki.

Jakie przepisy regulują umowę outsourcingową?

Umowa outsourcingowa jest to umowa, której najbliżej do umowy o świadczeniu usług, tudzież umowy zlecenia, a więc podpadającej wtedy pod przepisy Kodeksu cywilnego.

Czy firmie outsourcingowej potrzebny jest prawnik – jakie usługi prawne może świadczyć dla Ciebie kancelaria? 

Podejmowany chętnie przez przedsiębiorstwa model outsourcingowy zdecydowanie wymaga stosownego wsparcia ze strony odpowiedniej kancelarii prawnej. Nie chodzi tylko o dopilnowanie, aby wszelkie postępowanie odbywało się zgodnie z bieżącymi przepisami, ale wsparcie obejmuje kompleksowe działania, w tym pomoc i reprezentowanie firmy przed organami kontroli. Przypomnę, że ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – która weszła w życie 1 czerwca 2025 r. – dała możliwość niezapowiedzianych kontroli, a co więcej przeprowadzania kontroli jednoczesnych przez PIP oraz Straż Graniczną. Ustawa dotyczy oczywiście powierzania pracy cudzoziemcom, ale inspektor pracy wcale nie musi jedynie sprawdzać ten rejon działalności. 

Outsourcing procesowy stanowi wyzwanie dla przedsiębiorstwa nie tylko ze względu na zgodność ze zmieniającymi się przepisami i coraz surowsze kary dotyczące nieprawidłowego outsourcingu udającego agencję pracy tymczasowej. To przecież również zadbanie o wszystkie pozostałe aspekty prawne. Do usług kancelarii zaliczamy:

• wzory umów,
• doradztwo w ramach usług outsourcingu,
• porady prawne związane z umowami pracowniczymi, przetwarzaniem danych osobowych czy procesami rekrutacyjnymi,
• pomoc prawna w przygotowywaniu dokumentów i w ramach prowadzonych postępowań,
• dochodzenie należności.

Zaznajomiony w tematyce pracy tymczasowej oraz outsourcingu radca prawny będzie stanowił kompleksowe wsparcie dla Twojej firmy i zapewni jej skuteczne działanie zgodne z aktualnymi przepisami, a także będzie służył wsparciem w przypadkach jakichkolwiek problemów i nieporozumień.  

Artykuł Jak działa outsourcing procesowy i dlaczego nie jest pracą tymczasową – obsługa prawna firm  pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

W obrębie agencji zatrudnienia mieści się kilka tematów wartych poruszenia – właśnie powierzanie pracy cudzoziemcom, pośrednictwo pracy dla obywateli Polski oraz UE czy też zasady działania agencji pracy tymczasowej. Zmiany w przepisach podkreślają także różnicę pomiędzy agencją zatrudnienia a outsourcingiem, którego w szczególności niezgodna z przepisami forma – tzw. outsourcingu pracowniczego – stanowi nadużywanie uprawnień agencji bez spełnienia jej podstawowych obowiązków.

Jak zatem powinna wyglądać działalność w zakresie pośrednictwa pracy, aby agencja zatrudnienia robiła to legalnie? Czym będzie różnić się od praktyk outsourcingowych? Jakie obowiązki należy spełnić? Jakie warunki należy spełnić, żeby legalnie powierzać pracę cudzoziemcom?

Czym jest agencja zatrudnienia i jak legalnie ją założyć?

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia definiuje agencje zatrudnienia w bardzo prosty sposób, mianowicie są nimi tylko te podmioty, które zostały wpisane do rejestru agencji zatrudnienia. Wpisanie do KRAZ jest konieczne, gdy działalność gospodarcza odbywa się w zakresie:

1. pośrednictwa pracy, czyli udzielania pomocy bezrobotnym, poszukującym pracy i osobom niezarejestrowanym, w tym osobom biernym zawodowo, w uzyskaniu zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz pracodawcom pomocy w pozyskaniu kandydatów do pracy (art. 81 ust. 1);
2. skierowania osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych;
3. kierowania cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium RP;
4. gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych;
5. pracy tymczasowej, która polega na zatrudnianiu i kierowaniu pracowników oraz osób niebędących pracownikami do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, na zasadach określonych w przepisach o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Legalne działanie wymaga wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, czyli KRAZ. Wpisu dokonuje się na podstawie wniosku o wpis do rejestru agencji zatrudnienia, który składa zainteresowany podmiot. Konieczne do złożenia prawidłowego wniosku jest:

• złożenie wniosku w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego;
•  opłata 1000 zł za wpis lub dokonaną zmianę we wpisie.

Składany wniosek musi zawierać (art. 309 ust. 2):

• nazwę podmiotu, a gdy wniosek składa przedsiębiorca jako: osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (imię i nazwisko oraz nazwę firmy), wspólnik spółki cywilnej (imiona i nazwiska, nazwę firmy i nazwę wspólników);
• adres do doręczeń elektronicznych i adres siedziby podmiotu ubiegającego się o wpis lub stałego miejsca wykonywania działalności tego podmiotu oraz adresy lokali, w których miałaby być świadczone usługi agencji zatrudnienia;
• oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności;
• określenie rodzaju świadczonych usług: pośrednictwo pracy, praca tymczasowa;
• informacje o świadczeniu pośrednictwa pracy w zakresie wykonywania wyłącznie usługi gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych;
• numer NIP;
• numer w KRS lub informację o wpisie do CEIDG.

Podmiot, który zamierza prowadzić agencję zatrudnienia musi załączyć do wniosku dowód wniesienia opłaty, zaświadczenie o braku zaległości m.in. podatkowych czy z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (art., 307 ust. 1 pkt 1 i 2), zaświadczenie o niekaralności oraz stosowne oświadczenie o treści:

„Oświadczam, że znane mi są i spełniam warunki prowadzenia agencji zatrudnienia odpowiednio w zakresie pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej określone w ustawie z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia” (art. 309 ust. 3).

Marszałek województwa dokona wpisu podmiotu do rejestru agencji zatrudnienia w terminie do 14 dni od dnia wpływu wniosku.

Jakie są warunki, aby agencja pracy mogła powierzać pracę cudzoziemcom? 

Wprowadzone w czerwcu przepisy wniosły bardzo istotną zmianę w kontekście możliwości powierzania pracy cudzoziemcom przez agencje zatrudnienia. Chodzi tu o 2-letni okres karencji, który wyjaśnia art. 305 ust, 3. Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 6 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej), jest odtąd możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i uprzedniego świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej obywatelom Rzeczpospolitej Polskiej lub UE.

A zatem:

• wszystkie agencje zatrudnienia, które zostały założone po 1 czerwca 2025 r. muszą spełnić powyższy 2-letni okres karencji, aby móc powierzać pracę cudzoziemcom;
• wszystkich agencje, które istniały jeszcze przed 1 czerwca 2025 r., okres 2-letniej karencji nie dotyczy, ale tylko wtedy, jeśli przed wskazaną datą faktycznie świadczyły usługi pracy tymczasowej oraz pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców.

Przypomnę, że zmiana wpisu jest również płatna, a opłata wynosi 1000 zł.

Agencja zatrudnienia w ramach świadczonej usługi kierowania cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej może kierować cudzoziemców wyłącznie bezpośrednio do tych podmiotów. Ponadto skierowanie cudzoziemca przez agencję zatrudnienia do podmiotu, o którym mowa w ust. 1, powierzającego wykonanie odpowiedniego zatrudnienia lub inną pracę zarobkową cudzoziemcowi, odbywa się na podstawie pisemnej umowy zawartej między agencją zatrudnienia a tym cudzoziemcem (art. 337 ust. 1 i 2). Przed podpisaniem umowa musi zostać przedstawiona cudzoziemcowi w języku dla niego zrozumiałym. Agencja musi poinformować cudzoziemca na piśmie:

• w języku zrozumiałym dla cudzoziemca o zasadach dotyczących wjazdu, pobytu i pracy cudzoziemców na terytorium RP;
• o tych samych zasadach informuje również podmiot, do którego cudzoziemiec jest kierowany do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej.

Czym różni się agencja pracy tymczasowej od outsourcingu usług?

Zgodnie z obowiązującym prawem dostarczanie pracowników innym firmom możliwe jest tylko i wyłącznie przez agencje zatrudnienia, czyli podmioty będące wpisane do KRAZ. Wtedy zastosowanie ma specjalna ustawa o pracownikach tymczasowych. Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. przepisy szczególnie podkreślają problem firm, które nie mają statusu agencji zatrudnienia, a jednocześnie działają na podobnej zasadzie – korzystając z praw i przywilejów, jednak nie wypełniając obowiązków. Tzw. outsourcing pracowniczy omija przepisy, które dotyczą agencji pracy tymczasowych, aby dostarczać innym przedsiębiorstwom pracowników w sposób nielegalny. 

Model outsourcingu – jedyny, jaki jest dopuszczalny, czyli outsourcing procesowy – polega na dostarczaniu klientom konkretnej usługi, jednak sami kontraktorzy-pracownicy, którzy ją wykonują, są zatrudniani przez firmę outsourcingową i nie muszą mieć nawet w ogóle kontaktu z firmą zlecającą realizację usługi. Ustawa przewiduje karę grzywny w przypadku kierowania cudzoziemca do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej. Kto, bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia prowadzi agencję zatrudnienia, świadcząc usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, podlega karze grzywny od 3000 zł do 100 000 zł (art. 362 ust. 1).

Agencja zatrudnienia jako działalność regulowana – kiedy odmawia się wpisu do rejestru?

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadziła przepisy określające okoliczności, w których podmiot nie może zostać wpisany do Krajowego rejestru agencji zatrudnienia. Dzieje się tak, kiedy podmiot ubiegający się o taki wpis:

• posiada zaległości np. podatkowe, zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy;
• posiada zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne;
• jest podmiotem, w imieniu lub na rzecz którego działają lub działały osoby zarządzające tym podmiotem lub go reprezentujące ukarane m.in. prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 362–367 (przepisy karne, dział XII), skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń lub prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 84 ust. 1–12 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskie (przepisy karne tejże ustawy);
• jest podmiotem, w stosunku, do którego została otwarta likwidacja lub ogłoszono jego upadłość;
• został wykreślony z rejestru agencji zatrudnienia w przypadkach, o których mowa w art. 315 ust. 1 pkt 4–9 (wykreślenie przez marszałka województwa);
• wydano wobec niego prawomocne orzeczenie zakazujące wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
• jest podmiotem wpisanym do rejestru agencji zatrudnienia, który ponownie wystąpił z wnioskiem o dokonanie wpisu do rejestru;
• jest podmiotem, który wystąpił z wnioskiem o dokonanie wpisu do rejestru agencji zatrudnienia po stwierdzeniu przez Państwową Inspekcję Pracy prowadzenia przez ten podmiot usług agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia;
• nie posiada lokalu, w którym są świadczone usługi, w przypadku usług wskazanych w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. a i b oraz pkt 2 (świadczenia usługi powierzenia pracy lub usługi pracy tymczasowej).

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat działalności agencji zatrudnienia oraz wpisu do KRAZ.

Czym jest Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia? 

Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia (KRAZ) jest publicznym rejestrem podmiotów, które posiadają certyfikat uprawniający do prowadzenia usług pracy tymczasowej czy pośrednictwa pracy, w tym świadczenia usług na rzecz cudzoziemców. Tego typu działalność jest działalnością regulowaną i wymaga uprzedniego spełnienia szeregu wymogów prawnych – rejestr uwidacznia te podmioty, które wypełniają właściwe obowiązki. 

Co musi zawierać wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia?

Wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia musi zawierać szereg danych, które dokładnie wymienia art. 309 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, a są to między innymi: dane podmiotu składającego wniosek, oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności,  informację o świadczeniu pośrednictwa pracy, dowód wniesienia opłaty czy specjalne oświadczenie, m.in. o niekaralności. 

Jaka jest opłata za wpis do rejestru agencji zatrudnienia? 

Opłata za wpis do rejestru agencji zatrudnienia wynosi 1000 zł i, co ważne, opłata w tej samej wysokości jest należna również za zmianę wpisu.

Co jest potrzebne do założenia agencji pracy tymczasowej?

Do założenia agencji pracy tymczasowej konieczny jest m.in. wpis do KRAZ. Warunki jego uzyskania określa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, a dokładnie art. 309-312, natomiast art. 314 określa, kiedy marszałek odmawia wpisu. 

Jaka jest różnica pomiędzy agencją zatrudnienia a agencją pracy tymczasowej? 

Agencja zatrudnienia jest pojęciem szerszym, obejmującym zarówno podmioty, które świadczą usługę pracy tymczasowej, jak i usługi pośrednictwa pracy. Agencja pracy tymczasowej jest podmiotem, który stricte świadczy tego typu usługi.

Pomoc prawna dla agencji zatrudnienia

Kancelaria prawna nie jest pomocna agencjom zatrudnienia tylko i wyłącznie w wypadku zaistnienia problemów lub podczas przeprowadzanych kontroli – ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadziła od 1 czerwca 2025 r. możliwość niezapowiedzianych kontroli oraz kontroli krzyżowych Państwowej Agencji Pracy oraz Straży Granicznej. Kancelaria posiadająca odpowiednie kwalifikacje w tematyce pracy tymczasowej oraz agencji zatrudnienia jest przede wszystkim pomocna w stałej obsłudze podmiotów, które prowadzą taką działalność. Podwyższone w ustawach kary grzywny za naruszone przepisy są stanowczo wystarczająco wysokie, aby opłacało się zainwestować w profesjonalną obsługę prawną zamiast czekać na kłopoty. Powiedzmy tylko, że przykładowo karą nawet do 100 000 zł ukarany zostanie:

• podmiot, który prowadzi agencję zatrudnienia, świadcząc usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, bez wpisu do KRAZ;
• podmiot, który świadczy usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, nie spełniając warunku, o którym mowa w art. 305 ust. 3 – czyli 2-letniego kresu karencji lub złożenia odpowiedniego w tej kwestii wniosku.

Karą do 30 000 zł zostaną przykładowo objęte podmioty, które:

• świadczą usługi, o których mowa w art. 305 ust. 2 lub art. 306 i nie przestrzegają zakazu dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne, światopogląd lub ze względu na przynależność związkową;
• świadcząc usługę, o której mowa w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. b, nie kierują cudzoziemca do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej bezpośrednio do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub nie zawiera z cudzoziemcem umowy, o której mowa w art. 337 ust. 2.

Nie zapominajmy również o szeregu innych przepisów, których naruszenie może grozić poważnymi karami, jak np. RODO.

Artykuł Agencja pracy tymczasowej w 2025 r. – jak uzyskać wpis do rejestru agencji zatrudnienia i działać legalnie? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Mobbing stanowi poważny problem i duże wyzwanie dla każdego pracodawcy. Grozi nie tylko rozbiciem zespołu pracowniczego, grzywnami, ale przede wszystkim z pozwami sądowymi, z jakimi będzie musiał zmierzyć się każdy pracodawca, który zaniedba ten temat w swojej organizacji. Same przepisy narzucają już na pracodawcę obowiązek przeciwdziałania mobbingowi. Jednak jakie działania podjąć? Które z nich są konieczne, a które z nich po prostu skuteczne? Czy w tworzeniu polityki antymobbingowej potrzebna jest kancelaria prawna? Na te i na inne pytania postaram się w niniejszym tekście odpowiedzieć.

Czym jest zjawisko mobbingu w miejscu pracy – definicja 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy mobbing można określić jako działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, które polegają na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika. Takie działanie wywołuje u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, poniżenie lub ośmieszenie, izolowanie lub wyeliminowanie go z zespołu pracowników (art. 94³ k.p.).

Jak to przykładowo może wyglądać w praktyce?

• obraźliwe komentarze, groźby, ciągła krytyka pracownika;
• publiczne poniżane, ośmieszanie;
• nadmierne przeciążenie pracą;
• celowy brak przydzielenia zadania pracownikowi;
• dyskryminacja.

Mobbing może wywołać u pracownika negatywne skutki zdrowotne, w związku z czym może on dochodzić od pracodawcy zadośćuczynienia, odszkodowania, a nawet ma prawo rozwiązać umowę o pracę na skutek mobbingu.

ZAPAMIĘTAJ, że mobbing stanowi uporczywe i długotrwałe zachowanie na szkodę pracownika!

Projekt zmian w Kodeksie pracy

Od początku 2025 r. trwają prace nad projektem zmian w Kodeksie pracy, które dotyczyć będą problemu mobbingu w miejscu pracy. W czerwcu pojawiła się druga wersja projektu, która proponuje między innymi[1]:

• doprecyzowanie w przepisach pojęcia mobbingu, z podkreśleniem jego charakteru, czyli powtarzalności i uporczywości;
• oddzielenie mobbingu od zdarzeń incydentalnych;
• wzięcie pod uwagę, przy ocenie mobbingu, subiektywnych odczuć lub reakcji pracownika, gdy są one racjonalne;
• wprowadzenie pojęcia mobbingu kierowniczego – polegający na nakazaniu innej osobie zachowań, będących przejawem mobbingu, a także zachęcanie do takich zachowań;
• wprowadzenie pojęcia mobbingu nieumyślnego – nieumyślne zachowania wobec pracownika, które mogłyby wywołać konkretny skutek, niezależnie od faktycznego wystąpienia tego skutku;
• wprowadzenie możliwości dochodzenia od pracodawcy zadośćuczynienia lub odszkodowanie nie tylko w momencie w sytuacji, gdy mobbing wywołał negatywne skutki zdrowotne.

Data wejścia projektowanych zmian planowana jest 3 kwartał 2025 r., choć termin ten wydaje się mało prawdopodobny. Z pewnością będzie o nich więcej pisać na naszym blogu, gdy tylko pojawią się jakieś konkrety.

[1] https://legislacja.gov.pl/projekt/12393651.

Przeciwdziałanie mobbingowi, czyli antymobbing w praktyce – co może pracodawca? 

Pracodawca ma obowiązek przeciwdziałać mobbingowi, jednak ustawa nie narzuca w żaden sposób konkretnych działań, które powinny być w tym celu podjęte. Kluczowe będzie opracowanie systemowych rozwiązań w zakresie przeciwdziałania nierównemu traktowaniu i zjawiskom mobbingu. Z pewnością muszą być one przede wszystkim skuteczne, a ich charakter można rozróżnić na:

• procedury profilaktyczne-prewencyjne;
• postępowanie skargowe – w jaki sposób oraz kogo osoba poszkodowana może zawiadomić o incydencie;
• postępowanie po wykryciu mobbingu lub otrzymaniu skargi.

Co zatem może pracodawca i jak powinien działać w celu zapobiegania mobbingowi?

Czym jest polityka antymobbingowa? 

Przepisy nie określają pojęcia polityki mobbingowej, mówią jedynie o obowiązku pracodawcy w przeciwdziałaniu występowania zjawisku mobbingu. W pewnym sensie można potraktować to jako pewną dowolność w działaniach pracodawcy, ale jednocześnie należy pamiętać, że ten sam Kodeks pracy wyraźnie obarcza właśnie osobę pracodawcy odpowiedzialnością i ewentualnymi konsekwencjami w postaci konieczności wypłacania odszkodowania i zadość uczynienia mobbingowanemu pracownikowi. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być tutaj wprowadzenie polityki antymobbingowej, czyli zgromadzenie w jednym miejscu wszelkich wskazań, regulacji, wewnętrznych przepisów firmy w zakresie spraw przeciwdziałania mobbingowi i naruszeniom praw osób wykonujących obowiązku zawodowe. Samo posiadanie takiego dokumentu jednak nie wystarczy, gdyż kluczowe jest zaznajomienie z nimi każdego pracownika – na przykład podpisanie się przez pracowników pod znajomością polityki antymobbingowej może z pewnością pomóc pracodawcy w wypadku oskarżeń o mobbing w miejscu pracy lub już w samej sprawie sądowej.

Co zawiera polityka antymobbingowa?

Polityka antymobbingowa powinna określać wszystkie działania, jakie podejmowane są w firmie w celu zapobiegania przypadkom mobbingu oraz wyznaczenia dokładnej procedury skargowej, aby mobbingowany pracownik nie miał problemów ze zgłoszeniem. Dobrym pomysłem będzie zasięgnięcie pomocy w doświadczonej w prawie pracy kancelarii prawnej.

Jakie elementy powinien zatem zawrzeć w polityce antymobbingowej pracodawca?

• zapoznanie z treścią polityki wszystkich pracowników – przydatny będzie podpis potwierdzający od każdego pracownika przechowywany w aktach osobowych;
• zapewnienie pracownikom pomocy psychologicznej, medycznej, a nawet prawnej – takie działania ochronne mogą dotyczyć profilaktyki, jak i zarówno sytuacji, gdy do mobbingu już doszło;
• dokładne zdefiniowanie pojęcia mobbingu w oparciu o obowiązujące przepisy;
• być może opis konsekwencji, sankcji, które mogłyby zostać podjęte wobec mobbera (np. możliwość wypowiedzenia lub rozwiązania umowy, pociągnięcie do odpowiedzialności);
• opis procedury złożenia skargi przez mobbingowanego pracownika do pracodawcy – umożliwienie takiego działania i zaznajomienie z nim każdego pracownika;
• wprowadzenie komisji antymobbingowej.

Elementem przeciwdziałania mobbingowi jest także podniesienie świadomości pracowników – organizowanie szkoleń nie tylko kadry HR, ale systematycznie organizowanie ich we wszystkich działach. Nadto, pracodawca powinien pamiętać o wypełnieniu obowiązku informacyjnego przewidzianego w przepisach w stosunku do pracowników. Zgodnie z art. 94¹ Kodeksu pracy pracodawca udostępnia pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Czym jest komisja antymobbingowa?

Składane przez pracowników skargi dotyczące mobbingu muszą być przez kogoś rozpatrywane i tym kimś nie musi być jedna osoba w postaci pracodawcy. Aby zapewnić odpowiedni poziom obiektywizmu pracodawca może powołać komisję antymobbingową, czyli w pewnym sensie zespół do spraw przeciwdziałania mobbingowi. Może być ona wyznaczana na dłuższy okres, może również stanowić doraźne wsparcie, czyli określone osoby powoływane są do niej na wypadek pojawienia się skargi. 

Jakimi cechami charakteryzować się komisja antymobbingowa?

• powinna być niezależna;
• bezstronna;
• przeszkolona w tematyce mobbingu.

Im bardziej kompetentne i bezstronne są osoby wybrane przez pracodawcę, tym w korzystniejszym świetle wypadnie on sam, kiedy decyzje komisji byłyby rozpatrywane na wypadek sprawy sądowej.

Nie ma też wcale konieczności, aby osoby wchodzące w skład komisji były członkami danej firmy – nie ma przepisu, który wymuszałby na pracodawcy taki wybór.

Pracodawca zapewnia w polityce, aby wybrane osoby były bezstronne poprzez wyłączenie z możliwości udziału w takiej komisji osób, które mogłyby być zainteresowane wynikiem postępowania. Przykładowe uregulowania mogą np. wykluczać z udziału w komisji osoby sprawcy i wnioskodawcy, ale także osoby powiązane z nimi (np. więzami rodzinnymi, czy koleżeńskimi). Uregulowania w tym zakresie będą zależały od pracodawcy oraz od specyfiki jego działalności.

Przebieg Postępowania Przed Komisją

Zazwyczaj polityka antymobbingowa zawiera szczegółowe uregulowanie w zakresie przebiegu oraz etapów postępowania przed Komisją. Polityka może w szczególności określać sposób procedowania, uprawnienia do przeprowadzenia określonych dowodów, czy wymagany termin zakończenia postępowania. Dodatkowo, polityka może także wskazywać na możliwe do zastosowania działania korekcyjne lub następcze, które mogą być rekomendowane kierownictwu firmy przez Komisję antymobbingową. Przykładowym działaniem następczym, w przypadku potwierdzenia przez Komisję wystąpienia mobbingu, może być zastosowanie sankcji dyscyplinarnych w stosunku do Pracownika, będącego sprawcą takich zachowań. Dodatkowo, Polityka może określać także obowiązek Pracodawcy do podejmowania działań, które będą nakierowane na zapobieganie podobnym zdarzeniom w przyszłości.

Co grozi za mobbing dla pracodawcy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca może ponieść szeroko pojętą odpowiedzialność za mobbing – nie tylko w sytuacji, gdy sam personalnie za niego odpowiada, ale przede wszystkim, gdy dochodzi do niego w jego zakładzie pracy. Mogą go spotkać konsekwencje prawne, finansowe oraz wizerunkowe.

Co zatem grozi pracodawcy?

• wypłata odszkodowania, do żądania którego ma prawo mobbingowany pracownik;
• zadośćuczynienie za poniesione krzywdy, co w praktyce może wiązać się z wysokimi kwotami;
• odpowiedzialność karna i administracyjna;
• ryzyko procesu cywilnego – np. za naruszenie godności czy dobrego imienia mobbingowanego pracownika;
• utrata reputacji i rozbicie zespołu pracowniczego, co w konsekwencji wiąże się ze stratami finansowymi.  

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat mobbingu w miejscu pracy oraz polityki antymobbingowej przyjętej przez pracodawcę.

Czy polityka antymobbingowa jest obowiązkowa? 

Nie jest obowiązkowa. Kodeks pracy w tej kwestii daje pewną dowolność, ale jednocześnie nakłada obowiązek na pracodawcę, aby przeciwdziałał mobbingowi (art. 94³ §1 k.p.). Brak polityki antymobbingowej nie będzie z pewnością korzystny dla żadnego pracodawcy.

Czy mobbing może występować pomiędzy pracownikami?

Do mobbingu nie dochodzi tylko na linii pracodawca-pracownik, ale również może się on zdarzyć pomiędzy współpracownikami.

Czy pracodawca jest odpowiedzialny za mobbing? 

Tak, Kodeks pracy obecnie stawia pracodawcę w pozycji osoby, która ponosi odpowiedzialność za mobbing, którego dopuścił się jeden z jego pracowników. Mobbingowany pracownik może żądać właśnie od pracodawcy zadośćuczynienia albo odszkodowania (art. 94³ §3 i §4 k.p.).

Ile wynosi odszkodowanie za mobbing?

Minimalna wysokość odszkodowania, jakiego mobbingowany pracownik może dochodzić od pracodawcy wynosi nie mniej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, czyli w w2025 r. 4666 zł – ustawa nie określa górnej granicy (art. 94³ §4).

Czy jednorazowy konflikt może być mobbingiem?

Zgodnie z definicją mobbingu jednorazowy konflikt czy też problematyczne zachowanie wymienione powyżej, nie jest mobbingiem, gdyż zgodnie z treścią ustawy musi być to zachowanie uporczywe i długotrwałe.

Czy stanowisko organizacji związkowej jest konieczne do wprowadzenia polityki antymobbingowej?

Pracodawca nie ma obowiązku brać pod uwagę stanowiska organizacji związkowej przy ustalaniu polityki antymobbingowej, lecz jest to jak najbardziej wskazane, gdyż pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste każdego pracownika (art. 11¹ k.p.).

Jak kancelaria prawna może pomóc firmie stworzyć politykę antymobbingową? 

Pomoc kancelarii prawnej w przygotowaniu polityki antymobbingowej stanowi nie tylko inwestycję w bezpieczeństwo firmy i pracowników, ale realne, często wręcz konieczne, wsparcie dla każdego pracodawcy. Stworzenie polityki antymobbingowej wspierającej profilaktyczne działania związane z występowaniem zjawiska mobbingu to jedno; drugą sprawą, nie mniej ważną jest stałe dostosowywanie ich do bieżących przepisów i aktywność w sferze dbania o środowisko społeczne własnej firmy oraz świadomość wszystkich pracowników.

Zaznajomiona z tematem prawa pracy kancelaria prawna pomoże:

• w przeprowadzanym systematycznie audycie wewnętrznym;
• w organizacji szkoleń dla pracowników oraz kadry;
• w reprezentacji pracodawcy przed sądem;
• w decyzjach komisji antymobbingowej;
• podczas kontroli PIP;
• i będzie służyć wsparciem pracodawcy podczas postępowania przy oskarżeniu o mobbing.

Profesjonalna obsługa prawna będzie stanowić realne wsparcie dla firmy w przygotowaniu, a także wdrażaniu polityki antymobbingowej, a przede wszystkim pomoże uchronić pracodawcę przed wysokimi karami i grzywnami.    

Artykuł Polityka antymobbingowa w Twojej firmie – o co zadbać, aby uskutecznić antymobbing i nie skończyć w sądzie? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Jakie działania pracodawca powinien podejmować, żeby zminimalizować ryzyko pozwu? Na co powinno się zwrócić uwagę i co koniecznie wiedzieć przy ustalaniu stosunku pracy? Czym przede wszystkim różni się umowa o pracę a umowa cywilnoprawna? O tym o innych aspektach sprawy o ustalenie istnienia stosunku pracy postaram się opowiedzieć w poniższym tekście. 

Kodeks pracy i Kodeks cywilny 

Podstawą prawną dla ustalania umowy o pracę z pracownikiem jest Kodeks pracy. To on definiuje stosunek pracy, wskazuje obowiązki pracodawcy oraz pracownika. Natomiast stosunek cywilnoprawny wiąże się z podpisaniem umowy, którą regulują przepisy Kodeksu cywilnego. Jak to wygląda na przykładzie konkretnych przepisów?

Istnienie stosunku pracy – przepisy 

Istnienie stosunku pracy reguluje art. 22 §1 k.p. Aby odpowiedzieć na pytanie czy wykonywana praca stanowi stosunek pracy, koniecznie należy wykazać czy jest nią:

• wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy;
• wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy;
• wykonywanie pracy w określonym miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę;
• wykonywanie pracy odpłatnie. 

Zatrudnienie na takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy (art. 22 §1¹).

ZAPAMIĘTAJ, że nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, które zostały wymienione powyżej (art. 22 §1²).

Umowa cywilnoprawna – przepisy 

Natomiast w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony na podstawie innej umowy niż umowa o pracę, czyli umowy cywilnoprawnej, to wtedy regulującymi ją przepisami jest Kodeks cywilny. Umowa cywilnoprawna może mieć przykładowo kształt umowy o dzieło, zlecenia, może być także umową zawieraną pomiędzy przedsiębiorcami (B2B). Mając na uwadze, że zazwyczaj taka umowa opiera się w znacznej mierze o przepisy dotyczące zlecenia to moja analiza będzie dotyczyć właśnie tych przepisów. Przepisy mówiące na temat umowy zlecenia stanowią art. 734 do 751 kodeksu cywilnego. Umowa zlecenie polega na tym, że przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 §1). Kodeks zezwala na to, aby umowa zlecenie nie wiązała się z wynagrodzeniem dla wykonującego to zlecenie, ale podkreśla, że jeśli umowa nie mówi inaczej, ani nie wynika tak z okoliczności, to za wykonanie zlecenie należy się wynagrodzenie zgodne z taryfą lub odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 §1 i 2).  Co do zasady zatem, jeśli nie umówiono się inaczej, zlecenie ma charakter odpłatny.

Przepisy wyraźne podkreślają też sposób rozliczania się za wykonane zlecenie. Jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki (art. 743). Natomiast wynagrodzenie za wykonane zlecenie należy się należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z zawartej z pracodawcą umowy lub z przepisów szczególnych (art. 744).

Najważniejsze różnice pomiędzy umową o pracę a umową cywilnoprawną 

Podstawowymi różnicami pomiędzy umową o pracę a umową zlecenia, czy też w ogóle umową cywilnoprawną są:

• skutek wykonywanej pracy – w umowie zleceniu, o dzieło i B2B liczy się przede wszystkim czy przyjęte zlecenie jest wykonane, brak wykonania oznaczać będzie brak wypełnienia umowy, a zatem brak wynagrodzenia, natomiast jeśli w umowie o pracę zlecone zadanie nie zostanie wykonane ze względów, które są poza wpływem pracownika, to wcale nie oznacza to braku wypłaty;
• dobrowolność doboru środków i metod w zakresie wykonania zadania – osoba, która wykonuje zlecenie samodzielnie decyduje o tym, w jaki sposób wykona zlecenie, natomiast pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy pod kierownictwem pracodawcy;
• ponoszenie ryzyka za wykonywaną pracę – w wypadku umowy o pracę całą odpowiedzialność finansową, techniczną itd. ponosi pracodawca, a pracownik co do zasady ponosi odpowiedzialność do wysokości 3-krotności wynagrodzenia, a przy umowie cywilnoprawnej odpowiedzialność zleceniobiorcy jest w pełnej wysokości (przy czym może zostać ograniczona umownie);
• podporządkowanie się świadczeniu pracy – czas i miejsce pracy w przypadku pracownika wyznacza pracodawca, podczas gdy w przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca samodzielnie planuje swoją pracę.

Jak uniknąć pozwu o ustalenie istnienia stosunku pracy 

Pozew ze strony współpracownika jest czymś, czego z pewnością każdy pracodawca chciałby uniknąć. Ten związany z ustaleniem istnienia stosunku pracy wiąże się nie tylko z koniecznością poniesienia kosztów procesowych czy niebezpieczeństwem negatywnej opinii na rynku pracy, ale również z prawdopodobieństwem wypłacenia roszczeń powodowi. Co do wartości przedmiotu sporu – pracownik może w szczególności wystąpić przeciwko pracodawcy o wynagrodzenie za nadgodziny, może żądać udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego, a pracodawca musi wówczas wypełnić zaległe zobowiązania wobec takiego pracownika. Uznanie umowy cywilnoprawnej za umowę o pracę powoduje także konieczność opłacenia zaległych składek ZUS .  Na co przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę, aby uniknąć wytoczenia pozwu o ustalenie stosunku pracy i późniejszych problemów związanych z nieprawidłową konstrukcją umowy? 

Porady dla pracodawców

Kluczowe dla pracodawcy jest prawidłowe skonstruowanie umowy tak, aby podpisując z pracownikiem umowę cywilnoprawną, unikać jakichkolwiek elementów typowych dla umowy o pracę. Oto kilka wskazówek, jakie można zastosować:

• skonsultuj się z wykwalifikowanym w prawie pracy prawnikiem;
• przeprowadzaj audyt umów, tak aby były one zgodne z obowiązującymi przepisami;
• stosuj wypłaty wynagrodzenia pracownikowi za rezultat wykonanej pracy;
• nie wprowadzaj w umowie elementów charakterystycznych dla stosunku pracy, jak np. urlop, polecenia służbowe pracodawcy i pod jego kierownictwem, grafik godzin pracy;
• unikaj podporządkowania – podkreślaj samodzielność wykonawcy, nie narzucaj sztywnych godzin pracy, nie wskazuj zadań i nie organizuj procesu ich realizacji;
• zadbaj, aby zapisane umowa miała faktyczne odzwierciedlenie w praktyce.

PAMIĘTAJ, że to nie nazwa umowy jest decydująca, ale charakter podpisanej umowy!

Uzasadnienie pozwu – kto musi udowodnić istnienie stosunku pracy?

Ciężar udowodnienia istnienia stosunku pracy spoczywa powodzie, czyli na współpracowniku, który składa pozew do sądu. Pracodawca musi jednak pamiętać, jak ważne jest, żeby zadbał o stosowne udokumentowanie swoich działań, gdyż w ten sposób łatwiej będzie mu udowodnić wypełnienie obowiązków ze swojej strony.

Dotychczasowe wyroki sądu – czego się spodziewać? 

Nieco problematyczny może okazać się fakt, że pomimo wyraźnych różnic pomiędzy rodzajami stosunków prawnych, nie zawsze daje się je łatwo rozróżnić.

• Przykładowo wyrok z uzasadnieniem Sądu Rejonowego Gdańsk-Południe w Gdańsku z dnia 7 maja 2018 r. (VI P 153/17), który dotyczył ustalenia stosunku pracy – potwierdza on, że sama nazwa umowy nie przesądza o jej charakterze prawnym.  Umowy o różnym charakterze mogą dotyczyć tych samych obowiązków. Ważne jest, który charakter dominuje – pracowniczy czy cywilny;
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30 listopada 2023 r. III PSK 3/23 dotyczy sądowego badania czy dany stosunkiem prawny jest stosunkiem pracy (w kontekście rozróżnienia z umową zlecenie);
• Wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi VIII Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych VIII Pa 21/17 dotyczy wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych oraz ustalenia stosunku pracy.

Z powyższego wynika, że niekiedy o rozróżnieniu umowy cywilnoprawnej od umowy o pracę mogą decydować niuanse, a kwalifikacja może nastręczać trudności. Z tego względu ważne jest, aby sformułować umowę odpowiednio, tj. z uwzględnieniem przedstawionych przeze mnie w niniejszym artykule zasad, a w razie wątpliwości skonsultować się z prawnikiem.

Jak przygotować się na kontrolę PIP? 

Od 1 czerwca 2025 r., wraz z ustawą o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadzono zmiany do art. 48 ustawy prawo przedsiębiorców, które wprowadzają możliwość niezapowiedzianych kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Kary grzywny za nieprawidłowe ustanowienie stosunku pracy mogą wynieść do 30 tys. zł (art. 281 §1 k. p.). Warto, aby każdy przedsiębiorca przygotował się na taką sytuację – jak to zrobić?

• w pierwszej kolejności najlepszym sposobem jest ścisła współpraca z wykwalifikowaną w prawie pracy kancelarią prawną;
• wykorzystując taką współpracę warto dokonać analizy, audytu wszystkich umów cywilnoprawnych;
• dopilnowanie, żeby podpisane umowy miały przełożenie na rzeczywistość – zleceniobiorcy powinny znać i rozumieć treść umów;
• compliance – stosownie do realiów prowadzona polityka zatrudnienia;
• odpowiednie przeszkolenie kadry.  

Na marginesie należy dodać, że w wykazie prac Rady Ministrów pojawiły się założenia projektu, zgodnie z którym Państwowa Inspekcja Pracy ma uzyskać możliwość zmieniania umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę na podstawie decyzji administracyjnej[1]. Na dzień pisania tego artykułu nie poznaliśmy jeszcze treści proponowanej ustawy, stąd nie wiadomo, jakie będą przesłanki zastosowania tego typu narzędzia przez PIP.

[1] https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy-o-panstwowej-inspekcji-pracy-oraz-niektorych-innych-ustaw

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat pozwu o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Jaki jest termin na wniesienie pozwu o ustalenie istnienia stosunku pracy?

Zgodnie z art. 186 Kodeksu postępowania cywilnego pracownik może złożyć pozew o ustalenie istnienia związania z pracodawcą stosunkiem pracy dopóki ma w tym interes prawny – nie ma zatem ograniczenia czasowego.

Jakie odszkodowanie przysługuje w wyniku powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy?

Kiedy pracownik wygra proces może mu przysługiwać odszkodowanie między innymi za okres wypowiedzenia (gdy pracodawca rozwiązał umowę), za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę, za pracę w godzinach nadliczbowych, za nie wydanie świadectwa pracy w terminie czy ekwiwalent za urlop. 

Kiedy następuje przedawnienie pozwu o ustalenie istnienia stosunku pracy?

Pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy nie ulega przedawnieniu (art. 186 k.c.), za to przedawnieniu mogą ulec roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 §1 k.p.).

Kiedy przysługuje wypłata zaległego wynagrodzenia przy pozwie o ustalenie istnienia stosunku pracy?

Wypłata zaległego wynagrodzenia przysługuje pracownikowi po korzystnym dla niego wyroku sądu w terminie od dnia, w którym stało się ono wymagalne. Roszczenie po 3 latach ulega przedawnieniu (art. 291 §1 k.p.). 

Czy inspektor pracy może wnieść pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy?

Inspektor pracy może, np. w wyniku kontroli PIP, wnieść pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy (art. 10, ust. 1 pkt 11 i art. 33 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIP). Może też za zgodą osoby zainteresowanej uczestniczyć w postępowaniu przed sądem pracy. Co więcej samo wniesienie powództwa nie wymaga zgody osoby, na rzecz której inspektor pracy występuje.

Jak nasza kancelaria może pomóc Twojej firmie?

Współpraca z kancelarią prawną, rozpoczęta nie w akcji ratunkowej tuż przed kontrolą PIP, ale już o wiele wcześniej pozwoli przygotować i przede wszystkim zabezpieczyć firmę na wypadek ewentualnych konfliktów z pracownikami lub problemów z inspektorem pracy. Dobry prawnik stanowi nie tylko solidne wsparcie przy audytach umów, ale pozwoli również wdrożyć odpowiednio wcześnie politykę zatrudniania zgodną z obecnymi przepisami. Ostatecznie wsparcie przy kontroli PIP przy reprezentacja w sądzie pracy będzie tym skuteczniejsza, gdy zajmie się nią prawnik znający dobrze realia Twojej firmy. Kancelaria pomoże również w organizacji szkoleń w Twojej firmie oraz będzie stanowić nieodzowną pomoc przy przygotowywania ugód czy podczas negocjacji z pracownikami. Warto zainwestować, aby zminimalizować późniejsze ryzyko finansowe.

Artykuł Pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy a umowa cywilnoprawna – jak chronić się przed ryzykiem powództwa w 2025 roku? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

• ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia;
• ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej;
• ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw.

Wprowadzenie ich ma na celu zwiększenie kontroli nad przepisami migracyjnymi i jednocześnie dostosowanie ich do przepisów Unii Europejskiej. Ustawy oczywiście mają o wiele szerszy zakres, ale na potrzeby niniejszego artykułu skupię się głównie na aspektach związanych z legalizacją pobytu oraz pracy cudzoziemców na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Jakie zaszły kluczowe zmiany? Czy pojawiły się nowe obowiązki dla pracodawców? Na co należy zwrócić uwagę, żeby sprawnie i zgodnie z obowiązującym prawem zatrudnić cudzoziemca?

Nowe realia prawne przy uzyskaniu zezwolenia na pracę i pobyt cudzoziemca w Polsce – co się zmieniło od 1 czerwca 2025 r.?

Wprowadzone od 1 czerwca zmiany w przepisach dążą z jednej strony przede wszystkim do uproszczenia procedur i usprawnienia załatwiania spraw w polskich urzędach, a z drugiej strony stanowią wprowadzenie skuteczniejszych narzędzi do ograniczenia nadużyć, jakie pojawiają się na polu zatrudniania cudzoziemców. Przepisy, które dotyczą przedsiębiorców, wynikają głównie z ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Istotne jest, że nie stosuje się ich do cudzoziemca, który jest przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wykonywanej na podstawie umowy cywilnoprawnej w ramach jego działalności gospodarczej.

Legalizacja pracy cudzoziemców – jakie są kluczowe zmiany dla rynku pracy w Polsce?

Kluczową zmianą, jaką wprowadzają nowe przepisy, jest pełna elektronizacja postępowania, która ma zasadniczo usprawnić kwestie proceduralne. W ten sposób załatwiane są wszystkie wnioski, czynności, przesyłane załączniki do wniosków i środki zaskarżenia. Wprowadzenie obowiązku systemu teleinformatycznego wiąże się z koniecznością założenia konta w systemie przez pracodawców i cudzoziemców. Odbywa się to przez portal praca.gov.pl. Wszelka korespondencja zwrotna będzie przesyłana również na skrzynkę dostępną w ramach założonego konta.

Ustawa ściśle określa zakres danych, jakie mają być podane oraz zasady uwierzytelnienia, a są to:

• dane identyfikacyjne;
• dane adresowe;
• numer NIP;
• numer KRS;
• REGON.

Minister właściwy do spraw pracymoże określić, w drodze rozporządzenia, wykaz państw, których obywatele posiadający zezwolenie na pracę nie są uprawnieni do wykonywania pracy w czasie pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach ruchu bezwizowego. Bierze się tu pod uwagę zagrożenie bezpieczeństwa i porządku publicznego przy wjeździe obywateli tych państw na terytorium obszaru państw Schengen.

Ponadto ustawa zmieniła przepis, w oparciu o który cudzoziemiec wjeżdżający na podstawie wizy wydanej w celu odwiedziny rodziny lub przyjaciół był uprawniony do wykonywania pracy. Obecnie nie ma takiego prawa.

Przesłankami odmowy udzielenia zezwolenia na pracę, według wprowadzonej ustawy, są:

• złożenie wniosku zawierającego nieprawdziwe dane osobowe, fałszywe informacje lub dokumenty z takimi danymi/informacjami;
• zeznanie nieprawdy/zatajenie prawdy, podrobienie/przerobienie dokumentu lub użycie go;
• prawomocne ukaranie – typ kwalifikowany wykroczeń;
• dwukrotne ukaranie za typ podstawowy nielegalnego powierzenia pracy;
• prawomocne skazanie za wybrane przestępstwa z kodeksu karnego;
• nieprawidłowy outsourcing.

Oraz te, które były dotąd jedynie uznaniowe, a stały się obligatoryjne:

• niedopełnienie obowiązków wynikających z art. 17 ust. 4 lub 5 (dostosowanie wysokości wynagrodzenia);
• nieopłacenie składek na ubezpieczenia społeczne;
• niezgłoszenie do ubezpieczenia społecznego;
• zaleganie z podatkami;
• brak środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy;
• nieprowadzenie działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym posiadanie zawieszonego wykonywania działalności gospodarczej – wykreślenie z właściwego rejestru lub postawienie działalności w stan likwidacji.

Ponadto znika obowiązek przedstawiania przez starostę testu runku pracy oraz odrębne postępowanie w celu przedłużenia zezwolenia na pracę.  Zamiast tego należy złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca w celu kontynuacji pracy na tym samym stanowisku lub w tym samym rodzaju pracy. Wreszcie, wprowadzono przepisy, które stanowią, że zezwolenie na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi wydaje się na czas określony, nie dłuższy niż 1 rok w dwóch przypadkach. Pierwszym przypadkiem jest złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi prowadzący działalność gospodarczą przez okres krótszy niż 1 rok. Drugim przypadkiem jest sytuacja, gdy czas pracy cudzoziemca nie będzie przekraczał 1/2 pełnego wymiaru czasu pracy lub 20 godzin tygodniowo.

Oświadczenie o powierzaniu pracy zastępuje dotychczasowe oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Składa się je wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Odmowa wpisu do ewidencji następuje w wypadku:

• dwukrotnego ukarania za niedopełnienie obowiązku powiadomień;
• jednokrotnego ukarania za typy kwalifikowane wykroczeń;
• ponownego ukarania za typ podstawowy nielegalnego powierzenia pracy;
• prawomocnego skazania z art. 270-275 kk, 189a kk, 218-221 kk oraz 225 § 2 kk;
• przekroczenia limitu oświadczeń;
• niespełnienia warunków dot. wynagrodzenia;
• niedopełnienia obowiązków wynikających z art. 17 ust. 4 lub 5 (zwiększenia wynagrodzenia);
• nieopłacenia składek na ubezpieczenia społeczne;
• niezgłoszenia do ubezpieczenia społecznego;
• zalegania z podatkami;
• braku środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy;
• nieprowadzenia działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie;
• stosowania nieprawidłowego outsourcingu.

Legalizacja pobytu na terytorium Polski – jakie są aktualne wymagania dla cudzoziemców?

Regulacji kwestii pobytowych cudzoziemców na terenie Polski dotyczą przede wszystkim dwie wprowadzone ustawy. Mowa tutaj o ustawie o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej oraz ustawie o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw. Zostały w nich uregulowane kwestie wjazdu oraz udzielania zezwoleń pobytowych cudzoziemcom. Można tu wymienić następujące aspekty będące przedmiotem regulacji:

• mobilność krótkoterminowa – dla posiadaczy Niebieskiej Karty UE możliwość wyjazdu z kraju na okres nieprzekraczający 3 miesięcy;
• wprowadzenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej posiadacza Niebieskiej Karty UE – może ubiegać się o nie cudzoziemiec, którego celem pobytu w Polsce ma być wykonywanie pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji;
• możliwość uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy w celu połączenia z rodziną – nie ma tu konieczności posiadania przez cudzoziemca źródła stabilnego i regularnego dochodu oraz zapewnionego miejsca zamieszkania w Polsce;
• wprowadzenie preferencyjnej zasady ubiegania się o zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE dla posiadaczy Niebieskiej Karty UE (pobyt w innym państwie członkowskim będzie zaliczany tak samo jak pobyt w Polsce).

Wprowadzono również nową definicję wyższych kwalifikacji zawodowych. Dotychczas obejmowała ona kwalifikacje poświadczone dyplomem uczelni wyższej, a od teraz wliczone zostają także do nich te zdobyte w wyniku doświadczenia zawodowego. Muszą być one porównywalne do tych uzyskanych po studiach 3-letnich lub 5-letnich, w zależności od wykonywanego zawodu.

Inną formą legalizacji pobytu jest wiza krajowa w celu wykonywania pracy przez cudzoziemców. Ustawa dotycząca zmian w systemie wizowym przewiduje szereg zmian, które dotyczą odmowy wszczęcia postępowania w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Zalicza się do nich sytuacje, w których:

• cudzoziemiec przebywa na terenie RP na podstawie wizy wydanej w celu np. udziału w imprezach sportowych czy odbycia studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich albo kształcenia się w szkole doktorskiej;
• cudzoziemiec przebywa na podstawie wizy długoterminowej, o której mowa w art. 18 Konwencji Wykonawczej z dnia 19 czerwca 1990 r. do Układu z Schengen z dnia 14 czerwca 1985 r. między Rządami Państw Unii Gospodarczej Beneluksu, Republiki Federalnej Niemiec oraz Republiki Francuskiej w sprawie stopniowego znoszenia kontroli na wspólnych granicach, wydanej przez inne państwo obszaru Schengen, chyba że przebywając na podstawie tej wizy korzysta na terytorium RP z mobilności;
• cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie dokumentu pobytowego w rozumieniu art. 1 ust. 2 lit. a rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002 z dnia 13 czerwca 2002 r. ustanawiającego jednolity wzór dokumentów

pobytowych dla obywateli państw trzecich, wydanego przez inne państwo obszaru

Schengen, chyba że przebywając na podstawie tego dokumentu korzysta na terytorium RP z mobilności;

• cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie zezwolenia na wjazd, o którym mowa w art. 32 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach – wjazd na okres nie dłuższy niż 15 dni.

Ponadto w nowych przepisach wyłączono świadectwo ukończenia szkoły policealnej jako dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego przez cudzoziemca ubiegającego  się o udzielenie na czas nieoznaczony zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej. Celem ustawy jest także ukrócenie praktyki uzyskiwania wizy studenckiej przez cudzoziemców, których rzeczywistym celem pobytu jest świadczenie pracy lub emigracja na stałe, poprzez:

• weryfikację placówek oferujących usługi związane wyłącznie z kształceniem cudzoziemców na studiach;
• wprowadzenie obowiązku informacyjnego dla rektorów i kierowników placówek;
• ustalenie limitu cudzoziemców na danym roku akademickim.

Jakie są najważniejsze zmiany dotyczące agencji zatrudnienia, które dotyczą zatrudniania cudzoziemców?  

Wraz z ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadzone zostały zmiany w przepisach, które mają usprawnić i uregulować prawidłowe działanie agencji zatrudnienia. W szczególności kluczowe wydaje się doprecyzowanie przepisów dotyczących nieprawidłowego outsourcingu. Chodzi tu o sytuację, w której podmioty, powierzając pracę cudzoziemcowi, będą kierowały go do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej.

Drugą bardzo istotną zmianą jest wprowadzenie 2-letniego okresu karencji, to znaczy – prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 6), będzie możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej. Dodatkowo, prowadzenie takiej działalności wymaga zmiany wpisu w rejestrze. Do wniosku o zmianę wpisu dołącza się wówczas odpowiednie oświadczenie, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej. Agencji, które zostały założone przed wejściem w życie przepisów, czyli przed 1 czerwca 2025 r., nie dotyczy wymóg 2-letniej karencji.

Ponadto zwiększono wysokość opłaty za wpis lub zmianę wpisu do rejestru agencji zatrudnienia do 1000 zł oraz wprowadzony został katalog przypadków, gdy odmawia się wpisu do takiego rejestru określonemu podmiotowi. Dzieje się tak, między innymi, kiedy:

• istnieją zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne;
• zaległości podatkowe;
• zaległości z tytułu składek społecznych;
• zaległości z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego;
• o wpis występuje podmiot, w stosunku do którego została otwarta likwidacja lub ogłoszono jego upadłość;
• składa wniosek ponownie podmiot, który już jest wpisany do rejestru agencji zatrudnienia.

Jakie są nowe obowiązki pracodawców dotyczące pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce?

Nowe przepisy mają na celu przede wszystkim ochronę pracownika i nowe obowiązki nałożone na pracodawców wynikają właśnie z tego założenia. Nie oznacza to jednak tego, że nie wiążą się one również z nowymi uprawnieniami dla pracodawców, które mają usprawnić weryfikację pracowników. Do tej grupy należą nowe przepisy w zakresie danych osobowych. Dają one wyraźną możliwość pozyskania danych osobowych oraz kopii dokumentów w celu potwierdzenia tożsamości i uprawnienia do zatrudnienia przed rozpoczęciem pracy. Co więcej – pracodawca może żądać od cudzoziemca dokumentu pobytowego przez cały okres wykonywania pracy! Nowe przepisy dają też możliwość przechowywania przez pracodawcę tych dokumentów w trakcie zatrudnienia oraz 2 lata po zakończeniu zatrudnienia, chyba że inne przepisy przewidują dłuższy okres – dzieje się tak np. w wypadku umów o pracę.

Wracając jednak do tematu ochrony pracownika i przeciwdziałaniu jego wyzyskowi warto odnotować kolejne obowiązki pracodawcy, które są następujące:

• w wypadku, kiedy umowa jest w wersji obcojęzycznej, to należy wykonać tłumaczenie na język polski za pomocą tłumacza przysięgłego;
• konieczne jest poinformowanie cudzoziemca o możliwości wstąpienia do związku zawodowego;
• w umowie z cudzoziemcem należy określić nie tylko wynagrodzenie, ale także inne warunki (np. stanowisko, rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, liczbę godzin w tygodniu lub miesiącu);
• pracodawca ma obowiązek przekazania kopii umowy z cudzoziemcem do organu;
• na wniosek pracodawcy użytkownika agencja pracy przekazuje mu kopię zezwolenia na pracę lub oświadczenia dotyczącego pracownika tymczasowego.

Ponadto każdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi ma obowiązek pisemnie powiadomić wojewodę (który udzielił zezwolenia) o utracie pracy przez cudzoziemca w terminie 15 dni. 

Wzmożone kontrole – jakie są sankcje za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców?

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza dość kluczową dla wielu pracodawców nowość – możliwość kontroli bez zapowiedzi oraz kontroli krzyżowych z ramienia Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej. Co to oznacza w praktyce? To proste, będzie można przeprowadzać dwie kontrole w tym samym czasie.

Drugą dość istotną zmianą jest zwiększenie widełek dla stosowanych kar grzywny. Aktualne przepisy prezentują się w następujący sposób:

• kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł;
• cudzoziemiec, który nielegalnie wykonuje pracę, podlega karze grzywny nie niższej niż 1000 zł;
• typy kwalifikowane (wprowadzenie w błąd, wyzyskanie błędu itp., korzyść majątkowa) – 6000 zł do 50000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązków informacyjnych wobec organu podlega karze grzywny nie niższej niż 500 zł;
• kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega karze grzywny nie niższej niż 6000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 59 ust. 1 (odrębna umowa z cudzoziemcem dotycząca najmu lub użyczenia kwatery mieszkaniowej w przypadku pracy sezonowej), podlega karze grzywny od 500 zł do 2000 zł;
• kto, zawierając umowę, o której mowa w art. 59 ust. 3, ustala czynsz z naruszeniem warunków wskazanych w tym przepisie (czynsz nie może być wygórowany w stosunku do wynagrodzenia), podlega karze grzywny od 200 zł do 2000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 70 ust. 1 pkt 1 lub 2 (niedotrzymanie terminów powiadomienia starosty), lub przekazuje nieprawdziwe informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 500 do 5000 zł.

Potencjalne kary uległy wyraźnemu wzrostowi, co z pewnością ma odwodzić od nieuczciwych praktyk. Wprowadzenie niezapowiedzianych i krzyżowych kontroli, dodatkowe regulacje prawne dotyczące nieprawidłowego outsourcingu, zwiększenie obowiązków pracodawców – to tylko niektóre powody, dla których warto zadbać o przygotowanie swojej działalności i dostosowanie jej przede wszystkim do bieżących przepisów. Zdecydowanie powinno się zasięgnąć pomocy z odpowiednią do tego przygotowaną kancelarią prawną, aby uchronić swoją firmę przed wysokimi kosztami grzywny oraz sprawami sądowymi, które również mogą grozić w wyniku zaskarżenia ze strony pracowników. Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. przepisy są bogatym uzupełnieniem dotychczasowych, a także stanowią ważne zmiany, z którymi koniecznie powinno zapoznać się każde przedsiębiorstwo zatrudniające cudzoziemców.

Artykuł Zasady legalizacji pobytu i pracy cudzoziemca – legalny rynek pracy w Polsce od 1 czerwca 2025 r. pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Kto i kiedy jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców – kontrola PIP i Straży Granicznej?

W art. 98 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która weszła w życie 1 czerwca 2025 r., wprowadzone zostały zmiany do Prawa przedsiębiorców, a dokładniej do art. 48 ust. 11. Umożliwiają one od teraz niezapowiedziane kontrole ze strony PIP jak i Straży Granicznej. To właśnie te dwie instytucje mają prawo przeprowadzania bezpośrednich i nagłych kontroli w przedsiębiorstwach.

Ponadto ten sam art. ustawy wprowadza zezwolenie w wypadku PIP oraz Straży Granicznej wykonywania tzw. kontroli krzyżowych (zmieniony zostaje art. 54 ust. 1 Prawa Przedsiębiorców), czyli przeprowadzania dwóch kontroli jednocześnie. Obydwie te zmiany mają z pewnością wyczulić jeszcze bardziej pracodawców na przestrzeganie nowych przepisów, jak i dają realne narzędzie do wychwycenia potencjalnych nieprawidłowości na rynku pracy.

Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia i pobytu cudzoziemca – co sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy, a co Straż Graniczna?

Państwowa Inspekcja Pracy może skontrolować każdego pracodawcę oraz przedsiębiorców, którzy pracodawcami nie są, ale na ich rzecz osoby fizyczne wykonują jakąś pracę. Sprawdzają wszystko, co dotyczy sytuacji prawnej pracownika, a w wypadku legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, będą sprawdzane, przede wszystkim:

• wszelkie informacje czy cudzoziemiec został zatrudniony legalnie, a więc np. kontrola zezwoleń lub oświadczeń o powierzeniu pracy, sprawdzanie dokumentów – zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przechowuje kopie dokumentów uprawniających do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca;
• sprawdzanie podpisanej umowy – czy została zawarta pisemnie i kiedy została zawarta, czy została przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca;
• czy zatrudnienie nastąpiło na warunkach zgodnych z zezwoleniem o pracę;
• badane są warunki pracy oraz wynagrodzenia – tutaj liczne wprowadzone, 1 czerwca 2025 r., obowiązki pracodawcy, jak np. dostosowanie wynagrodzenia do wynagrodzenia minimalnego, proporcjonalne podniesienie wynagrodzenia w przypadku zwiększenia wymiaru czasu pracy/liczby godzin;
• spełnienie obowiązków dotyczących dokumentacji kadrowej – np. obowiązek przekazania kopii umowy do organu, obowiązek informowania o możliwości wstąpienia do związku zawodowego;
• przy zawarciu umowy o pracę lub umowy zlecenie sprawdzanie zgodności z Kodeksem pracy, sprawdzanie warunków zatrudnienia (czas, pracy, BHP);
• kontrola zgłoszenia do ZUS, opłacania składek.

Kontrola przeprowadzana przez Straż Graniczną w dużej mierze oczywiście pokrywa się z kontrolą przez inspektora pracy, jednak nacisk położony będzie głównie na legalności pobytu zatrudnionego cudzoziemca. Co zatem w tej kwestii będzie sprawdzane? Zacznijmy od kluczowego obowiązku pracodawcy – żądania od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski (art. 4 ust. 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom). Zanim zatrudnimy cudzoziemca, koniecznie musimy sprawdzić legalność jego pobytu. Jest to kluczowe, gdyż zgodnie z art. 85 ustawy pracodawca nie będzie podlegał karze za wykroczenie powierzenia pracy cudzoziemcowi nieposiadającemu ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu na terenie RP, o ile wypełni swoje obowiązki – przypominam, że przechowuje on kopię tych dokumentów przez cały okres zatrudnienia. Wyjątkiem byłaby sytuacja, gdyby pracodawca wypełnił ten obowiązek, ale wiedział, że dokument uprawniający do pobytu został sfałszowany. Ponadto Straż Graniczna sprawdza również samą legalność zatrudnienia, podobnie jak dzieje się to podczas kontroli PIP.

Kontrole ze strony obydwu organów mogą być zapowiedziane oraz niezapowiedziane. Mogą odbywać się na terenie przedsiębiorstwa, jak również zdalnie, gdy pracodawca wzywany jest do przedstawienia wszystkich potrzebnych dokumentów. Po przeprowadzonej kontroli przedstawiany jest protokół, do którego zastrzeżenia należy zgłosić do 7 dni od daty jego wystawienia. Należy pamiętać, że odmowa podpisania protokołu nie zwolni pracodawcy z odpowiedzialności. W wypadku braku stwierdzenia naruszeń protokół może być zastąpiony przez inspektora notatką służbową.

Jakie naruszenia przepisów towarzyszą najczęściej nielegalnemu zatrudnieniu cudzoziemców w Polsce?

1 czerwca 2025 r. weszły w życie nowe przepisy w kwestii legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, które nałożyły również na pracodawców nowe obowiązki. W wypadku przesłanek odmowy wydania zezwolenia o pracę część przesłanek dotąd jedynie uznaniowych stała się przesłankami obligatoryjnymi, których niespełnienie decyduje o braku zezwolenia. Są to między innymi:

• nieopłacenie składek na ubezpieczenia społeczne;
• niezgłoszenie do ubezpieczenia społecznego;
• zaleganie z podatkami;
• brak środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy;
• sytuacja, gdy pracodawca nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym ma zawieszone wykonywanie działalności gospodarczej, został wykreślony z właściwego rejestru lub jego działalność jest postawiona w stan likwidacji.

Nowością w przepisach jest stosowanie nieprawidłowego outsourcingu jako przesłanki decydującej o nieprzyznaniu zezwolenia na pracę. Wykrycie jej spowoduje nałożenie stosownej kary.

Innymi przykładowymi wykroczeniami są np.:

• brak powiadomienia starosty o podjęciu pracy oraz niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie odpowiednio 7 i 14 dni;
• brak odrębnej umowy z cudzoziemcem dotyczącej najmu lub użyczenia kwatery mieszkaniowej w przypadku pracy sezonowej (art. 59 ust.1 ustawy);
• powierzenie pracy cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia;
• powierzenie pracy cudzoziemcowi, który nie posiada prawidłowych dokumentów zezwalających na pobyt na terenie Polski;
• zatrudnienie cudzoziemca na innych warunkach niż te zawarte w zezwoleniu/oświadczeniu – tutaj utrzymany jest art. 33 ust. 1, który mówi, że możliwe jest powierzenie cudzoziemcowi pracy o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi na okresy łącznie nieprzekraczające 30 dni w roku kalendarzowym, jeżeli są spełnione pozostałe warunki określone w zezwoleniu na pracę i jeżeli uprzednio powiadomi wojewodę, który wydał zezwolenie na pracę;
• brak pisemnej umowy lub brak przetłumaczenia jej na język zrozumiały dla zatrudnianego cudzoziemca;
• brak posiadania kopii dokumentów, które zezwalają na legalny pobyt cudzoziemca na terenie RP.

Jakie są przewidziane kary grzywny dla pracodawców w zakresie legalności zatrudnienia cudzoziemców?

Zmiana, która wydaje się bardzo istotna, w kontekście kar grzywny za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi, to przyjęcie zasady, że podaną w ustawie karę nie niższą niż 3000 zł wymierza się za jednego cudzoziemca (art. 85 ust. 13). Przewidziane przez przepisy kary zostały bez wyjątku podwyższone i wynoszą obecnie:

• kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł;
• typy kwalifikowane (wprowadzenie w błąd, wyzyskanie błędu itp., korzyść majątkowa) – 6000 zł do 50000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku powiadomienia organu o szeregu okoliczności związanych z zatrudnieniem, podlega karze grzywny nie niższej niż 500 zł;
• kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega karze grzywny nie niższej niż 6000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 59 ust. 1 (odrębna umowa z cudzoziemcem dotycząca najmu lub użyczenia kwatery mieszkaniowej w zakresie pracy sezonowej), podlega karze grzywny od 500 zł do 2000 zł;
• kto, zawierając umowę, o której mowa w art. 59 ust. 3, ustala czynsz z naruszeniem warunków wskazanych w tym przepisie (czynsz nie może być wygórowany w stosunku do wynagrodzenia), podlega karze grzywny od 200 zł do 2000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 70 ust. 1 pkt 1 lub 2 (niedotrzymanie terminów powiadomienia starosty), lub przekazuje nieprawdziwe informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 500 do 5000 zł.

Jak przygotować firmę do legalnego zatrudniania cudzoziemców?

W celu jak najlepszego przygotowania się do kontroli każdy pracodawca powinien zadbać o spełnienie wszystkich nałożonych na niego przez przepisy obowiązków. Może również zamówić odpowiedni audyt w kancelarii prawnej, żeby dokonać weryfikacji posiadanych dokumentów i prawidłowości procesów. Tak jak już wspomniałem, nie podlega karze ten pracodawca, który spełnił łącznie następujące warunki (art. 85 ustawy):

• zażąda od cudzoziemca dokumentu świadczącego o legalnym pobycie na terenie Polski;
• przechowa kopię tych dokumentów przez cały okres zatrudnienia cudzoziemca oraz przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia;
• zgłosił cudzoziemca, którego zatrudnił, do ubezpieczeń społecznych, o ile obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów.

Ponadto pracodawca powinien podejmować współpracę z cudzoziemcem w celu starania się o pozwolenie na pracę. Jeżeli Twoja firma podejmuje również wspólne działania z agencją pracy, warto rozeznać się czy agencja działa również zgodnie z przepisami – warto pamiętać tutaj o szczególnym nacisku w nowych przepisach na konsekwencje nieprawidłowego outsourcingu. W wypadku agencji ustawa wprowadza 2-letnią karencję – prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 6), jest możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej. Takie ograniczenia dotyczą jednak tylko nowych podmiotów, zarejestrowanych po wejściu w życiu znowelizowanych przepisów. Poza tym taka działalność wymaga odpowiedniej zmiany wpisu w rejestrze.

Pracodawca musi pamiętać, że jeśli uzyskał dla cudzoziemca zezwolenie na pracę lub też złożył oświadczenie o powierzeniu mu wykonywania pracy, to w takim wypadku musi jeden egzemplarz takiego dokumentu przekazać cudzoziemcowi. Podpisywana umowa musi być poza tym przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca i zawarta na piśmie.

Należy pamiętać również o obowiązkach informacyjnych. W wypadku zezwolenia na pracę trzeba powiadomić w terminie 7 dni wojewodę, który wydał zezwolenie, między innymi, o:

• zmianie nazwy stanowiska pracy cudzoziemca;
• braku podjęcia pracy w ciągu 2 miesięcy od uzyskania pozwolenia przez cudzoziemca;
• przerwaniu przez cudzoziemca pracy na okres przekraczający 2 miesiące.

W wypadku oświadczenia o pozwoleniu na wykonywanie pracy, jeśli zostało ono wpisane do ewidencji oświadczeń, trzeba powiadomić odpowiedni urząd pracy:

• w ciągu 7 dni o podjęciu pracy przez cudzoziemca;
• w ciągu 14 dni o niepodjęciu pracy;
• o zakończeniu pracy.

W wypadku powierzenia wykonywania pracy na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, należy powiadomić wojewodę, który wydał zezwolenie na pobyt w ciągu 15 dni, między innymi, o:

• utracie pracy przez cudzoziemca;
• zmianie nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca;
• zastąpieniu umowy cywilnoprawnej umową o pracę.

Koniecznie trzeba pamiętać o przechowywaniu całej dokumentacji oraz wypełnieniu wszystkich obowiązków, w tym informacyjnych, jakie narzucają aktualne przepisy. Ich mnogość wydaje się sugerować, że kiedy zatrudniamy u siebie cudzoziemców, wręcz niezbędna staje się konsultacja z wykwalifikowaną kancelarią prawną.

Artykuł Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców wykonywana przez PIP i Straż Graniczną?  pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

1. Kogo obowiązują przepisy ustawy o ochronie sygnalistów i od kiedy wchodzi w życie?

Ustawa o ochronie sygnalistów, która wdraża do polskiego prawa unijną Dyrektywę 2019/1937 – zwaną również „Dyrektywą Whistleblowing” lub „Dyrektywą o Sygnalistach” – została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Oznacza to, że zaczęła ona obowiązywać od 25 września 2024 r. (po 3 miesiącach od daty opublikowania). Natomiast 25 grudnia 2025 r. wchodzi w życie możliwość dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

            W Polsce będzie ona dotyczyć każdego przedsiębiorcy, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Koniecznie upewnij się czy nie znajdujesz się w grupie, która jest naprawdę szeroka, gdyż wlicza się tu pracowników zatrudnionych na pełne etaty, ale i osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia (czyli również pracowników zatrudnionych na zasadzie B2B).

2. Kto może być sygnalistą?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publiczne informację o naruszeniu prawa. Wyróżniamy zgłoszenie wewnętrzne, które z punktu widzenia przedsiębiorcy jest najistotniejsze oraz zewnętrzne, czyli bezpośrednio do zewnętrznego organu np. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub na policję. Upublicznienia zgłoszenia przedsiębiorca z pewnością wolałby uniknąć. Zdecydowanie lepiej jest spróbować zająć się kłopotami w przedsiębiorstwie wewnątrz organizacji, dlatego zdecydowanie warto zadbać o procedury zgłoszeń wewnętrznych.

            Sygnalistą może być obecny pracownik, ale także były czy nawet stażysta, wolontariusz lub praktykant. Warto podkreślić, że przepisy ustawy stosuje się też do osób pomagających w zgłoszeniu lub powiązanych ze zgłaszającym (n. więzami rodzinnymi). Wiąże się to między innymi z potencjalnymi działaniami odwetowymi, z którymi może się spotkać sygnalista. Zaznaczmy, że ustawa zakazuje podejmowanie takich działań przez pracodawcę!

            Uwaga! To na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działania nie są działaniami odwetowymi! O ewentualnych karach i odpowiedzialności karnej poniżej.

3. Jakie kroki musi podjąć przedsiębiorca w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r.?

• najważniejszym obowiązkiem przedsiębiorcy jest ustalenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
• musi wyznaczyć osobę lub podmiot wewnątrz organizacji, które byłyby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń; może również wyznaczyć do tego podmiot zewnętrzny (np. kancelarię prawną);
• musi zadbać o zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów (zaniedbanie może zostać potraktowane jako umyślne utrudnianie, za co grozi nawet odpowiedzialność karna!);
• prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych (może upoważnić do tego podmiot wewnętrzny lub osobę wewnątrz organizacji);
• jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń;

To, jak dobrze zadba o odpowiednie przygotowanie takiej procedury (w tym wyznaczenie osoby lub podmiotu wraz z upoważnieniem ich do przetwarzania danych osobowych), będzie miało wpływ na skuteczność radzenia sobie ze zgłoszeniami, a przede wszystkim może zachęcić sygnalistę do zgłoszenia naruszenia wewnątrz organizacji, zamiast wychodzenia od razu z informacją do organu zewnętrznego.

4. Co zawiera procedura zgłoszeń wewnętrznych?

• wspomnianą w poprzednim punkcie osobę lub wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub też podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna), które są upoważnione przez podmiot prawny (przedsiębiorcę) do przyjmowania zgłoszeń;
• kanały zgłoszeń – sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę; ustnie lub pisemnie, można zadbać o specjalne oprogramowanie lub aplikację, które mogą ułatwić przyjmowanie zgłoszeń, ale również zapewnić łatwy anonimowy kontakt ze strony sygnalisty;
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, które byłyby upoważnione do podejmowania działań następczych (weryfikacja zgłoszenia, komunikacja z sygnalistą, próby wyjaśnienia przyjętego zgłoszenia) – podjęcie działań następczych jest obowiązkowe i musi być wykonane z należytą starannością;
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście w ciągu 7 dni przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu);
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;  
• zadbanie o zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat tego, jak dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych;
• przedsiębiorstwa, które zatrudniają co najmniej 50 osób, lecz nie więcej niż 249, mogą na podstawie umowy ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia działań wyjaśniających – np. jedna kancelaria prawna może zostać zatrudniona przez kilka podmiotów (takie rozwiązanie oczywiście zapewnia pełną odrębność).

5. Kto odpowiada za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych?

Warunkiem jest wyznaczenie przez przedsiębiorcę osoby lub podmiotu odpowiedzialnego oraz upoważnienie tej osoby do przetwarzania danych osobowych sygnalisty (tak aby operacja była zgodna z RODO), a więc może być to:

• bezstronna osoba fizyczna wewnątrz firmy;
• wewnętrzna jednostka organizacyjna;
• zewnętrzny podmiot, jak np. kancelaria prawna.

Wszystko zależy oczywiście od rodzaju zgłoszenia od sygnalisty – im bardziej będzie ono skomplikowane, tym więcej osób lub specjalistów może być zaangażowanych w wyjaśnienie sprawy. Oczywiście wyznaczona i upoważniona przez przedsiębiorcę osoba będzie przez cały czas odpowiedzialna za poufność danych sygnalisty.

6. Zgłoszenia zewnętrzne i rola Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów od 25 grudnia 2024 r. będzie możliwe dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych, które będzie przyjmować Rzecznik Praw Obywatelskich lub organ publiczny. RPO ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

Rzecznik będzie między innymi również:

• zapewniać powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa (oraz  przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej;
• udzielać sygnalistom, osobom, o których mowa w art. 21 (osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązane z sygnalistą, osoby, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne) porad w zakresie ich praw, ochrony i samych zgłoszeń;
• w wypadku, gdy przedmiotem zgłoszenia jest naruszenie prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie (nie później niż 14 dni od dokonania zgłoszenia) przekazywać zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
• informować sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

7. Jakie naruszenia prawa mogą być zgłaszane?

Spójrzmy na to z perspektywy korzyści dla przedsiębiorcy – zgłaszane naruszenia prawa, które w ustawie zdefiniowane zostało jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, byłoby praktycznie rzecz ujmując działania na szkodę firmy. Na szkodę w perspektywie krótko jak i długoterminowej – zdecydowanie korzystniej, nie tylko w kontekście wizerunkowym, byłoby zawczasu wykrycie problemu wewnętrznym firmy, niż dowiedzenie się o nim z gazet.

            Przypomnę, że po burzliwych debatach z ustawy zostało wykluczone prawo pracy.

            Jakie obszary mogą obejmować zatem zgłoszenia?

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej.
• Poza tym podmiot prawny może  przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach, które dotyczą obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, jakie zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne – dotyczy zgłoszeń wewnętrznych (art. 3).

8. Jakie są zakazane działania odwetowe wobec sygnalisty?

Ustawa stara się zadbać o ochronę sygnalisty i zabrania podejmowania wobec niego działań odwetowych, czyli bezpośredniego lub pośredniego działania lub zaniechania w kontekście związanym z pracą (spowodowanym zgłoszeniem), które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty. Zakazane działania odwetowe dotyczą również osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.

            Wśród działań odwetowych wymienione są między innymi (w dużej mierze dotyczą, praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy):

• odmowa nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• nie zawarcie umowy o pracę na okres próbny, kolejnej umowy o pracę itd. w wypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymanie awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• obniżenie stanowiska pracy;
• mobbing, dyskryminacja;
• niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
• spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
• wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

9. Jakie przewidziane są kary i kogo obejmują?

Kara może spotkać przedsiębiorcę lub osobę wyznaczoną do kontaktu z sygnalistą:

• za utrudnianie lub uniemożliwianie sygnaliście dokonywania zgłoszeń (czyli będzie to zupełny brak wprowadzenia procedury zgłoszeń lub też zrobienie tego w sposób intensjonalnie niejasny, skomplikowany) – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku;
• stosowanie wobec innej osoby przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu – pozbawienie wolności do 3 lat;
• podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby związanej (np. rodzinnie) z sygnalistą – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku;
• gdy wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby związanej (np. rodzinnie) z sygnalistą – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku;

Sygnalistę:

• za dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc o tym, że do naruszenia prawa nie doszło – kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.  

Artykuł Ochrona sygnalistów – 9 istotnych faktów z ustawy  pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

RODO a CV – jakie dane mogą być zbierane i przetwarzane podczas procesu rekrutacji?

Podczas realizacji procesu rekrutacji niejednokrotnie zdarza się, że pracodawca zbiera bardzo dużo danych od osób ubiegających się o pracę. Często jest jednak tak, że część z nich jest po prostu zbędna w danej sytuacji, a pracodawca nie może zbierać takich danych. Jakich zatem informacji, zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek wymagać podczas rekrutacji?

·         imię (lub imiona) i nazwisko kandydata;

·         datę urodzenia;

·         dane kontaktowe kandydata (numer telefonu, adres e-mail);

·         wykształcenie;

·         klasyfikacje zawodowe;

·         przebieg dotychczasowego zatrudnienia kandydata.

Zgodnie z polskim prawem pracodawca może wymagać danych o wykształceniu i zatrudnieniu tylko w wypadku, gdy są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju. Istnieje zatem dążenie do jak największego zminimalizowania wymaganych danych osobowych. W praktyce jednak wydaje się, że rozmowa na temat dotychczasowego doświadczenia i wykształcenia kandydata będzie miała istotne znaczenie dla większości stanowisk. W niektórych przypadkach pracodawca może także żądać udokumentowania twierdzeń przez kandydata.  Wszelkie okazywane dodatkowo dokumenty nie powinny być jednak kopiowane i powinny być okazywane jedynie do wglądu podczas konkretnej rekrutacji. 

Pracownicy często przekazują więcej danych osobowych niż wynika to z ww. katalogu. O ile wynika to z ich inicjatywy to należy przyjąć, że wszelkie dodatkowe informacje będą przekazywane na podstawie zgody, która zgodnie z przepisami RODO nie musi być wyraźnym oświadczeniem, ale może być także działaniem, które potwierdza wolę danej osoby – a takim działaniem będzie przekazanie większej ilości danych niż wskazane powyżej. W szczególności będzie to miało miejsce w przypadku, gdy kandydat przekaże swoje cv, gdzie zawrze także swój wizerunek (zdjęcie), czy adres zamieszkania. Pracodawca będzie wówczas uprawniony do przekazywania tych danych w celach rekrutacyjnych.

Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych osobowych kandydata – co poza zgodą na przetwarzanie danych?

Udzielenie zgody, jako podstawy prawnej przetwarzania, nie jest wcale, wbrew pozorom konieczne. Nie ma zatem konieczności, aby pracodawca zbierał od każdego kandydata zgody. Wszystko zależy tutaj, jaką podstawę przetwarzania danych osobowych z art. 6 RODO, przyjmie pracodawca – wszystkie zawarte w tym artykule są równorzędne. Mogą nimi być:

·         konieczność wykonywania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy (określone dane osobowe wymienione powyżej) – dotyczy osób ubiegających się o stanowisko w ramach zatrudnienia na podstawie umowy o pracę;

·         podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w przypadku osób ubiegających się o stanowisko w ramach umowy cywilnoprawnej/B2B;

·         zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)- w przypadku, gdy kandydaci podają więcej danych z własnej inicjatywy (np. zdjęcia, nr PESEL, informacje o wolontariacie itd.).

Zgoda może być za to podstawą prawna zbierania dodatkowych danych osobowych w celu prowadzenia rekrutacji. Zgodnie z art. 4 pkt. 11 RODO zgoda osoby zastanowi dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli. Takim okazaniem woli może być np. podanie przez kandydata dodatkowych informacji w CV, których na gruncie Kodeksu pracy pracodawca nie mógłby żądać. 

 Z poszanowaniem ochrony danych osobowych – czym jest sourcing kandydatów?

Sourcing stanowi przejaw aktywnej działalności pracodawcy, który wyszukuje kandydatów, po czym kontaktuje się z nimi, o ile uzna, że mogą być potencjalnymi pracownikami. Proces może składać się z kilku etapów: rekruter poznaje kandydata, ocenia jego doświadczenie i kwalifikacje na stanowisko, a następnie nawiązuje kontakt. Ewentualnie może później zaproponować udział w procesie rekrutacyjnym.

Najczęściej kandydaci do pracy są szukani na różnych portalach internetowych, niekoniecznie takich, które miały coś wspólnego z rekrutacją. Najbezpieczniej jest skorzystać z danych, które kandydat sam udostępnia w celu nawiązania kontaktu w celu poszukiwania pracy, np. w ramach LinkedIn. LinkedIn umożliwia nawet wykorzystanie specjalnej nakładki, w której dana osoba zaznacza, że jest otwarta na poszukiwanie pracy („Open to work”). LinkedIn jako narzędzie biznesowe, gdzie poszczególne osoby prezentują swoje doświadczenie zawodowe, jest na pewno lepszym wyborem niż Facebook czy Instagram, które są raczej wykorzystywane w celach prywatnych. Korzystanie z Facebooka, czy Instagrama mogłoby ograniczyć się do grup lub profili nastawionych na szukanie pracy, jednak nawiązywanie kontaktu z potencjalnymi pracownikami przez prywatne konta na tych portalach mogłoby zostać uznane za naruszenie prywatności tych osób. Przed wykorzystaniem jakiegokolwiek portalu społecznościowego w celach nawiązania kontaktu z kandydatami warto najpierw sprawdzić co na ten temat przewidziano w regulaminie i czy jest to w ogóle dopuszczalne.

Co może być podstawą prawną przetwarzania danych w przypadku sourcingu?

W przypadku sourcingu, w zależności od etapu podejmowanych przez nas działań, możemy oprzeć się na następujących podstawach prawnych, bazując na art. 6 ust. 1 RODO:

·         uzasadniony interes administratora, polegający na poszukiwaniu kandydatów na stanowiska w ramach własnej firmy (lit. f);

·         przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy (lit. b); 

·         zgoda osoby, której dane dotyczą, na przetwarzanie (lit. a).

==

Podstawy przetwarzania w tym wypadku będą dość płynne, tzn. na różnych etapach sourcingu, pracodawca może opierać przetwarzanie na innej podstawie. Ponadto należy pamiętać, że zgoda w rozumieniu art. 6 RODO, nie musi oznaczać wyraźnej zgody, lecz może wynikać z zachowania kandydata, które w sposób jednoznaczny pokazuje wolę kandydata.

Nie zapomnij o tej klauzuli – czym jest obowiązek informacyjny?

Pracodawca powinien spełnić obowiązek informacyjny w każdym wypadku, gdy poszukuje kandydatów – zarówno, gdy robi to w sposób aktywny – np. poprzez ogłoszenie o pracę, jak i wówczas, gdy to kandydaci się z nim kontaktują, przesyłając swoje cv. Oznacza to, że obowiązek informacyjny musimy spełnić także wtedy, gdy kontaktujemy się z kandydatem za pośrednictwem chociażby mediów społecznościowych. Musimy wówczas zadbać o to, aby przekazać kandydatowi odpowiednie informacje zgodnie z art. 13 RODO. 

Klauzula informacyjna powinna zawierać:

·         dane administratora – czyli dane pracodawcy, nazwę, adres dane kontaktowe;

·         dane inspektora ochrony danych osobowych – o ile został on wyznaczony;

·         cele i podstawy przetwarzania danych (np. rekrutacja, marketing, ochrona przed roszczeniami);

·         jeśli pracodawca powołuje się na prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 RODO), to musi ten interes uzasadnić;

·         odbiorów danych osobowych – jakim podmiotom przekazywane są dane lub wymienić ich kategorie;

·         jeśli ma miejsce transfer międzynarodowy, należy to podać oraz na jakiej podstawie, informacje o zabezpieczeniach i informacje, gdzie je znaleźć;

·         okres retencji, czyli jak długu pracodawca będzie przetwarzał dane;

·         informacje o prawach, które przysługują kandydatowi w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych, także możliwość zgłoszenia skargi do organu nadzorczego;

·         informacja o możliwości cofnięcia zgody;

·      informacja czy podanie danych jest wymogiem ustawowym czy umownym oraz jakie są konsekwencje niepodania danych;

·         wreszcie informacja o profilowaniu.

RODO w rekrutacji – jakie są prawa kandydata w procesie rekrutacyjnym?

Przepisy zawarte w RODO stanowią realne narzędzie dla kandydatów, by dowiedzieć się w jaki sposób są  przetwarzane ich dane osobowe, o czym musi również pamiętać potencjalny pracodawca. Wspomniany powyżej obowiązek informacyjny musi być przekazywany w zwięzłej, zrozumiałej, przejrzystej oraz łatwo dostępnej formie. Musi być napisany jasnym i prostym językiem.

Każdy kandydat ma prawo wiedzieć, kto zbiera jego dane osobowe, znać cel przetwarzania danych, przybliżony okres czasu przechowywania danych oraz jaka jest możliwość dostępu do udostępnionych danych. Ma on ponadto prawo do:

·         dostępu do danych i otrzymania kopii danych- co w przypadku rekrutacji może dotyczyć także wszelkich wewnętrznych notatek, wpisów, ocen, dotyczących kandydata;

·         sprostowania danych – osoba, której dane dotyczą, może żądać np. uzupełnienia niekompletnych danych;

·         ograniczenia przetwarzania danych – polega na tym, że administrator przez pewien czas ogranicza przetwarzanie danych tylko do ich przechowywania.

Możliwe jest to w przypadkach, gdy:

1) osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych – na okres potrzebny administratorowi na sprawdzenie zasadności tych informacji;

2)      przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystania;

3)      administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń;

4)      osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO  wobec przetwarzania – na okres stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.

·         usunięcia danych, czyli bycia zapomnianym – usunięcie rozumiane jako zniszczenie, bezpowrotne usunięcie danych, w tym fizyczne unicestwienie nośników danych.

Zgodnie z art. 17 RODO administrator danych osobowych ma obowiązek usunięcia danych, gdy zachodzi jedna z okoliczności:

1)      dane okażą się zbędne do celów, w jakich zostały zebrane;

2)   kandydat cofnął zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a) i nie ma innej podstawy przetwarzania;

3)    osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO  wobec przetwarzania i nie ma nadrzędnej prawnie uzasadnionej podstawy przetwarzania albo osoba ta wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO (w zakresie marketingu bezpośredniego) wobec przetwarzania;

4)      okazuje się, że dane były przetwarzane niezgodnie z prawem;

5)  dane osobowe muszą być usunięte w celu zobowiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator.  

·         sprzeciwu – na mocy art. 21 ust. 1 RODO, gdy nie ma nadrzędnej prawnie uzasadnionej podstawy przetwarzania oraz na mocy art. 21 ust. 2 (absolutny zakaz w wypadku marketingu bezpośredniego);

·         niepodlegania decyzji opartej na wyłącznie zautomatyzowanym przetwarzaniu danych.

Jak długo można przechowywać dane osobowe kandydatów po zakończeniu rekrutacji?

W celu ustalenia okresu przetwarzania, pracodawca powinien zastanowić się, jak długo trwa u niego proces rekrutacji, z ilu etapów się składa itd. Należy pamiętać, że zgodnie z RODO przetwarzać można jedynie aktualne dane, dlatego zbyt długie ich przetwarzanie może doprowadzić do naruszenia tego przepisu.

                Generalnie można przyjąć, że istnieją następujące okresy retencji:

·         w zakresie bieżącej rekrutacji na dane stanowisko – zebrane dane będą usuwane nie później niż w ciągu miesiąca od momentu zakończenia rekrutacji;

·     w zakresie rekrutacji ciągłych (tj. na stanowiska, na które prowadzi się stałą rekrutację) – zebrane dane będą usuwane po ok. 3-12 miesięcy po ich zebraniu;

·         w zakresie przyszłych rekrutacji –  zebrane wiadomości będą usuwane od 6 do 24 miesięcy po ich zebraniu.

Zgodnie z wytycznymi PUODO, wydanymi w 2018 r. „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla przedsiębiorców”, pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe uzyskane od kandydata, którego nie zatrudnił, niezwłocznie po zakończeniu ostatniego etapu rekrutacji. Inaczej jednak wskazano w Wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w 2022 r. (sygn. akt II SA/Wa 542/22) – przechowywanie danych osobowych po zakończeniu rekrutacji ze względu na obawę o ewentualne roszczenia niedoszłych pracowników (np. o dyskryminację podczas rekrutacji) jest jak najbardziej zasadne. Przedawnienie takich roszczeń upływa po 3 latach (art. 291 K.p.) i taki okres przechowywania danych kandydatów ze względu stanowi usprawiedliwione zapewnienie sobie możliwości obrony przed oskarżeniami. W najbliższym czasie możemy się spodziewać nowej wersji ww. Poradnika dla pracodawców, który być może będzie zawierał zaktualizowane stanowisko PUODO w ww. zakresie.

Czy zgoda na przetwarzanie danych osobowych wystarczy – jak można zweryfikować dane osobowe kandydata?

Istnieje kilka możliwości zbadania prawdziwości danych przedstawionych przez kandydata. Pracodawca ma możliwość tzw. background checku, ale pod pewnymi warunkami:

·         kontakt z byłym pracodawcą kandydata jest możliwy, według UODO, tylko za wyraźną, dobrowolną zgodą – nie można w tym wypadku przyjmować domyślnej zgody, kiedy kandydat złożył referencje;

·   sprawdzenie prawdziwości uzyskanego dyplomu kandydata na jego uczelni jest według UODO niezgodne z prawem i nie jest możliwe nawet poprzez uzyskanie takiej zgody;

·   weryfikacja pracownika poprzez jego profile w serwisach społecznościowych jest możliwa za jego zgodą – umieszczenia ogólnie dostępnych informacji nie można traktować jako zgody na wykorzystanie ich w procesie rekrutacji. Taką podstawą do przetwarzania danych byłaby zgoda ze strony kandydata;

·   sprawdzenie zobowiązań finansowych kandydata ma zasadność i jest zgodne z przepisami w wypadku, kiedy w momencie rekrutacji kandydat prowadzi już działalność gospodarczą i ma zostać zatrudniony w ramach kontraktu B2B. Należy jednak pamiętać, że często kandydat na końcu rekrutacji ma możliwość wyboru pomiędzy umową o pracę oraz B2B, dlatego weryfikacja danych finansowych powinna być w takim przypadku podejmowana z dużą ostrożnością ze względu na zasadę minimalizacji danych i celowości RODO;

·    weryfikacja danych o karalności możliwa jest tylko i wyłącznie, gdy przewiduje to przepis prawa, pracodawca nawet za zgodą kandydata nie może przetwarzać takich danych. Polskie prawo umożliwia to w wypadku kategorii zawodów, między innymi: nauczycieli, policjantów, detektywów czy osób, które ubiegają się o pracę w sektorach finansowych. Ten ostatni przypadek obwarowany jest jeszcze dodatkowymi przepisami (art. 7 ustawy o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego).

Ww. zalecenia PUODO, jak już było wyżej wspomniane, mogą ulec wkrótce zmianie, albowiem PUODO pracuje nad nową wersją Poradnika dla pracodawców. Być może nowe zalecenia PUODO rozwieją wątpliwości pracodawców odnośnie możliwych działań w zakresie weryfikacji pracowników.

 Bez RODO w procesie rekrutacji ani rusz

Prawidłowe i zgodne z prawem prowadzenie procesu rekrutacji wymaga szczegółowego przemyślenia i zaplanowania przez pracodawcę, w taki sposób, aby zapewnić kandydatom realizację ich praw, jednocześnie uwzględniając przy tym potrzeby pracodawcy. Wydaje się, że najważniejszą zasadą w tym zakresie jest transparentność procesu rekrutacji i odpowiednie informowanie kandydata na każdym jej etapie w taki sposób, aby zapewnić zgodność rekrutacji z RODO.

Artykuł Proces rekrutacji zgodny z RODO – CV, klauzule a ochrona danych osobowych kandydatów? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Proponowane zmiany dotyczące równości wynagrodzeń mężczyzn i kobiet znajdują się w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości oraz mechanizmów egzekwowania. Dyrektywa z dnia 10 maja 2023 r. wymaga wdrożenia jej przez państwa członkowskie do prawa krajowego za pomocą stosownych przepisów. Chociaż w Polsce projekt ustawy jeszcze nie powstał, a termin wejścia w życie przepisów, które umożliwią wprowadzenie dyrektywy 2023/970, wydaje się dość odległy – 7 czerwca 2026 r. – to pracodawcy powinni przeznaczyć 2025 r. na zapoznanie się z najważniejszymi założeniami dyrektywy. Należy jednocześnie oczekiwać powstania polskiej ustawy wdrażającej te przepisy, lecz będzie ona ostatecznie opierać się właśnie na treści omawianej dyrektywy.

Czego dotyczy dyrektywa o równości i jawności wynagrodzeń?

Podstawowe założenie dyrektywy 2023/970 wiąże się z przywoływanym w jej tekście art. 23 Powszechnej deklaracji praw człowieka, który mówi, między innymi, że każdy człowiek, bez względu na jakiekolwiek różnice, ma prawo do równej płacy za równą pracę oraz każdy pracujący ma prawo do swobodnego wyboru zatrudnienia, słusznego i zadowalającego zatrudnienia.

                Treść dyrektywy wiąże się zatem ze zwiększeniem przejrzystości informacji na temat poziomu wynagrodzeń, a co za tym idzie, umożliwieniu pracodawcom, pracownikom i partnerom społecznym podejmowanie stosownych działań w celu zapewnienia  równości wynagrodzenia za taką samą pracę lub też za pracę o takiej samej wartości. 

Czym jest pojęcie „wynagrodzenia” i co obejmuje w dyrektywie o równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn?

Pojęcie „wynagrodzenia” mieści w sobie wszystkie elementy należnego na mocy prawa, układów zbiorowych lub praktyki w państwie członkowskim. Wynagrodzenie powinno być wyrażane jako roczne wynagrodzenie brutto oraz odpowiadające mu wynagrodzenie godzinowe brutto. 

Zasada równości wynagrodzeń miałaby być przestrzegana w stosunku do:

·         płac godzinowych;

·         płac miesięcznych;

·         innych świadczeń pieniężnych lub rzeczowych, które pracownicy otrzymują bezpośrednio lub pośrednio od pracodawcy z ramach zatrudnienia.

Wynagrodzenie nie mieści w sobie jedynie pensji w postaci miesięcznej wypłaty, ale również składniki uzupełniające lub zmienne wynagrodzenie dla pracowników. W ich skład wchodziłyby: wszelkie świadczenia, premie, rekompensaty za pracę w nadgodzinach, zniżki na przejazdy, dodatki mieszkaniowe, żywnościowe, zwrot za udział w szkoleniach, płatności w przypadku zwolnienia, ustawowe świadczenia chorobowe, ustawowo wymagane odszkodowanie oraz emerytury pracownicze. 

Których pracowników dotyczy zasada równości wynagrodzeń za pracę o takiej samej wartości?

Niniejsza dyrektywa ma zastosowanie właściwie do wszystkich pracowników. Co przez to rozumieć? Zastosowanie równości wynagrodzeń dla pracowników płci męskiej i żeńskiej za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości powinna dotyczyć osób:

·         zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy;

·         zatrudnionych na podstawie umowy na czas określony;

·         zatrudnionych na umowę o pracę;

·         zatrudnionych przez agencję tymczasową lub pozostających z taką agencją w stosunku pracy;

·         na stanowiskach kierowniczych (na umowę o pracę lub w pozostają w stosunku pracy zgodnie z definicją przewidzianą przez prawo);

·         domowych;

·         na żądanie;

·         wykonujących pracę przerywaną;

·         w systemie bonów usługowych;

·         wykonujących pracę za pośrednictwem platform internetowych;

·         wykonujących pracę chronioną, stażyści, praktykanci, pod warunkiem, że spełniają stosowne kryteria;

·         a także osób, które dopiero starają się o zatrudnienie.

W motywie 18 dyrektywy czytamy, że przy stwierdzeniu istnienia stosunku pracy należy brać pod uwagę fakty świadczące o rzeczywistym wykonywaniu pracy, a nie sposób, w jaki strony opisują łączący ich stosunek.

Na czym ma polegać zachowanie przejrzystości wynagrodzeń przez pracodawcę wobec potencjalnych pracowników?

Dyrektywa o równości i przejrzystości wynagrodzeń wprowadza kilka jednoznacznych wymogów wobec pracodawcy podczas procesu rekrutacji. Kandydaci mają prawo otrzymać od niego informacje, które dotyczą początkowego wynagrodzenia lub też jego przedziału na określone stanowisko. Powinny być oparte na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów, przewidzianych w odniesieniu do danego stanowiska. W stosownych przypadkach pracodawca przekazuje także informację na temat odpowiednich przepisów układu zbiorowego stosowanych przez pracodawcę w odniesieniu do danego stanowiska.

Przejrzystość informacji pod tym względem ma umożliwić osobom, które starają się o pracę, podjęcie świadomych decyzji, wykluczając tu używanie wysokości wynagrodzenia jako siły przetargowej po jednej i drugiej stronie podczas procesu rekrutacji. Miałoby to na celu przerwanie częstych praktyk zaniżania wynagrodzenia w porównaniu z umiejętnościami i doświadczeniem.

Ponadto pracodawca nie może zadawać kandydatowi pytań na temat jego wynagrodzenia w obecnej lub poprzedniej pracy. Nie powinien również takich informacji wyszukiwać. Pracodawcy powinni również zapewnić, żeby w informacji podanej w ogłoszeniu o wakacie nazwa stanowiska pracy była neutralna pod względem płci, a sam proces rekrutacji przebiegał w sposób niedyskryminacyjny, aby nie podważać prawa do równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Co istotne, w wypadku, kiedy pracodawca nie wywiązuje się z obowiązków przejrzystości dotyczący wynagrodzeń, ciężar dowodu powinien zostać przeniesiony na pozwanego. To znaczy – gdy występuje prima facie – to pracodawca musi udowodnić, że nie doszło do naruszenia przepisów o równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę, gdy np. odmówi udzielenia informacji wymaganych przez pracownika. 

Na czym ma polegać prawo pracowników do informacji w sprawie równości wynagrodzeń mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości?

Pracodawcy powinni udostępniać wszystkim pracownikom kryteria, które są stosowane do określenia poziomu wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Mają oni poza tym obowiązek:

·         co roku informować wszystkich pracowników o przysługującym im prawie do otrzymywania informacji dotyczących wynagrodzenia oraz o krokach, które powinien on podjąć, aby wykonać to prawo;

·         udostępnić informacje, o które występuje pracownik w rozsądnym terminie, najpóźniej w ciągu 2 miesięcy od dnia zwrócenia się o informacje;

·         nieuniemożliwiania pracownikom ujawniania ich wynagrodzenia na potrzeby egzekwowania zasady równości wynagrodzeń dla pracowników;

·         mogą ponadto wymagać od pracowników, którzy otrzymali informacje inne niż dotyczące ich własnego wynagrodzenia lub poziomu wynagrodzenia, aby nie wykorzystywali oni tych informacji do jakiegokolwiek innego celu niż ten, który prowadzi do wykonania prawa do równego wynagrodzenia.

Jakie są to zatem informacje, o których występowanie mają prawo pracownicy? Dotyczą one ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia, a także średnich poziomów wynagrodzenia między zatrudnionymi, w podziale na płeć oraz w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni albo o takiej samej wartości. Pracodawcy mogą również z własnej inicjatywy udzielić takich informacji. 

Zwraca tutaj także uwagę jawność wynagrodzeń, która wynika z przytoczonych powyżej przepisów – pracodawca nie będzie mógł zabronić pracownikowi ujawniania wysokości swojego wynagrodzenia na potrzeby egzekwowania równości wynagrodzeń. Klauzule zobowiązujące do poufności w tym względzie nie będą dla pracownika wiążące. 

Pracownicy zwracają się o informacje osobiście lub za pośrednictwem swoich przedstawicieli, zgodnie z prawem krajowym lub praktyką krajową. Muszą mieć także możliwość zwracanie się o nie za pośrednictwem organu do spraw równości. W wypadku, kiedy otrzymane są niedokładne lub niekompletne pracownicy mogą osobiście lub za pośrednictwem występować o dodatkowe wyjaśnienia. 

Uwaga! Jak przewiduje treść dyrektywy do oceny równości wynagrodzenia mężczyźni pracują dla tego samego pracodawcy! W takim wypadku można dokonać oceny, o ile warunki wynagrodzenia można przypisać jednemu źródłuustanawiającemu te warunki pracy i gdy te warunki te są równe i porównywalne (motyw 29). Co więcej Trybunał Sprawiedliwości UE orzekł, że taka ocena może opierać się na wynagrodzeniach pracowników zatrudnionych w innym czasie niż powód (por. Wyrok Trybunału Sprawiedliwości z dnia 17 września 2002 r., Lawrence i inni, C-320/00, ECLI:EU:C:2002:498). 

Na czym polega obowiązek pracodawców do składania ze sprawozdań dotyczących wynagrodzeń – luka płacowa ze względu na płeć?

Zgodnie z treścią dyrektywy pracodawcy, którzy zatrudniają już od 100 pracowników będą mieli obowiązek składania sprawozdań dotyczących wynagrodzeń. Termin tego obowiązku przewidywany jest od 2027 r., a dokładniej przedstawia się on następująco:

·         od 7 czerwca 2027 r. pracodawcy, którzy zatrudniają od 250 pracowników będą mieli obowiązek przesyłania sprawozdania co roku z poprzedniego roku kalendarzowego;

·         od 7 czerwca 2027 r. pracodawcy, którzy zatrudniają od 150 do 249 pracowników będą mili taki obowiązek co 3 lata;

·         od 7 czerwca 2031 r. pracodawcy, którzy zatrudniają od 100 do 149 pracowników będą również mieć obowiązek przesłania sprawozdania co 3 lata.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 100 pracowników będą mogli dobrowolnie sporządzić takie sprawozdanie. W treści dyrektywy zachęca się państwa członkowskie, aby wyróżniały takich pracodawców np. znakiem przejrzystości wynagrodzeń (motyw 49). Dopuszczana jest także możliwość, że państwo członkowskie nałoży taki obowiązek również na pracodawców, którzy zatrudniają poniżej 100 osób.

Sprawozdania mają być publikowane w sposób łatwo dostępny i przyjazny dla użytkownika. Mogą być umieszczane na stronie internetowej przedsiębiorstwa lub zostać upublicznione w inny sposób w miejscu pracy i zostać przekazane organowi odpowiedzialnemu za zestawienie i publikowanie takich danych.

 Jakie informacje mają być zawarte w sprawozdaniu?

·         luka płacowa ze względu na płeć;

·         luka płacowa ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;

·         mediana luki płacowej ze względu na płeć;

·         mediana luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;

·         odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia;

·         luka płacowa ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Na czym polega wspólna ocena średnich wynagrodzeń?

Wspólna ocena wynagrodzeń zostaje przeprowadzona w celu wyjaśnienia różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, gdy te różnice nie są oparte na obiektywnych i neutralnych pod kątem płci kryteriach. Wykonują ją pracodawcy wraz z przedstawicielami pracowników i taka wspólna ocena musi nastąpić, kiedy zostaną spełnione wszystkie trzy warunki:

·         sprawozdawczość dotycząca wynagrodzeń wykazuje różnicę średniego poziomu wynagrodzenia między pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wynoszącą co najmniej 5 % w którejkolwiek kategorii pracowników;

·         pracodawca nie uzasadnił takiej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów;

·         pracodawca nie zaradził takiej nieuzasadnionej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia w ciągu sześciu miesięcy od dnia przedłożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń.

Taka wspólna ocena powinna zawierać szereg elementów, jak między innymi: analizę odsetka pracowników płci męskiej i żeńskiej w każdej kategorii pracowników, informacje na temat ich średniego wynagrodzenia, przyczyny tych różnic czy środki mające na celu odniesienie się do tych różnic w wynagrodzeniu.

Wykonaną wspólną ocenę pracodawca udostępnia pracownikom i przedstawicielom pracowników oraz przekazuje ją organowi monitorującemu. Ponadto na wniosek udostępnia ją inspektoratowi pracy oraz organowi ds. równości.

Po wykonaniu wspólnej oceny pracodawca wdroży środki wynikające z tej oceny i podejmie w rozsądnym terminie działania zaradcze w odniesieniu do nieuzasadnionych różnic w wynagrodzeniu, w ścisłej współpracy z przedstawicielami pracowników. W ten proces może zostać włączony także inspektorat pracy lub organ ds. równości. Wdrażanie środków obejmuje analizę istniejących neutralnych pod względem płci systemów oceny i zaszeregowania stanowisk pracy lub ustanowienie takich systemów wynagrodzeń w celu zapewnienia, aby wykluczona była wszelka bezpośrednia lub pośrednia dyskryminacja płacowa ze względu na płeć.

Jakie są przewidywane kary za nieprzestrzeganie prawa do równości płac?

Treść dyrektywy nie podaje konkretnych wskazań co do wysokości kar za naruszenie przepisów przyjętych na jej podstawie, które odnosiłyby się do prawa do równego wynagrodzenia. Wskazówką dla krajów członkowskich jest skuteczność, proporcjonalność kar, a także aby były one odstraszające w przypadku naruszeń. Powinny one obejmować grzywny, których wysokość zależy od rocznego obrotu brutto pracodawcy lub też całkowitego kosztu wynagrodzenia.

                Ponadto w dyrektywie zwrócono uwagę, że wymagana jest odpowiednia ochrona administracyjna i sądowa w razie dyskryminacji czy innego niekorzystnego traktowania wobec pracowników składających skargi do pracodawcy, które związane są z prawem do równego wynagrodzenia. Ochrona obejmuje wszystkich pracowników, którzy mogliby podlegać środkom odwetowym podejmowanych przez pracodawcę w rewanżu za złożoną skargę, jaka dotyczyłaby dyskryminacji ze względu na płeć. Pod ochronę oprócz pracowników podpadają również ich przedstawiciele.

Czy faktycznie nastąpi wzmocnienie stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet?

Przedstawione w dyrektywie przepisy są jasnymi wskazówkami dla państw członkowskich, w którą stronę dostosować prawo przy wdrażaniu unijnego dokumentu. Jednocześnie, zgodnie z motywem 65 Dyrektywy państwa nie powinny przy tym nakładać ograniczeń administracyjnych, finansowych czy prawnych w taki sposób, który  mógłby znacznie utrudnić funkcjonowanie i rozwój małych, średnich i mikro- przedsiębiorstw, co mogłoby spowodować dla nich nieproporcjonalne konsekwencje. Oznacza to konieczność wyważenia przez ustawodawcę przyjmowanych rozwiązań z tej perspektywy. 

Pomimo tego, że nie znamy jeszcze polskich przepisów wdrażających dyrektywę to już teraz na podstawie jej tekstu możemy stwierdzić, jakie obowiązki związane z tematem równości wynagrodzeń czekają polskich przedsiębiorców. Przede wszystkim muszą oni dążyć do tego, aby wprowadzić w życie opisane powyżej zasady dotyczące równości szans i równości traktowania mężczyzn i kobiet, a także przygotować się organizacyjnie na wykonywanie obowiązków informacyjnych wobec kandydatów i  pracowników oraz w zakresie sprawozdawczości.

Artykuł Dyrektywa o równości wynagrodzeń i jawności wynagrodzeń – nowe zasady dla pracodawców pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Ustawa o ochronie sygnalistów, która wdraża do polskiego prawa unijną Dyrektywę 2019/1937 – zwaną również „Dyrektywą Whistleblowing” lub „Dyrektywą o Sygnalistach” – została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Oznacza to, że wejdzie w życie już 25 września (po 3 miesiącach od daty opublikowania).

             W Polsce ustawa będzie dotyczyć każdego przedsiębiorcy, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Co ważne, nie chodzi tylko o pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, ale także o osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia (czyli także osoby  na umowach cywilnoprawnych, w tym na kontraktach B2B).

2. Kto może być sygnalistą?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publiczne informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Wyróżniamy zgłoszenie wewnętrzne, które składane jest w podmiocie prawnym, którego dotyczy naruszenie oraz zewnętrzne, czyli składane bezpośrednio do zewnętrznego organu np. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub na policję. Oczywiście dla przedsiębiorcy zdecydowanie lepiej jest, gdy zgłoszenie trafia do niego i może zająć się kłopotami wewnątrz organizacji, dlatego zdecydowanie warto zadbać o odpowiednie przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

             Sygnalistą może być wiele podmiotów, wskazanych  w ustawie, w tym pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, a nawet stażysta, wolontariusz lub praktykant. Sygnalistą mogą być ww. osoby także przed zawarciem umowy z firmą, a także po jej zakończeniu. Warto podkreślić, że przepisy ustawy stosuje się też do osób pomagających w zgłoszeniu lub powiązanych ze zgłaszającym (np. więzami rodzinnymi).

 Ustawa zakazuje stosowania przez pracodawcę środków odwetowych w stosunku do ww. osób. Art. 12 ustawy zawiera przykładowy katalog takich działań, które obejmują m.in. odmowę nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie umowy, wstrzymanie awansu, spowodowanie straty finansowej i inne.  Uwaga! To na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działania nie są działaniami odwetowymi! O ewentualnych karach i odpowiedzialności karnej poniżej.

3. Jakie kroki musi podjąć przedsiębiorca w związku z nową ustawą?

• najważniejszym obowiązkiem przedsiębiorcy jest ustalenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
• musi wyznaczyć osobę lub podmiot wewnątrz organizacji, które byłyby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń; może również wyznaczyć do tego podmiot zewnętrzny (np. kancelarię prawną);
• musi wyznaczyć osobę lub podmiot wewnątrz organizacji, które byłyby odpowiedzialne za podejmowanie działań następczych, w tym wyjaśnianie otrzymanych zgłoszeń, kontaktowanie się z sygnalistą itp.
• musi zadbać o zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów;
• prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych (może upoważnić do tego podmiot wewnętrzny lub osobę wewnątrz organizacji).

Zaniedbania w powyższym zakresie mogą zostać potraktowane jako istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia, za co grozi nawet odpowiedzialność karna!

To, jak dobrze przedsiębiorca zadba o odpowiednie przygotowanie takiej procedury (w tym wyznaczenie osoby lub podmiotu wraz z upoważnieniem ich do przetwarzania danych osobowych), będzie miało wpływ na skuteczność radzenia sobie ze zgłoszeniami, a przede wszystkim może zachęcić sygnalistę do zgłoszenia naruszenia wewnątrz organizacji, zamiast wychodzenia od razu z informacją do organu zewnętrznego.

4. Co zawiera procedura zgłoszeń wewnętrznych?

• określenie podmiotów upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń;
• kanały zgłoszeń – sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę; ustnie lub pisemnie, można zadbać o specjalne oprogramowanie lub aplikację, które mogą ułatwić przyjmowanie zgłoszeń, ale również zapewnić łatwy anonimowy kontakt ze strony sygnalisty;
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, które byłyby upoważnione do podejmowania działań następczych (weryfikacja zgłoszenia, komunikacja z sygnalistą, wyjaśnianie przyjętego zgłoszenia) – podjęcie działań następczych jest obowiązkowe i musi być wykonane z należytą starannością;
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście w ciągu 7 dni przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu);
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, przy czym zgodnie z ustawą wynosi 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;  
• zadbanie o zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat tego, jak dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych;
• przedsiębiorstwa, które zatrudniają co najmniej 50 osób, lecz nie więcej niż 249, mogą na podstawie umowy ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia działań wyjaśniających – np. jedna kancelaria prawna może zostać zatrudniona przez kilka podmiotów.

5. Kto odpowiada za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych?

Warunkiem prawidłowego stosowania nowych przepisów jest wyznaczenie przez przedsiębiorcę osoby lub podmiotu odpowiedzialnego oraz upoważnienie tej osoby do przetwarzania danych osobowych sygnalisty (tak aby operacja była zgodna z RODO), a więc może być to:

• bezstronna osoba fizyczna wewnątrz firmy;
• wewnętrzna jednostka organizacyjna;
• zewnętrzny podmiot, jak np. kancelaria prawna.

Zgodnie z ustawą, do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. Przygotowując dokumenty związane z ochroną sygnalistów warto od razu zadbać o przygotowanie odpowiednich wzorów upoważnień oraz oświadczeń o zachowaniu poufności.

6. Jakie naruszenia mogą być zgłaszane?

Spójrzmy na to z perspektywy korzyści dla przedsiębiorcy – możliwość otrzymania informacji, że w firmie mamy do czynienia z nieprawidłowościami pozwala przedsiębiorcy na wyjaśnienie sytuacji, przynajmniej na etapie początkowym, wewnątrz organizacji. Musimy jednak przy tym pamiętać, że ustawa przewiduje zamknięty katalog naruszeń, które mogą podlegać zgłoszeniu, nie ma tutaj dowolności. Przypomnę także, że po burzliwych debatach z ustawy zostało wykluczone prawo pracy.

Jakie zatem obszary mogą obejmować zatem zgłoszenia?

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej.

Jednocześnie ustawa dopuszcza rozszerzenie tego katalogu i pozwala w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

7. Jakie są zakazane działania odwetowe wobec sygnalisty?

Jak już wskazałem powyżej, ustawa zabrania podejmowania wobec sygnalisty działań odwetowych, czyli bezpośredniego lub pośredniego działania lub zaniechania w kontekście związanym z pracą (spowodowanym zgłoszeniem), które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty. Zakazane działania odwetowe rozciągają się również na osoby pomagające dokonać zgłoszenia oraz na osobę fizyczną powiązaną z sygnalistą.

             Wśród działań odwetowych wymienione są między innymi:

• odmowa nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• nie zawarcie umowy o pracę na okres próbny, kolejnej umowy o pracę itd. w wypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymanie awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• obniżenie stanowiska pracy;
• mobbing, dyskryminacja;
• niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
• spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
• wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

8. Jakie przewidziane są kary i kogo obejmują?

Odpowiedzialność karna może spotkać przedsiębiorcę lub osobę wyznaczoną do kontaktu z sygnalistą:

• za istotne utrudnianie lub uniemożliwianie sygnaliście dokonywania zgłoszeń (czyli będzie to zupełny brak wprowadzenia procedury zgłoszeń lub też zrobienie tego w sposób intensjonalnie niejasny, skomplikowany) – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku;
• istotne utrudniane lub uniemożliwienie dokonywania zgłoszeń przy zastosowaniu wobec innej osoby przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu – pozbawienie wolności do 3 lat;
• podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby związanej z sygnalistą – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku;
• ujawnienie wbrew przepisom tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby związanej z sygnalistą – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku;

Osoba zgłaszająca może także ponosić odpowiedzialność karną- za dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc o tym, że do naruszenia prawa nie doszło, za co grozi jej kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.  

Z powyższego wynika, że właściwe zaprojektowanie i wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów wymaga podjęcia szeregu decyzji przez przedsiębiorcę. Dodatkowo, należy pamiętać, że tekst procedury musi zostać skonsultowany z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników (wybranymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy), a konsultacje muszą trwać między 5 a 10 dni. Procedura naruszeń wchodzi w życie w ciągu 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w firmie. Konieczność dokonania ww. czynności powoduje, że cały proces może zająć sporo czasu- z tego względu ważne jest, aby rozpocząć przygotowania jak najszybciej- do 25 września nie zostało bowiem dużo czasu.

Artykuł 8 rzeczy o ustawie o ochronie sygnalistów, o których powinien wiedzieć przedsiębiorca pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

              Przypomnijmy, że standardy ochrony małoletnich stanowią procedurę reagowania na wszelkie formy krzywdzenia dzieci. Zgodnie z treścią ustawy wyznaczone typy placówek, między innymi hotele i inne obiekty turystyczne, mają obowiązek wdrożenia i stosowania dokumentu standardów ochrony małoletnich, a dokładniej dwóch jego wersji – pełnej oraz skróconej, przeznaczonej dla dzieci.

O czym pamiętać przy wdrażaniu standardów ochrony małoletnich w hotelu?

Przyjęcie Standardów Ochrony Małoletnich to tylko jeden z obowiązków przewidzianych w ustawie. Drugi, nie mniej ważny, to odpowiednie przeszkolenie pracowników w tym zakresie. Chodzi o to, aby dokument miał praktyczne zastosowanie, czyli żeby pracownicy wiedzieli jak faktycznie zastosować nowe przepisy w wypadku podejrzanej sytuacji. Hotel musi wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za odpowiednie przeszkolenie pozostałej części personelu. Warto w tej kwestii skorzystać z dostępnych materiałów, np. na stronie internetowej Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę, która udostępnia materiały przygotowane dla poszczególnych rodzajów podmiotów zobowiązanych do przyjęcia standardów. 

Gotowe standardy powinny zostać udostępnione na stronie internetowej placówki, a także zostać wywieszone w widocznym miejscu na terenie samego hotelu w dwóch wersjach- pełnej oraz skróconej, zawierającej informacje istotne dla dzieci. W zakresie wersji skróconej proponuje się zazwyczaj wdrożenie krótkiego dokumentu w tym zakresie albo nawet przygotowanie wersji obrazkowej.  

Co powinny zawierać standardy ochrony małoletnich w hotelu?

To, co przede wszystkim wydaje się wyróżniać przepisy przeznaczone dla podmiotów oferujących usługi hotelarskie i turystyczne oraz zakwaterowania zbiorowego, jest wymóg określenia zasad i procedur identyfikacji małoletniego, a także jego relacji w stosunku do osoby dorosłej, z którą przebywa w hotelu. W wypadku jakichkolwiek podejrzeń pracownik powinien sprawdzić tożsamość gości i upewnić się, że dziecko jest bezpieczne. Łatwo dostępny dla gości dokument standardów ochrony małoletnich na pewno może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu tej procedury. Dobrą praktyką jest także poinformowanie gości z odpowiednim wyprzedzeniem (np. w wiadomości mailowej po dokonaniu rezerwacji), że w czasie pobytu w dzieckiem warto mieć przy sobie dokument tożsamości dziecka oraz dokument potwierdzający prawo do sprawowania opieki nad nim, przykładowo odpowiednie upoważnienie od rodziców dziecka.

Ponadto standardy powinny zawierać:

• określenie zasad zapewniających bezpieczne relacje pomiędzy małoletnim a personelem placówki – warto np. ustalić katalog zachowań niedozwolonych wobec dzieci (które zachowania są zupełnie nieakceptowalne, a które pod pewnymi warunkami są możliwe do zaakceptowania- np. kontakt fizyczny w celu udzielenia pomocy małoletniemu lub zapobiegnięciu niebezpieczeństwa, które mu grozi),
• określenie stosownych procedur i zasad reagowania w przypadku podejrzenia lub wykrycia krzywdzenia małoletniego, wyznaczenia zasad („krok po kroku”), według których pracownik mógłby w sposób praktyczny reagować, gdy dobro małoletniego przebywającego na terenie hotelu jest zagrożone,
• określenie stosownych procedur i wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego oraz zawiadamiania sądu opiekuńczego,
• wyznaczenie osoby, która będzie odpowiedzialna za przeszkolenie personelu do stosowania standardów, tak aby wiedzieli oni jak należy zachowywać się na co dzień w hotelu, ale także co zrobić  w sytuacji kryzysowej (jak zachować się w przypadku podejrzenia krzywdzenia oraz jak reagować na przejawy krzywdzenia) oraz sposób dokumentowania tej czynności.
• należy również uwzględnić sytuację dzieci niepełnosprawnych oraz dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi (przewidzieć specjalne udogodnienia dla dzieci niepełnosprawnych, które ułatwią im poruszanie się po hotelu, ale także uwzględnią ich niestandardowe potrzeby).  Pracownicy powinni służyć takim dzieciom szczególnym wsparciem oraz pomocą.

Co grozi za brak wdrożenia standardów?

Przypomnijmy, że za brak wdrożenia wymaganych standardów odpowiedzialność ciąży na organie zarządzającym placówką hotelarską. W wypadku uchybień w tej kwestii hotel poniesie stosowną karę przewidzianą w ustawie:

• za zatrudnienie osoby karanej za przestępstwa na tle seksualnym czeka kara aresztu, ograniczenia wolności lub grzywna nie niższa niż 1000 zł,
• za brak wdrożenia standardów ochrony małoletnich kara do 250 zł lub kara nagany, a w wypadku ponownego stwierdzenia braku wdrożenia grzywna nie niższa niż 1000 zł.

Jakie obowiązki ma pracodawca przy procesie rekrutacji w świetle nowej ustawy?

Przy zatrudnianiu kandydata pracodawca ma obowiązek sprawdzić czy jego dane znajdują się w Rejestrze Sprawców Przestępstw na tle Seksualnym. Należy sprawdzić Rejestr z dostępem ograniczonym lub Rejestr osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.  

Natomiast od kandydata pracodawca ma wymagać złożenia zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Sądowego – chodzi dokładnie o przestępstwa określone w rozdziale XIX (przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu) i XXV (Przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności) Kodeksu karnego, w art. 189a (handel ludźmi) i art. 207 (znęcanie) Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600).

Co zrobić jeśli kandydat do pracy nie ma polskiego obywatelstwa?

Ubiegająca się o pracę osoba, która nie posiada polskiego obywatelstwa musi przedstawić pracodawcy następujące dokumenty pod groźbą odpowiedzialności karnej:

• informację z rejestru karnego danego państwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi,
• oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat (innym niż Polska oraz państwo obywatelstwa) wraz z informacją z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi,
• w wypadku gdy dane państwo nie przewiduje wydania takiej informacji, kandydat ma obowiązek przedłożyć informację z rejestru karnego tego państwa,
• natomiast jeśli dane państwo nie prowadzi rejestru karnego, kandydat musi złożyć oświadczenie o niekaralności.

Wdrożenie standardów ochrony małoletnich musi nastąpić najpóźniej do 15 sierpnia 2024 r.

Jeśli jesteś podmiotem świadczącym usługi hotelarskie lub turystyczne lub prowadzące inne miejsca zbiorowego zakwaterowania, a nie wdrożyłeś jeszcze standardów, to warto zająć się tym jak najszybciej, ponieważ do wejścia w życie przepisów zostało naprawdę niewiele czasu.

Skontaktuj się koniecznie z nami, a my pomożemy Ci przygotować wszystkie odpowiednie dokumenty na czas.

Zapoznaj się z artykułem dotyczącym wdrożenia Standardów Ochrony Małoletnich w placówkach medycznych, dostępnym tutaj:

https://paluckiszkutnik.pl/2024/07/31/jak-wdrozyc-standardy-ochrony-maloletnich-w-placowce-medycznej/

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz. U. 2016 poz. 862 z późn. zm.)

Artykuł Jak wdrożyć standardy ochrony małoletnich w Hotelu? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.