7 kwietnia, czyli już za niespełna miesiąc, wchodzą w życie przepisy o pracy zdalnej, zastępując tymczasowe przepisy „covidowe” oraz uregulowania dotyczące telepracy. Pytań i palących kwestii, które wydają się być ważkie dla każdego pracodawcy, jest wiele, a internet zalała fala artykułów na temat pracy zdalnej. Spróbujmy zebrać w jednym miejscu najważniejsze zmiany, gdyż to właściwie ostatni dzwonek, aby przygotować się do ich wprowadzenia.
Praca zdalna może odbywać się za zgodą pracodawcy oraz pracownika – warunki mogą zostać uzgodnione przy podpisywaniu umowy, jak również już w trakcie zatrudnienia. Kluczowa jest tu zgoda pracownika, ale od tej reguły jest wyjątek. Pracodawca może polecić pracę zdalną (bez uzgodnienia z pracownikiem) w wypadku stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii (następnie w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu). Innym wyjątkiem jest sytuacja, gdy w wyniku siły wyższej (np. zalania, pożaru) pracodawca nie jest w stanie zapewnić higienicznych i bezpiecznych warunków pracy. Takie polecenie ze strony pracodawcy jest możliwe, jeśli pracownik złoży oświadczenie, że posiada techniczne i bezpieczne warunki do wykonywania pracy zdalnej. Takie oświadczenie jest zresztą również wymagane przy obopólnym ustaleniu, wspomnianym powyżej. W wypadku polecenia przez pracodawcę praca zdalna może zostać przez niego odwołana z dwudniowym wyprzedzeniem.
Kodeks wymienia także kilka przykładów, w których praca zdalna jest niemożliwa (np. prace szczególnie niebezpieczne, z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie).
Pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia wniosku o pracę zdalną:
Wniosek ma zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej, a pracodawca może go odrzucić, tylko jeśli praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy. O ewentualnej przyczynie odmowy pracodawca musi poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznej w terminie do 7 dni od złożenia wniosku przez pracownika.
Zasady wprowadzenia pracy zdalnej ustalane są w porozumieniu pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową, w regulaminie ustalanym przez pracodawcę, w porozumieniu zawartym z pracownikiem lub w poleceniu pracy zdalnej przez pracodawcę (o którym mowa była wyżej). Takie porozumienie lub regulamin powinien zawierać następujące informacje:
1) grupę lub grupy pracowników, którzy mają być objęci pracą zdalną;
2) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika (np. potwierdzanie obecności w pracy);
3) zasady kontroli, jaką może przeprowadzić pracodawca: pracodawca może ją przeprowadzić w zakresie bezpieczeństwa i higieny warunków pracy, oraz bezpieczeństwa i ochrony danych – odbywa się ona po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem, kontrola nie może naruszać prywatności pracownika, ani innych osób, nie może też utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych;
4) zasady technicznego zadbania przez pracownika o sprzęt, jaki został mu powierzony;
5) zasady instalacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania sprzętu, który został powierzony pracownikowi;
6) zasady ustalenia pokrywania kosztów przez pracodawcę i ustalenia ekwiwalentu pieniężnego;
7) miejsce wykonywania pracy zdalnej – przy czym miejsce to musi być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Reasumując dopuszcza się możliwość pracy zdalnej z wielu miejsc, o ile powyższe warunki zostają spełnione.
Pracodawca jest zobowiązany do określenia zasad ochrony danych osobowych, a także przeprowadzenia niezbędnych w tym względzie szkoleń, a także szkolenia BHP. Musi on zapewnić pracownikowi narzędzia oraz materiały pracy. Pracodawca ma obowiązek ponieść wszelkie niezbędne koszty powiązane z eksploatacją i konserwacją narzędzi i materiałów pracy, czy też tych powiązanych z instalacją, a ponadto pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Pracownik nie może jednak wymagać zwrotu innych kosztów, chyba że zostaną one uwzględnione w porozumieniu lub regulaminie (np. pokrycie kosztów za obiady).
Pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikowi poza narzędziami i materiałami pracy innych wydawałoby się niezbędnych rzeczy do pracy – jak biurko, krzesło czy dostęp do internetu. To pracownik musi zapewnić w oświadczeniu, przed zawarciem pozwolenia/polecenia na pracę zdalną, że posiada odpowiednie warunki do pracy zdalnej.
Na koniec ważną kwestią jest sporządzenie przez pracodawcę oceny ryzyka zawodowego, z którą pracownik musi zapoznać się przed zawarciem porozumienia o pracy zdalnej, a następnie złożyć stosowne w tym względzie oświadczenie. Co taka ocena uwzględnia? Wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy, uwarunkowania psychospołeczne. Na tej podstawie pracodawca opracowuje zasady bezpiecznych i higienicznych warunków pracy czy postępowania w sytuacjach awaryjnych.
Jedno z najczęstszych pytań, jakie otrzymujemy dotyczy tego, czy pracodawca może zrezygnować ze zwracania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Odpowiedź na to pytanie jest niestety negatywna – zwrot kosztów w tym zakresie jest obowiązkowy.
W kodeksie nie ma odgórnego określenia co do tego, czy każdego pracownika powinno rozliczać się osobno – czy też należy ustalić wspólną stawkę – ani podania minimalnej kwoty, jaką trzeba zwrócić pracownikowi. Wszystkie te informacje powinny być ustalone i następnie zawarte w porozumieniu bądź regulaminie. Należy jedynie brać pod uwagę cenę rynkową zużytej energii lub wykorzystanych materiałów oraz normy zużycia narzędzi i materiałów, w tym urządzeń technicznych (jeśli pracownik pracuje na własnym sprzęcie). Tak jak wspomniano powyżej – zwrot wszelkich pozostałych kosztów można ewentualnie uwzględnić w tekście porozumienia.
Ważną informacją jest, że te koszty zwracane pracownikowi nie są opodatkowane podatkiem dochodowym, ani nie są obciążone składkami na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne.
Zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej[1] nie wydaje się możliwe, by pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki objęcia kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
Kontrola trzeźwości ma służyć zapewnieniu ochrony życia i zdrowia lub mienia, zaś pracownik wykonujący pracę zdalną pracuje w zdecydowanej większości siedząc przy komputerze.
Jednocześnie Ministerstwo wskazuje, że gdyby pracownicy spełnili przesłanki przewidziane w przepisach to mogą zostać objęci kontrolą, ponieważ to pracodawca określa grupę pracowników podlegających kontroli.
Fakt, że pracownik pracuje zdalnie przed ekranem komputera nie powoduje jednak automatycznie, że powinniśmy uznać, iż nie spełnia przesłanek kontrolo trzeźwości. Pracownicy pracujący zdalnie niejednokrotnie pełnią odpowiedzialne funkcje, podejmują kluczowe decyzje, które mogą realnie wpłynąć na mienie pracodawcy lub klienta pracodawcy. Z tego względu możliwość wprowadzenia kontroli trzeźwości powinna być każdorazowo oceniana przez pracodawcę i nie można odgórnie uznać, że nie powinna mieć miejsca.
Okazjonalna praca zdalna w okresie roku kalendarzowego wynosi nie więcej niż 24 dni. Co ważne jednak, to fakt, że wniosek o pracę okazjonalną nie jest wiążący dla pracodawcy i nie musi on go uwzględnić. Wniosek o pracę zdalną nie musi zostać uwzględniony nawet w przypadku tych grup, co do których uwzględnienie wniosku o pracę zdalną „zwykłą” jest obowiązkowy (np. kobiet w ciąży). W tym wypadku nie ma także obowiązku określania regulaminu, zwrotu kosztów pracownikowi, ani zapewnienia mu niezbędnych narzędzi i materiałów. Poza tym kontrola pracy zdalnej (bhp, ochrony danych) zostaje przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem.
Konieczne jest jednak przyjęcie oświadczenia od pracownika o posiadanych przez niego warunkach do pracy zdalnej. Pracodawca musi również określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego.
Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej postarać się przygotować do nowych przepisów, które w dużej mierze mają uporządkować i uregulować sytuację, w której rynek pracowniczy znajduje się już od ponad dwóch lat. Trzeba być gotowym, bo termin wprowadzenia – zaczynająca się wiosna, zbliżający się weekend majowy – może już od razu teorii przepisów do praktyki przenieść choćby taką okazjonalną pracę zdalną. Ponadto nagromadzenie nowych przepisów, które wymagają podjęcia stosownych kroków (jak implementacja dyrektywy Omnibus, nowe przepisy o kontroli trzeźwości), od początku roku kalendarzowego narzuciły dość intensywne tempo dla każdego przedsiębiorcy.
[1] https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna—pytania-i-odpowiedzi
