Umowa prowizyjna za pozyskanie klienta – co warto wiedzieć o umowie agencyjnej?

Rozwój każdej firmy opiera się, między innymi, na pozyskiwaniu nowych klientów. Umowa agencyjna stanowi doskonały przykład zdobywania przez przedsiębiorcę nowych kontrahentów na wielu płaszczyznach jednocześnie, przy braku konieczności bezpośredniego zaangażowania się w ten proces. Dzięki umowie prowizyjnej agenci mogą pozyskiwać dla Twojej firmy kolejnych klientów, rozszerzając pole działania Twojego przedsiębiorstwa. Korzystać z takiego rozwiązania może w szczególności mniejsza firma, która nie dysponuje własnymi pracownikami, którzy mogliby obsłużyć klientów na większą skalę.

Jak to się jednak mówi – qui pro quo, czyli nie ma nic za darmo. Nie mam tu na myśli jedynie prowizji, jaką muszą otrzymywać agenci. W umowie agencyjnej należy pamiętać o nie tylko sposobie rozliczania się czy wysokości wynagrodzenia. Istnieje wiele aspektów charakterystycznych dla umowy prowizyjnej, na które należy uważać i pamiętać o nich. Przepisy są dość jasno określone i przy zawieraniu takiej umowy trzeba zachować ostrożność, gdyż swoboda na modyfikacje na potrzeby obydwu stron jest tu dość ograniczona. O czym zatem należy pamiętać? Na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy agencyjnej?

Czym jest umowa prowizyjna?

Przepisy umowy agencyjnej reguluje Kodeks cywilny, a dokładniej art. 758-764⁹. Zgodnie z treścią art. 758 §1 przez umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu.

Co istotne, do zawierania umów w imieniu dającego zlecenie oraz do odbierania dla niego oświadczeń agent jest uprawniony tylko wtedy, gdy ma do tego umocowanie (art. 758 §2). Czyli przy umowie prowizyjnej, gdzie stronami są przedsiębiorca oraz agent, nie można domyślnie przyjmować, że ten drugi ma prawo przyjmować oświadczenia i zawierać umowy w imieniu klienta (przedsiębiorcy). Agent musi posiadać do tego stosowny dokument pełnomocnictwa.   

Co w umowie agencyjnej należy umieścić – postanowienia umowne?

Umowa agencyjna nie musi być zawierana w formie pisemnej. Jej forma może być dowolna, również ustna, ale każda ze stron może żądać od drugiej pisemnego potwierdzenia treści umowy oraz postanowień ją zmieniających lub uzupełniających, a zrzeczenie się tego uprawnienia jest nieważne (art. 758²).

Niezależnie od formy, w umowie agencyjnej warto zawrzeć następującego postanowienia:

• określenie, co jest przedmiotem umowy, czyli ogólnie do czego zobowiązuje się agent, wobec kogo i jaki kształt ma mieć wynagrodzenie;
• szczegółowy zakres obowiązków/uprawnień agenta wobec zleceniodawcy;
• zakres obowiązków zleceniodawcy- w tym w zakresie dotyczącym współpracy z agentem oraz udzielania mu niezbędnych informacji;
• opis jak wygląda proces pozyskiwania klientów przez agenta;
• sposób i termin, w jakim zleceniodawca informuje agenta o zawarciu umowy z pozyskanym przez agenta klientem (jeśli agent nie ma uprawnienia do zawierania umów w imieniu zleceniodawcy);
• agent powinien zabezpieczyć sobie przekazywanie informacji przez zleceniodawcę o wysokości umówionego z klientem wynagrodzenia – na wypadek nieprzekazania takiej informacji w terminie warto zastrzec sobie karę umowną;
• dokładne omówienie do czego jest umocowany agent – tutaj może być właśnie zawarte umocowanie-pełnomocnictwo do np. zawierania umów w imieniu zleceniodawcy;
• podanie danych kontaktowych obydwu stron umowy;
• informacja na temat poufności – zgodnie z art. 760 KC każda ze stron zobowiązuje się do zachowania lojalności wobec drugiej, częstym jest jednak także dodawanie dodatkowych postanowień w tym zakresie- definiowanie, czym jest poufność, a także zastrzeżenie kary umownej na wypadek naruszenia tych postanowień;
• omówienie wynagrodzenia agenta – termin wystawienia faktury VAT, termin wypłaty wynagrodzenia, zwrot ewentualnych kosztów, jeśli pozyskanie czy też polecanie klienta wiązało się z dodatkowymi kosztami, a także, czy wynagrodzenie jest w formie prowizji czy stałego wynagrodzenia w danym miesiącu (ryczałtu) albo ma formę mieszaną;
• określenie czasu trwania umowy agencyjnej – czy na czas oznaczony czy nieoznaczony oraz sposób rozwiązania umowy agencyjnej.

Jakie są obowiązki agenta przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie?

Agent w działalności zgodnie z zawartą umową prowizyjną jest przedstawicielem przedsiębiorcy, więc jest on, w pierwszej kolejności, obowiązany do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa oraz lojalności wobec zleceniodawcy. Zgodnie z art. 760¹ §1 agent ma obowiązek w szczególności przekazywać wszelkie informacje mające znaczenie dla dającego zlecenie oraz przestrzegać jego wskazówek uzasadnionych w danych okolicznościach, a także podejmować, w zakresie prowadzonych spraw, czynności potrzebne do ochrony praw dającego zlecenie. Powyższy obowiązek nie może zostać wyłączony z umowy.

Tak jak wspomniałam, w zależności od ustaleń, jakie są zawarte w umowie, agent posiada, lub też nie, umocowanie do wykonywania czynności w imieniu przedsiębiorcy (zleceniodawcy). Może być to np.:

• zawieranie umów lub podejmowanie innych czynności prawnych;
• przyjmowanie w imieniu zleceniodawcy oświadczeń woli lub innych oświadczeń, w tym reklamacji;
• przyjmowanie w imieniu zleceniodawcy wynagrodzenia lub innych korzyści finansowych lub materialnych;

Przy reprezentowaniu przedsiębiorcy, agent ma obowiązek posługiwać się oficjalnymi dokumentami uzyskanymi od zleceniodawcy. Ponadto zobowiązuje się zachować w poufności wszelkie informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa.

W ramach zobowiązań umownych agenta można również wymienić:

• przedstawienie oferty handlowej przedsiębiorcy;
• negocjowanie warunków umów i zawarcie umowy (w przypadku odpowiedniego umocowania);
• poświadczenie posiadania stosownych kwalifikacji do świadczenia usług, których dotyczy umowa;
• w wypadku braku umocnienia do zawierania umów w imieniu zleceniodawcy – określenie sposobu i terminu, w jakim agent poinformuje przedsiębiorcę o zainteresowanym podjęciem kontaktu klientem.

W celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych warto, aby w umowie jasno wskazać, czy agent ma umocowanie do zawierania umów lub składania oświadczeń w imieniu zleceniodawcy i w jakim zakresie. Można przykładowo zezwolić agentowi na negocjowanie z klientem warunków umów, jednak zastrzec, że umowa musi zostać podpisana przez zleceniodawcę osobiście.

Jakie są obowiązki zleceniodawcy – uregulowanie zapłaty i obowiązek informacyjny?

Główne obowiązki zleceniodawcy określa art. 760² KC.  Zleceniodawca jest zobowiązany przekazywać agentowi dokumenty i informacje potrzebne do prawidłowego wykonania umowy oraz w rozsądnym czasie zawiadomić agenta o przyjęciu lub odrzuceniu propozycji zawarcia umowy oraz o niewykonaniu umowy, przy zawarciu jakiej agent pośredniczył lub którą zawarł w imieniu dającego zlecenie. Tutaj wszystko zależy od umocowania, jakie posiada agent. Ponadto zleceniodawca ma obowiązek zawiadomić agenta o tym, że liczba umów, których zawarcie przewiduje, lub wartość ich przedmiotu będzie znacznie niższa niż ta, której agent mógłby się normalnie spodziewać.  Co istotne – umowy agencyjne, które są sprzeczne z powyższymi postanowienia są nieważne. Przepisy nie wykluczają jednak możliwości doprecyzowania przepisów, w szczególności poprzez wskazanie terminów, w jakich zleceniodawca powinien powiadomić agenta o przyjęciu lub odrzuceniu możliwości zawarcia umowy.   

Zleceniodawca jest również zobowiązany do wypłacania agentowi wynagrodzenia na warunkach uzgodnionych w umowie. W wypadku, gdy agent nie ma umocowania do zawierania umów czy przyjmowania wynagrodzenia od klienta, zleceniodawca musi poinformować, w ustalonym w umowie terminie, o wystawieniu faktury VAT klientowi. Ma on także obowiązek zwrócić agentowi dodatkowe koszty (np. podróży służbowej), o ile tamten je wcześniej zgłosił.

Jak ustala się prowizję – od czego zależy wysokość wynagrodzenia za zlecenie i kiedy należy się ona agentowi?

Prowizja rozumiana jest jako wynagrodzenie, którego wysokość zależna jest od liczby i/lub wartości zawartych umów przez agenta. W wypadku, gdy nie została ona określona w umowie, należy się ona w wysokości zwyczajowo przyjętej w stosunkach danego rodzaju, w miejscu działalności prowadzonej przez agenta, a w razie niemożliwości określenia prowizji w ten sposób, należy mu się prowizja w odpowiedniej wysokości, która uwzględnia wszystkie okoliczności bezpośrednio związane z wykonaniem zleconych mu czynności przez przedsiębiorcę (art. 758¹).  Aby uniknąć konfliktów w zakresie ustalenia wysokości należnej prowizji zawsze należy określić zasady jej ustalania jak najbardziej szczegółowo. Zazwyczaj w umowach przyjmuje się odpowiedni procent z wartości zawartej umowy lub płatności uiszczanych przez klienta.

Kiedy agent może żądać prowizji?

• może jej żądać od umów zawartych w trakcie trwania umowy agencyjnej, o ile do ich zawarcia doszło w wyniku działań agenta lub jeśli zostały one zawarte z klientami pozyskanymi przez agenta poprzednio z umów tego samego rodzaju (art. 761 §1);
• gdy zostało mu przyznane prawo wyłączności w odniesieniu do oznaczonej grupy klientów lub obszaru geograficznego, a w czasie trwania umowy została bez udziału agenta zawarta umowa z klientem z tej grupy lub obszaru (art. 761 §2);
• już po rozwiązaniu umowy agencyjnej – jeśli spełnione są powyższe warunki, a propozycję zawarcia umowy dający zlecenie lub agent otrzymał od klienta przed rozwiązaniem umowy agencyjnej (art. 761¹ §1);
• już po rozwiązaniu umowy agencyjnej – o ile do zawarcia umowy z klientem doszło w przeważającej mierze w wyniku działalności agenta w okresie trwania umowy agencyjnej, a zarazem w rozsądnym czasie od jej rozwiązania (art. 761¹ §2).  

Jakie są natomiast terminy związane z nabywaniem prowizji?

• Kiedy nie ma odmiennego postanowienia w umowie agent nabywa prawo do prowizji z chwilą, w której dający zlecenie powinien był, zgodnie z umową z klientem, spełnić świadczenie albo faktycznie je spełnił, albo swoje świadczenie spełnił klient. Jednakże strony nie mogą umówić się, że agent nabywa prawo do prowizji później niż w chwili, w jakiej klient spełnił świadczenie albo powinien był je spełnić, gdyby dający zlecenie spełnił świadczenie (art. 761³ §1);
• termin wymagalności roszczenia o zapłatę prowizji stanowi upływający ostatni dzień miesiąca następującego po kwartale, w którym agent nabył prawo do prowizji (art. 761³ §2);
• dający zlecenie ma obowiązek złożyć agentowi oświadczenie zawierające dane o należnej mu prowizji nie później niż w ostatnim dniu miesiąca następującego po kwartale, w którym agent nabył prawo do prowizji (761⁵ §1).

Interesującym przypadkiem jest tzw. prowizja del credere, czyli otrzymana za odrębnym wynagrodzeniem. W umowie agencyjnej można zastrzec, że agent za odrębnym wynagrodzeniem, w uzgodnionym zakresie, odpowiada za wykonanie zobowiązania przez klienta. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, agent odpowiadałby za to, że klient spełni świadczenie. W wypadku niezachowania formy pisemnej poczytuje się umowę agencyjną za zawartą bez takiego zastrzeżenia. Co więcej odpowiedzialność agenta może dotyczyć tylko oznaczonej umowy lub umów z oznaczonym klientem, przy których zawarciu pośredniczył albo które zawarł w imieniu dającego zlecenie (art. 761⁷). Nie jest jednak dopuszczalne zawieranie umowy agencyjnej w taki sposób, że prowizja del credere byłaby jedynym wynagrodzeniem agenta. Jednocześnie, agent nie może żądać prowizji, gdy oczywiste jest, że umowa z klientem nie zostanie wykonana na skutek okoliczności, za które dający zlecenie nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli zaś prowizja została już agentowi wypłacona, podlega ona zwrotowi. Ustawa zastrzega przy tym, że postanowienie umowy agencyjnej mniej korzystne dla agenta jest nieważne.

Wypowiedzenie umowy agencyjnej – warunki i świadczenie wyrównawcze

W wypadku zawarcia umowy agencyjnej na czas nieoznaczony termin jej wypowiedzenia to na miesiąc naprzód w pierwszym roku, na dwa miesiące naprzód w drugim roku oraz na trzy miesiące naprzód w trzecim roku i następnych latach trwania umowy. Co ważne – ustawowe terminy wypowiedzenia umowy nie mogą być skracane, ale mogą zostać umownie przedłużone. O tyle, że termin ustalony dla dającego zlecenie nie może być krótszy niż termin ustalony dla agenta. Jeśli umowa nie stanowi inaczej, to termin jej wypowiedzenia upływa z końcem miesiąca kalendarzowego. Przepisy te mają również zastosowanie do umowy na czas oznaczony, gdy przekształciła się ona w umowę na czas nieoznaczony (art. 764¹).

Terminy wypowiedzenia nie chronią jednak strony, które nie wypełniają warunków umowy. Nawet jeśli umowa zawarta jest na czas oznaczony, to gdyby jedna ze stron w całości lub w znacznej części nie wypełniała obowiązków umowy (także w przypadku zaistnienia nadzwyczajnych okoliczności), umowę taką można wypowiedzieć bez zachowania terminów wypowiedzenia (art. 764²).

W wypadku rozwiązywania umowy strony mogą, w formie pisemnej pod rygorem nieważności, ograniczyć działalność agenta mającą charakter konkurencyjny na okres po rozwiązaniu umowy agencyjnej. Nie być to na dłuższy okres niż 2 lata od rozwiązania umowy (art. 764⁶). Ograniczenie jest ważne, jeżeli dotyczy grupy klientów lub obszaru geograficznego, objętych działalnością agenta, oraz rodzaju towarów lub usług stanowiących przedmiot umowy.

W kontekście rozwiązania umowy agencyjnej warto wspomnieć również o świadczeniu wyrównawczym, którego może żądać agent od dającego zlecenia już po upływie terminu tejże umowy. Może on wysunąć takie żądanie, jeśli w czasie trwania umowy pozyskał nowych klientów lub doprowadził do istotnego wzrostu obrotów z dotychczasowymi klientami, a dający zlecenie nadal by czerpał znaczne korzyści z umów z tymi klientami. W treści KC przywołane zostają względy słuszności, które miałby decydować czy takie roszczenie faktycznie przysługuje agentowi. Oznacza to, że należy wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności, a zwłaszcza utratę przez agenta prowizji od umów zawartych przez dającego zlecenie z tymi klientami (art. 764³ §1). Takie świadczenie nie może przekroczyć wysokości wynagrodzenia agenta za jeden rok, obliczonego na podstawie średniego rocznego wynagrodzenia uzyskanego w okresie ostatnich 5 lat.

Kiedy natomiast świadczenie wyrównawcze na pewno nie będzie przysługiwało agentowi (art., 764⁴)?

• Jeżeli dający zlecenie wypowiedział umowę na skutek okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi agent, usprawiedliwiających wypowiedzenie umowy bez zachowania terminów wypowiedzenia;
• jeżeli agent wypowiedział umowę – z wyjątkiem sytuacji, gdy wypowiedzenie jest uzasadnione okolicznościami, za które odpowiada dający zlecenie, albo jest usprawiedliwione wiekiem, ułomnością lub chorobą agenta, a względy słuszności nie pozwalają domagać się od niego dalszego wykonywania czynności agenta;
• jeżeli za zgodą dającego zlecenie agent przeniósł na inną osobę swoje prawa i obowiązki wynikające z umowy.

Należy jednak podkreślić, że kwestie związane z wynagrodzeniem dla agenta po zakończeniu obowiązywania umowy często są wprost regulowane przez strony w umowie. W szczególności strony umowy określają jak długo oraz w jakiej wysokości należne jest wynagrodzenie po zakończeniu umowy- co dotyczy oczywiście klientów pozyskanych przez agenta jeszcze w trakcie trwania umowy.

O czym należy pamiętać w 2025 r.?

Zawierając umowę agencyjną, warto pamiętać, że mimo pozornie dużej swobody, jest to stosunek prawny ściśle regulowany przepisami Kodeksu cywilnego. Kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie obowiązków obu stron – zarówno agenta, jak i dającego zlecenie. Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestie umocowania, wynagrodzenia, ustaleń co do formy prowizji oraz formy i terminu rozwiązania umowy agencyjnej. Nie można też zapominać o obowiązkach informacyjnych oraz o możliwości dochodzenia świadczenia wyrównawczego przez agenta po rozwiązaniu umowy. Wszystkie postanowienia warto zawrzeć w formie pisemnej lub dokumentowej, nawet jeśli nie jest ona obowiązkowa – dla celów dowodowych i uniknięcia nieporozumień. Co istotne, niektóre przepisy są bezwzględnie obowiązujące i nie mogą być modyfikowane przez strony. Najlepiej skonsultować treść umowy agencyjnej z wykwalifikowanym prawnikiem.