Szkolenia RODO – dokształcanie i poszerzanie wiedzy o ochronie danych osobowych wśród pracowników – są coraz częstszą praktyką wśród pracodawców. Powoli mija 7 rok obecności RODO i wielu przedsiębiorców doskonale rozumie już wagę, a zarazem funkcjonalność unijnego rozporządzenia. RODO przestaje być dla firm niechcianym przymusem, a powoli zamienia się w użyteczne narzędzie, które pozwala dbać o bezpieczeństwo i wizerunek własnej firmy. Zapoznanie z procedurami bezpieczeństwa, rodzajami zagrożeń, sposobami reakcji na nie okazuje się być czymś prawdziwie użytecznym w codziennym życiu przedsiębiorstwa. Każdy pracodawca powinien zatem zatroszczyć się o skuteczną profilaktykę w postaci szkoleń RODO, które może poprowadzić dla niego inspektor ochrony danych osobowych czy też zewnętrznie wynajęty specjalista. Prawdziwie nowoczesny biznes jest świadomy zagrożeń i przepisy rozporządzenia 2016/679 traktuje jako skuteczną ochronę przeciwko nim. Nie ma tu znaczenia czy jest to hotel, restauracja, placówka medyczna czy agencja pracy tymczasowej – obecnie nie sposób jest prowadzić interesu nie zbierając i przetwarzając przy tym danych osobowych.
Administrator, właściciel, ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo przetwarzanych danych w firmie i uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze wdraża on odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i aby móc to wykazać (art. 24 ust. 1 RODO). W ramach środków organizacyjnych mieści się właśnie obowiązek przeszkolenia pracowników zgodnie z aktualnymi przepisami. Zapewnienie zgodności działań pracowników z aktualną polityką ochrony danych osobowych pozwoli zminimalizować ryzyko wystąpienia naruszenia, a w następstwie uniknąć kar finansowych. Budowanie świadomości u pracowników w tematyce bezpieczeństwa danych osobowych jest bardzo istotne, ponieważ jak pokazują badania UODO czy Związku Firm Ochrony Danych Osobowych głównym źródłem naruszenia danych jest źródło wewnątrz przedsiębiorstwa, a dochodzi do naruszenia zwykle przez nieuwagę lub zwyczajny nieumyślny błąd.
Szkolenia RODO mogą być prowadzone przez inspektora ochrony danych (IOD), o ile firma posiada go u siebie. Możliwe jest także wynajęcie w tym celu specjalistów z zewnątrz, jak np. wykwalifikowanych prawników. Kancelaria Pałucki & Szkutnik posiada w swoich szeregach osoby pełniące już funkcje inspektorów ochrony danych w różnych placówkach oraz mające doświadczenie w prowadzeniu takich szkoleń w przedsiębiorstwach. Dodam tutaj jeszcze, że zgodnie z art. 39 RODO, inspektor ochrony danych pełniący swoją rolę w firmie wspiera w istotny sposób w polityce ochrony danych administratora i do jego zadań należy przeprowadzenie takich szkoleń lub ewentualnie zorganizowanie ich poprzez jednostkę zewnętrzną.
W celu przeprowadzenia skutecznego, a zatem takiego, które przyniesie wymierne efekty w firmie, szkolenia RODO, konieczne będzie wcześniejsze przeprowadzenie audytu. Zbadanie pod kątem RODO działania przedsiębiorstwa pomoże skutecznie dobrać potrzebne tematy, które warto będzie poruszyć podczas szkolenia. Dzięki temu prowadzący mogą zorientować się od razu, gdzie konieczna jest natychmiastowa interwencja w ramach polityki bezpieczeństwa RODO, a przede wszystkim poznaje on struktury działania firmy i skuteczniej będzie mógł dostosować treść szkolenia. Audyt stanowi tutaj kluczowe działanie, ponieważ szkolenie RODO nie zamyka się w sztywnych ramach jednakowych operacji przeprowadzanych w każdej firmie tak samo. Pierwszym warunkiem prowadzącym do skutecznego zabezpieczenia firmy jest dopasowanie materiałów szkoleniowych do potrzeb przedsiębiorstwa oraz określenie, które działy, grupy pracowników wymagają osobnego szkolenia.
Oczywiście podczas szkolenia zostają omówione wspólne wszystkim podstawy, jak np.:
Głównym celem, które prowadzący szkolenie RODO chce zrealizować, jest zwiększenie świadomości w tematyce ochrony danych osobowych w firmie. Aby to osiągnąć konieczne jest indywidualne podejście, to znaczy poznanie zespołu i jego potrzeb, ujednolicenie stosowanych w firmie praktyk czy wspólna wymiana doświadczeń. Konieczne jest uświadomienie, że błędy się zdarzają, a przypadku bezpieczeństwa danych najważniejsze będzie zachowanie się pracownika, kiedy do naruszenia danych dojdzie. Rozliczalność stanowi tu podstawę, gdyż wzajemna pomoc w przestrzeganiu przepisów ułatwi całemu zespołowi drogę do stworzenia bezpiecznego środowiska w kontekście RODO. Dobry zespół, to zgrany zespół, więc integracja również odgrywa kluczową rolę – stworzenie miejsca pracy, gdzie jak najszybsze przyznanie się do popełnienia błędu (np. kliknięcia w niechciany link czy wysłania poufnego maila na błędny adres) pozwoli zminimalizować straty. Szybka reakcja na incydent jest najskuteczniejszym pierwszym działaniem, jakie można podjąć w takim wypadku. Tutaj staje się bardzo istotne omówienie działań, jakie koniecznie trzeba podjąć. Opracowanie schematu, który będzie gotowy i znany wszystkim pracownikom, to fundament w systemie ochrony danych osobowych.
Dzięki audytowi oraz zapoznaniu się ze specyfiką firmy prowadzący kurs stosowania RODO mogą na konkretnych przykładach, które są charakterystyczne dla danej branży, omówić zagrożenia – jaką drogą może dojść do naruszenia (ransomware, przejęcie konta, blackmailing, disinformation, phishing, podszywanie się itd.). Dzięki przykładom charakterystycznym np. dla branży hotelowej, pracownicy placówki hotelarskiej mogą łatwiej zrozumieć cały proces: omówienie, czym są dane osobowe przetwarzane w hotelu, jak przebiega takie przetwarzanie, a następnie właśnie okoliczności, w jakich może dojść do naruszenia ochrony danych. Wzajemna współpraca i opracowanie wspólnych schematów postępowania sprawia, że tworzy się ustalona droga postępowania w razie incydentu, co ułatwia i przyspiesza odpowiednią reakcję.
Docelowo warsztaty z RODO powinno zostać przeprowadzone dla wszystkich pracowników firmy. Przeprowadzony wcześniej audyt pomaga określić, czy należy przeprowadzić je całościowo czy też sektorowo, dla poszczególnych działów. Zależy to, między innymi, od wielkości firmy oraz specyfiki działalności.
W przygotowaniu pracowników do zarządzania sytuacją incydentu naruszenia danych, pomaga także omówienie analizy ryzyka, której dokonanie leży w obowiązkach administratora. Wspólne omówienie wybranych ryzyk pozwoli odpowiednio przygotować zespół i oswoić go z tematyką przetwarzania i ochrony danych. Omawiane są przykładowo ryzyka związane z:
Podkreślę, że na szkoleniu nie jest przygotowywana analiza ryzyka dla danej firmy. Taką dokumentację przygotowuje samodzielnie administrator danych. Administratorom nie są też narzucane określone środki i procedury w zakresie bezpieczeństwa. Administrator ma autonomicznie (ewentualnie z pomocą IOD-a) przeprowadzić analizę prowadzonych procesów przetwarzania danych osobowych w organizacji i na tej podstawie przygotować ocenę ryzyka. Następnie powinien zastosować odpowiednie środki i procedury dla dokonanej przez siebie oceny. Szkolenie ma pomóc administratorowi i całej firmie w zrozumieniu koniecznych zasad RODO, nauczeniu się rozpoznawania oraz unikania naruszeń, a wreszcie zaznajomienia się z procedurami wewnętrznymi, które następują po ewentualnym rozpoznaniu naruszenia. Zatem reasumując – pomaga jak najlepszemu przygotowaniu zespołu w kontekście aktualnych przepisów o ochroną danych osobowych.
W przekazywanych informacjachpodczas szkolenia RODO dla pracowników często uwidacznia się znaczenie, jakie może mieć inspektor ochrony danych dla sprawnej polityki bezpieczeństwa. Rola IOD-a wiąże się przede wszystkim z pozycją eksperta w obszarze ochrony danych osobowych, która może być wykorzystywana przez administratora danych osobowych i pracowników w różnoraki sposób:
Z osobą inspektora ochrony danych wiąże się reakcja na choćby podejrzenie zajścia naruszenia, jeśli tylko firma posiada u siebie IOD-a. To do niego w pierwszej linii mają udać się pracownicy, kiedy dojdzie do naruszenia danych lub też mają takie podejrzenie – o czym są informowani właśnie podczas szkolenia. Funkcją IOD jest tutaj zatem pośredniczenie pomiędzy przedsiębiorstwem a organem nadzorczym.
Aby szkolenie było skuteczne, koniecznie jest:
Nie ma większego znaczenia czy szkolenie odbywa się online czy stacjonarnie. Oczywiście kluczowa będzie wielkość grupy, gdyż z pewnością dla większej grupy pracowników łatwiej i sensowniej jest zorganizować szkolenie w siedzibie firmy.
Szkolenia RODO to inwestycja, która przynosi korzyści nie tylko firmie, ale również jej pracownikom i klientom. Regularna edukacja w zakresie ochrony danych osobowych pomaga zrozumieć przepisy, wdrożyć skuteczne procedury i minimalizować ryzyko naruszeń, które mogą prowadzić do kar finansowych czy utraty reputacji.
