W 2025 r., mając na uwadze zapowiadane zmiany prawne, coraz więcej przedsiębiorców obawia się spraw, w których współpracownik postanawia wystąpić przeciwko pracodawcy z żądaniem ustalenia istnienia stosunku pracy. Błędna kwalifikacja prawna współpracy pomiędzy przedsiębiorcą a współpracownikiem może mieć kosztowne konsekwencje dla tego pierwszego. Nie ma znaczenia tutaj czy złamanie przepisów wynika z braku ich znajomości, pomyłki czy też umyślnego działania. Co więcej sprawy nie rozwiązuje wcale sytuacja, w której pracodawca umawia się z pracownikiem i za jego wiedzą umowa cywilnoprawna przybiera w rzeczywistości kształt umowy o pracę.
Jakie działania pracodawca powinien podejmować, żeby zminimalizować ryzyko pozwu? Na co powinno się zwrócić uwagę i co koniecznie wiedzieć przy ustalaniu stosunku pracy? Czym przede wszystkim różni się umowa o pracę a umowa cywilnoprawna? O tym o innych aspektach sprawy o ustalenie istnienia stosunku pracy postaram się opowiedzieć w poniższym tekście.
Podstawą prawną dla ustalania umowy o pracę z pracownikiem jest Kodeks pracy. To on definiuje stosunek pracy, wskazuje obowiązki pracodawcy oraz pracownika. Natomiast stosunek cywilnoprawny wiąże się z podpisaniem umowy, którą regulują przepisy Kodeksu cywilnego. Jak to wygląda na przykładzie konkretnych przepisów?
Istnienie stosunku pracy reguluje art. 22 §1 k.p. Aby odpowiedzieć na pytanie czy wykonywana praca stanowi stosunek pracy, koniecznie należy wykazać czy jest nią:
Zatrudnienie na takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy (art. 22 §11).
ZAPAMIĘTAJ, że nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, które zostały wymienione powyżej (art. 22 §12).
Natomiast w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony na podstawie innej umowy niż umowa o pracę, czyli umowy cywilnoprawnej, to wtedy regulującymi ją przepisami jest Kodeks cywilny. Umowa cywilnoprawna może mieć przykładowo kształt umowy o dzieło, zlecenia, może być także umową zawieraną pomiędzy przedsiębiorcami (B2B). Mając na uwadze, że zazwyczaj taka umowa opiera się w znacznej mierze o przepisy dotyczące zlecenia to moja analiza będzie dotyczyć właśnie tych przepisów. Przepisy mówiące na temat umowy zlecenia stanowią art. 734 do 751 kodeksu cywilnego. Umowa zlecenie polega na tym, że przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 §1). Kodeks zezwala na to, aby umowa zlecenie nie wiązała się z wynagrodzeniem dla wykonującego to zlecenie, ale podkreśla, że jeśli umowa nie mówi inaczej, ani nie wynika tak z okoliczności, to za wykonanie zlecenie należy się wynagrodzenie zgodne z taryfą lub odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 §1 i 2). Co do zasady zatem, jeśli nie umówiono się inaczej, zlecenie ma charakter odpłatny.
Przepisy wyraźne podkreślają też sposób rozliczania się za wykonane zlecenie. Jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki (art. 743). Natomiast wynagrodzenie za wykonane zlecenie należy się należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z zawartej z pracodawcą umowy lub z przepisów szczególnych (art. 744).
Podstawowymi różnicami pomiędzy umową o pracę a umową zlecenia, czy też w ogóle umową cywilnoprawną są:
| PRZYKŁAD: Pan Paweł, informatyk, wykonuje swoją pracę dla ogólnopolskiej firmy handlowej. W tym wypadku na podstawie umowy z pracodawcą pracownik zobowiązuje się do wykonywania zleceń w siedzibie firmy w godzinach 9 do 17. Takie podporządkowanie się świadczy wyraźnie o warunkach stosunku pracy wymienionych art. 22 §1, co oznacza, że bez względu na nazwę umowy pan Paweł jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę i pracodawca musi spełnić wszystkie warunki z tym związane. |
Pozew ze strony współpracownika jest czymś, czego z pewnością każdy pracodawca chciałby uniknąć. Ten związany z ustaleniem istnienia stosunku pracy wiąże się nie tylko z koniecznością poniesienia kosztów procesowych czy niebezpieczeństwem negatywnej opinii na rynku pracy, ale również z prawdopodobieństwem wypłacenia roszczeń powodowi. Co do wartości przedmiotu sporu – pracownik może w szczególności wystąpić przeciwko pracodawcy o wynagrodzenie za nadgodziny, może żądać udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego, a pracodawca musi wówczas wypełnić zaległe zobowiązania wobec takiego pracownika. Uznanie umowy cywilnoprawnej za umowę o pracę powoduje także konieczność opłacenia zaległych składek ZUS . Na co przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę, aby uniknąć wytoczenia pozwu o ustalenie stosunku pracy i późniejszych problemów związanych z nieprawidłową konstrukcją umowy?
Kluczowe dla pracodawcy jest prawidłowe skonstruowanie umowy tak, aby podpisując z pracownikiem umowę cywilnoprawną, unikać jakichkolwiek elementów typowych dla umowy o pracę. Oto kilka wskazówek, jakie można zastosować:
PAMIĘTAJ, że to nie nazwa umowy jest decydująca, ale charakter podpisanej umowy!
Ciężar udowodnienia istnienia stosunku pracy spoczywa powodzie, czyli na współpracowniku, który składa pozew do sądu. Pracodawca musi jednak pamiętać, jak ważne jest, żeby zadbał o stosowne udokumentowanie swoich działań, gdyż w ten sposób łatwiej będzie mu udowodnić wypełnienie obowiązków ze swojej strony.
Nieco problematyczny może okazać się fakt, że pomimo wyraźnych różnic pomiędzy rodzajami stosunków prawnych, nie zawsze daje się je łatwo rozróżnić.
Z powyższego wynika, że niekiedy o rozróżnieniu umowy cywilnoprawnej od umowy o pracę mogą decydować niuanse, a kwalifikacja może nastręczać trudności. Z tego względu ważne jest, aby sformułować umowę odpowiednio, tj. z uwzględnieniem przedstawionych przeze mnie w niniejszym artykule zasad, a w razie wątpliwości skonsultować się z prawnikiem.
Od 1 czerwca 2025 r., wraz z ustawą o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadzono zmiany do art. 48 ustawy prawo przedsiębiorców, które wprowadzają możliwość niezapowiedzianych kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Kary grzywny za nieprawidłowe ustanowienie stosunku pracy mogą wynieść do 30 tys. zł (art. 281 §1 k. p.). Warto, aby każdy przedsiębiorca przygotował się na taką sytuację – jak to zrobić?
Na marginesie należy dodać, że w wykazie prac Rady Ministrów pojawiły się założenia projektu, zgodnie z którym Państwowa Inspekcja Pracy ma uzyskać możliwość zmieniania umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę na podstawie decyzji administracyjnej[1]. Na dzień pisania tego artykułu nie poznaliśmy jeszcze treści proponowanej ustawy, stąd nie wiadomo, jakie będą przesłanki zastosowania tego typu narzędzia przez PIP.
[1] https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy-o-panstwowej-inspekcji-pracy-oraz-niektorych-innych-ustaw
Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat pozwu o ustalenie istnienia stosunku pracy.
Zgodnie z art. 186 Kodeksu postępowania cywilnego pracownik może złożyć pozew o ustalenie istnienia związania z pracodawcą stosunkiem pracy dopóki ma w tym interes prawny – nie ma zatem ograniczenia czasowego.
Kiedy pracownik wygra proces może mu przysługiwać odszkodowanie między innymi za okres wypowiedzenia (gdy pracodawca rozwiązał umowę), za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę, za pracę w godzinach nadliczbowych, za nie wydanie świadectwa pracy w terminie czy ekwiwalent za urlop.
Pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy nie ulega przedawnieniu (art. 186 k.c.), za to przedawnieniu mogą ulec roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 §1 k.p.).
Wypłata zaległego wynagrodzenia przysługuje pracownikowi po korzystnym dla niego wyroku sądu w terminie od dnia, w którym stało się ono wymagalne. Roszczenie po 3 latach ulega przedawnieniu (art. 291 §1 k.p.).
Inspektor pracy może, np. w wyniku kontroli PIP, wnieść pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy (art. 10, ust. 1 pkt 11 i art. 33 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIP). Może też za zgodą osoby zainteresowanej uczestniczyć w postępowaniu przed sądem pracy. Co więcej samo wniesienie powództwa nie wymaga zgody osoby, na rzecz której inspektor pracy występuje.
Współpraca z kancelarią prawną, rozpoczęta nie w akcji ratunkowej tuż przed kontrolą PIP, ale już o wiele wcześniej pozwoli przygotować i przede wszystkim zabezpieczyć firmę na wypadek ewentualnych konfliktów z pracownikami lub problemów z inspektorem pracy. Dobry prawnik stanowi nie tylko solidne wsparcie przy audytach umów, ale pozwoli również wdrożyć odpowiednio wcześnie politykę zatrudniania zgodną z obecnymi przepisami. Ostatecznie wsparcie przy kontroli PIP przy reprezentacja w sądzie pracy będzie tym skuteczniejsza, gdy zajmie się nią prawnik znający dobrze realia Twojej firmy. Kancelaria pomoże również w organizacji szkoleń w Twojej firmie oraz będzie stanowić nieodzowną pomoc przy przygotowywania ugód czy podczas negocjacji z pracownikami. Warto zainwestować, aby zminimalizować późniejsze ryzyko finansowe.
Potrzebujesz pomocy prawnej związanej z tematem tego artykułu? Chcesz przekonać się czy będziemy potrafili Ci doradzić? Skontaktuj się z nami lub umów na bezpłatną wstępną konsultację online!
