Agencja pracy tymczasowej w 2025 r. – jak uzyskać wpis do rejestru agencji zatrudnienia i działać legalnie?

Sytuacja prawna agencji zatrudnienia w Polsce w 2025 r. jest naznaczona przede wszystkim ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Te nowe przepisy weszły w życie 1 czerwca 2025 r. i choć regulują w dużej mierze kwestię organizacyjno-techniczne, to również ogólnie porządkują temat agencji zatrudnienia.

W obrębie agencji zatrudnienia mieści się kilka tematów wartych poruszenia – właśnie powierzanie pracy cudzoziemcom, pośrednictwo pracy dla obywateli Polski oraz UE czy też zasady działania agencji pracy tymczasowej. Zmiany w przepisach podkreślają także różnicę pomiędzy agencją zatrudnienia a outsourcingiem, którego w szczególności niezgodna z przepisami forma – tzw. outsourcingu pracowniczego – stanowi nadużywanie uprawnień agencji bez spełnienia jej podstawowych obowiązków.

Jak zatem powinna wyglądać działalność w zakresie pośrednictwa pracy, aby agencja zatrudnienia robiła to legalnie? Czym będzie różnić się od praktyk outsourcingowych? Jakie obowiązki należy spełnić? Jakie warunki należy spełnić, żeby legalnie powierzać pracę cudzoziemcom?

Czym jest agencja zatrudnienia i jak legalnie ją założyć?

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia definiuje agencje zatrudnienia w bardzo prosty sposób, mianowicie są nimi tylko te podmioty, które zostały wpisane do rejestru agencji zatrudnienia. Wpisanie do KRAZ jest konieczne, gdy działalność gospodarcza odbywa się w zakresie:

1. pośrednictwa pracy, czyli udzielania pomocy bezrobotnym, poszukującym pracy i osobom niezarejestrowanym, w tym osobom biernym zawodowo, w uzyskaniu zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz pracodawcom pomocy w pozyskaniu kandydatów do pracy (art. 81 ust. 1);
2. skierowania osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych;
3. kierowania cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium RP;
4. gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych;
5. pracy tymczasowej, która polega na zatrudnianiu i kierowaniu pracowników oraz osób niebędących pracownikami do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, na zasadach określonych w przepisach o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Legalne działanie wymaga wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, czyli KRAZ. Wpisu dokonuje się na podstawie wniosku o wpis do rejestru agencji zatrudnienia, który składa zainteresowany podmiot. Konieczne do złożenia prawidłowego wniosku jest:

• złożenie wniosku w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego;
•  opłata 1000 zł za wpis lub dokonaną zmianę we wpisie.

Składany wniosek musi zawierać (art. 309 ust. 2):

• nazwę podmiotu, a gdy wniosek składa przedsiębiorca jako: osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (imię i nazwisko oraz nazwę firmy), wspólnik spółki cywilnej (imiona i nazwiska, nazwę firmy i nazwę wspólników);
• adres do doręczeń elektronicznych i adres siedziby podmiotu ubiegającego się o wpis lub stałego miejsca wykonywania działalności tego podmiotu oraz adresy lokali, w których miałaby być świadczone usługi agencji zatrudnienia;
• oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności;
• określenie rodzaju świadczonych usług: pośrednictwo pracy, praca tymczasowa;
• informacje o świadczeniu pośrednictwa pracy w zakresie wykonywania wyłącznie usługi gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych;
• numer NIP;
• numer w KRS lub informację o wpisie do CEIDG.

Podmiot, który zamierza prowadzić agencję zatrudnienia musi załączyć do wniosku dowód wniesienia opłaty, zaświadczenie o braku zaległości m.in. podatkowych czy z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (art., 307 ust. 1 pkt 1 i 2), zaświadczenie o niekaralności oraz stosowne oświadczenie o treści:

„Oświadczam, że znane mi są i spełniam warunki prowadzenia agencji zatrudnienia odpowiednio w zakresie pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej określone w ustawie z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia” (art. 309 ust. 3).

Marszałek województwa dokona wpisu podmiotu do rejestru agencji zatrudnienia w terminie do 14 dni od dnia wpływu wniosku.

Jakie są warunki, aby agencja pracy mogła powierzać pracę cudzoziemcom? 

Wprowadzone w czerwcu przepisy wniosły bardzo istotną zmianę w kontekście możliwości powierzania pracy cudzoziemcom przez agencje zatrudnienia. Chodzi tu o 2-letni okres karencji, który wyjaśnia art. 305 ust, 3. Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 6 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej), jest odtąd możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i uprzedniego świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej obywatelom Rzeczpospolitej Polskiej lub UE.

A zatem:

• wszystkie agencje zatrudnienia, które zostały założone po 1 czerwca 2025 r. muszą spełnić powyższy 2-letni okres karencji, aby móc powierzać pracę cudzoziemcom;
• wszystkich agencje, które istniały jeszcze przed 1 czerwca 2025 r., okres 2-letniej karencji nie dotyczy, ale tylko wtedy, jeśli przed wskazaną datą faktycznie świadczyły usługi pracy tymczasowej oraz pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców.

Przypomnę, że zmiana wpisu jest również płatna, a opłata wynosi 1000 zł.

Agencja zatrudnienia w ramach świadczonej usługi kierowania cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej może kierować cudzoziemców wyłącznie bezpośrednio do tych podmiotów. Ponadto skierowanie cudzoziemca przez agencję zatrudnienia do podmiotu, o którym mowa w ust. 1, powierzającego wykonanie odpowiedniego zatrudnienia lub inną pracę zarobkową cudzoziemcowi, odbywa się na podstawie pisemnej umowy zawartej między agencją zatrudnienia a tym cudzoziemcem (art. 337 ust. 1 i 2). Przed podpisaniem umowa musi zostać przedstawiona cudzoziemcowi w języku dla niego zrozumiałym. Agencja musi poinformować cudzoziemca na piśmie:

• w języku zrozumiałym dla cudzoziemca o zasadach dotyczących wjazdu, pobytu i pracy cudzoziemców na terytorium RP;
• o tych samych zasadach informuje również podmiot, do którego cudzoziemiec jest kierowany do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej.

Czym różni się agencja pracy tymczasowej od outsourcingu usług?

Zgodnie z obowiązującym prawem dostarczanie pracowników innym firmom możliwe jest tylko i wyłącznie przez agencje zatrudnienia, czyli podmioty będące wpisane do KRAZ. Wtedy zastosowanie ma specjalna ustawa o pracownikach tymczasowych. Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. przepisy szczególnie podkreślają problem firm, które nie mają statusu agencji zatrudnienia, a jednocześnie działają na podobnej zasadzie – korzystając z praw i przywilejów, jednak nie wypełniając obowiązków. Tzw. outsourcing pracowniczy omija przepisy, które dotyczą agencji pracy tymczasowych, aby dostarczać innym przedsiębiorstwom pracowników w sposób nielegalny. 

Model outsourcingu – jedyny, jaki jest dopuszczalny, czyli outsourcing procesowy – polega na dostarczaniu klientom konkretnej usługi, jednak sami kontraktorzy-pracownicy, którzy ją wykonują, są zatrudniani przez firmę outsourcingową i nie muszą mieć nawet w ogóle kontaktu z firmą zlecającą realizację usługi. Ustawa przewiduje karę grzywny w przypadku kierowania cudzoziemca do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej. Kto, bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia prowadzi agencję zatrudnienia, świadcząc usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, podlega karze grzywny od 3000 zł do 100 000 zł (art. 362 ust. 1).

Agencja zatrudnienia jako działalność regulowana – kiedy odmawia się wpisu do rejestru?

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadziła przepisy określające okoliczności, w których podmiot nie może zostać wpisany do Krajowego rejestru agencji zatrudnienia. Dzieje się tak, kiedy podmiot ubiegający się o taki wpis:

• posiada zaległości np. podatkowe, zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy;
• posiada zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne;
• jest podmiotem, w imieniu lub na rzecz którego działają lub działały osoby zarządzające tym podmiotem lub go reprezentujące ukarane m.in. prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 362–367 (przepisy karne, dział XII), skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń lub prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 84 ust. 1–12 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskie (przepisy karne tejże ustawy);
• jest podmiotem, w stosunku, do którego została otwarta likwidacja lub ogłoszono jego upadłość;
• został wykreślony z rejestru agencji zatrudnienia w przypadkach, o których mowa w art. 315 ust. 1 pkt 4–9 (wykreślenie przez marszałka województwa);
• wydano wobec niego prawomocne orzeczenie zakazujące wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
• jest podmiotem wpisanym do rejestru agencji zatrudnienia, który ponownie wystąpił z wnioskiem o dokonanie wpisu do rejestru;
• jest podmiotem, który wystąpił z wnioskiem o dokonanie wpisu do rejestru agencji zatrudnienia po stwierdzeniu przez Państwową Inspekcję Pracy prowadzenia przez ten podmiot usług agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia;
• nie posiada lokalu, w którym są świadczone usługi, w przypadku usług wskazanych w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. a i b oraz pkt 2 (świadczenia usługi powierzenia pracy lub usługi pracy tymczasowej).

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat działalności agencji zatrudnienia oraz wpisu do KRAZ.

Czym jest Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia? 

Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia (KRAZ) jest publicznym rejestrem podmiotów, które posiadają certyfikat uprawniający do prowadzenia usług pracy tymczasowej czy pośrednictwa pracy, w tym świadczenia usług na rzecz cudzoziemców. Tego typu działalność jest działalnością regulowaną i wymaga uprzedniego spełnienia szeregu wymogów prawnych – rejestr uwidacznia te podmioty, które wypełniają właściwe obowiązki. 

Co musi zawierać wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia?

Wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia musi zawierać szereg danych, które dokładnie wymienia art. 309 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, a są to między innymi: dane podmiotu składającego wniosek, oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności,  informację o świadczeniu pośrednictwa pracy, dowód wniesienia opłaty czy specjalne oświadczenie, m.in. o niekaralności. 

Jaka jest opłata za wpis do rejestru agencji zatrudnienia? 

Opłata za wpis do rejestru agencji zatrudnienia wynosi 1000 zł i, co ważne, opłata w tej samej wysokości jest należna również za zmianę wpisu.

Co jest potrzebne do założenia agencji pracy tymczasowej?

Do założenia agencji pracy tymczasowej konieczny jest m.in. wpis do KRAZ. Warunki jego uzyskania określa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, a dokładnie art. 309-312, natomiast art. 314 określa, kiedy marszałek odmawia wpisu. 

Jaka jest różnica pomiędzy agencją zatrudnienia a agencją pracy tymczasowej? 

Agencja zatrudnienia jest pojęciem szerszym, obejmującym zarówno podmioty, które świadczą usługę pracy tymczasowej, jak i usługi pośrednictwa pracy. Agencja pracy tymczasowej jest podmiotem, który stricte świadczy tego typu usługi.

Pomoc prawna dla agencji zatrudnienia

Kancelaria prawna nie jest pomocna agencjom zatrudnienia tylko i wyłącznie w wypadku zaistnienia problemów lub podczas przeprowadzanych kontroli – ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadziła od 1 czerwca 2025 r. możliwość niezapowiedzianych kontroli oraz kontroli krzyżowych Państwowej Agencji Pracy oraz Straży Granicznej. Kancelaria posiadająca odpowiednie kwalifikacje w tematyce pracy tymczasowej oraz agencji zatrudnienia jest przede wszystkim pomocna w stałej obsłudze podmiotów, które prowadzą taką działalność. Podwyższone w ustawach kary grzywny za naruszone przepisy są stanowczo wystarczająco wysokie, aby opłacało się zainwestować w profesjonalną obsługę prawną zamiast czekać na kłopoty. Powiedzmy tylko, że przykładowo karą nawet do 100 000 zł ukarany zostanie:

• podmiot, który prowadzi agencję zatrudnienia, świadcząc usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, bez wpisu do KRAZ;
• podmiot, który świadczy usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, nie spełniając warunku, o którym mowa w art. 305 ust. 3 – czyli 2-letniego kresu karencji lub złożenia odpowiedniego w tej kwestii wniosku.

Karą do 30 000 zł zostaną przykładowo objęte podmioty, które:

• świadczą usługi, o których mowa w art. 305 ust. 2 lub art. 306 i nie przestrzegają zakazu dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne, światopogląd lub ze względu na przynależność związkową;
• świadcząc usługę, o której mowa w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. b, nie kierują cudzoziemca do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej bezpośrednio do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub nie zawiera z cudzoziemcem umowy, o której mowa w art. 337 ust. 2.

Nie zapominajmy również o szeregu innych przepisów, których naruszenie może grozić poważnymi karami, jak np. RODO.