Nowe obowiązki pracodawców w zakresie jawności wynagrodzeń – unijna dyrektywa a nowelizacja kodeksu pracy od grudnia 2025 r.

Temat jawności i równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn jest żywo dyskutowany już od kilku lat, w szczególności od 10 maja 2023 r., kiedy to została przyjęta dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970).  Budzi emocje nie tylko u pracowników, ale również u pracodawców. Właśnie u tych drugich pojawiają się słuszne pytania o nowe obowiązki i sposób przygotowania się do ich wdrożenia – w szczególności, że termin ten zbliża się nieubłaganie.

W Polsce przygotowana została pierwsza faza zmian w postaci ustawy zmieniającej ustawę Kodeks pracy, która ma wejść w życie już 24 grudnia 2025 r. Czego ona dotyczy? Co jeszcze czeka pracodawców? Jak przygotować się na wprowadzenie nowych przepisów i dlaczego nie warto z tym czekać do ostatniej chwili?

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń a polska ustawa zmieniająca kodeks pracy

Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy stanowi zaledwie namiastkę przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń, które znajdują się w unijnej dyrektywie. Przepisy polskiej ustawy mają wejść w życie 24 grudnia 2025 r. i dotyczą, tak naprawdę, tylko procesu rekrutacyjnego i osób ubiegających się o pracę.

Zdecydowana większość przepisów dotyczących transparentności wynagrodzeń za taką samą pracę lub pracę podobną dla kobiet i mężczyzn, jaka znajduje się w unijnej dyrektywie, będzie jeszcze oczekiwać na wdrożenie polskiego prawa. Termin na ich implementację do porządku krajowego mija 7 czerwca 2026 r.

Jakie zmiany czekają polskich pracodawców według ustawy wchodzącej w życie 4 czerwca 2025 r.?

W ustawie Kodeks pracy zostaną wprowadzone następujące zmiany:

• osoby, które ubiegają się o pracę na danym stanowisku, muszą otrzymać od pracodawcy informację o wynagrodzeniu i jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku, gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.
• powyższe informacje pracodawca musi przekazać z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej, osobie ubiegającej się ozatrudnienie, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje:
• w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
• przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu;
• przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu albo przed rozmowa kwalifikacyjną.
• poza tym pracodawca zapewnia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.

Ponadto zmiany dokonuje się w art. 22¹ §1 pkt 6 k. p., czyli zabrania się pracodawcy żądania informacji od kandydata o wynagrodzeniu w jego obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.

Jak zapewnić, aby nazwy stanowisk oraz ogłoszenia o naborze były neutralne pod względem płci?

Język polski jest językiem specyficznym, a dodatkowo zwyczajowo pewne nazwy stanowisk są nacechowane pod względem płciowym, a dostosowane do płci przeciwnej brzmią wręcz zabawnie. Dodatkowo, czytając przepis dosłownie, trudno jest wymyślić taką nazwę stanowiska, która faktycznie będzie neutralna pod względem płci, czyli będzie odpowiednia zarówno jak kobiet, jak i mężczyzn. W tym zakresie można zastosować dwa rozwiązania. Pierwsze z nich to używania dwóch nazw, męskiej i żeńskiej, po przecinku lub ukośniku. Drugie rozwiązanie to zastosowanie nazwy opisowej, która odnosi się do czynności wykonywanych przez daną osobę, np. „osoba zarządzająca biurem” lub „osoba zajmująca się księgowością”. Zastosowanie jednego z ww. rozwiązań wyraźnie pokazuje, że ogłoszenie skierowane jest zarówno do kobiet, jak i mężczyzn.

Kiedy w praktyce przekazywać informację o wynagrodzeniu?

Informacja o wynagrodzeniu nie musi znaleźć się w ogłoszeniu o pracę. Zgodnie z przepisami może znaleźć się w ogłoszeniu, ale może też zostać podana na późniejszym etapie w taki sposób, żeby kandydat mógł się z nimi zapoznać i podjąć negocjacje. Ta informacja może być także podana przed rozmową kwalifikacyjną, a nawet przed nawiązaniem stosunku pracy (choć ta ostatnia opcja będzie zapewne miała charakter wyjątkowy). Z tego względu, w praktyce możemy tę informację przekazać:

– bezpośrednio w ogłoszeniu o pracę;

– poprzez przesłanie np. drogą mailową przed rozmową;

– poprzez wręczenie przed rozmową kwalifikacyjną – z tym, że tutaj należałoby dać kandydatowi chwilę czasu na spokojne zapoznanie się i zastanowienie, aby był w stanie później podjąć negocjacje w tym zakresie.

Należy także wskazać, że informacja o wynagrodzeniu nie musi koniecznie zawierać tzw. „widełek wynagrodzenia”. Ustawa mówi o początkowej wartości lub przedziale wynagrodzenia, stąd komunikowanie wynagrodzenia w formie jednej, stałej kwoty będzie spełniało wymogi ustawy.

Praktyczny problem może się także pojawić w przypadku pracowników będących cudzoziemcami, którzy nie władają językiem polskim w związku z koniecznością udostępnienia im tekstów odpowiednich regulaminów wynagradzania. Pomimo tego, że brak jest obowiązku prawnego, aby tłumaczyć tego typu dokumenty to mając na uwadze, że musimy udostępnić ich odpowiednie postanowienia w taki sposób, żeby zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje to albo trzeba je faktycznie zapewnić z tłumaczeniem albo zapewnić je odpowiednio wcześniej (np. przesłać na maila kilka dni przed rozmową), tak, aby kandydat miał możliwość ich przetłumaczenia we własnym zakresie.

Czym są obiektywne kryteria wynagrodzeń?

Zgodnie z art. 6 dyrektywy 2023/970 pracodawcy mają zapewnić swoim pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, które są stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Kryteria te muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci. Co to oznacza w praktyce?

Powinny one umożliwić porównanie wartości różnych stanowisk pracy w ramach tej samej struktury organizacyjnej. Takie kryteria powinny być oparte na neutralnych pod względem płci systemach oceny i zaszeregowania stanowisk pracy.

W celu ułatwienia stosowania pojęcia pracy o takiej samej wartości, w szczególności dla mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw zaleca się, aby obiektywne kryteria wynagrodzeń obejmowały:

• umiejętności;
• wysiłek;
• odpowiedzialność;
• warunki pracy.

Zauważa się też, że nie wszystkie z tych czterech czynników są istotne w odniesieniu do konkretnego stanowiska czy miejsca pracy, więc zaleca się, aby wyważyć każdy z nich w zależności od znaczenia tych kryteriów dla konkretnego przypadku (motyw 26 dyrektywy).

Na czym polega asymetria informacyjna?

Asymetria informacyjna w kontekście jawności wynagrodzeń oznacza, najprościej mówiąc brak równowagi stworzony poprzez brak informacji o przewidywanym zakresie wynagrodzenia na określonym stanowisku pracy. Taka sytuacja ogranicza siłę przetargową pracodawcy lub pracownika w negocjowaniu wynagrodzenia nawet poza wskazanym przedziałem (motyw 32 dyrektywy).

Dlatego tak istotne jest zapewnienie przejrzystości wynagrodzeń na etapie zatrudniania, o czym mówi już przygotowana polska ustawa. Treść motywu 32 dyrektywy podkreśla jeszcze wyraźniej, że „osoby starające się o zatrudnienie powinny otrzymywać informacje o początkowym wynagrodzeniu lub o jego przedziale w sposób zapewniający prowadzenie świadomych i przejrzystych negocjacji dotyczących wynagrodzenia, na przykład w opublikowanym ogłoszeniu o wakacie, przed rozmowa kwalifikacyjną lub, w innym przypadku, przed zawarciem jakiejkolwiek umowy o pracę”.

Na czym polega obowiązek pracodawcy zapewniający prawo pracowników do informacji o wynagrodzeniu?

Nadrzędną zasadą pozostaje wymóg wobec pracodawców, aby zapewniali swoim pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, które są stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Kryteria te musza być obiektywne i neutralne pod względem płci (art. 6, ust. 1 dyrektywy). Co prawda dokładnie nie wiadomo jeszcze jak będzie wyglądać wdrożenie do polskiego prawa, gdyż dyrektywa daje tutaj możliwość zwolnienia z obowiązku związanego z progresją pracodawców, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników. Jednak bez wątpienia prawo do informacji przysługujące pracownikom w kontekście jawności i równości wynagrodzeń stanowi jeden z kluczowych obowiązków wszystkich pracodawców.

Prawo do informacji na temat własnych wynagrodzeń lub poziomu wynagrodzenia

Jakie są zatem najważniejsze aspekty, o jakich mówi art. 7 dyrektywy?

• pracownicy mają prawo do występowania o informacje dotyczące ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą prace jak oni lub prace o takiej samej wartości;
• pracownicy muszą mieć prawo występowania o te informacje za pośrednictwem swoich przedstawicieli, zgodnie z prawem krajowym i praktyka krajową, oraz za pośrednictwem organu ds. równości.
• jeśli otrzymane informacje byłyby niedokładne lub niekompletne pracownicy mogą wystąpić o dodatkowe uzasadnienie;
• pracodawcy mają co roku informować wszystkich pracowników o przysługującym im prawie informacji oraz o sposobie jak je uzyskać;
• pracownikom nie uniemożliwia się ujawniania ich wynagrodzenia na potrzeby egzekwowania zasady równości wynagrodzeń;
• pracodawca może wymagać, aby uzyskane przez pracowników informacje, które dotyczą poziomu wynagrodzeń, nie były przez nich wykorzystywane do jakiegokolwiek innego celu niż cel polegający na wykonywaniu ich prawa do równego wynagrodzenia.

Na czym polega obowiązek sprawozdawczy w zakresie luki płacowej?

Obowiązek sprawozdawczy będzie dotyczyć wszystkich pracodawców, którzy zatrudniają od 100 pracowników. Polega on będzie na dostarczaniu informacji (zgodnie z art. 9 dyrektywy):

• luki płacowej ze względu na płeć;
• luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• mediany luki płacowej ze względu na płeć;
• mediany luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne;
• odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia;
• luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Jakie są terminy wejścia w życie obowiązku sprawozdawczego i kogo to dotyczy?

Obowiązek sprawozdawczy już jednak w treści samej dyrektywy zostaje odroczony w czasie, więc pracodawcy mają czas na przygotowanie się do niego nieco dłuższy niż rok, a w niektórych przypadkach jeszcze dłużej. Termin jego wejścia w życie to:

• 7 czerwca 2027 r. dla pracodawców, którzy zatrudniają 250 pracowników lub więcej – przekazują oni informacje za poprzedni rok, a następnie składają już sprawozdanie co rok;
• 7 czerwca 2027 r. dla pracodawców, którzy zatrudniają od 150 do 249 pracowników – przekazują oni informacje za poprzedni rok, a następnie składają już sprawozdanie co 3 lata dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego;
• 7 czerwca 2031 r. dla pracodawców, którzy zatrudniają od 100 do 149 pracowników – jak w przykładzie powyżej.

Może okazać się, że przepisy te obejmą również pracodawców, którzy zatrudniają poniżej 100 pracowników. Dyrektywa daje możliwość, aby prawo krajowe, a więc i polskie, narzuciło także i im ten obowiązek.

 Na czym polega wspólna ocena wynagrodzeń?

Prawo krajowe musi zapewnić możliwość, aby pracodawcy objęci powyższym obowiązkiem sprawozdawczym przeprowadzali wraz z ich przedstawicielami pracowników wspólna ocenę wynagrodzeń, jeśli zostaną spełnione poniższe warunki (art. 10 dyrektywy):

• Sprawozdawczość dotycząca wynagrodzeń wykazuje różnicę średniego poziomu wynagrodzenia między pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wynoszącą co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników;
• Pracodawca nie uzasadnił takiej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów;
• Pracodawca nie zaradził takiej nieuzasadnionej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia w ciągu sześciu miesięcy od dnia przedłożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń.

Taka wspólna ocena jest przeprowadzana w celu zidentyfikowania różnic w wynagrodzeniach pracowników płci żeńskiej i męskiej, które nie są uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, a następnie w celach zapobiegawczych oraz zaradzenia tym różnicom.

Których pracowników dotyczy dowód wykonywania takiej samej pracy lub pracy o takiej samej wartości?

Przy ocenie, czy pracownicy płci żeńskiej i męskiej wykonują taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, powinno się brać pod uwagę:

• wszystkich pracowników, którzy pracują wykonują pracę dla tego samego źródła, które ustala warunki wynagrodzenia, ale nie ogranicza się to zarazem do jednego pracodawcy;
• nie tylko pracowników, którzy są zatrudnieni w tym samym czasie, co zainteresowany pracownik, ale również do tych zatrudnionych wcześniej;
• jeśli nie da się znaleźć odpowiedniego porównania, można wykorzystać inne dowody, jak np. statystyki, porównania, w jaki sposób byłby traktowany pracownik w porównywanej sytuacji (art. 19 dyrektywy).

Jakie kary są przewidziane za nieprzestrzeganie jawności i równości płac?

Dokładne kary poznamy, kiedy zostaną wdrożone do polskiego prawa wszystkie pozostałe przepisy z dyrektywy 2023/970. Pewne jest jednak, że będą musiały być skuteczne, proporcjonalne oraz odstraszające. Państwa członkowskie UE muszą podjąć wszelkie niezbędne środki w celu wykonania przepisów, jakie ustanowią. Przepisy te muszą gwarantować rzeczywisty efekt odstraszający w odniesieniu do naruszeń w związku z zasadą równości wynagrodzeń. Kary obejmuje grzywny, które ustalone zostaną na podstawie prawa krajowego.

Co będą musiały uwzględniać te kary?

• wszelkie istotne czynniki obciążające lub łagodzące mające zastosowanie do okoliczności naruszenia, co może obejmować dyskryminację krzyżową;
• państwa członkowskie mają zapewnić zastosowanie szczególnych kar w przypadku powtarzania się naruszeń.

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat jawności i równości wynagrodzeń.

Czym jest wykonywanie takiej samej pracy lub o takiej samej wartości?

Praca o takiej samej wartości oznacza pracę, którą określa się jako mającą tę samą wartość zgodnie z niedyskryminacyjnymi i obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami (umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy). Struktury wynagrodzenia muszą być takie, żeby umożliwić dokonanie oceny, czy pracownicy są w porównywalnej sytuacji w odniesieniu do wartości pracy na podstawie w. w. obiektywnych kryteriów (dyrektywa art. 4 ust. 4).  

Czym różni się dyskryminacja pośrednia od bezpośredniej?

Dyskryminacja bezpośrednia oznacza sytuację, w której dana osoba traktowana jest mniej korzystnie ze względu na płeć niż jest, była lub byłaby traktowana inna osoba w porównywalnej sytuacji. Natomiast dyskryminacja pośrednia występuje w sytuacji, w której stosowane przepisy, kryterium lub praktyki sprawiają wrażenie pozornie neutralnych i obiektywnych, lecz w rzeczywistości stawiają osoby danej płci w szczególnie niekorzystnym położeniu w porównaniu z osobami innej płci (dyrektywa art. 1 ust. 1 lit. i, j).    

Czym jest luka płacowa ze względu na płeć?

Luka płacowa ze względu na płeć oznacza różnice średnich poziomów wynagrodzenia między zatrudnionymi u pracodawcy pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia pracowników płci męskiej (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. c). 

Czym jest poziom wynagrodzenia?

Poziom wynagrodzenia oznacza roczne wynagrodzenie brutto i odpowiadające mu wynagrodzenie godzinowe brutto (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. b).

Czym jest mediana wynagrodzenia?

Mediana wynagrodzenia oznacza poziom wynagrodzenia, w stosunku do którego połowa pracowników u danego pracodawcy zarabia więcej, a połowa zarabia mniej (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. d).  

Czym jest kwartyl wynagrodzenia?

Kwartyl wynagrodzenia oznacza każdą z czterech równych grup pracowników, na które są oni podzieleni według ich poziomów wynagrodzenia – od najniższego do najwyższego (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. f). 

Czy premie uznaniowe powinny być również oparte o obiektywne kryteria wynagrodzeń?

Tak. W pojęciu „wynagrodzenia” należy uwzględnić tutaj wszystkie elementy wynagrodzenia na mocy prawa, układów zbiorowych lub praktyki w każdym państwie członkowskim. Zgodnie z definicją podaną w dyrektywie – wynagrodzenie oznacza zwykłą podstawową lub minimalną płace godziną lub płace miesięczną oraz wszelkie inne świadczenia pieniężne lub rzeczowe, otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio (art. 3 ust. 1).   

Jakie działania powinien podjąć pracodawca, żeby przygotować się na wprowadzenie jawności wynagrodzeń?

Pomimo że z końcem roku 2025, do polskiego prawa zostanie zaimplementowana jedynie niewielka część przepisów, które dotyczą jawności i równości wynagrodzeń, pracodawcy już teraz powinni zacząć przygotowywać się do zmian, jakie czekają ich prawdopodobnie już w przyszłym roku.

Jakie zatem działania warto podjąć?

• należy koniecznie zaplanować, kiedy będą przekazywane informacje dotyczące wynagrodzeń podczas procesu rekrutacji;
• należy przygotować dla osób ubiegających się o pracę stosowne informacje, które dotyczą wynagrodzeń oraz regulaminu wynagrodzenia, jeśli taki występuje;
• warto zrobić przegląd, a nawet audyt polityki firmy, która dotyczy wynagrodzeń oraz umów, co może spowodować konieczność wystawienia aneksów do obowiązujących już umów;
• należy zaplanować nazwy stanowisk tak, aby były neutralne pod względem płci;
• warto zrobić audyt obecnych umów i zweryfikować, czy nazwy stanowisk oraz zakres obowiązków pracowników pozwala na ich obiektywne porównanie;
• wprowadzenie przedziału wynagrodzeń dla stanowiska;
• należy zweryfikować czy występujące różnice w wynagrodzeniach są efektem obiektywnie uzasadnionych czynników;
• należy przygotować dokument, w którym zostaną określone kryteria dotyczące wynagradzania i udostępnić go pracownikom;
• należy opracować oraz wprowadzić procedurę uzyskiwania przez pracowników informacji o wynagrodzeniu (raz w roku trzeba będzie przesyłać ją pracownikom);
• w wypadku, jeśli firma będzie objęta obowiązkiem sprawozdawczości, to już teraz warto zapoznać się kryteriami i monitować sytuację w przedsiębiorstwie, aby w razie potrzeby wprowadzić stosowne regulacje wewnętrzne. 

Ustawa, która wejdzie w życie w grudniu wprowadza jedynie ułamek przepisów dyrektywy. Być może stopniowe wprowadzanie zmian to dobry pomysł. Pracodawcy obecnie mogą skupić się na kwestiach związanych z rekrutacją, a dopiero w kolejnym etapie zacząć wprowadzać uregulowania wewnętrzne. Nowe przepisy na pewno będą miały duży wpływ na funkcjonowanie firm – pracodawcy będą musieli uporządkować swoją strukturę w taki sposób, aby zapewnić jawność i porównywalność wynagrodzeń. Może się to wiązać zarówno z koniecznością przyjęcia lub uaktualnienia aktów wewnątrzzakładowych, jak i aneksowania już istniejących umów z pracownikami. Zakres niezbędnych zmian będzie zależał od wielu czynników, w tym od kolejnych przepisów wdrażających dyrektywę, które muszą zostać przyjęte przez polskiego ustawodawcę, a których treści jeszcze nie znamy.