Co warto wiedzieć o nowej wersji systemu? Kto może z niej skorzystać? Co można załatwić za jego pośrednictwem? Na wszystkie te pytania postaram się odpowiedzieć w poniższym tekście.

Czym jest MOS 2.0?

Nowa wersja systemu teleinformatycznego MOS wystartowała dokładnie 27 kwietnia 2026 r. Wprowadzone zmiany wynikają z nowelizacji ustawy o cudzoziemcach z 21 listopada 2025 r. Można powiedzieć, że reforma wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji administracji publicznej. Ale żeby porzucić te górnolotne stwierdzenia, odpowiedzmy na proste pytanie – czym jest ów MOS?

Moduł Obsługi Spraw jest to portal do składnia wniosków pobytowych online. To co zwraca szczególną uwagę, że jego usprawniona wersja 2.0 jest pozbawiona papierowych wniosków, a cały proces złożenia wniosku uległ całkowitej cyfryzacji. Należy jednak zaznaczyć, że na wezwanie wojewody prowadzącego sprawę należy stawić się osobiście w urzędzie w celu złożenia odcisków palców i wzoru podpisu, okazania oryginału paszportu oraz dokumentów, a także ewentualnie uzupełnienia brakujących dokumentów. 

Co obejmuje nowa wersja systemu?

Nowe przepisy dotyczą, między innymi, załatwienia legalizacji pobytu oraz procedury zatrudniania cudzoziemców, a mianowicie umożliwiają złożenie elektronicznych wniosków o:

• pobyt stały;
• pobyt czasowy;
• pobyt rezydenta długoterminowego UE;
• a od 4 maja możliwe będzie złożenie wniosku o kartę pobytu CUKR, o czym szerzej poniżej.

Na nowych przepisach skorzystają więc w dużej mierze agencje pracy czy też agencje outsourcingowe.

Kto może założyć konto na portalu MOS 2.0?

Konto w portalu MOS mogą założyć poniższe osoby, a co istotne muszą one posiadać profil zaufany:

• pełnoletni cudzoziemiec;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca jego rodzic;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca jego opiekun;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca pozostającego bez opieki – jego kurator.

W celu złożenia wniosku składający musi założyć konto na portalu MOS. Jeśli ktoś posiadał konto na starym portalu, to może założyć je na nowym na ten sam adres. Co wreszcie istotne – pełnomocnik nie jest uprawniony do założenia konta w czyimś imieniu na portalu, choć może on jak najbardziej uczestniczyć w procesie wypełniania wniosku. Oznacza to po prostu, że może być obecny przy wypełnianiu wniosku przez cudzoziemca. Wszystko to wynika z faktu, że użytkownik portalu jest zobowiązany do zachowania poufności danych niezbędnych do zalogowania do portalu, nie może zatem ich udostępniać osobom postronnym, w tym pełnomocnikowi. 

Jak wygląda procedura złożenia wniosku na portalu MOS 2.0 – rola pracodawcy

Procedurę w systemie MOS 2.0 można sprowadzić do czterech kroków:

1. Rejestracja i dostęp

Na stronie mos.cudzoziemcy.gov.pl należy zalogować się poprzez potwierdzenie swojej tożsamości wybraną metodą uwierzytelnienia (np. profil zaufany), a następnie wypełnienie formularza rejestracyjnego dla nowego konta.  

• Składanie wniosku

Złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt może trwać dłużej, jeśli konieczne będzie dołączenie podpisanego elektronicznie załącznika przez inną osobę. Konieczne będzie podpisanie załącznika przez pracodawcę w sytuacji złożenia wniosku o:

• na pobyt czasowy i pracę,
• na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej,
• w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji lub zezwolenia na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej posiadacza Niebieskiej Karty UE tzw. Niebieska Karta UE lub Blue Card.
• Podpis elektroniczny

Aby elektronicznie podpisać wniosek konieczne będzie posiadanie profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego.

• Załączniki

Wraz z wnioskiem należy dołączyć poniższe załączniki:

• zdjęcie w formacie cyfrowym;
• skan lub zdjęcie wszystkich stron ważnego dokumentu podróży;
• potwierdzenie dokonania płatności – 100 zł za wydanie karty pobytu oraz opłaty skarbowej w za udzielenie zezwolenia na pobyt;
• załącznik podpisany elektronicznie przez inna osobę: pracodawcę, jednostkę prowadzącą studia, organizatora stażu lub wolontariusza.

Jakich wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy NIE ZŁOŻYSZ za pośrednictwem MOS 2.0?

Pomimo pełnej cyfryzacji składania wniosków o pobyt w Polsce, pewne wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy będą dalej musiały być składane w formie papierowej. Są to wniosku składane:

• w celu wykonywania pracy w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa;
• w celu mobilności długoterminowej pracownika kadry kierowniczej, specjalisty lub pracownika odbywającego staż, w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa;
• w celu połączenia się z rodziną, gdy składający wniosek cudzoziemiec przebywa poza granicami Polski;
• dla członka rodziny obywatela RP, obywatela państwa członkowskiego UE lub obywatela Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. b i d Umowy Wystąpienia – sytuacji, gdy cudzoziemiec, którego wniosek dotyczy przebywa poza granicami Polski;
• cudzoziemcowi prowadzącemu życie rodzinne w rozumieniu Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności z obywatelem RP, obywatelem państwa członkowskiego UE lub obywatelem Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. b i d Umowy Wystąpienia – w sytuacji, gdy cudzoziemiec którego wniosek dotyczy przebywa poza Polską.

Karta pobytu CUKR za pośrednictwem MOS 2.0

Karta pobytu CUKR zastępuje dotychczasową formę legalizacji, która opierała się na ochronie czasowej dla obywateli Ukrainy (status UKR), a została zniesiona przez ustawę delegalizującą. Jest to dokument potwierdzający udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, na specjalnych warunkach. Wydaje się go na 3 lata osobom ze statusem UKR, które zdecydują się przejść z ochrony czasowej na zezwolenie na pobyt czasowy.

Karta CUKR za pośrednictwem systemu MOS 2.0 będzie już od 4 maja 2026 r.  Jako że karta CUKR daje swobodny dostęp do rynku pracy w Polsce dla obywateli Ukrainy, jest ona dość kluczowym aspektem dla wielu pracodawców. Daje ona uprawnienia do pracy bez dodatkowych zezwoleń i bez konieczności zgłaszania zatrudnienia przez pracodawcę.

Pracodawca nie ma bezpośrednich obowiązków w procesie ubiegania się o kartę CUKR, ale oczywiście może pomóc ubiegającemu się, przykładowo:

• sprawdzić czy wnoszący wniosek o kartę CUKR ma aktualny PESEL UKR, czy będzie go miał w momencie odbioru karty od wojewody;
• sprawdzić czy ubiegający posiada aktywny numer PESEL ze statusem UKR nieprzerwanie od 365 dni i czy posiadał go 4 czerwca 2025 r.;
• wnieść opłaty konieczne do uzyskania karty CUKR: 340 zł opłaty skarbowej za udzielenie zezwolenie na pobyt czasowy i 100 zł za wydanie karty.

Co istotne pracodawca nie musi już spełniać obowiązków, który były konieczne przy statusie UKR, a więc nie musi:

• zgłaszać zatrudnienia cudzoziemca do PUP (Powiatowego Urzędu Pracy);
• uzyskiwać zezwoleń na pracę.

W pewnym sensie nowy system wraz z kartą CUKR przenoszą procedury z pracodawcy na cudzoziemca oraz sam urząd. Nie można jednak zapominać o wypełnieniu koniecznych obowiązków ze strony pracodawcy przy procesie zatrudniania, jak choćby zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia zatrudnienia.

Jakie są korzyści i wyzwania dla pracodawców wynikające z MOS 2.0?

Wprowadzenie systemu MOS 2.0 jest z pewnością przyjmowane wśród pracodawców jako ułatwienie na wielu poziomach w kontekście legalnego zatrudniania cudzoziemców, choć jednocześnie zwiększa intensywność ich zaangażowania w monitorowanie statusu pracowników z Ukrainy.

Jakie najważniejsze korzyści płynące dla pracodawcy można tutaj wymienić?

• wspomniany powyżej brak obowiązku uzyskiwania zezwoleń na pracę i zgłaszania zatrudnienia przy cudzoziemcach z kartą CUKR – jest to wyraźne uproszczenie w formalnościach w kontekście wcześniejszych przepisów;
• szybsze zatrudnianie pracowników – pełny dostęp do rynku pracy bez dodatkowych procedur administracyjnych;
• większa stabilność zatrudnienia (zezwolenie na pobyt na 3 lata), a to z kolei ułatwia planowanie kadrowe;
• zmniejszenie ryzyka błędów formalnych związanych z legalizacją pracy cudzoziemców.

Jakie natomiast są najważniejsze wyzwania dla pracodawców w kontekście MOS 2.0?

• konieczność monitorowania statusu pobytowego pracownika (np. czy uzyskał CUKR, czy nadal ma UKR);
• ryzyko przerw w legalności pobytu/pracy (np. odmowa wydania karty, nieodebranie dokumentu);
• potrzeba dostosowania procesów HR do nowego modelu (mniej formalności, ale większy nacisk na compliance i weryfikację dokumentów);
• ograniczona kontrola nad procesem – brak udziału w procedurze oznacza zależność od działań pracownika i wymusza kontrolę nad nimi.

Jak nasza Kancelaria może pomóc Twojej firmie?

Nasza Kancelaria wspiera firmy w dostosowaniu się do nowych realiów związanych z MOS 2.0 i zatrudnianiem cudzoziemców. Pomagamy w weryfikacji statusu pobytowego pracowników, ograniczając ryzyko błędów i nielegalnego zatrudnienia. Doradzamy, jak uporządkować procesy HR i compliance w organizacji, aby były zgodne z aktualnymi przepisami. Wspieramy również pracowników w procedurach pobytowych, jeśli wpływa to na ciągłość zatrudnienia w firmie. Nasi prawnicy mogą wesprzeć i doradzić podczas wypełniania wniosku w MOS 2., a w dalszych etapach postępowania mogą reprezentować osobę ubiegającą się o pozwolenie lub kartę CUKR. Również na wypadek kontroli lub problemów z organami nadzorczymi będziemy reprezentować twoją firmę.

Zajmujemy się zarówno indywidualnym,
jak i zbiorowym prawem pracy.

Artykuł Nowa wersja systemu teleinformatycznego usprawni załatwienie legalnego pobytu cudzoziemcom – pobyt czasowy, stały, CUKR. Wszystko o MOS 2.0 pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Proponowane przepisy sprawiają, że wśród pracodawców rodzą się wątpliwości, czy aby nie wpłyną one negatywnie na swobodę kontraktowania, a co za tym idzie – nie zwiększą ilości sporów z kontrahentami. Czego spodziewać się po proponowanych zmianach? Jakie dodatkowe uprawnienia faktycznie zyskają inspektorzy i czy faktycznie będą mogli przekształcać umowy cywilnoprawne w umowy o pracę? Jak uniknąć w tym kontekście problemów na linii przedsiębiorca- zleceniobiorca?

Czego dotyczy projekt ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy? 

Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw jest wprowadzeniem rozwiązań przewidzianych w ramach częściowej realizacji kamienia milowego A71G „Wejście w życie reformy Państwowej Inspekcji Pracy i reformy Kodeksu pracy” oraz kamienia milowego A72G „Działania na rzecz budowania zdolności Państwowej Inspekcji Pracy” w ramach reformy A.4.7 „Ograniczenie segmentacji rynku pracy” zawartej w Krajowym Planie Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO). Wejście w życie nowych przepisów dotyczących PIP ma nastąpić 1 stycznia 2026 r., natomiast całej reformy (kamień milowy a72G) powinno być zakończone do 30 czerwca 2026 r.

Jakie najważniejsze zmiany przewidziane są w działalności PIP?

Wejście w życie samej reformy Państwowej Inspekcji Pracy i reformy Kodeksu pracy (kamień milowy A71G) nastąpić ma już 1 stycznia 2026 r. Wraz z nią ma dojść do wzmocnienia Państwowej Inspekcji Pracy w ramach działań kontrolnych:

• uprawnienie PIP do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu
  nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę;
• umożliwienie wymiany danych pomiędzy PIP, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
  zwanym dalej „ZUS” i Krajową Administracją Skarbową, zwaną dalej „KAS” na potrzeby kontroli;
• wprowadzenie możliwości przeprowadzania przez PIP zdalnych kontroli;
• wprowadzenie obowiązku sporządzania przez PIP rocznych i wieloletnich planów działań dla kontroli celowych na podstawie analizy ryzyka;
• co najmniej dwukrotne zwiększenie maksymalnej wysokości grzywny, jaką PIP może
  nałożyć w postępowaniu mandatowym.

Kluczowe w powyższych zmianach wydaje się jednak nadanie inspektorom PIP uprawnień, które miałyby polegać na stwierdzeniu istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, w jakich zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, powinna być zawarta umowa o pracę.

Czym jest umowa o pracę – jakie są główne cechy stosunku pracy?

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 §1 k.p.).

Umowę o pracę można zawrzeć na okres próbny, czas określony albo na czas nieokreślony, a regulują ją przepisy Kodeksu pracy. Zawiera się ją na piśmie – w wypadku, gdyby tak się nie stało pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 §2 k.p.). Umowa o pracę zawiera w sobie następujące informacje:

• rodzaj pracy;
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• dzień rozpoczęcia pracy;
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny:

a) czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,

b) okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony, a także postanowienie o wydłużeniu umowy;

• w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Charakterystyczne cechy umowy o pracę to m.in.:

• podporządkowanie pracy bezpośrednio pracodawcy;
• gwarantowane, stale wypłacane wynagrodzenie;
• wykonywanie pracy osobiście w określonym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę;
• prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego;
• opłacanie składek ZUS w imieniu pracownika;
• odpowiedzialność pracownika co do zasady ogranicza się do wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia;
• pracownika chronią przepisy ochronne dotyczące czasu wykonywanej pracy;
• przeprowadzenie szkoleń BHP i skierowanie pracownika na stosowne badania lekarskie;
• obowiązywanie w stosunku do pracownika regulaminu pracy, wynagradzania lub innych aktów wewnątrzzakładowych.

Czym jest umowa zlecenie – główne cechy umowy cywilnoprawnej?

Przy podjęciu współpracy z daną osobą na podstawie umowy cywilnoprawnej należy kierować się przepisami, które znajdują się w Kodeksie cywilnym. Poza umową zlecenie do umów cywilnoprawnych zaliczy się również umowę o dzieło, czy też umowę zawieraną pomiędzy przedsiębiorcami, czyli B2B.

Umowa zlecenie polega na tym, że przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 §1 k.c.). Od wykonania tej określonej czynności zależy wypłacenie wynagrodzenie przez zlecającego. Co do zasady umowa o zlecenie ma charakter odpłatny. Co prawda Kodeks zezwala na to, aby umowa zlecenie nie wiązała się z wynagrodzeniem dla wykonującego to zlecenie, ale podkreśla, że jeśli umowa nie mówi inaczej, ani nie wynika tak z okoliczności, to za wykonane zlecenie należy się wynagrodzenie zgodne z taryfą lub odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 §1 i 2). 

Jakimi najważniejszymi cechami umowa cywilnoprawna, w tym umowa zlecenie, wyróżnia się od umowy o pracę?

• zdecydowanie większa samodzielność, brak podporządkowania – wykonawca zlecenia w pełni sam planuje swoją pracę (czas i miejsce jej wykonania);
• odpowiedzialność finansowa i techniczna jest po stronie zleceniobiorcy – w pełnej wysokości (przy czym może zostać ograniczona umownie);
• dobrowolność doboru środków i metod w zakresie wykonania zadania;
• brak uprawnień wynikających z kodeksu pracy, na przykład brak odpłatnego urlopu, okresów odpoczynku, ochrony przed zwolnieniem i in.

Jakie będą nowe uprawnienia głównego inspektora pracy?

Obecne przepisy zapewniają inspektorowi pracy, poza wystawianiem mandatów, prawo do wnoszenia powództw o ustalenie istnienia stosunku pracy, gdy podczas kontroli stwierdzone zostanie nieuprawnione zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną. Zgłoszenie takie kierowane jest do sądu, gdzie wszczynane i prowadzone jest postępowanie sądowe o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Projekt ustawy zakłada przyznanie PIP kompetencji do stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną, w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Inspektor PIP wydaje wtedy decyzję jako organ administracyjny, od której będzie możliwość odwołania do sądu. W tym kontekście do zadań PIP ma być zaliczane również wyciąganie konsekwencji w stosunku do osób odpowiedzialnych.

Zgodnie z projektem nowej ustawy decyzja inspektora pracy będzie w pewnym zakresie natychmiastowo wykonalna. Oznacza to, że od dnia decyzji będzie musiał wypełniać obowiązki pracodawcy związane z umową o pracę, a wypadku braku odwołania do sądu lub też negatywnego wyroku od takiego odwołania będzie zmuszony zapłacić wszelkie zaległe składki oraz uregulować zobowiązania podatkowe sprzed decyzji inspektora. Odwołanie od decyzji nie będzie skutkować wstrzymaniem bieżących zobowiązań pracodawcy względem pracownika etatowego, wstrzyma jedynie natychmiastową wykonalność w zakresie uregulowania zaległych zobowiązań.

Jakie jeszcze dodatkowe uprawnienia daje PIP projekt ustawy?

• umożliwienie wymiany danych pomiędzy PIP a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową;
• możliwość przeprowadzenia kontroli pracodawców oraz niebędących pracodawcami przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest lub w okresie jednego roku poprzedzającego dzień podjęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne
• możliwość przeprowadzania kontroli zdalnych.

Kiedy PIP wyda decyzję administracyjną o istnieniu stosunku pracy?

Można ogólnie określić, że według projektu nowej ustawy o PIP inspektor będzie miał możliwość wydania decyzji administracyjnej o istnieniu stosunku pracy w dwóch przypadkach:

• kiedy podczas kontroli w przedsiębiorstwie wykryje nieprawidłowości w umowach cywilnoprawnych aktualnych kontraktorów, działających właściwie na zasadach umowy o pracę;
• kiedy nieprawidłowości zostaną wykryte w umowach także byłych kontraktorów zatrudnionych w okresie jednego roku wstecz.

Decyzja wydana przez inspektora w sprawie istnieniu stosunku pracy będzie natychmiast wykonalna i będzie przysługiwać od niej odwołanie do sądu. Wniesienie odwołania nie wstrzyma wykonania decyzji inspektora, czyli wykonania obowiązków pracodawcy wobec pracownika zgodnie z Kodeksem pracy.

Wstrzymane zostanie natomiast wypełnienie obowiązków w zakresie podatków oraz ubezpieczeń społecznych powstałych przed dniem wydania decyzji do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.

Czy nowe uprawnienia PIP będą wiązać się z wyższymi karami?

Ustawa wprowadzi zmiany w Kodeksie pracy, które dwukrotnie podwyższą kary za łamanie przepisów dotyczących wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Przykładowo:

• kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, zawrze umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę zapłaci podlega karze grzywny od 2000 zł do 6000 zł (zamiast od 1000 zł do 30 000 zł), art. 281 § 1 k.p.;
• kto, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu podlega karze grzywny od 2000 zł d0 6000 zł (zamiast od 1000 zł do 30 000 zł), art.  art. 282 § 1 pkt. 2.

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat nowych uprawnień inspektorów i reformy przepisów Państwowej Inspekcji Pracy.

Co oznacza, że decyzja PIP będzie natychmiast wykonalna?

Natychmiastowa wykonalność decyzji PIP w sprawie istnienia stosunku pracy dotyczy obowiązków pracodawców od dnia jej wydania, tj. podlega natychmiastowemu wykonaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa pracy wiążą z nawiązaniem stosunku pracy oraz obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych powstałymi od dnia jej wydania. Wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji w tym zakresie. Decyzja podlega natomiast wstrzymaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa wiążą z obowiązkami w zakresie podatków powstałymi przed dniem wydania decyzji oraz obowiązkami w zakresie ubezpieczeń społecznych powstałymi przed dniem wydania decyzji – do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.

Kiedy wejdą w życie przepisy reformy Państwowej Inspekcji Pracy?

Ustawa o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, jeśli zostanie przyjęta, wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

Czy inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję o przekształceniu kontrakty B2B w umowy o pracę?

Tak, jeśli umowa B2B została zawarta w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę, to inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy.

Czy możliwa będzie zdalna kontrola przeprowadzana przez PIP? 

Tak, zgodnie z przepisami projektowanej ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, PIP będzie mógł przeprowadzać zdalną kontrolę w przedsiębiorstwie.

Jak reforma ustawy PIP wpłynie na pracodawców?

Zbliżająca się reforma PIP budzi sporo dyskusji wśród przedsiębiorców. Towarzyszy im obawa, że stanowczo zwiększy się ingerencja organu państwowego w szczególności w firmach, w których dość powszechne jest opieranie współpracy na umowach cywilnoprawnych. Przedsiębiorstwa będą musiały jeszcze dokładniej analizować, czy powierzane obowiązki faktycznie odpowiadają charakterowi zlecenia, czy też spełniają przesłanki stosunku pracy. Z pewnością groźba kontroli PIP i ich ewentualnych konsekwencji sprawia, że pewną profilaktyczną koniecznością staną się częstsze audyty w firmach i sprawdzanie zawieranych umów czy przyjmowanych regulaminów. Współpraca z wykwalifikowaną w tematyce prawa pracy kancelarią prawną z pewnością pomoże w sprawdzeniu i uporządkowaniu dokumentacji w Twojej firmie. Potencjalne konsekwencje finansowe w postaci kar grzywny, wypłaty zaległych składek ZUS, zawirowań z umowami pracowniczymi, wypłaty odszkodowań czy kosztów procesów sądowych nie pozostaną bez znaczenia przy decyzjach o podejmowaniu działań prewencyjnych. Odpowiednio wczesne i konsekwentne przygotowanie się na zmiany, pozwoli firmom zminimalizować ryzyka i prowadzić biznes w sposób stabilny i zgodny z nowymi regulacjami.        

Opracowujemy umowy o pracę, kontrakty menedżerskie, umowy o zakazie konkurencji oraz wewnętrzne regulacje pracodawców, w tym regulaminy pracy i wynagradzania – Prawo pracy Kraków

Artykuł Nowe uprawnienia PIP – czy inspektor pracy może przekształcić umowę zlecenie na umowę o pracę? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

O jakich dokumentach związanych z prawem pracy pracodawca powinien więc pamiętać? Na co zwrócić uwagę, żeby zabezpieczyć swoje interesy w dalszej fazie zatrudnienia? Jakie pracodawca ma uprawnienia, a jakie obowiązki? Na te inne pytania postaram się odpowiedzieć w niniejszym artykule.

Czym są akta osobowe pracownika i dokumentacja pracownicza?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą, między innymi, akta osobowe, które z kolei składają się z 5 części: A, B, C, D i E, co dokładniej omawiam poniżej. Pracodawca prowadzi i przechowuje osobno dla każdego pracownika dokumentację pracowniczą (§ 2 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej). Na dokumentację pracowniczą składają się m.in.: dokumenty płacowe, ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe czy wszystkie dokumenty niezbędne do ustalenia praw i obowiązków stron stosunku pracy.

Jakie są podstawy prawne prowadzenia dokumentacji pracowniczej – rozporządzenie i kodeks pracy?

U podstawy prawnej prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę leżą dwa istotne źródła. Pierwszym z nich jest Kodeks pracy. Z jednej strony można tu wymieć art. 22¹, który mówi o danych, których ma żądać od przyszłego pracownika, na czele z danymi osobowymi, jak i historią zawodową oraz wykształcenia. Są to dane, których zgromadzenie niezbędne do nawiązania i realizacji stosunku pracy.

Z drugiej strony kluczowe zobowiązanie przepisami pracodawcy do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94¹ pkt 9a kp). Dodam, że kolejny pkt tego artykułu (9b) nakazuje pracodawcy, aby dokumentacja ta była prowadzona w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Doprecyzowanie zasad odnośnie samej dokumentacji znajduje się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie 1 stycznia 2019. Opisano w nim między innymi sposób prowadzenia akt osobowych pracownika oraz ich zawartość.

Jakie dokumenty pracodawca musi wymagać przed nawiązaniem stosunku pracy?

Pracodawca żąda od kandydata, który ubiega się o zatrudnienie, podania:

• imienia (imion);
• daty urodzenia;
• danych kontaktowych;
• wykształcenia;
• kwalifikacji zawodowych;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy (art. 22¹  §1 k.p.).

Ustawodawca jednocześnie zaznaczył, że dane w zakresie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia mogą być wymagane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Pracodawca może również żądać podania dodatkowych danych, o ile niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

W celu zapoznania się z dokładnym opisem procesu rekrutacji z punktu widzenia pracodawcy, zapraszamy do lektury tekstu – Proces rekrutacji zgodny z RODO – CV, klauzule a ochrona danych osobowych kandydatów? – który znajduje się na naszym blogu.

Co powinny zawierać dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika – umowa o pracę?

W przypadku zatrudnienia pracodawca żąda od pracownika podania następujących danych osobowych:

• adres zamieszkania;
• numer PESEL o ile posiada, w innym wypadku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• inne dane osobowe pracownika oraz dane osobowe dzieci i członków najbliższej rodziny pracownika, jeśli jest to konieczne do korzystania z uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• numer rachunku płatniczego (jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłacanie wynagrodzenia do rąk własnych);
• dostarczenie badań lekarskich, na które kieruje go pracodawca.

Najważniejszym instrumentem, który reguluje stosunek pracy jest umowa o pracę. Treść umowy o pracę reguluje art. 29 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem w umowie o pracę powinny znaleźć się informacje o stronach umowy, więc także dane pracodawcy, adresie siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresie zamieszkania. Ponadto musi się znaleźć informacja o rodzaju umowy, a więc czasie (w tym dniu jej rozpoczęcia), na jaki jest zawarta:

• umowa na czas określony;
• umowa na czas nieokreślony;
• umowa na okres próbny.

Musi zostać zawarta informacja o wynagrodzeniu ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiarze czasu pracy, a także opis stanowiska (rodzaju pracy), które będzie miał zajmować pracownik. W umowie musi znaleźć się informacja o miejscu wykonywanej pracy, a także wymiarze czasu pracy. W umowie o pracę mogą się znaleźć często także dodatkowe postanowienia, które doprecyzowują wzajemną współpracę stron i zasady świadczenia pracy.  Przykładowo Strony mogą przewidzieć dodatkowe postanowienia odnośnie poufności, czy w sposób odmienny niż ustawowy uregulować moment przejścia praw autorskich. Dodatkowo, Strony mogą zawrzeć także odrębną umowę o zakazie konkurencji.

Jakie są obowiązki pracodawcy po podpisaniu umowy o pracę?

Po podpisaniu umowy dokumenty pracownicze, które musi przechowywać pracodawca wiążą się z kilkoma kwestiami, które uogólniając można zamknąć w:

• aktach osobowych;
• dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, listy obecności);
• regulaminach wewnętrzne pracodawcy;
• szkoleniach BHP czy np. RODO;
• obowiązkach informacyjnych, oświadczeniach i zgodach pracownika.

Jeden z egzemplarzy podpisanej umowy oddaje się pracownikowi, drugi egzemplarz pracodawca umieszcza w części B akt osobowych.

Do obowiązków pracodawcy należy również zgłoszenia pracownika do ZUS-u czy urzędu skarbowego na koniec roku podatkowego.

UWAGA – Kiedy podpisujesz umowę o pracę na czas określony, musisz przesłać taką informację do PIP w terminie 5 dni od jej zawarcia, inaczej może ci grozić kara grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Co zawiera teczka akt osobowych?

Zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie akta osobowe. Składają się one z 5 części:

• część A obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² k.p.);
• część B –oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (m.in. umowę o pracę, oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych w związku z nawiązaniem stosunku pracy, potwierdzenie zapoznania się pracownika z regulaminami, obwieszczeniami, przepisami, zasadami BHP (całość obszernych wymogów zawarta jest w treści rozporządzenia w § 3);
• część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
• część D –odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
• część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Obowiązki informacyjne wobec pracownika

Do bardzo ważnych obowiązków pracodawcy należą obowiązki informacyjne wobec pracownika. W szczególności, na podstawie art. 29 § 3 kp pracodawca musi przedstawić pracownikowi formalny dokument w postaci informacji o warunkach zatrudnienia. W ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca musi poinformować go m.in. o:

–  dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

– dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

– przerwach w pracy, dobowym i tygodniowym odpoczynku,

– zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

– w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

– w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

–  innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

– wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu,

– zasadach rozwiązania stosunku pracy, prawie pracownika do szkoleń (jeśli są zapewniane),

–  układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym,

– w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowo, nie później niż w ciągu 30 dni pracodawca musi przedstawić także informację o  nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę, przy czym nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Dodatkowo, jeśli pracownik ma wykonywać pracę zdalnie to na podstawie Art.  67²¹ kp należy dodatkowo przekazać mu informację o jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika, który wykonuje pracę zdalną, a także  wskazanie osoby lub organu, którzy wykonują czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Jak widać, zgodnie z obecnym brzmieniem przepisów informacja o warunkach zatrudnienia jest bardzo rozbudowana, a dodatkowo powinna być indywidualnie dopasowana do pracownika. Można ją jedynie uprościć w ten sposób, że wskażemy pracownikowi odpowiednie przepisy prawa pracy, regulujące określone kwestie. Niemniej jednak, przygotowanie odpowiedniej informacji o warunkach zatrudnienia wymaga dokładnego przygotowania.

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest udostępnienie pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu. Zazwyczaj ten obowiązek spełniany jest poprzez udostępnienie pracownikowi tekstu przepisów do podpisu, jednak może to także odbyć się poprzez rozpowszechnienie tekstu na terenie zakładu pracy w formie pisemnej albo poprzez zapewnienie pracownikom dostępu do tych informacji w inny sposób.

Dodatkowo, na podstawie art. 94² kp pracodawca jest także zobowiązany do informowania pracowników o   możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, możliwości awansu, a także wolnych stanowiskach pracy. Jest to nowy obowiązek, który wynika z dyrektywy o jawności wynagrodzeń (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania).

Regulaminy wewnętrzne – pracy, wynagradzania, ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa i higieny pracy

Pracodawca ma obowiązek nie tylko prowadzenia akt osobowych, ale również tworzenia i wdrażania regulaminów oraz polityk wewnętrznych, z którymi pracownik powinien zostać zapoznany przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Wynika to z Kodeksu pracy oraz innych przepisów, jak RODO.

Jakie więc regulaminy wewnętrzny musi wdrożyć pracodawca i kiedy staje się to jego obowiązkiem?

• regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników (art. 104 § 1 k.p.). Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników ma obowiązek jego ustalenia, natomiast w wypadku mniejszej liczby pracowników jest to opcjonalne. W przypadku, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników pracodawca wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy (art. 104 § 3). Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy (art. 104³ § 2);
• regulamin wynagradzania – podobnie jak wyżej, pracodawca ma obowiązek jego ustalenia, gdy zatrudnia co najmniej 50 pracowników (art. 77² § 1 k.p.);
• obowiązki związane z ochroną danych osobowych – Kodeks pracy w sposób jednoznaczny w art. 94 pkt 9b kp wskazuje przez jaki okres należy przechowywać dokumentację pracowniczą (10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej).  Ponadto, sposób jej przechowywania ma gwarantować zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Niezależnie od powyższego, pracodawca musi spełniać też obowiązki wynikające bezpośrednio z RODO, takie jak przekazanie im klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu ich danych osobowych (art. 13 RODO), czy udzielanie pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych, a także wprowadzenie ogólnych procedur RODO, zapoznanie z nimi pracowników oraz ich przeszkolenie w tym zakresie.
• BHP – szkolenie i instruktaż – zgodnie z art. 237³ § 2 k.p. pracodawca ma obowiązek przeszkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy każdego zatrudnionego pracownika. Jest to warunek konieczny do dopuszczenia takiej osoby do pracy. Podpisanie odbytego szkolenia przez pracownika jest przechowywane w jego dokumentacji pracowniczej; 

       Ważne: Pracownik powinien zostać poinformowany o ocenie ryzyka zawodowego – podpisane potwierdzenie tego powinno zostać umieszczone w części B akt osobowych pracownika.

Pracodawcy często decydują się także na dodatkowe regulacje wewnętrzne, które co prawda nie są obowiązkowe, ale stanowią element odpowiedzialnego budowania biznesu i tworzenia przyjaznego, inkluzywnego środowiska pracy. Takie polityki są elementem strategii ESG (z ang. environmental, social and corporate governence), na którą coraz więcej firm zwraca obecnie uwagę. Nie jest możliwe wskazanie tutaj zamkniętego katalogu tego typu procedur, jednak często pracodawcy ustalają przykładowo kodeks etyki, politykę antykorupcyjną, politykę bhp, czy politykę antymobbingową. Polityki ESG są często wymagane od przedsiębiorców przez większych kontrahentów, którzy są objęci lub wkrótce będą objęci obowiązkiem sprawozdawczości w tym zakresie i przykładają do tych kwestii dużą wagę.

Jakie są obowiązki pracodawcy wobec ZUS i innych urzędów?

Pracodawca ma obowiązek zgłosić każdego pracownika do ZUS-u w ciągu 7 dni od rozpoczęcia przez niego pracy. Dokonuje tego poprzez formularz zgłoszeniowy ZUS ZUA.  W przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat (art. 36 ust. 8 ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych).

Pracodawca nie zgłasza pracownika po podpisaniu umowy do Urzędu Skarbowego. W zakresie jego obowiązków natomiast jest obliczenie i pobranie zaliczki od podatku dochodowego pracownika, a następnie zapłata jej do 20 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w jakim podatek został pobrany. Ponadto na koniec roku podatkowego pracodawca, który zatrudnia na umowę o pracę, musi dostarczyć US PIT-11 pracownika, który również jemu samemu musi zostać przekazany.

Jakie są najczęstsze błędy pracodawcy w sprawie dokumentacji pracowniczej?

Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. zmiany dotyczące między innymi rynku pracy, zmieniły także przepisy w ustawie prawo przedsiębiorców, umożliwiając Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzanie niezapowiedzianych kontroli. Tym bardziej zatem pracodawcy powinni zwrócić uwagę i wystrzegać się błędów i niedociągnięć w temacie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Jakie zdarzają się najczęściej?

• nieaktualizowanie dokumentów – brak aktualnych danych pracownika czy przebiegu jego zatrudnienia, brak uzupełnienie o dokumenty, które wymagane są przez zmieniające się przepisy;
• brak pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia – brak zawarcia w umowie pisemnego potwierdzenia lub w oddzielnej umowie wszystkich elementów wymaganych w art. 29 k.p.;
• nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub prowadzenie jej w sposób niepełny;
• nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji – np. brak ochrony danych osobowych, przechowywanie akt w miejscu dostępnym dla osób postronnych;
• brak podziału na części A, B, C, D i E albo mieszanie dokumentów;
• przekroczenie terminów – np. nieterminowe przekazanie informacji do ZUS;
• brak skierowania na badania lekarskie przed zatrudnieniem;
• żądanie od kandydata lub pracownika danych i dokumentów wykraczających poza przepisy Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 281 §1 pkt 6 i 6a i 7 pracodawcy grozi grzywna do 30 tys. zł za brak dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez odpowiedni okres czasu czy też pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem!

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat dokumentacji pracowniczej.

Jak pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą?

Pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej (w zabezpieczonym systemie teleinformatycznym) albo papierowej (w aktach osobowych).

Czy pracodawca musi wymagać od kandydata na pracę zgody do przetwarzania jego danych osobowych?

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO.

Kiedy pracodawca powinien podpisać umowę o zakazie konkurencji z pracownikiem? 

Zakaz konkurencji pracodawca może podpisać w trakcie trwania stosunku pracy w sytuacji, gdy chce zapobiec sytuacji, w której pracownik prowadzi działalność konkurencyjną wobec niego lub też świadczy pracę w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność. Po ustaniu stosunku pracy umowę o zakazie konkurencji podpisuje się natomiast w sytuacji, gdy pracodawca uzna, że ujawnienie szczególnie ważnych informacji, do których dostęp ma pracownik, mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (Art. 101² § 1 k.p.). Należy jednocześnie pamiętać, że po ustaniu zatrudnienia należy pracownikowi wypłacać odszkodowanie, które nie może być mniejsze niż  25% wynagrodzenia pracownika otrzymanego przez okres odpowiadający zakazowi konkurencji (przy czym wynagrodzenie może być płatne miesięcznie).

Komu i kiedy pracodawca może wydać kopię akt osobowych pracownika?

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika, małżonka (wdowy lub wdowca) w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94¹² k.p.).

Kiedy pracodawca powinien podpisać umowę z pracownikiem o powierzeniu mienia?

Na podstawie art. 124 k.p. pracownik odpowiada za powierzone mu mienie, jednak z korzyścią dla pracodawcy, lecz również i pracownika, będzie uregulowanie powierzenia mienia podpisaną umową. Natomiast umowa jest konieczna, gdy pracownicy przyjmują wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (jest to stosowane najczęściej wypadku gotówki powierzanej pracownikom, np. w hotelowej recepcji).

Jak nasza kancelaria może pomóc w temacie potrzebnych dokumentów do zatrudnienia pracownika, przestrzegania prawa pracy i kontroli PIP?

Na prowadzenie dokumentacji pracowniczej składa się cały szereg obowiązków wynikających z Kodeksu pracy, rozporządzeń oraz przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych. Ryzyko popełnienia błędu, który miałby swoje konsekwencje podczas kontroli PIP lub ZUS, towarzyszy każdemu pracodawcy. Kluczowe wydaje się tutaj wsparcie kancelarii prawnej, która działa sprawnie w tematyce prawa pracy.

Nasz kancelaria może zaoferować szeroki wachlarz pomocy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, zatrudnianiu, w tym legalizacji pobytu i pracy pracownika, będącego cudzoziemcem:

• przygotowanie i weryfikacja dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy, w tym w zakresie legalizacji pobytu i pracy pracownika, będącego cudzoziemcem; przygotowanie np. umowy, informacji o warunkach zatrudnienia, a także dokumentów z zakresu ochrony danych osobowych, bieżące doradztwo w zakresie zatrudniania cudzoziemców;
• tworzenie i aktualizacja regulaminów i polityk wewnętrznych – w tym regulaminu pracy, wynagradzania, pracy zdalnej, polityki sygnalistów i innych, jeśli firma uzna, że są one dla niej potrzebne (np. polityka antymobbingowa, polityka bhp, polityki ESG);
• doradztwo w kwestiach związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej zgodnie z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej;
• przygotowanie firmy do kontroli PIP;
• stałe doradztwo prawne.

Artykuł Jakie są potrzebne dokumenty do zatrudnienia pracownika – co mówi kodeks pracy i rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Co zatem właściciele firm powinni wiedzieć? Na jaką pomoc ze strony kancelarii prawnej mogą liczyć? Jak wygląda obsługa prawna firm outsourcingowych? Wreszcie jak powinien przebiegać legalny outsourcing i czy taki właściwie jest możliwy w świetle nowych przepisów?

Na czym polega outsourcing procesowy i czym się różni od pracy tymczasowej?

W świetle obecnych przepisów są dwie możliwości skorzystania z zatrudnienia pracowników do wykonywania pracy w firmie za pośrednictwem zewnętrznego podmiotu, a są nimi outsourcing procesowy oraz skorzystanie z agencji pracy tymczasowej. Na początek przede wszystkim należy zaznaczyć, że obydwie drogi dotyczą skorzystania z pracowników polskich, obywateli UE, a także z cudzoziemców spoza strefy Schengen. Jak jednak je odróżnić i na czym właściwie polegają?

W pierwszej kolejności należy przywołać przepisy, które weszły 1 czerwca 2025 r. Chociaż dotyczą one właściwie legalności zatrudniania cudzoziemców, to pojawia się w nich istotny aspekt kładący nacisk na zakaz używania outsourcingu pracowniczego, który w sposób zasadniczy różni się od outsourcingu procesowego, czyli outsourcingu usług. Do tej pory poprzez nadużywanie outsourcingu pracowniczego, który właściwie podszywał się pod agencje pracy tymczasowej, mogło dochodzić do wyzyskiwania pracowników i obchodzenia przepisów. O co zatem dokładnie chodziło? Outsourcing pracowniczy, obchodząc przepisy (w tym obowiązki) agencji pracy tymczasowej, dostarczał pracowników na zasadzie „body leasingu”. Zgodny z prawem outsourcing procesowy polega na dostarczeniu usługi konkretnemu podmiotowi, a pracownicy wykonujący ją podlegają w pełni firmie outsourcerowej, czyli tej, która dostarcza usługę. To ona zatrudnia, wypłaca wynagrodzenie, nawet organizuje grafik. Zdarza się oczywiście, że firma zlecająca usługę outsourcingową, udostępnia lokal, a nawet sprzęt outsourcerom, ale często bywa też tak, że nawet nie ma fizycznie z nimi kontaktu. Przykładowo, outsorcing usługi stworzenia strony internetowej sklepu może być w całości wykonany poza siedzibą sklepu, przez informatyków, z którymi firma zlecająca tę usługę nie będzie właściwie miała wiele do czynienia.   

Zgodne z prawem dostarczenie pracowników firmie jest natomiast możliwe tylko i wyłącznie za pośrednictwie zarejestrowanej agencji zatrudnienia. Firma taka musi być zarejestrowana w KRAZ (Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia). Zastosowanie ma wtedy specjalna ustawa o pracownikach tymczasowych. Dlatego wszelkie usługi outsourcingowe, które noszą znamiona outsourcingu pracowniczego, niosą ze sobą ryzyko uznania ich za usługi pracy tymczasowej. Wspomniane już przepisy, które obowiązują od 1 czerwca, szczególnie podkreślają, że outsourcing pracowniczy jest niezgodny z prawem i stanowi jedno z podstaw decyzji o zakazie wykonywania przez podmiot działalności objętej wpisem do rejestru agencji zatrudnienia (ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, art. 317 ust. 1). Ustawa przewiduje karę grzywny w przypadku kierowania cudzoziemca do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej.

Ponadto ustawa ta wprowadziła 2-letni okres karencji dla agencji tymczasowych chcących zatrudniać cudzoziemców. Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jest możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi, o której mowa w ust. 2 pkt 1 lub 2. Nowe przepisy wskazują, że okres karencji nie dotyczy wyłącznie agencji zarejestrowanych od 1 czerwca 2025 r., ale również agencje, które posiadały wpis do właściwego rejestru wcześniej. Jeśli agencja świadczyła uprzednio usługi pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców w okresie dwóch lat poprzedzających datę wejścia w życie nowej ustawy, to wystarczające będzie zaktualizowanie wpisu. Jeśli jednak agencja, nawet ta zarejestrowana przed 1 czerwca 2025 r., nie świadczyła usług pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców, to konieczne jest uzyskanie nowego wpisu do rejestru oraz odczekania 2 lat karencji przed rozpoczęciem ich świadczenia.

Jak nie wpaść w pułapkę nieprawidłowego outsourcingu – czy outsourcing procesowy jest legalny w świetle nowych przepisów?

Przypomnę raz jeszcze, że na gruncie obecnych przepisów prawnych jedyną dopuszczalną formą outsourcingu jest tzw. outsourcing procesowy. Jeśli twoja firma nie dostarcza usługi, a właśnie pracowników, to będzie to możliwe tylko i wyłącznie po wpisaniu do rejestru KRAZ, czyli musi ona być agencją pracy tymczasowej.

W kontekście wprowadzanie możliwości kontroli niezapowiedzianych oraz kontroli krzyżowych przeprowadzanych przez Straż Graniczną i Państwową Agencję Pracy (zmiany wprowadzone od 1 czerwca 2025 r przez ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w ustawie prawo przedsiębiorców, art. 48 i art. 54) zdecydowanie nie warto ryzykować kar grzywny, które za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi mogą wynieść nawet 50 tys. zł. Przypomnę też, że wprowadzono zasadę, że karę grzywny wymierza się za jednego cudzoziemca – w wypadku powierzania pracy cudzoziemcowi kierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia będzie ona wynosić nie mniej niż 6 tys. zł za jednego cudzoziemca.

Najbardziej oczywistą pułapką jest ta, w którą trudną nie wpaść świadomie, czyli dostarczanie innych firmom pracowników, nie będąc agencją pracy tymczasowej. Dlatego w szczególności warto skonsultować się z kancelarią prawną, która specjalizuje się w tematyce pracy tymczasowej, czy prowadzona przez firma działalność jest faktycznie zgodna z obowiązującymi przepisami.  

Na co poza tym zwrócić uwagę?

• na kształt umowy outsourcingowej – aby jasno wynikało z niej, że dostarczana jest usługa, a nie pracownicy;
• wszelkie sprawy osobowe muszą być po stronie firmy outsourcingowej (zleceniobiorcy), a nie zleceniodawcy, czyli firmy zamawiającej usługę;
• należy zadbać o wyznaczenie koordynatora – osoby kontaktowej dla klienta, czyli firmy wynajmującej usługę – która jednocześnie wydaje polecenia osobom realizującym usługi oraz nadzoruje ich działania;
• w razie konieczności zadbanie o umowę toolingową, czyli zezwalającą na korzystanie przez usługobiorcę z narzędzi klienta;
• kod PKD odnoszący się do konkretnej usługi powinien zostać umieszczony na fakturze wystawionej za wykonaną usługę – firma outsourcingowa musi posiadać kod PKD przypisany do konkretnej usługi, którą zamawia klient, nie może być to kod, który dotyczy pośrednictwa pracy i usług pokrewnych.

Jak skonstruować prawidłową umowę outsourcingową – obsługa prawna firm outsourcingowych

Umowa outsourcingowa jest to umowa, której najbliżej do umowy o świadczeniu usług, tudzież umowy zlecenia, a więc podpadającej wtedy pod przepisy Kodeksu cywilnego. Z pewnością zdecydowanie warto skonsultować zawartość i kształt takiej umowy z odpowiednio doświadczona w tej tematyce kancelarią prawną. Co jednak powinniśmy wiedzieć przy zawieraniu takiej umowy?

Niewątpliwie kluczowym elementem umowy outsourcingowej, jak zresztą każdej umowy, jest określenie jej przedmiotu. W tym wypadku nie może ulegać wątpliwości, że jest nim usługa, jaką zamawia zleceniodawca od firmy outsourcingowej. Może pomóc w tym wyznaczenie koordynatora danej usługi, jako osoby kontaktowej dla zamawiającego. W umowie warto zawrzeć dane kontaktowe, jego imię i nazwisko – jego zadaniem będzie koordynacja pracowników wyznaczonych do zamówionej usługi. Dzięki jego osobie pracownicy firmy outsourcingowej nie będą przyjmowali dyspozycji od klienta, tylko właśnie od wyznaczonego przez outsourcera koordynatora.

Odpowiedni kod PKD (Polskiej Kwalifikacji Działalności) musi być koniecznie zawarty na fakturze wystawionej za wykonaną usługę i choć nie jest to konieczny wymóg, to powinien również znaleźć się w umowie. Jego obecność będzie stanowić kolejne potwierdzenie na to, że przedmiotem umowy jest usługa, ponieważ firma outsourcingowa musi posiadać kod PKD na usługę, która jest u niej zamówiona. W wypadku braku u siebie kodu na zamówiona usługę zawsze przedsiębiorca może go dodać w rejestrze KRS.

W umowie powinien również zostać zawarty czas trwania umowy, a więc określenie, do kiedy dana usługa ma zostać wykonana. Należy dodać także sposób odbioru wykonania usługi, a także trzeba określić wynagrodzenie i formę zapłaty.

Co jeszcze warto dodać?

• można dodać aneks w postaci umowy toolingowej, jeśli konieczne będzie korzystanie z narzędzi firmy zamawiającej usługę;
• stosowne postanowienia dotyczące poufności;
• kwestie ewentualnego rozwiązania umowy – np. w wypadku niewywiązywania się z wykonywania zamówionej usługi przez firmę outsourcingową.

Czym jest umowa toolingowa?

Umowa toolingowa to rodzaj umowy, która dotyczy korzystania z narzędzi, gdzie obydwie strony określają m.in. rodzaje udostępnianych narzędzi, czy sposób korzystania z nich. W wypadku outsourcingu usług niejednokrotnie zdarza się sytuacja, kiedy okazuje się konieczne skorzystanie ze sprzętu klienta-zleceniodawcy. Może chodzić o komputery, sprzęt biurowy czy jakiekolwiek maszyny wykorzystane do wykonania usługi – bez umowy toolingowej użycie ich będzie stanowić nieprawidłowe działanie.

Oczywiście z pewnością bardziej opłacalne dla firmy outsourcingowej będzie umożliwienie kontraktorom wykonywanie usługi na swoim sprzęcie czy udostępnienie przestrzeni biurowych firmy outsourcingowej – zapewne nie obarczanie tego zleceniodawcy może pozwolić na zwiększenie wynagrodzenia za daną usługę oraz najzwyczajniej może kontraktorom umożliwić sprawniejsze wykonanie usługi (praca na własnym sprzęcie zapewnia jednolitość standardu usługi) albo po prostu ogranicza koszty. W wypadku jednak braku takiej możliwości nie można zapomnieć o umowie toolingowej.  

Dlaczego istotne jest prawidłowe określenie PKD firmy outsourcingowej?

W skrócie kody PKD określają obszar działalności firmy. Usłudze, którą oferuje firma outsourcingową, musi odpowiadać stosowny kod PKD. Zgodnie z przepisami firma zarejestrowana w KRS może mieć uwidocznionych w publicznym rejestrze jednocześnie 10 kodów PKD, w tym jeden głównej działalności (tej przynoszącej największe dochody), a przy większej ich liczbie – są one widoczne w umowie spółki; jednoosobowa firma zarejestrowana w CEiDG może posiadać natomiast dowolną liczbę kodów, poza tym jednym głównym. Co ważne jednak można zmieniać dowolną ilość razy posiadane kody i można zrobić to elektronicznie za pośrednictwem strony biznes.gov.pl.

Prawidłowe określenie kodu jest bardzo istotne, gdyż w wypadku jakichkolwiek problemów, nie mówiąc już o kontroli, będzie stanowić dowód na odpowiednie określenie oferowanych usług, ułatwi samą kontrolę, jest poza tym konieczny przy rozliczeniu wykonanej usługi na fakturze. Kod PKD stanowi poza tym klarowne odzwierciedlenie oferowanych przez daną firmę usług.         

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat działalności w zakresie outsourcingu procesowego oraz różnicach z agencją pracy tymczasowej.

Czy outsourcing pracowniczy jest dozwolony? 

Nie. Outsourcing pracowniczy jest niedozwoloną formą outsourcingu, która polega na dostarczeniu pracowników z pominięciem rygorów wynikających z przepisów dotyczących agencji zatrudnienia. Jedyną zgodną z przepisami formą jest outsourcing procesowy, czyli outsourcing usług.

Jak założyć firmę outsourcingową?

Jeśli chcesz założyć firmę outsourcingową musisz zarejestrować ją w odpowiednim rejestrze – CEiDG lub KRS oraz określić specjalizację oferowanych usług, na których podstawie musisz dodać w rejestrze firmę odpowiednie kody PKD. Założenie takiej firmy odbywa się zgodnie ze standardowym procesem rozpoczynania prowadzenia działalności gospodarczej.

Czy outsourcing procesowy jest pracą tymczasową?

Outsourcing procesowy nie jest pracą tymczasową i nie można stosować tych pojęć wymiennie. Outsourcing charakteryzuje się oferowaniem klientom usług, natomiast agencja pracy tymczasowej oferuje klientom pracowników. Agencja tymczasowa musi być zarejestrowana w KRAZ. 

Czy zmiana lub dodanie kodów PKD do rejestru przedsiębiorców jest płatne? 

Tak, każda zmiana w rejestrze przedsiębiorców jest płatna, a opłata wynosi 350 zł. Jeśli w umowie spółki nie ma kodu PKD, w ramach którego chcesz świadczyć usługi, to do tej opłaty dojdą jeszcze koszty notarialne zmiany umowy spółki.

Jakie przepisy regulują umowę outsourcingową?

Umowa outsourcingowa jest to umowa, której najbliżej do umowy o świadczeniu usług, tudzież umowy zlecenia, a więc podpadającej wtedy pod przepisy Kodeksu cywilnego.

Czy firmie outsourcingowej potrzebny jest prawnik – jakie usługi prawne może świadczyć dla Ciebie kancelaria? 

Podejmowany chętnie przez przedsiębiorstwa model outsourcingowy zdecydowanie wymaga stosownego wsparcia ze strony odpowiedniej kancelarii prawnej. Nie chodzi tylko o dopilnowanie, aby wszelkie postępowanie odbywało się zgodnie z bieżącymi przepisami, ale wsparcie obejmuje kompleksowe działania, w tym pomoc i reprezentowanie firmy przed organami kontroli. Przypomnę, że ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – która weszła w życie 1 czerwca 2025 r. – dała możliwość niezapowiedzianych kontroli, a co więcej przeprowadzania kontroli jednoczesnych przez PIP oraz Straż Graniczną. Ustawa dotyczy oczywiście powierzania pracy cudzoziemcom, ale inspektor pracy wcale nie musi jedynie sprawdzać ten rejon działalności. 

Outsourcing procesowy stanowi wyzwanie dla przedsiębiorstwa nie tylko ze względu na zgodność ze zmieniającymi się przepisami i coraz surowsze kary dotyczące nieprawidłowego outsourcingu udającego agencję pracy tymczasowej. To przecież również zadbanie o wszystkie pozostałe aspekty prawne. Do usług kancelarii zaliczamy:

• wzory umów,
• doradztwo w ramach usług outsourcingu,
• porady prawne związane z umowami pracowniczymi, przetwarzaniem danych osobowych czy procesami rekrutacyjnymi,
• pomoc prawna w przygotowywaniu dokumentów i w ramach prowadzonych postępowań,
• dochodzenie należności.

Zaznajomiony w tematyce pracy tymczasowej oraz outsourcingu radca prawny będzie stanowił kompleksowe wsparcie dla Twojej firmy i zapewni jej skuteczne działanie zgodne z aktualnymi przepisami, a także będzie służył wsparciem w przypadkach jakichkolwiek problemów i nieporozumień.  

Artykuł Jak działa outsourcing procesowy i dlaczego nie jest pracą tymczasową – obsługa prawna firm  pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

W obrębie agencji zatrudnienia mieści się kilka tematów wartych poruszenia – właśnie powierzanie pracy cudzoziemcom, pośrednictwo pracy dla obywateli Polski oraz UE czy też zasady działania agencji pracy tymczasowej. Zmiany w przepisach podkreślają także różnicę pomiędzy agencją zatrudnienia a outsourcingiem, którego w szczególności niezgodna z przepisami forma – tzw. outsourcingu pracowniczego – stanowi nadużywanie uprawnień agencji bez spełnienia jej podstawowych obowiązków.

Jak zatem powinna wyglądać działalność w zakresie pośrednictwa pracy, aby agencja zatrudnienia robiła to legalnie? Czym będzie różnić się od praktyk outsourcingowych? Jakie obowiązki należy spełnić? Jakie warunki należy spełnić, żeby legalnie powierzać pracę cudzoziemcom?

Czym jest agencja zatrudnienia i jak legalnie ją założyć?

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia definiuje agencje zatrudnienia w bardzo prosty sposób, mianowicie są nimi tylko te podmioty, które zostały wpisane do rejestru agencji zatrudnienia. Wpisanie do KRAZ jest konieczne, gdy działalność gospodarcza odbywa się w zakresie:

1. pośrednictwa pracy, czyli udzielania pomocy bezrobotnym, poszukującym pracy i osobom niezarejestrowanym, w tym osobom biernym zawodowo, w uzyskaniu zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz pracodawcom pomocy w pozyskaniu kandydatów do pracy (art. 81 ust. 1);
2. skierowania osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych;
3. kierowania cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium RP;
4. gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych;
5. pracy tymczasowej, która polega na zatrudnianiu i kierowaniu pracowników oraz osób niebędących pracownikami do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, na zasadach określonych w przepisach o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Legalne działanie wymaga wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, czyli KRAZ. Wpisu dokonuje się na podstawie wniosku o wpis do rejestru agencji zatrudnienia, który składa zainteresowany podmiot. Konieczne do złożenia prawidłowego wniosku jest:

• złożenie wniosku w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego;
•  opłata 1000 zł za wpis lub dokonaną zmianę we wpisie.

Składany wniosek musi zawierać (art. 309 ust. 2):

• nazwę podmiotu, a gdy wniosek składa przedsiębiorca jako: osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (imię i nazwisko oraz nazwę firmy), wspólnik spółki cywilnej (imiona i nazwiska, nazwę firmy i nazwę wspólników);
• adres do doręczeń elektronicznych i adres siedziby podmiotu ubiegającego się o wpis lub stałego miejsca wykonywania działalności tego podmiotu oraz adresy lokali, w których miałaby być świadczone usługi agencji zatrudnienia;
• oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności;
• określenie rodzaju świadczonych usług: pośrednictwo pracy, praca tymczasowa;
• informacje o świadczeniu pośrednictwa pracy w zakresie wykonywania wyłącznie usługi gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych;
• numer NIP;
• numer w KRS lub informację o wpisie do CEIDG.

Podmiot, który zamierza prowadzić agencję zatrudnienia musi załączyć do wniosku dowód wniesienia opłaty, zaświadczenie o braku zaległości m.in. podatkowych czy z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (art., 307 ust. 1 pkt 1 i 2), zaświadczenie o niekaralności oraz stosowne oświadczenie o treści:

„Oświadczam, że znane mi są i spełniam warunki prowadzenia agencji zatrudnienia odpowiednio w zakresie pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej określone w ustawie z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia” (art. 309 ust. 3).

Marszałek województwa dokona wpisu podmiotu do rejestru agencji zatrudnienia w terminie do 14 dni od dnia wpływu wniosku.

Jakie są warunki, aby agencja pracy mogła powierzać pracę cudzoziemcom? 

Wprowadzone w czerwcu przepisy wniosły bardzo istotną zmianę w kontekście możliwości powierzania pracy cudzoziemcom przez agencje zatrudnienia. Chodzi tu o 2-letni okres karencji, który wyjaśnia art. 305 ust, 3. Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 6 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej), jest odtąd możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i uprzedniego świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej obywatelom Rzeczpospolitej Polskiej lub UE.

A zatem:

• wszystkie agencje zatrudnienia, które zostały założone po 1 czerwca 2025 r. muszą spełnić powyższy 2-letni okres karencji, aby móc powierzać pracę cudzoziemcom;
• wszystkich agencje, które istniały jeszcze przed 1 czerwca 2025 r., okres 2-letniej karencji nie dotyczy, ale tylko wtedy, jeśli przed wskazaną datą faktycznie świadczyły usługi pracy tymczasowej oraz pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców.

Przypomnę, że zmiana wpisu jest również płatna, a opłata wynosi 1000 zł.

Agencja zatrudnienia w ramach świadczonej usługi kierowania cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej może kierować cudzoziemców wyłącznie bezpośrednio do tych podmiotów. Ponadto skierowanie cudzoziemca przez agencję zatrudnienia do podmiotu, o którym mowa w ust. 1, powierzającego wykonanie odpowiedniego zatrudnienia lub inną pracę zarobkową cudzoziemcowi, odbywa się na podstawie pisemnej umowy zawartej między agencją zatrudnienia a tym cudzoziemcem (art. 337 ust. 1 i 2). Przed podpisaniem umowa musi zostać przedstawiona cudzoziemcowi w języku dla niego zrozumiałym. Agencja musi poinformować cudzoziemca na piśmie:

• w języku zrozumiałym dla cudzoziemca o zasadach dotyczących wjazdu, pobytu i pracy cudzoziemców na terytorium RP;
• o tych samych zasadach informuje również podmiot, do którego cudzoziemiec jest kierowany do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej.

Czym różni się agencja pracy tymczasowej od outsourcingu usług?

Zgodnie z obowiązującym prawem dostarczanie pracowników innym firmom możliwe jest tylko i wyłącznie przez agencje zatrudnienia, czyli podmioty będące wpisane do KRAZ. Wtedy zastosowanie ma specjalna ustawa o pracownikach tymczasowych. Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. przepisy szczególnie podkreślają problem firm, które nie mają statusu agencji zatrudnienia, a jednocześnie działają na podobnej zasadzie – korzystając z praw i przywilejów, jednak nie wypełniając obowiązków. Tzw. outsourcing pracowniczy omija przepisy, które dotyczą agencji pracy tymczasowych, aby dostarczać innym przedsiębiorstwom pracowników w sposób nielegalny. 

Model outsourcingu – jedyny, jaki jest dopuszczalny, czyli outsourcing procesowy – polega na dostarczaniu klientom konkretnej usługi, jednak sami kontraktorzy-pracownicy, którzy ją wykonują, są zatrudniani przez firmę outsourcingową i nie muszą mieć nawet w ogóle kontaktu z firmą zlecającą realizację usługi. Ustawa przewiduje karę grzywny w przypadku kierowania cudzoziemca do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej. Kto, bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia prowadzi agencję zatrudnienia, świadcząc usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, podlega karze grzywny od 3000 zł do 100 000 zł (art. 362 ust. 1).

Agencja zatrudnienia jako działalność regulowana – kiedy odmawia się wpisu do rejestru?

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadziła przepisy określające okoliczności, w których podmiot nie może zostać wpisany do Krajowego rejestru agencji zatrudnienia. Dzieje się tak, kiedy podmiot ubiegający się o taki wpis:

• posiada zaległości np. podatkowe, zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy;
• posiada zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne;
• jest podmiotem, w imieniu lub na rzecz którego działają lub działały osoby zarządzające tym podmiotem lub go reprezentujące ukarane m.in. prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 362–367 (przepisy karne, dział XII), skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń lub prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 84 ust. 1–12 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskie (przepisy karne tejże ustawy);
• jest podmiotem, w stosunku, do którego została otwarta likwidacja lub ogłoszono jego upadłość;
• został wykreślony z rejestru agencji zatrudnienia w przypadkach, o których mowa w art. 315 ust. 1 pkt 4–9 (wykreślenie przez marszałka województwa);
• wydano wobec niego prawomocne orzeczenie zakazujące wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
• jest podmiotem wpisanym do rejestru agencji zatrudnienia, który ponownie wystąpił z wnioskiem o dokonanie wpisu do rejestru;
• jest podmiotem, który wystąpił z wnioskiem o dokonanie wpisu do rejestru agencji zatrudnienia po stwierdzeniu przez Państwową Inspekcję Pracy prowadzenia przez ten podmiot usług agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia;
• nie posiada lokalu, w którym są świadczone usługi, w przypadku usług wskazanych w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. a i b oraz pkt 2 (świadczenia usługi powierzenia pracy lub usługi pracy tymczasowej).

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat działalności agencji zatrudnienia oraz wpisu do KRAZ.

Czym jest Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia? 

Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia (KRAZ) jest publicznym rejestrem podmiotów, które posiadają certyfikat uprawniający do prowadzenia usług pracy tymczasowej czy pośrednictwa pracy, w tym świadczenia usług na rzecz cudzoziemców. Tego typu działalność jest działalnością regulowaną i wymaga uprzedniego spełnienia szeregu wymogów prawnych – rejestr uwidacznia te podmioty, które wypełniają właściwe obowiązki. 

Co musi zawierać wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia?

Wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia musi zawierać szereg danych, które dokładnie wymienia art. 309 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, a są to między innymi: dane podmiotu składającego wniosek, oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności,  informację o świadczeniu pośrednictwa pracy, dowód wniesienia opłaty czy specjalne oświadczenie, m.in. o niekaralności. 

Jaka jest opłata za wpis do rejestru agencji zatrudnienia? 

Opłata za wpis do rejestru agencji zatrudnienia wynosi 1000 zł i, co ważne, opłata w tej samej wysokości jest należna również za zmianę wpisu.

Co jest potrzebne do założenia agencji pracy tymczasowej?

Do założenia agencji pracy tymczasowej konieczny jest m.in. wpis do KRAZ. Warunki jego uzyskania określa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, a dokładnie art. 309-312, natomiast art. 314 określa, kiedy marszałek odmawia wpisu. 

Jaka jest różnica pomiędzy agencją zatrudnienia a agencją pracy tymczasowej? 

Agencja zatrudnienia jest pojęciem szerszym, obejmującym zarówno podmioty, które świadczą usługę pracy tymczasowej, jak i usługi pośrednictwa pracy. Agencja pracy tymczasowej jest podmiotem, który stricte świadczy tego typu usługi.

Pomoc prawna dla agencji zatrudnienia

Kancelaria prawna nie jest pomocna agencjom zatrudnienia tylko i wyłącznie w wypadku zaistnienia problemów lub podczas przeprowadzanych kontroli – ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadziła od 1 czerwca 2025 r. możliwość niezapowiedzianych kontroli oraz kontroli krzyżowych Państwowej Agencji Pracy oraz Straży Granicznej. Kancelaria posiadająca odpowiednie kwalifikacje w tematyce pracy tymczasowej oraz agencji zatrudnienia jest przede wszystkim pomocna w stałej obsłudze podmiotów, które prowadzą taką działalność. Podwyższone w ustawach kary grzywny za naruszone przepisy są stanowczo wystarczająco wysokie, aby opłacało się zainwestować w profesjonalną obsługę prawną zamiast czekać na kłopoty. Powiedzmy tylko, że przykładowo karą nawet do 100 000 zł ukarany zostanie:

• podmiot, który prowadzi agencję zatrudnienia, świadcząc usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, bez wpisu do KRAZ;
• podmiot, który świadczy usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, nie spełniając warunku, o którym mowa w art. 305 ust. 3 – czyli 2-letniego kresu karencji lub złożenia odpowiedniego w tej kwestii wniosku.

Karą do 30 000 zł zostaną przykładowo objęte podmioty, które:

• świadczą usługi, o których mowa w art. 305 ust. 2 lub art. 306 i nie przestrzegają zakazu dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne, światopogląd lub ze względu na przynależność związkową;
• świadcząc usługę, o której mowa w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. b, nie kierują cudzoziemca do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej bezpośrednio do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub nie zawiera z cudzoziemcem umowy, o której mowa w art. 337 ust. 2.

Nie zapominajmy również o szeregu innych przepisów, których naruszenie może grozić poważnymi karami, jak np. RODO.

Artykuł Agencja pracy tymczasowej w 2025 r. – jak uzyskać wpis do rejestru agencji zatrudnienia i działać legalnie? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

• ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia;
• ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej;
• ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw.

Wprowadzenie ich ma na celu zwiększenie kontroli nad przepisami migracyjnymi i jednocześnie dostosowanie ich do przepisów Unii Europejskiej. Ustawy oczywiście mają o wiele szerszy zakres, ale na potrzeby niniejszego artykułu skupię się głównie na aspektach związanych z legalizacją pobytu oraz pracy cudzoziemców na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Jakie zaszły kluczowe zmiany? Czy pojawiły się nowe obowiązki dla pracodawców? Na co należy zwrócić uwagę, żeby sprawnie i zgodnie z obowiązującym prawem zatrudnić cudzoziemca?

Nowe realia prawne przy uzyskaniu zezwolenia na pracę i pobyt cudzoziemca w Polsce – co się zmieniło od 1 czerwca 2025 r.?

Wprowadzone od 1 czerwca zmiany w przepisach dążą z jednej strony przede wszystkim do uproszczenia procedur i usprawnienia załatwiania spraw w polskich urzędach, a z drugiej strony stanowią wprowadzenie skuteczniejszych narzędzi do ograniczenia nadużyć, jakie pojawiają się na polu zatrudniania cudzoziemców. Przepisy, które dotyczą przedsiębiorców, wynikają głównie z ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Istotne jest, że nie stosuje się ich do cudzoziemca, który jest przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wykonywanej na podstawie umowy cywilnoprawnej w ramach jego działalności gospodarczej.

Legalizacja pracy cudzoziemców – jakie są kluczowe zmiany dla rynku pracy w Polsce?

Kluczową zmianą, jaką wprowadzają nowe przepisy, jest pełna elektronizacja postępowania, która ma zasadniczo usprawnić kwestie proceduralne. W ten sposób załatwiane są wszystkie wnioski, czynności, przesyłane załączniki do wniosków i środki zaskarżenia. Wprowadzenie obowiązku systemu teleinformatycznego wiąże się z koniecznością założenia konta w systemie przez pracodawców i cudzoziemców. Odbywa się to przez portal praca.gov.pl. Wszelka korespondencja zwrotna będzie przesyłana również na skrzynkę dostępną w ramach założonego konta.

Ustawa ściśle określa zakres danych, jakie mają być podane oraz zasady uwierzytelnienia, a są to:

• dane identyfikacyjne;
• dane adresowe;
• numer NIP;
• numer KRS;
• REGON.

Minister właściwy do spraw pracymoże określić, w drodze rozporządzenia, wykaz państw, których obywatele posiadający zezwolenie na pracę nie są uprawnieni do wykonywania pracy w czasie pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach ruchu bezwizowego. Bierze się tu pod uwagę zagrożenie bezpieczeństwa i porządku publicznego przy wjeździe obywateli tych państw na terytorium obszaru państw Schengen.

Ponadto ustawa zmieniła przepis, w oparciu o który cudzoziemiec wjeżdżający na podstawie wizy wydanej w celu odwiedziny rodziny lub przyjaciół był uprawniony do wykonywania pracy. Obecnie nie ma takiego prawa.

Przesłankami odmowy udzielenia zezwolenia na pracę, według wprowadzonej ustawy, są:

• złożenie wniosku zawierającego nieprawdziwe dane osobowe, fałszywe informacje lub dokumenty z takimi danymi/informacjami;
• zeznanie nieprawdy/zatajenie prawdy, podrobienie/przerobienie dokumentu lub użycie go;
• prawomocne ukaranie – typ kwalifikowany wykroczeń;
• dwukrotne ukaranie za typ podstawowy nielegalnego powierzenia pracy;
• prawomocne skazanie za wybrane przestępstwa z kodeksu karnego;
• nieprawidłowy outsourcing.

Oraz te, które były dotąd jedynie uznaniowe, a stały się obligatoryjne:

• niedopełnienie obowiązków wynikających z art. 17 ust. 4 lub 5 (dostosowanie wysokości wynagrodzenia);
• nieopłacenie składek na ubezpieczenia społeczne;
• niezgłoszenie do ubezpieczenia społecznego;
• zaleganie z podatkami;
• brak środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy;
• nieprowadzenie działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym posiadanie zawieszonego wykonywania działalności gospodarczej – wykreślenie z właściwego rejestru lub postawienie działalności w stan likwidacji.

Ponadto znika obowiązek przedstawiania przez starostę testu runku pracy oraz odrębne postępowanie w celu przedłużenia zezwolenia na pracę.  Zamiast tego należy złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca w celu kontynuacji pracy na tym samym stanowisku lub w tym samym rodzaju pracy. Wreszcie, wprowadzono przepisy, które stanowią, że zezwolenie na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi wydaje się na czas określony, nie dłuższy niż 1 rok w dwóch przypadkach. Pierwszym przypadkiem jest złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi prowadzący działalność gospodarczą przez okres krótszy niż 1 rok. Drugim przypadkiem jest sytuacja, gdy czas pracy cudzoziemca nie będzie przekraczał 1/2 pełnego wymiaru czasu pracy lub 20 godzin tygodniowo.

Oświadczenie o powierzaniu pracy zastępuje dotychczasowe oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Składa się je wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Odmowa wpisu do ewidencji następuje w wypadku:

• dwukrotnego ukarania za niedopełnienie obowiązku powiadomień;
• jednokrotnego ukarania za typy kwalifikowane wykroczeń;
• ponownego ukarania za typ podstawowy nielegalnego powierzenia pracy;
• prawomocnego skazania z art. 270-275 kk, 189a kk, 218-221 kk oraz 225 § 2 kk;
• przekroczenia limitu oświadczeń;
• niespełnienia warunków dot. wynagrodzenia;
• niedopełnienia obowiązków wynikających z art. 17 ust. 4 lub 5 (zwiększenia wynagrodzenia);
• nieopłacenia składek na ubezpieczenia społeczne;
• niezgłoszenia do ubezpieczenia społecznego;
• zalegania z podatkami;
• braku środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy;
• nieprowadzenia działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie;
• stosowania nieprawidłowego outsourcingu.

Legalizacja pobytu na terytorium Polski – jakie są aktualne wymagania dla cudzoziemców?

Regulacji kwestii pobytowych cudzoziemców na terenie Polski dotyczą przede wszystkim dwie wprowadzone ustawy. Mowa tutaj o ustawie o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej oraz ustawie o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw. Zostały w nich uregulowane kwestie wjazdu oraz udzielania zezwoleń pobytowych cudzoziemcom. Można tu wymienić następujące aspekty będące przedmiotem regulacji:

• mobilność krótkoterminowa – dla posiadaczy Niebieskiej Karty UE możliwość wyjazdu z kraju na okres nieprzekraczający 3 miesięcy;
• wprowadzenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej posiadacza Niebieskiej Karty UE – może ubiegać się o nie cudzoziemiec, którego celem pobytu w Polsce ma być wykonywanie pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji;
• możliwość uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy w celu połączenia z rodziną – nie ma tu konieczności posiadania przez cudzoziemca źródła stabilnego i regularnego dochodu oraz zapewnionego miejsca zamieszkania w Polsce;
• wprowadzenie preferencyjnej zasady ubiegania się o zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE dla posiadaczy Niebieskiej Karty UE (pobyt w innym państwie członkowskim będzie zaliczany tak samo jak pobyt w Polsce).

Wprowadzono również nową definicję wyższych kwalifikacji zawodowych. Dotychczas obejmowała ona kwalifikacje poświadczone dyplomem uczelni wyższej, a od teraz wliczone zostają także do nich te zdobyte w wyniku doświadczenia zawodowego. Muszą być one porównywalne do tych uzyskanych po studiach 3-letnich lub 5-letnich, w zależności od wykonywanego zawodu.

Inną formą legalizacji pobytu jest wiza krajowa w celu wykonywania pracy przez cudzoziemców. Ustawa dotycząca zmian w systemie wizowym przewiduje szereg zmian, które dotyczą odmowy wszczęcia postępowania w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Zalicza się do nich sytuacje, w których:

• cudzoziemiec przebywa na terenie RP na podstawie wizy wydanej w celu np. udziału w imprezach sportowych czy odbycia studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich albo kształcenia się w szkole doktorskiej;
• cudzoziemiec przebywa na podstawie wizy długoterminowej, o której mowa w art. 18 Konwencji Wykonawczej z dnia 19 czerwca 1990 r. do Układu z Schengen z dnia 14 czerwca 1985 r. między Rządami Państw Unii Gospodarczej Beneluksu, Republiki Federalnej Niemiec oraz Republiki Francuskiej w sprawie stopniowego znoszenia kontroli na wspólnych granicach, wydanej przez inne państwo obszaru Schengen, chyba że przebywając na podstawie tej wizy korzysta na terytorium RP z mobilności;
• cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie dokumentu pobytowego w rozumieniu art. 1 ust. 2 lit. a rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002 z dnia 13 czerwca 2002 r. ustanawiającego jednolity wzór dokumentów

pobytowych dla obywateli państw trzecich, wydanego przez inne państwo obszaru

Schengen, chyba że przebywając na podstawie tego dokumentu korzysta na terytorium RP z mobilności;

• cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie zezwolenia na wjazd, o którym mowa w art. 32 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach – wjazd na okres nie dłuższy niż 15 dni.

Ponadto w nowych przepisach wyłączono świadectwo ukończenia szkoły policealnej jako dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego przez cudzoziemca ubiegającego  się o udzielenie na czas nieoznaczony zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej. Celem ustawy jest także ukrócenie praktyki uzyskiwania wizy studenckiej przez cudzoziemców, których rzeczywistym celem pobytu jest świadczenie pracy lub emigracja na stałe, poprzez:

• weryfikację placówek oferujących usługi związane wyłącznie z kształceniem cudzoziemców na studiach;
• wprowadzenie obowiązku informacyjnego dla rektorów i kierowników placówek;
• ustalenie limitu cudzoziemców na danym roku akademickim.

Jakie są najważniejsze zmiany dotyczące agencji zatrudnienia, które dotyczą zatrudniania cudzoziemców?  

Wraz z ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadzone zostały zmiany w przepisach, które mają usprawnić i uregulować prawidłowe działanie agencji zatrudnienia. W szczególności kluczowe wydaje się doprecyzowanie przepisów dotyczących nieprawidłowego outsourcingu. Chodzi tu o sytuację, w której podmioty, powierzając pracę cudzoziemcowi, będą kierowały go do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej.

Drugą bardzo istotną zmianą jest wprowadzenie 2-letniego okresu karencji, to znaczy – prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 6), będzie możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej. Dodatkowo, prowadzenie takiej działalności wymaga zmiany wpisu w rejestrze. Do wniosku o zmianę wpisu dołącza się wówczas odpowiednie oświadczenie, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej. Agencji, które zostały założone przed wejściem w życie przepisów, czyli przed 1 czerwca 2025 r., nie dotyczy wymóg 2-letniej karencji.

Ponadto zwiększono wysokość opłaty za wpis lub zmianę wpisu do rejestru agencji zatrudnienia do 1000 zł oraz wprowadzony został katalog przypadków, gdy odmawia się wpisu do takiego rejestru określonemu podmiotowi. Dzieje się tak, między innymi, kiedy:

• istnieją zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne;
• zaległości podatkowe;
• zaległości z tytułu składek społecznych;
• zaległości z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego;
• o wpis występuje podmiot, w stosunku do którego została otwarta likwidacja lub ogłoszono jego upadłość;
• składa wniosek ponownie podmiot, który już jest wpisany do rejestru agencji zatrudnienia.

Jakie są nowe obowiązki pracodawców dotyczące pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce?

Nowe przepisy mają na celu przede wszystkim ochronę pracownika i nowe obowiązki nałożone na pracodawców wynikają właśnie z tego założenia. Nie oznacza to jednak tego, że nie wiążą się one również z nowymi uprawnieniami dla pracodawców, które mają usprawnić weryfikację pracowników. Do tej grupy należą nowe przepisy w zakresie danych osobowych. Dają one wyraźną możliwość pozyskania danych osobowych oraz kopii dokumentów w celu potwierdzenia tożsamości i uprawnienia do zatrudnienia przed rozpoczęciem pracy. Co więcej – pracodawca może żądać od cudzoziemca dokumentu pobytowego przez cały okres wykonywania pracy! Nowe przepisy dają też możliwość przechowywania przez pracodawcę tych dokumentów w trakcie zatrudnienia oraz 2 lata po zakończeniu zatrudnienia, chyba że inne przepisy przewidują dłuższy okres – dzieje się tak np. w wypadku umów o pracę.

Wracając jednak do tematu ochrony pracownika i przeciwdziałaniu jego wyzyskowi warto odnotować kolejne obowiązki pracodawcy, które są następujące:

• w wypadku, kiedy umowa jest w wersji obcojęzycznej, to należy wykonać tłumaczenie na język polski za pomocą tłumacza przysięgłego;
• konieczne jest poinformowanie cudzoziemca o możliwości wstąpienia do związku zawodowego;
• w umowie z cudzoziemcem należy określić nie tylko wynagrodzenie, ale także inne warunki (np. stanowisko, rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, liczbę godzin w tygodniu lub miesiącu);
• pracodawca ma obowiązek przekazania kopii umowy z cudzoziemcem do organu;
• na wniosek pracodawcy użytkownika agencja pracy przekazuje mu kopię zezwolenia na pracę lub oświadczenia dotyczącego pracownika tymczasowego.

Ponadto każdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi ma obowiązek pisemnie powiadomić wojewodę (który udzielił zezwolenia) o utracie pracy przez cudzoziemca w terminie 15 dni. 

Wzmożone kontrole – jakie są sankcje za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców?

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza dość kluczową dla wielu pracodawców nowość – możliwość kontroli bez zapowiedzi oraz kontroli krzyżowych z ramienia Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej. Co to oznacza w praktyce? To proste, będzie można przeprowadzać dwie kontrole w tym samym czasie.

Drugą dość istotną zmianą jest zwiększenie widełek dla stosowanych kar grzywny. Aktualne przepisy prezentują się w następujący sposób:

• kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł;
• cudzoziemiec, który nielegalnie wykonuje pracę, podlega karze grzywny nie niższej niż 1000 zł;
• typy kwalifikowane (wprowadzenie w błąd, wyzyskanie błędu itp., korzyść majątkowa) – 6000 zł do 50000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązków informacyjnych wobec organu podlega karze grzywny nie niższej niż 500 zł;
• kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega karze grzywny nie niższej niż 6000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 59 ust. 1 (odrębna umowa z cudzoziemcem dotycząca najmu lub użyczenia kwatery mieszkaniowej w przypadku pracy sezonowej), podlega karze grzywny od 500 zł do 2000 zł;
• kto, zawierając umowę, o której mowa w art. 59 ust. 3, ustala czynsz z naruszeniem warunków wskazanych w tym przepisie (czynsz nie może być wygórowany w stosunku do wynagrodzenia), podlega karze grzywny od 200 zł do 2000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 70 ust. 1 pkt 1 lub 2 (niedotrzymanie terminów powiadomienia starosty), lub przekazuje nieprawdziwe informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 500 do 5000 zł.

Potencjalne kary uległy wyraźnemu wzrostowi, co z pewnością ma odwodzić od nieuczciwych praktyk. Wprowadzenie niezapowiedzianych i krzyżowych kontroli, dodatkowe regulacje prawne dotyczące nieprawidłowego outsourcingu, zwiększenie obowiązków pracodawców – to tylko niektóre powody, dla których warto zadbać o przygotowanie swojej działalności i dostosowanie jej przede wszystkim do bieżących przepisów. Zdecydowanie powinno się zasięgnąć pomocy z odpowiednią do tego przygotowaną kancelarią prawną, aby uchronić swoją firmę przed wysokimi kosztami grzywny oraz sprawami sądowymi, które również mogą grozić w wyniku zaskarżenia ze strony pracowników. Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. przepisy są bogatym uzupełnieniem dotychczasowych, a także stanowią ważne zmiany, z którymi koniecznie powinno zapoznać się każde przedsiębiorstwo zatrudniające cudzoziemców.

Artykuł Zasady legalizacji pobytu i pracy cudzoziemca – legalny rynek pracy w Polsce od 1 czerwca 2025 r. pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Kto i kiedy jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców – kontrola PIP i Straży Granicznej?

W art. 98 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która weszła w życie 1 czerwca 2025 r., wprowadzone zostały zmiany do Prawa przedsiębiorców, a dokładniej do art. 48 ust. 11. Umożliwiają one od teraz niezapowiedziane kontrole ze strony PIP jak i Straży Granicznej. To właśnie te dwie instytucje mają prawo przeprowadzania bezpośrednich i nagłych kontroli w przedsiębiorstwach.

Ponadto ten sam art. ustawy wprowadza zezwolenie w wypadku PIP oraz Straży Granicznej wykonywania tzw. kontroli krzyżowych (zmieniony zostaje art. 54 ust. 1 Prawa Przedsiębiorców), czyli przeprowadzania dwóch kontroli jednocześnie. Obydwie te zmiany mają z pewnością wyczulić jeszcze bardziej pracodawców na przestrzeganie nowych przepisów, jak i dają realne narzędzie do wychwycenia potencjalnych nieprawidłowości na rynku pracy.

Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia i pobytu cudzoziemca – co sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy, a co Straż Graniczna?

Państwowa Inspekcja Pracy może skontrolować każdego pracodawcę oraz przedsiębiorców, którzy pracodawcami nie są, ale na ich rzecz osoby fizyczne wykonują jakąś pracę. Sprawdzają wszystko, co dotyczy sytuacji prawnej pracownika, a w wypadku legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, będą sprawdzane, przede wszystkim:

• wszelkie informacje czy cudzoziemiec został zatrudniony legalnie, a więc np. kontrola zezwoleń lub oświadczeń o powierzeniu pracy, sprawdzanie dokumentów – zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przechowuje kopie dokumentów uprawniających do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca;
• sprawdzanie podpisanej umowy – czy została zawarta pisemnie i kiedy została zawarta, czy została przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca;
• czy zatrudnienie nastąpiło na warunkach zgodnych z zezwoleniem o pracę;
• badane są warunki pracy oraz wynagrodzenia – tutaj liczne wprowadzone, 1 czerwca 2025 r., obowiązki pracodawcy, jak np. dostosowanie wynagrodzenia do wynagrodzenia minimalnego, proporcjonalne podniesienie wynagrodzenia w przypadku zwiększenia wymiaru czasu pracy/liczby godzin;
• spełnienie obowiązków dotyczących dokumentacji kadrowej – np. obowiązek przekazania kopii umowy do organu, obowiązek informowania o możliwości wstąpienia do związku zawodowego;
• przy zawarciu umowy o pracę lub umowy zlecenie sprawdzanie zgodności z Kodeksem pracy, sprawdzanie warunków zatrudnienia (czas, pracy, BHP);
• kontrola zgłoszenia do ZUS, opłacania składek.

Kontrola przeprowadzana przez Straż Graniczną w dużej mierze oczywiście pokrywa się z kontrolą przez inspektora pracy, jednak nacisk położony będzie głównie na legalności pobytu zatrudnionego cudzoziemca. Co zatem w tej kwestii będzie sprawdzane? Zacznijmy od kluczowego obowiązku pracodawcy – żądania od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski (art. 4 ust. 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom). Zanim zatrudnimy cudzoziemca, koniecznie musimy sprawdzić legalność jego pobytu. Jest to kluczowe, gdyż zgodnie z art. 85 ustawy pracodawca nie będzie podlegał karze za wykroczenie powierzenia pracy cudzoziemcowi nieposiadającemu ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu na terenie RP, o ile wypełni swoje obowiązki – przypominam, że przechowuje on kopię tych dokumentów przez cały okres zatrudnienia. Wyjątkiem byłaby sytuacja, gdyby pracodawca wypełnił ten obowiązek, ale wiedział, że dokument uprawniający do pobytu został sfałszowany. Ponadto Straż Graniczna sprawdza również samą legalność zatrudnienia, podobnie jak dzieje się to podczas kontroli PIP.

Kontrole ze strony obydwu organów mogą być zapowiedziane oraz niezapowiedziane. Mogą odbywać się na terenie przedsiębiorstwa, jak również zdalnie, gdy pracodawca wzywany jest do przedstawienia wszystkich potrzebnych dokumentów. Po przeprowadzonej kontroli przedstawiany jest protokół, do którego zastrzeżenia należy zgłosić do 7 dni od daty jego wystawienia. Należy pamiętać, że odmowa podpisania protokołu nie zwolni pracodawcy z odpowiedzialności. W wypadku braku stwierdzenia naruszeń protokół może być zastąpiony przez inspektora notatką służbową.

Jakie naruszenia przepisów towarzyszą najczęściej nielegalnemu zatrudnieniu cudzoziemców w Polsce?

1 czerwca 2025 r. weszły w życie nowe przepisy w kwestii legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, które nałożyły również na pracodawców nowe obowiązki. W wypadku przesłanek odmowy wydania zezwolenia o pracę część przesłanek dotąd jedynie uznaniowych stała się przesłankami obligatoryjnymi, których niespełnienie decyduje o braku zezwolenia. Są to między innymi:

• nieopłacenie składek na ubezpieczenia społeczne;
• niezgłoszenie do ubezpieczenia społecznego;
• zaleganie z podatkami;
• brak środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy;
• sytuacja, gdy pracodawca nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym ma zawieszone wykonywanie działalności gospodarczej, został wykreślony z właściwego rejestru lub jego działalność jest postawiona w stan likwidacji.

Nowością w przepisach jest stosowanie nieprawidłowego outsourcingu jako przesłanki decydującej o nieprzyznaniu zezwolenia na pracę. Wykrycie jej spowoduje nałożenie stosownej kary.

Innymi przykładowymi wykroczeniami są np.:

• brak powiadomienia starosty o podjęciu pracy oraz niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie odpowiednio 7 i 14 dni;
• brak odrębnej umowy z cudzoziemcem dotyczącej najmu lub użyczenia kwatery mieszkaniowej w przypadku pracy sezonowej (art. 59 ust.1 ustawy);
• powierzenie pracy cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia;
• powierzenie pracy cudzoziemcowi, który nie posiada prawidłowych dokumentów zezwalających na pobyt na terenie Polski;
• zatrudnienie cudzoziemca na innych warunkach niż te zawarte w zezwoleniu/oświadczeniu – tutaj utrzymany jest art. 33 ust. 1, który mówi, że możliwe jest powierzenie cudzoziemcowi pracy o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi na okresy łącznie nieprzekraczające 30 dni w roku kalendarzowym, jeżeli są spełnione pozostałe warunki określone w zezwoleniu na pracę i jeżeli uprzednio powiadomi wojewodę, który wydał zezwolenie na pracę;
• brak pisemnej umowy lub brak przetłumaczenia jej na język zrozumiały dla zatrudnianego cudzoziemca;
• brak posiadania kopii dokumentów, które zezwalają na legalny pobyt cudzoziemca na terenie RP.

Jakie są przewidziane kary grzywny dla pracodawców w zakresie legalności zatrudnienia cudzoziemców?

Zmiana, która wydaje się bardzo istotna, w kontekście kar grzywny za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi, to przyjęcie zasady, że podaną w ustawie karę nie niższą niż 3000 zł wymierza się za jednego cudzoziemca (art. 85 ust. 13). Przewidziane przez przepisy kary zostały bez wyjątku podwyższone i wynoszą obecnie:

• kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł;
• typy kwalifikowane (wprowadzenie w błąd, wyzyskanie błędu itp., korzyść majątkowa) – 6000 zł do 50000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku powiadomienia organu o szeregu okoliczności związanych z zatrudnieniem, podlega karze grzywny nie niższej niż 500 zł;
• kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega karze grzywny nie niższej niż 6000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 59 ust. 1 (odrębna umowa z cudzoziemcem dotycząca najmu lub użyczenia kwatery mieszkaniowej w zakresie pracy sezonowej), podlega karze grzywny od 500 zł do 2000 zł;
• kto, zawierając umowę, o której mowa w art. 59 ust. 3, ustala czynsz z naruszeniem warunków wskazanych w tym przepisie (czynsz nie może być wygórowany w stosunku do wynagrodzenia), podlega karze grzywny od 200 zł do 2000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 70 ust. 1 pkt 1 lub 2 (niedotrzymanie terminów powiadomienia starosty), lub przekazuje nieprawdziwe informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 500 do 5000 zł.

Jak przygotować firmę do legalnego zatrudniania cudzoziemców?

W celu jak najlepszego przygotowania się do kontroli każdy pracodawca powinien zadbać o spełnienie wszystkich nałożonych na niego przez przepisy obowiązków. Może również zamówić odpowiedni audyt w kancelarii prawnej, żeby dokonać weryfikacji posiadanych dokumentów i prawidłowości procesów. Tak jak już wspomniałem, nie podlega karze ten pracodawca, który spełnił łącznie następujące warunki (art. 85 ustawy):

• zażąda od cudzoziemca dokumentu świadczącego o legalnym pobycie na terenie Polski;
• przechowa kopię tych dokumentów przez cały okres zatrudnienia cudzoziemca oraz przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia;
• zgłosił cudzoziemca, którego zatrudnił, do ubezpieczeń społecznych, o ile obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów.

Ponadto pracodawca powinien podejmować współpracę z cudzoziemcem w celu starania się o pozwolenie na pracę. Jeżeli Twoja firma podejmuje również wspólne działania z agencją pracy, warto rozeznać się czy agencja działa również zgodnie z przepisami – warto pamiętać tutaj o szczególnym nacisku w nowych przepisach na konsekwencje nieprawidłowego outsourcingu. W wypadku agencji ustawa wprowadza 2-letnią karencję – prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 6), jest możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej. Takie ograniczenia dotyczą jednak tylko nowych podmiotów, zarejestrowanych po wejściu w życiu znowelizowanych przepisów. Poza tym taka działalność wymaga odpowiedniej zmiany wpisu w rejestrze.

Pracodawca musi pamiętać, że jeśli uzyskał dla cudzoziemca zezwolenie na pracę lub też złożył oświadczenie o powierzeniu mu wykonywania pracy, to w takim wypadku musi jeden egzemplarz takiego dokumentu przekazać cudzoziemcowi. Podpisywana umowa musi być poza tym przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca i zawarta na piśmie.

Należy pamiętać również o obowiązkach informacyjnych. W wypadku zezwolenia na pracę trzeba powiadomić w terminie 7 dni wojewodę, który wydał zezwolenie, między innymi, o:

• zmianie nazwy stanowiska pracy cudzoziemca;
• braku podjęcia pracy w ciągu 2 miesięcy od uzyskania pozwolenia przez cudzoziemca;
• przerwaniu przez cudzoziemca pracy na okres przekraczający 2 miesiące.

W wypadku oświadczenia o pozwoleniu na wykonywanie pracy, jeśli zostało ono wpisane do ewidencji oświadczeń, trzeba powiadomić odpowiedni urząd pracy:

• w ciągu 7 dni o podjęciu pracy przez cudzoziemca;
• w ciągu 14 dni o niepodjęciu pracy;
• o zakończeniu pracy.

W wypadku powierzenia wykonywania pracy na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, należy powiadomić wojewodę, który wydał zezwolenie na pobyt w ciągu 15 dni, między innymi, o:

• utracie pracy przez cudzoziemca;
• zmianie nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca;
• zastąpieniu umowy cywilnoprawnej umową o pracę.

Koniecznie trzeba pamiętać o przechowywaniu całej dokumentacji oraz wypełnieniu wszystkich obowiązków, w tym informacyjnych, jakie narzucają aktualne przepisy. Ich mnogość wydaje się sugerować, że kiedy zatrudniamy u siebie cudzoziemców, wręcz niezbędna staje się konsultacja z wykwalifikowaną kancelarią prawną.

Artykuł Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców wykonywana przez PIP i Straż Graniczną?  pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

              Przypomnijmy, że standardy ochrony małoletnich stanowią procedurę reagowania na wszelkie formy krzywdzenia dzieci. Zgodnie z treścią ustawy wyznaczone typy placówek, między innymi hotele i inne obiekty turystyczne, mają obowiązek wdrożenia i stosowania dokumentu standardów ochrony małoletnich, a dokładniej dwóch jego wersji – pełnej oraz skróconej, przeznaczonej dla dzieci.

O czym pamiętać przy wdrażaniu standardów ochrony małoletnich w hotelu?

Przyjęcie Standardów Ochrony Małoletnich to tylko jeden z obowiązków przewidzianych w ustawie. Drugi, nie mniej ważny, to odpowiednie przeszkolenie pracowników w tym zakresie. Chodzi o to, aby dokument miał praktyczne zastosowanie, czyli żeby pracownicy wiedzieli jak faktycznie zastosować nowe przepisy w wypadku podejrzanej sytuacji. Hotel musi wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za odpowiednie przeszkolenie pozostałej części personelu. Warto w tej kwestii skorzystać z dostępnych materiałów, np. na stronie internetowej Fundacji Dajemy Dzieciom Siłę, która udostępnia materiały przygotowane dla poszczególnych rodzajów podmiotów zobowiązanych do przyjęcia standardów. 

Gotowe standardy powinny zostać udostępnione na stronie internetowej placówki, a także zostać wywieszone w widocznym miejscu na terenie samego hotelu w dwóch wersjach- pełnej oraz skróconej, zawierającej informacje istotne dla dzieci. W zakresie wersji skróconej proponuje się zazwyczaj wdrożenie krótkiego dokumentu w tym zakresie albo nawet przygotowanie wersji obrazkowej.  

Co powinny zawierać standardy ochrony małoletnich w hotelu?

To, co przede wszystkim wydaje się wyróżniać przepisy przeznaczone dla podmiotów oferujących usługi hotelarskie i turystyczne oraz zakwaterowania zbiorowego, jest wymóg określenia zasad i procedur identyfikacji małoletniego, a także jego relacji w stosunku do osoby dorosłej, z którą przebywa w hotelu. W wypadku jakichkolwiek podejrzeń pracownik powinien sprawdzić tożsamość gości i upewnić się, że dziecko jest bezpieczne. Łatwo dostępny dla gości dokument standardów ochrony małoletnich na pewno może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu tej procedury. Dobrą praktyką jest także poinformowanie gości z odpowiednim wyprzedzeniem (np. w wiadomości mailowej po dokonaniu rezerwacji), że w czasie pobytu w dzieckiem warto mieć przy sobie dokument tożsamości dziecka oraz dokument potwierdzający prawo do sprawowania opieki nad nim, przykładowo odpowiednie upoważnienie od rodziców dziecka.

Ponadto standardy powinny zawierać:

• określenie zasad zapewniających bezpieczne relacje pomiędzy małoletnim a personelem placówki – warto np. ustalić katalog zachowań niedozwolonych wobec dzieci (które zachowania są zupełnie nieakceptowalne, a które pod pewnymi warunkami są możliwe do zaakceptowania- np. kontakt fizyczny w celu udzielenia pomocy małoletniemu lub zapobiegnięciu niebezpieczeństwa, które mu grozi),
• określenie stosownych procedur i zasad reagowania w przypadku podejrzenia lub wykrycia krzywdzenia małoletniego, wyznaczenia zasad („krok po kroku”), według których pracownik mógłby w sposób praktyczny reagować, gdy dobro małoletniego przebywającego na terenie hotelu jest zagrożone,
• określenie stosownych procedur i wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego oraz zawiadamiania sądu opiekuńczego,
• wyznaczenie osoby, która będzie odpowiedzialna za przeszkolenie personelu do stosowania standardów, tak aby wiedzieli oni jak należy zachowywać się na co dzień w hotelu, ale także co zrobić  w sytuacji kryzysowej (jak zachować się w przypadku podejrzenia krzywdzenia oraz jak reagować na przejawy krzywdzenia) oraz sposób dokumentowania tej czynności.
• należy również uwzględnić sytuację dzieci niepełnosprawnych oraz dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi (przewidzieć specjalne udogodnienia dla dzieci niepełnosprawnych, które ułatwią im poruszanie się po hotelu, ale także uwzględnią ich niestandardowe potrzeby).  Pracownicy powinni służyć takim dzieciom szczególnym wsparciem oraz pomocą.

Co grozi za brak wdrożenia standardów?

Przypomnijmy, że za brak wdrożenia wymaganych standardów odpowiedzialność ciąży na organie zarządzającym placówką hotelarską. W wypadku uchybień w tej kwestii hotel poniesie stosowną karę przewidzianą w ustawie:

• za zatrudnienie osoby karanej za przestępstwa na tle seksualnym czeka kara aresztu, ograniczenia wolności lub grzywna nie niższa niż 1000 zł,
• za brak wdrożenia standardów ochrony małoletnich kara do 250 zł lub kara nagany, a w wypadku ponownego stwierdzenia braku wdrożenia grzywna nie niższa niż 1000 zł.

Jakie obowiązki ma pracodawca przy procesie rekrutacji w świetle nowej ustawy?

Przy zatrudnianiu kandydata pracodawca ma obowiązek sprawdzić czy jego dane znajdują się w Rejestrze Sprawców Przestępstw na tle Seksualnym. Należy sprawdzić Rejestr z dostępem ograniczonym lub Rejestr osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.  

Natomiast od kandydata pracodawca ma wymagać złożenia zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Sądowego – chodzi dokładnie o przestępstwa określone w rozdziale XIX (przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu) i XXV (Przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności) Kodeksu karnego, w art. 189a (handel ludźmi) i art. 207 (znęcanie) Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600).

Co zrobić jeśli kandydat do pracy nie ma polskiego obywatelstwa?

Ubiegająca się o pracę osoba, która nie posiada polskiego obywatelstwa musi przedstawić pracodawcy następujące dokumenty pod groźbą odpowiedzialności karnej:

• informację z rejestru karnego danego państwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi,
• oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat (innym niż Polska oraz państwo obywatelstwa) wraz z informacją z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi,
• w wypadku gdy dane państwo nie przewiduje wydania takiej informacji, kandydat ma obowiązek przedłożyć informację z rejestru karnego tego państwa,
• natomiast jeśli dane państwo nie prowadzi rejestru karnego, kandydat musi złożyć oświadczenie o niekaralności.

Wdrożenie standardów ochrony małoletnich musi nastąpić najpóźniej do 15 sierpnia 2024 r.

Jeśli jesteś podmiotem świadczącym usługi hotelarskie lub turystyczne lub prowadzące inne miejsca zbiorowego zakwaterowania, a nie wdrożyłeś jeszcze standardów, to warto zająć się tym jak najszybciej, ponieważ do wejścia w życie przepisów zostało naprawdę niewiele czasu.

Skontaktuj się koniecznie z nami, a my pomożemy Ci przygotować wszystkie odpowiednie dokumenty na czas.

Zapoznaj się z artykułem dotyczącym wdrożenia Standardów Ochrony Małoletnich w placówkach medycznych, dostępnym tutaj:

https://paluckiszkutnik.pl/2024/07/31/jak-wdrozyc-standardy-ochrony-maloletnich-w-placowce-medycznej/

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz. U. 2016 poz. 862 z późn. zm.)

Artykuł Jak wdrożyć standardy ochrony małoletnich w Hotelu? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Kto odpowiada za wdrożenie standardów?

Wdrożenie standardów ochrony małoletnich spoczywa na organie zarządzającym placówką medyczną. Zaznaczenie odpowiedzialności w tym względzie wydaje się dość istotne, w szczególności w kontekście kar przewidzianych w ustawie:

• za zatrudnienie osoby karanej za przestępstwa na tle seksualnym czeka kara aresztu, ograniczenia wolności lub grzywna nie niższa niż 1000 zł,
• za brak wdrożenia standardów ochrony małoletnich kara do 250 zł lub kara nagany, a w wypadku ponownego stwierdzenia braku wdrożenia grzywna nie niższa niż 1000 zł.

Co musi zrobić pracodawca przed zatrudnieniem pracownika?

Pracodawca ma obowiązek sprawdzić, przed zatrudnieniem kandydata, czy jego dane są obecne w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze. Mowa tutaj o Rejestrze Sprawców Przestępstw na tle Seksualnym. Natomiast kandydat musi przedstawić zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Sądowego – chodzi dokładnie o przestępstwa określone w rozdziale XIX (przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu) i XXV (Przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności) Kodeksu karnego, w art. 189a (handel ludźmi) i art. 207 (znęcanie) Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2023 r. poz. 172 oraz z 2022 r. poz. 2600).

A co jeśli kandydat nie ma polskiego obywatelstwa?

Osoba, która posiada inne obywatelstwo niż polskie musi przedłożyć pracodawcy:

• informację z rejestru karnego danego państwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi,
• oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat (innym niż Polska oraz państwo obywatelstwa) wraz z informacją z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi,
• w wypadku gdy dane państwo nie przewiduje wydania takiej informacji, kandydat ma obowiązek przedłożyć informację z rejestru karnego tego państwa,
• natomiast jeśli dane państwo nie prowadzi rejestru karnego, kandydat musi złożyć oświadczenie o niekaralności.
• Kandydat składa wszystkie informacje pod groźbą odpowiedzialności karnej.

Co pracodawca musi zrobić z uzyskanymi informacjami?

Pracodawca musi utrwalić w formie fizycznej – w wydruku – powyższe dane, jakie otrzymał od kandydata. Powinien umieścić je aktach osobowych pracownika albo dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do działalności związanej, w tym wypadku, z leczeniem małoletnich.

Standardy ochrony małoletnich- co powinny zawierać?

Przygotowując standardy ochrony małoletnich, organ zarządzający placówką medyczną powinien kierować się poniższymi zasadami:

• zgodnie z charakterem danej placówki (np. gabinet stomatologiczny) kierownik placówki powinien określić zasady zapewniające bezpieczne relacje pomiędzy małoletnim a personelem placówki, w szczególności zachowania, które są niedozwolone wobec małoletnich,

Niniejszy punkt powinien wymieniać zasady, jakimi powinni kierować się pracownicy placówki, wskazywać zachowania dozwolone oraz niedozwolone. W szczególności warto stworzyć tutaj katalog zachowań niedozwolonych wobec małoletnich, który zawierałby jasne określenie jakie zachowania nie są akceptowalne albo pod jakimi warunkami są akceptowalne (przykładowo: kontakt fizyczny możliwy jest jedynie w celu przeprowadzenia badania lekarskiego).

• organ zarządzający placówką powinien określić zasady postępowania w wypadku krzywdzenia małoletniego albo też posiadania informacji na temat krzywdzenia osoby małoletniej, należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego (policji), zawiadomienie sądu opiekuńczego, wszczęcie procedury Niebieskiej Karty.

Niniejszy punkt odnosi się zarówno do pracowników, którzy dopuszczą się zachowań niedozwolonych, ale także do opiekunów prawnych lub faktycznych dziecka, z którymi dziecko zjawiło się w placówce- standardy powinny określać sposób interwencji w każdej z tych sytuacji.  Rola placówek medycznych jest tutaj bardzo ważna- często to właśnie lekarz w czasie badania może dostrzec objawy krzywdzenia dziecka i jest bardzo ważne, aby wiedział, jak zachować się w takiej sytuacji. Procedura może wskazywać sposób prowadzenia rozmowy z rodzicami lub opiekunami, a także sytuacje, w których należy zawiadomić organy państwowe (np. policję) i kto jest odpowiedzialny za przygotowanie takiego zawiadomienia.

• w nawiązaniu do powyższego bardzo ważne jest, aby zadbać o odpowiednie przeszkolenie personelu oraz odpowiednie udokumentowanie tej czynności.

Odpowiednie przeszkolenie jest konieczne, aby pracownicy wiedzieli, w jaki sposób stosować procedurę w praktyce. W placówce należy wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za przygotowanie personelu placówki do stosowania standardów oraz dokumentowanie tej czynności. Ciekawe materiały szkoleniowe przygotowała m.in. Fundacja dajemy dzieciom siłę, która już od lat zajmuje się przedmiotową problematyką – na pewno warto w tym zakresie skorzystać z udostępnionych przez Fundację materiałów.

• kierownik placówki nie ustanawia standardów tylko jeden raz, aby stale funkcjonowały – konieczne jest ich stały przegląd i aktualizacja, muszą one dostosowane i dobrane pod dana placówkę w sposób praktyczny.

Standardy powinny podlegać cyklicznej weryfikacji, przynajmniej jeden raz na 2 lata, a wnioski z tej weryfikacji powinny zostać udokumentowane na piśmie.

• koniecznie należy zadbać o zasady i sposób udostępniania rodzicom albo opiekunom prawnym lub faktycznym oraz małoletnim standardów do zaznajomienia się z nimi i ich stosowania (muszą mieć do nich łatwy dostęp).

Standardy powinny zostać udostępnione w placówce oraz na stronie internetowej w dwóch wersjach- wersji pełnej oraz skróconej, skierowanej do małoletnich, która zawiera informacje dla nich istotne. Niezależnie od powyższego, wersja pełna standardów również powinna być sporządzona w taki sposób, aby być zrozumiała dla osób małoletnich.

• kierownik placówki musi zadbać o wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu i udzielenie mu wsparcia,

Zazwyczaj w placówce zostanie wyznaczona jedna osoba, która będzie całościowo sprawować opiekę nad standardami- przeprowadzi szkolenie, będzie przyjmowała zgłoszenia o incydentach, a także je dokumentowała, jak również sporządzała zawiadomienia do organów państwowych w tym zakresie.

• należy określić sposoby dokumentowania i zasady przechowywania ujawnionych i zgłoszonych incydentów,

W tym przypadku należy ustalić, w jaki sposób będziemy dokumentować incydenty, np. w formie odpowiedniego rejestru i w jaki sposób będziemy przechowywać dokumenty z tym związane, uwzględniając przy tym fakt, że dokumenty te mogą być także niezbędne do udostępnienia odpowiednim organom państwowym, prowadzącym postępowanie w danej sprawie.

• należy określić zasady korzystania z urządzeń elektronicznych z dostępem do sieci Internet, a także procedury ochrony małoletnich przed szkodliwymi treściami oraz zagrożeniami,

Ten punkt dotyczy zarówno personelu, jak i małoletnich. Placówka może wprowadzić określone ograniczenia w tym zakresie z uwagi na dobro małoletnich, może także prowadzić określone działania informacyjne na temat szkodliwości korzystania z urządzeń elektronicznych. Zasady te mogą także obejmować uregulowania odnośnie zasad ochrony wizerunku małoletnich.

• należy również ustalić wymogi dotyczące bezpiecznych relacji między małoletnimi, a w szczególności zachowania niedozwolone,

W tym przypadku, należy ustalić katalog zachowań niedozwolonych, do których może dojść w relacjach pomiędzy małoletnimi bezpośrednio. Celem tego punktu jest zapobieganie wszelkim formom krzywdzenia, dyskryminacji i przemocy ze strony innych małoletnich.

• wreszcie należy ustalić zasady ustalania planu wsparcia dla małoletniego po wykryciu krzywdzenia.

Sposób ustalenia tych zasad zależny będzie od rodzaju placówki i tego, czy dziecko będzie uczęszczało do placówki po zaistniałym incydencie. Placówka powinna jednak ustalić takie procedury, które pozwolą na zaproponowanie określonych form wsparcia dla małoletniego, np. określenia zasad komunikacji z małoletnim oraz jego rodziną, przeprowadzenie określonych form terapii itp.

Co jeszcze należy uwzględnić?

W standardach należy także uwzględnić sytuację dzieci niepełnosprawnych oraz dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi. Placówka może w tym zakresie przewidzieć specjalne udogodnienia dla dzieci niepełnosprawnych, które ułatwią im poruszanie się po placówce, ale także uwzględnią ich niestandardowe potrzeby. Bardzo ważne w tym zakresie jest przeszkolenie personelu, który powinien być szczególnie wyczulony na te kwestie i służyć osobom z niepełnosprawnościami szczególną pomocą i wsparciem.

Celem wdrożenia standardów ma być zapewnienie dzieciom przebywającym w placówce bezpieczeństwa- zarówno ze strony personelu, jak i ze strony innych osób, w tym osób bliskim małoletniemu. Najważniejszym zadaniem wprowadzonych przepisów jest wprowadzenie jasnych zasad, kiedy i w jaki sposób powinniśmy reagować na krzywdzenie małoletniego i jakie kroki należy podjąć.

Wdrożenie standardów ochrony małoletnich musi nastąpić najpóźniej do 15 sierpnia.

Jeśli w Twojej placówce medycznej nie wdrożono jeszcze standardów to warto zająć się tym jak najszybciej, ponieważ do wejścia w życie przepisów zostało naprawdę niewiele czasu.

Skontaktuj się koniecznie z nami, a my pomożemy Ci przygotować wszystkie odpowiednie dokumenty na czas.

Zapoznaj się z artykułem dotyczącym wdrożenia Standardów Ochrony Małoletnich w placówkach hotelowych i turystycznych, dostępnym tutaj:

https://paluckiszkutnik.pl/2024/08/01/jak-wdrozyc-standardy-ochrony-maloletnich-w-hotelu/

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz. U. 2016 poz. 862)

Artykuł Jak wdrożyć standardy ochrony małoletnich w placówce medycznej? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Pracuje u mnie obywatel Ukrainy, ale kończy mu się możliwość legalnego pobytu

Kluczowe postanowienie ustawy wiąże się przede wszystkim z wydłużeniem legalnego pobytu obywatela Ukrainy na terytorium Polski do 30 września 2025 r. Bardzo istotne dla stabilnego zatrudnienia ukraińskiego pracownika jest także rozszerzenie przepisów ustawy na małżonkę obywatela Ukrainy czy małoletnie dziecko tego obywatela. Ułatwienie im załatwienia legalnego pobytu usprawnia również działania w kwestiach pracowniczych.

              Pracodawca, który powierzy pracę obywatelowi Ukrainy, będzie miał tylko 7 dni (już nie 14 dni, jak wcześniej) na powiadomienie o tym fakcie powiatowy urząd pracy. Pracodawca nie musi ponownie zawiadamiać tego urzędu, gdyby zawarł z tym pracownikiem nową umowę na tych samych warunkach. Taki obowiązek ponownego powiadomienia wiąże się z:

1) zawarciem nowej umowy na zmienionych warunkach;

2) zmianą stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy obywatela Ukrainy;

3) zmianą wymiaru czasu pracy lub obniżeniem wynagrodzenia.

Co z obywatelami Ukrainy, którzy dopiero co przybyli na terytorium Polski?

Każdy obywatel Ukrainy, który przybył na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa będzie mógł wystąpić o numer PESEL UKR niezwłocznie, brak tu będzie dotychczasowego ograniczenia do 30 dni, które w praktyce i tak nie było stosowane przez urzędy. Obywatel Ukrainy, który wjeżdża do Polski ma pobierane odciski palców- na mocy nowej ustawy ten obowiązek będzie dotyczył także dzieci, które ukończyły 6 lat (a nie jak dotychczas- 12 lat).

              Na podstawie nowej ustawy nie będzie już możliwości potwierdzenia tożsamości na podstawie nieważnego dokumentu– konieczne będzie potwierdzanie tożsamości za pomocą ważnego dokumentu podróży. W wypadku gdy dokument podróży utracił ważność, a numer PESEL został nadany na jego podstawie niezbędne będzie potwierdzenie swojej tożsamości w dowolnym organie gminy na podstawie ważnego dokumentu podróży w terminie 60 dni od daty wydania dokumentu podróży. Posiadanie statusu UKR w rejestrze PESEL nie jest obowiązkowe, aby pobyt ukraińskiego obywatela był legalny. Jednak uzyskanie statusu UKR może umożliwić ubieganie się o Kartę pobytu na podstawie nowych, uproszczonych przepisów. Taka Karta pobytu stanie się zezwoleniem na pobyt czasowy, a status UKR w rejestrze PESEL zostanie zamieniony na CUKR.

Jak Karta pobytu może ułatwić życie polskim pracodawcom?

Jak już wspomniałem na początku, wciąż czekamy na ogłoszenie w „Monitorze Polskim” komunikatu, który określiłby dzień wdrożenia odpowiednich rozwiązań technicznych w sprawie wdrożenia nowej Karty Pobytu. Ale zastanówmy się nad czymś o wiele bardziej konkretnym na tę chwilę – jak właściwie nowe przepisy ułatwią polskiemu pracodawcy zatrudnienie takiego obywatela Ukrainy, który będzie posiadał Kartę pobytu? Jak się okazuje faktycznie procedura biurokratyczna zostanie znacznie uproszczona. Karta pobytu (do warunków jej uzyskania zaraz powrócę) umożliwi legalny pobyt oraz pracę jej właściciela. Zatem pracodawca widząc taki dokument będzie mógł swobodnie zatrudnić obywatela Ukrainy, nie oglądając się na potrzeby wysyłania powiadomień. Zatrudnić, co dodajmy, na czas dłuższy niż ten wyznaczany przez polskiego ustawodawcę w specustawie- obecnie to 30 września 2025 r., a Karta ma być ważna przez okres 3 lat.

Jakie będą warunki przyznawania Karty pobytu dla obywatela Ukrainy?

Kartę pobytu na nowych warunkach będą mogli otrzymać obywatele Ukrainy, którzy przebywają legalnie terenie Polski i spełniają poniższe warunki:

1) w dniu 4 marca 2024 r. posiadali status UKR;

2) w dniu złożenia wniosku o kartę pobytu posiadali status UKR;

3) posiadali status UKR nieprzerwanie przez 365 dni.

              Dużym ułatwieniem dla ubiegających się o Kartę pobytu będzie możliwość zrobienia tego drogą elektroniczną. Obywatel Ukrainy będzie musiał złożyć pod wnioskiem podpis kwalifikowany albo użyć profilu zaufanego. Okres oczekiwania na Kartę nie powinien być dłuższy niż 90 dni.

Co zmieni dla polskiego pracodawcy nowa specustawa?

Kiedy tylko wszystkie przepisy wejdą w życie, nowa ustawa otworzy dla polskiego pracodawcy, który chce legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy, nowe możliwości. Wprowadzenie nowych przepisów związanych z Kartą pobytu zdejmie obowiązek wysyłania powiadomień do urzędu, a pracownik nie będzie musiał uzyskiwać zezwolenia na pracę. Dzięki Karcie pobytu pracodawca zyska też pewność, że zatrudnia pracownika w sposób legalny, bez konieczności dopełniania dodatkowych formalności. Pracodawca będzie mógł ponadto zaoferować dłuższą umowę o pracę, kiedy pojawi się solidny pracownik ze stabilnym nawet na 3 lata zezwoleniem na pobyt, które umożliwia pracę bez konieczności uzyskiwania zezwolenia.

Potrzebujesz pomocy w zatrudnianiu cudzoziemców? Skontaktuj się z nami- zadzwoń – tel. +48 12 307 24 00 lub napisz na adres biuro@3.65.198.239.

Artykuł Czy ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy ułatwi polskim pracodawcom zatrudnianie ukraińskich pracowników? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.