Harmonogram stosowania AI Act – oś czasowa, której nie można ignorować

Wbrew wielu opiniom przedsiębiorców, którzy wolą nie martwić się na zapas, kwestia „odkładania na później” nie dotyczy tematu AI Act. Przepisy częściowo zaczęły wchodzić w życie 1 sierpnia 2024 r. i od tego czas unijne rozporządzenie obowiązuje również w Polsce. Nie jest prawdą, że AI Act dotyczy jedynie wielkich graczy, dlatego temat dostosowania się do przepisów unijnego rozporządzenia nie powinien być odkładany na później przez żadnego przedsiębiorcę, który stosuje choćby sporadycznie narzędzia oparte na modelu sztucznej inteligencji. Wszystko zależeć będzie tu od sposobu i celu użytkowania.

Kogo zatem, tak naprawdę, obowiązuje rozporządzenie o systemach sztucznej inteligencji i jakie są terminy wprowadzenia przepisów?     

Kogo i od kiedy obowiązuje AI Act?

Co do zasady AI Act obowiązuje wszystkie podmioty używające w jakiś sposób w celach zarobkowych systemów sztucznej inteligencji. Przede wszystkim sposób użycia systemów AI będzie decydował o tym, jakie przepisy rozporządzenia będą się z tym wiązać. Jak zatem przedstawia się harmonogram stosowania AI Act?

• 1 sierpnia 2024 r. – wejście w życie AI Act;
• 2 lutego 2025 r. – przepisy ogólne z rozdz. I-II, zakazy z art. 5, AI Literacy (art. 4);
• 2 sierpnia 2025 r. – przepisy dotyczące sztucznej inteligencji ogólnego przeznaczenia (modele GPAI), obowiązki spoczywające na dostawcach modeli AI ogólnego przeznaczenia, wyznaczenie organów nadzoru przez państwa członkowskie (Polska w tej kwestii ma opóźnienie);
• 2 sierpnia 2026 r. – wydaje się, że to data kluczowa dla przedsiębiorców, zaczynają obowiązywać przepisy dotyczące systemów AI wysokiego ryzyka zawarte w Załączniku III, przepisy dotyczące przejrzystości (art. 50), właściwie rozpoczyna się egzekwowanie AI Act na szczeblu krajowym i unijnym;
• 2 sierpnia 2027 r. – przepisy dotyczący systemów wysokiego ryzyka z załącznika I, czyli produktów regulowanych (np. maszyny i urządzenia, transport i motoryzacja, ochrona zdrowia i bezpieczeństwo, produkty konsumenckie). 

Data 2 sierpnia 2026 r. jest kluczowa dla obszarów związanych z działem HR, outsourcingiem, fintechem, ocena kredytów, świadczeń, rozpoznawaniem biometrycznym. Będą dotyczyć:

• dostawców AI, czyli providers;
• użytkowników AI, czyli deployers – będą to np. pracodawcy, firmy rekrutacyjne.

Czym jest Digital Omnibus?

W kontekście przepisów AI Act trudno jest nie wspomnieć o przygotowywanym przez Parlament Europejski Cyfrowym Omnibusie. Ten pakiet deregulacyjny ma uprościć i ujednolić przepisy dotyczące cyberbezpieczeństwa i prywatności. W kontekście AI Actu Digital Omnibus ma proponować, między innymi:

• rozszerzenie uproszczeń dla małych i średnich przedsiębiorstw;
• ułatwianie przestrzegania przepisów o ochronie danych poprzez umożliwienie dostawcom i podmiotom stosującym wszystkie systemy i modele AI przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych w celu zapewnienia wykrywania i korygowania stronniczości, przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń;
• powiązanie harmonogramu wdrażania przepisów dotyczących systemów AI wysokiego ryzyka z dostępnością norm lub innych narzędzi wsparcia.

Digital Omnibus wiąże się z propozycją PE o odroczeniu części obowiązków dla systemów wysokiego ryzyka – najwcześniej do 2 grudnia 2027 r. To założenie mogłoby faktycznie opóźnić wejście wymogów, które zgodnie z AI Act swój termin mają 2 sierpnia 2026 r. Jednakże Cyfrowy Omnibus nie stanowi jeszcze przyjętych przepisów, dlatego bezpieczniej dla każdego przedsiębiorcy będzie przygotowywanie swojej działalności tak, aby była zgodna z przepisami, które wejdą w życie 2 sierpnia 2026 r.    

Krajowa ustawa implementacyjna Ministerstwa cyfryzacji

Projekt ustawy o systemach sztucznej inteligencji, który został przyjęty przez Radę Ministrów 31 marca 2026 r., a następnie przekazane do Sejmu, powinien, przynajmniej w teorii, wejść w życie do 2 sierpnia 2026 r. Do tego czasu Polska ma obowiązek uruchomienia przynajmniej jednej piaskownicy regulacyjnej, w której uczestnictw dla MŚP oraz startupów ma być bezpłatne.

Jakie są najważniejsze założenia, na tę chwilę, wersji projektu ustawy?

• zostanie ustanowiony nowy organ nadzorczy – Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji – który ma być niezależny od rządu i ma kontrolować przestrzeganie AI Act i ustawy;
• do zadań Komisji należeć będzie między innymi współpraca z Komisją Europjeską i Europejską Radą ds. AI, tworzenie piaskownic regulacyjnych, wydawanie wyjaśnień ogólnych (niewiążących, edukacyjnych) czy nakładanie kar;
• jedną z istotniejszych funkcji Komisji będzie możliwość wydawania wiążących opinii indywidualnych dla przedsiębiorców, które umożliwią za opłatą, w terminie 30 dni lub 60 dla spraw bardziej skomplikowanych uzyskanie opinii na temat złożonego zapytania na temat przepisów – będzie to mechanizm wzorowany na interpretacjach podatkowych;
• sankcje i kary mają wynikać bezpośrednio z AI Act, co dokładniej umówię poniżej;
• ustawa ma dotyczyć każdego przedsiębiorcy wprowadzającego systemy AI do obrotu lub stosującego je w działalności, a także dostawców i operatorów w rozumieniu AI Act. 

Struktury ryzyka a obowiązki przejrzystości w Rozporządzeniu o Sztucznej Inteligencji

Zbytnim uproszczeniem byłoby mówić o istnieniu 4 poziomów ryzyka w AI Act, gdyż tak naprawdę unijne rozporządzenia nie tworzy spójnej drabinki od systemów o minimalnym ryzyku aż do systemów zakazanych. Ponadto każda z kategorii ma swoją podstawę prawną w zupełnie innym artykule AI Act. Jak zatem to wygląda w praktyce?

Systemy zakazane obejmuje bezwzględny zakaz ich używania i nie istnieją żadne wyjątki od tej zasady. Podstawa prawna mieści się w art. 5 AI Act, który dotyczy przede wszystkim bezwzględnego zakazu manipulacji, dyskryminacji czy naruszeń praw podstawowych przy określonym zastosowaniu AI. Jakie najważniejsze zakazane praktyki obejmuje:

• bezwzględny zakaz najbardziej ryzykownych zastosowań AI (dotyczy naruszenia prawa człowieka, bezpieczeństwa lub wolności podejmowania decyzji);
• zakaz manipulacji i wpływania na decyzje użytkowników;
• zakaz wykorzystywania słabości osób w celu wpłynięcia na ich zachowanie w sposób szkodliwy;
• zakaz scoringu społecznego i profilowania „ryzyka przestępczego”;
• zakaz niektórych zastosowań biometrii (np. analizowanie emocji pracowników);
• silne ograniczenia dla rozpoznawania twarzy w przestrzeni publicznej.

Systemy wysokiego ryzyka są w jakimś stopniu dopuszczalne, ale obarczone jednocześnie rygorystycznymi obowiązkami, co szczegółowo omawiam poniżej. Podstawą prawną będzie tu art. 6 oraz załączniki I i III AI Act.

Odrębną kategorią są obowiązki przejrzystości, które reguluje art. 50 AI Act – można powiedzieć, że jest to odrębny reżim obowiązków informacyjnych, który może nakładać się na systemy z każdej innej kategorii. Wejście w życie obowiązków przejrzystości ma nastąpić właśnie 2 sierpnia 2026 r.

 Czego dotyczą obowiązki przejrzystości – kogo obowiązuje art. 50 AI Act?

Obowiązki przejrzystości, które wynikają z art. 50 AI Act, dotyczą przede wszystkim podmiotów będących:

• dostawcami systemów AI – nie tylko wielkie firmy, ale również np. te polskie, które opierają się na narzędziach modelu GPAI;
• wdrażającymi systemy AI;
• operatorami systemów AI ogólnego przeznaczenia (GPAI).

Przepisy art. 50, które dotyczą biznesu, można podsumować w następujący sposób:

• obowiązek informowania użytkownika o interakcji z AI;
• oznaczanie treści generowanych przez AI;
• informowanie o rozpoznawaniu emocji i biometrii – osoby poddawane takiej analizie muszą być o tym uprzednio poinformowane, poza tym dodatkowo obowiązuje zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych;
• obowiązek oznaczania deepfake’ów;
• liczy się moment i forma przekazania informacji – to znaczy muszą być przekazane najpóźniej przy pierwszej interakcji oraz w jasny, zrozumiały i dostępny dla użytkownika sposób;
• art. 50 AI Act działa równolegle z RODO oraz innymi obowiązkami transparentności w prawie UE oraz krajowym.

Czym są systemy wysokiego ryzyka (art. 6 AI Act)?

Systemy wysokiego ryzyka sztucznej inteligencji są dokładnie opisane w art. 6 AI Act oraz w załącznikach I oraz III. Co istotne, nie można zamknąć tej kwestii w sztywnej definicji, gdyż bardzo istotnym aspektem będzie tu mechanizm samooceny. Jak zatem kwalifikować systemy wysokiego ryzyka AI i na co zwrócić szczególną uwagę?

Dwie ścieżki kwalifikacji systemów high-risk

Art. 6 AI Act wprowadza dwie ścieżki kwalifikacji uznania systemu AI jako wysokiego ryzyka:

1. Pierwsza jest niezależna od katalogu zastosowań z załącznika III rozporządzenia i dotyczy systemów AI związanych z bezpieczeństwem produktów regulowanych w prawie UE. Aby system został uznany za high-risk musi spełnić jednocześnie dwa warunki:
2. jest wykorzystywany jako element związany z bezpieczeństwem produktu lub sam stanowi produkt objęty regulacjami UE (załącznik I AI Act) – np. AI w urządzeniu medycznym albo w systemach przemysłowych, AI pełni tutaj rolę tzw. safety component;
3. produkt lub sam system AI jako produkt podlega ocenie zgodności przez stronę trzecią – oznacza to, że tylko taki system AI będzie systemem wysokiego ryzyka, który podlega formalnej procedurze certyfikacyjnej.

Data wejścia w życia stosowania tego przepisu to 2 sierpnia 2027 r.

• Bardziej kluczowa dla większości firm usługowych (HR, marketing, fintech, SaaS) będzie kwalifikacja druga oparta na katalogu obszarów zastosowań. Są to systemy AI używane w określonych obszarach życia społecznego i gospodarczego, które opisano w załączniku III AI Act. Są to między innymi obszary związane z:
• identyfikacją i kategoryzacją biometryczną osób fizycznych;
• zarządzaniem infrastruktura krytyczna i jej eksploatacją;
• kształceniem i szkoleniem zawodowym;
• zatrudnianiem, zarządzaniem pracownikami i dostępem do samozatrudnienia;
• zarządzaniem migracją, azylem i kontrolą graniczną;
• dostępem do podstawowych usług prywatnych oraz usług i świadczeń publicznych, a także korzystanie z nich.

Data wejścia w życie stosowania tego przepisu to 2 sierpnia 2026 r.

Kluczowy wyjątek – mechanizm samooceny

Mechanizm samooceny stanowi istotne odstępstwo od ogólnej zasady, zgodnie z którą systemy AI wymienione w załączniku III uznaje się za systemy wysokiego ryzyka (art. 6 ust. 3–4 AI Act). Zgodnie z tym przepisem, system AI nie musi być kwalifikowany jako wysokiego ryzyka, jeżeli nie stwarza znaczącego ryzyka szkody dla zdrowia, bezpieczeństwa lub praw podstawowych osób fizycznych, w szczególności z uwagi na brak istotnego wpływu na wynik procesu decyzyjnego. Reasumując kluczowa będzie tutaj praktyczna rola i wpływ na decyzje dotyczące użytkownika.

Na czym będzie polegać brak istotnego wpływu na decyzję? Należy ocenić czy system AI realnie wpływa na decyzję dotyczącą człowieka – to znaczy nie włączymy go do systemów wysokiego ryzyka, jeśli AI:

• jedynie wspiera podejmowanie decyzji przez użytkownika;
• nie zmienia wyniku podejmowanej decyzji;
• nie ogranicza autonomii decyzyjnej człowieka.

W jakich wypadkach można zastosować wyjątek mechanizmu samooceny?

• przy wąsko określonych zadaniach proceduralnych, gdzie AI wykonuje techniczne, pomocnicze czynności – jak np. wstępna klasyfikacja danych, sortowanie dokumentów;
• poprawie wyniku decyzji człowieka – działanie AI następuje po zakończeniu decyzji i nie wpływa na jej treść – jak np. korekta błędów, optymalizacja raportów;
• wykrywanie wzorców bez wpływu na decyzję – AI analizuje i wskazuje wzorce, ale nie zastępuje człowieka ani nie wpływa na decyzję bez jego weryfikacji;
• w zadaniach przygotowawczych – AI przygotowuje dane do decyzji, ale jej nie podejmuje – jak np. analiza CV przez oceną rekrutera.

UWAGA! – Nawet w wypadku spełnienia powyższych warunków, jeśli system AI dokonuje profilowania osób fizycznych, to zawsze będzie uznawany za high-risk!

 Dostawca, który uzna dany system za niebędący systemem wysokiego ryzyka, ma obowiązek udokumentować swoją ocenę i zrobić to przed wprowadzeniem systemu na rynek.

Główne obszary wysokiego ryzyka z Annex III – czy Twoja firma tu działa?

 Dochodzimy do momentu, gdzie zapewne jako przedsiębiorca zadajesz sobie pytanie czy faktycznie nowe przepisy, które wejdą 2 sierpnia 2026 r., będą miały realny wpływ na Twoją firmę? Czy Twoja firma działa w obszarach objętych wysokim ryzykiem, które wymienia załącznik III AI Act?

Działalność, która w szczególności powinna przeanalizować użycie systemów AI w kontekście high-risk to:

• HR i zatrudnienie, agencje pracy tymczasowej, outsourcing – dotyczy to zastosowania AI przy screeningu CV, rankingu kandydatów, oceny pracowników, decyzji o awansie czy zwolnieniu;
• scoring finansowy stosowany w fintech czy e-commerce – jak np. ocena zdolności kredytowej, scoring klientów, decyzje o dostępie do usług;
• edukacja i szkolenia
• infrastruktura krytyczna, jak zarządzanie energią czy transport;
• administracja i migracja – stosowanie AI przy decyzjach administracyjnych, kontroli granicznej;
• wreszcie wymiar sprawiedliwości, który już samych przedsiębiorców nie dotyczy.

Przykład praktyczny – agencja pracy i system ATS

PRZYKŁAD: agencja pracy korzysta z zewnętrznego systemu ATS (Applicant Tracking System) z funkcją automatycznego rankingowania i wstępnego odrzucania kandydatów na podstawie analizy CV.

ANALIZA KWALIFIKACJI HIGH-RISK:

• obszar zastosowania – rekrutacja i selekcja pracowników (jest to pkt 4 Załącznika III AI Act);
• funkcja systemu – automatyczny i realny wpływ na decyzję o zaproszeniu lub odrzuceniu kandydata;
• wniosek – brak podstaw di zastosowania wyjątku mechanizmu samooceny, a zatem system kwalifikuje się jako wysokiego ryzyka.

KONSEKWENCJE PODMIOTU STOSUJĄCEGO:

• agencja jako deployer ma obowiązek korzystania z z sytemu wyłącznie zgodnie z instrukcją dostawcy (art. 26 ust. 1 AI Act);
• obowiązek poinformowania kandydatów i przedstawicieli pracowników o korzystaniu z AI w procesie rekrutacji (art. 26 ust. 7 AI Act);
• obowiązek monitorowania działania systemu i zgłaszania poważnych incydentów;
• ewentualny obowiązek przeprowadzenia oceny skutków systemów AI wysokiego ryzyka dla praw podstawowych (art. 27 AI Act).

 Jakie są obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka?

Wracając jeszcze na chwilę do powyższego przykładu dodam, że wspomniana agencja pracy może błędnie sądzić, że będąc „tylko” użytkownikiem gotowego narzędzia AI od zewnętrznego dostawcy jej obowiązki są minimalne. Nic mylnego. AI Act nakłada obowiązki nie tylko na dostawcę, ale również właśnie na deployera, czyli podmiot stosujący. Dzieje się to niezależnie od tego, kto wyprodukował system AI.

Obowiązki dostawcy – providera (art. 9-17 AI Act)

Jakie zatem obowiązki ciążą na dostawcach systemów AI, czyli w wypadku naszego przykładu – na firmie, która udostępniła system ATS agencji pracy?

• przede wszystkim to system zarządzania ryzykiem – identyfikacja, analiza, ciągłe monitorowanie prze cały cykl życia systemu;
• wysokiej jakości dane treningowe;
• dokumentacja techniczna – szczegółowy opis systemu, logika algorytmu, parametry;
• rejestrowanie i logowanie działania systemu (audit trail) – możliwość odtworzenia procesu decyzyjnego;
• ocena zgodności przed wdrożeniem (conformity assessment) – w wielu przypadkach wymagany jest udział jednostki notyfikowanej (czyli niezależna, zewnętrzna organizacja);
• rejestracja w unijnej bazie danych (Eu Database).

Obowiązki podmiotu stosującego – deployer (art. 26-27 AI Act)

Pamiętaj, że nawet jeśli korzystasz z gotowego narzędzia AI od zewnętrznego dostawcy, to jako podmiot stosujący nie jesteś zwolniony z odpowiedzialności i ciążą na Tobie osobne obowiązki wynikające wprost z AI Act. Jakie będę te wymogi stawiane przez unijne rozporządzenie?

• w pierwszej kolejności korzystanie zgodnie z instrukcją dostawcy;
• konieczność zapewnienia nadzoru człowieka w funkcjonowaniu systemu AI;
• monitorowanie działania systemu i zgłaszanie poważnych incydentów organowi nadzoru – zgodnie z projektem polskiej ustawy – Komisji Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji;
• poinformowanie pracowników i ich przedstawicieli o korzystaniu z systemów AI wysokiego ryzyka w miejscu pracy, co jest szczególnie istotne dla działów HR i agencji pracy (art. 26 ust. 7);
• dokonanie oceny wpływu na prawa podstawowe (FRIA – Fundamental Rights Impact Assessment), co jest obowiązkowe dla podmiotów publicznych, podmiotów świadczących usługi publiczne oraz instytucje finansowych.

Obowiązek AI Literacy – czym jest i od kiedy obowiązuje?

W początkowej fazie artykułu, przy przepisach obowiązujących od 2 lutego 2025 r., wspomniałem o AI Literacy. Obowiązek ten dotyczy praktycznie każdej firmy używającej jakiegokolwiek narzędzia AI i nie ma tu większego znaczenia, czy jest uznawany za high-risk. AI Literacy to zapewnienie odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie AI wśród pracowników zajmujących się obsługą i wykorzystywaniem systemów AI. Wynika on z art. 4 AI Act i dotyczy wszystkich dostawców oraz podmiotów stosujących systemy AI, niezależnie od klasyfikacji ryzyka. W skrócie sens tego wymogu polega na wcieleniu w życie umiejętności efektywnego, a zarazem bezpiecznego wykorzystania systemu AI w codziennej pracy.

Jakie są unijne sankcje za naruszenia AI Act i brak regulacji w systemach AI wysokiego ryzyka?

Obowiązujące progi kary za naruszenie AI Act i brak regulacji w systemach AI wysokiego ryzyka wyznacza sam tekst unijnego rozporządzenia. Także projekt polskiej ustawy skierowany obecnie do Sejmu powołuje się na wysokość sankcji sugerowanych przez AI Act. Omówione są one w Rozdziale XII (art. 99-101).

Jak zatem wyglądają progi kar grzywny w wypadku naruszenia AI Act?

• Najwyższa kara przewidziana jest za naruszenie dotyczące zakazanych praktyk AI (art. 5) i wynosi ona aż do 35 mln euro lub jeśli sprawcą jest przedsiębiorstwo – do 7% globalnego rocznego obrotu (w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa).
• Nieprzestrzeganie któregokolwiek z przepisów dotyczących operatorów lub jednostek notyfikowanych, innych niż przepisy ustanowione w art. 5, w tym za naruszenie obowiązków dla systemów wysokiego ryzyka przez podmioty stosujące (art. 26) czy naruszenie obowiązków przejrzystości (art. 50)obowiązuje kara w wysokości do 15 mln euro lub 3 % obrotu (w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa).
• Wreszcie za podanie nieprawidłowych, niekompletnych lub wprowadzających w błąd informacji jednostkom notyfikowanym lub właściwym organom krajowym w odpowiedzi na ich wniosek kara wynosi do 7,5 mln euro lub 1 % obrotu (w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa).

W Polsce karę nakładać będzie nowy organ nadzorczy, czyli Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji.

Jak przygotować firmę – pięć kroków, aby sprostać wymogom zgodności z AI Act

Jeśli Twoja firma stosuje narzędzia AI, powinieneś je poddać odpowiedniej audytowi/analizie, żeby mieć pewność, jakie obowiązki AI Act będą dotyczyć Twojej działalności. Najlepiej dokonać tego z wykwalikowaną ku temu kancelarią prawną. Przygotowanie takie można przedstawić w 5 poniższych krokach:

1. Inwentaryzacja systemów AI – identyfikacja wszystkich narzędzi AI w firmie, w tym „gotowych” rozwiązań SaaS i zewnętrznych dostawców;
2. Analiza funkcji i celu systemu – czy system wpływa realnie na decyzje dotyczące osób fizycznych’
3. Porównanie z Załącznikiem II AI Act – dopasowanie do katalogu obszarów wysokiego ryzyka;
4. Ocena art. 6 ust. 3 – analiza czy możliwe jest zastosowanie wyjątku, jeśli tak, należy wykonać udokumentowanie oceny, a jeśli nie, uruchomić procedury compliance;
5. Dokumentacja i procedury – przygotowanie dokumentacji technicznej, polityk nadzoru, procedur zgłaszania incydentów oraz spełnienia obowiązku AI Literacy.

Najczęstsze błędy firm w zakresie systemów wysokiego ryzyka modeli AI ogólnego przeznaczenia

Wśród najczęściej popełnianych błędów w zakresie systemów wysokiego ryzyka można wyliczyć:

• brak inwentaryzacji systemów AI – założenie, że „to tylko narzędzie od zewnętrznego dostawcy” i niebranie pod uwagę obowiązków podmiotu stosującego;
• automatyczne uznanie systemu za high-risk bez przeprowadzenia analizy art. 6 ust. 3 – wiąże się to z niepotrzebna nadregulacją lub odwrotnie – błędne wykluczenie systemu bez dokumentacji;
• ignorowanie art. 26 ust. 7 – brak informowania pracowników i ich przedstawicieli o stosowaniu systemów wysokiego ryzyka;
• ignorowanie obowiązku AI Literacy (art. 4) – który obowiązuje już od lutego 2025 r.;
• utożsamianie braku, póki co, przyjęcia polskiej ustawy o systemach sztucznej inteligencji z brakiem obowiązków (AI Act jest rozporządzeniem unijnym, co jest równoznaczne z obowiązywaniem we wszystkich krajach UE, nawet pomimo braku ustawy implementacyjnej).

Jak nasza Kancelaria może pomóc w przygotowaniu się przed 2 sierpnia 2026 r.?

2026 r. wydaje się być dość przełomowym w kontekście wprowadzania w Polsce zmian w przepisach dotyczących systemów AI. Zbliżająca się data 2 sierpnia 2026 niesie ze sobą wejście w życie kolejnych obowiązków AI Act powiązanych z systemami wysokiego ryzyka czy obowiązkami przejrzystości, które pełnią kluczową w wielu obszarach istotnych na polskim rynku: sektorze HR, outsourcingu, agencjach pracy, fintechu czy medtechu. Dodatkowo trwają równoległe prace nad polską ustawą o sztucznej inteligencji, których zakończenie powinno zbiec się z terminem sierpniowym przepisów AI Act. Dlatego tak istotne jest przygotowywanie swojej firmy do tych kluczowych zmian już teraz.

Nasza Kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie dostosowania działalności do wymogów AI Act, projektowanych regulacji krajowych oraz działających równolegle do rozporządzenia unijnego przepisów, jak RODO, które idą z nim niejednokrotnie „ramię w ramię”. Wesprzemy naszych Klientów w identyfikacji i klasyfikacji systemów AI, przygotowaniu dokumentacji samooceny czy wdrożeniu procedur zgodnych z AI Act. Pomagamy także w przeprowadzeniu analiz wpływu na prawa podstawowe (FRIA), opracowaniu polityk i procedur wewnętrznych oraz dostosowaniu komunikacji z pracownikami (co ma szczególne znaczenie dla agencji zatrudnienia i działów HR). Zapewniamy też doradztwo w zakresie zgodności z RODO, w czym specjalizujemy się od lat oraz wsparcie przy kontrolach czy w kontaktach z organem nadzorczym. Naszym celem jest zapewnienie Twojej firmie zgodności z przepisami, co wiąże się z ograniczeniem ryzyk prawnych związanych z wdrażaniem i wykorzystaniem systemów AI w działalności gospodarczej.

Artykuł Systemy wysokiego ryzyka AI Act – czy Twój biznes jest zagrożony? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Co warto wiedzieć o nowej wersji systemu? Kto może z niej skorzystać? Co można załatwić za jego pośrednictwem? Na wszystkie te pytania postaram się odpowiedzieć w poniższym tekście.

Czym jest MOS 2.0?

Nowa wersja systemu teleinformatycznego MOS wystartowała dokładnie 27 kwietnia 2026 r. Wprowadzone zmiany wynikają z nowelizacji ustawy o cudzoziemcach z 21 listopada 2025 r. Można powiedzieć, że reforma wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji administracji publicznej. Ale żeby porzucić te górnolotne stwierdzenia, odpowiedzmy na proste pytanie – czym jest ów MOS?

Moduł Obsługi Spraw jest to portal do składnia wniosków pobytowych online. To co zwraca szczególną uwagę, że jego usprawniona wersja 2.0 jest pozbawiona papierowych wniosków, a cały proces złożenia wniosku uległ całkowitej cyfryzacji. Należy jednak zaznaczyć, że na wezwanie wojewody prowadzącego sprawę należy stawić się osobiście w urzędzie w celu złożenia odcisków palców i wzoru podpisu, okazania oryginału paszportu oraz dokumentów, a także ewentualnie uzupełnienia brakujących dokumentów. 

Co obejmuje nowa wersja systemu?

Nowe przepisy dotyczą, między innymi, załatwienia legalizacji pobytu oraz procedury zatrudniania cudzoziemców, a mianowicie umożliwiają złożenie elektronicznych wniosków o:

• pobyt stały;
• pobyt czasowy;
• pobyt rezydenta długoterminowego UE;
• a od 4 maja możliwe będzie złożenie wniosku o kartę pobytu CUKR, o czym szerzej poniżej.

Na nowych przepisach skorzystają więc w dużej mierze agencje pracy czy też agencje outsourcingowe.

Kto może założyć konto na portalu MOS 2.0?

Konto w portalu MOS mogą założyć poniższe osoby, a co istotne muszą one posiadać profil zaufany:

• pełnoletni cudzoziemiec;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca jego rodzic;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca jego opiekun;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca pozostającego bez opieki – jego kurator.

W celu złożenia wniosku składający musi założyć konto na portalu MOS. Jeśli ktoś posiadał konto na starym portalu, to może założyć je na nowym na ten sam adres. Co wreszcie istotne – pełnomocnik nie jest uprawniony do założenia konta w czyimś imieniu na portalu, choć może on jak najbardziej uczestniczyć w procesie wypełniania wniosku. Oznacza to po prostu, że może być obecny przy wypełnianiu wniosku przez cudzoziemca. Wszystko to wynika z faktu, że użytkownik portalu jest zobowiązany do zachowania poufności danych niezbędnych do zalogowania do portalu, nie może zatem ich udostępniać osobom postronnym, w tym pełnomocnikowi. 

Jak wygląda procedura złożenia wniosku na portalu MOS 2.0 – rola pracodawcy

Procedurę w systemie MOS 2.0 można sprowadzić do czterech kroków:

1. Rejestracja i dostęp

Na stronie mos.cudzoziemcy.gov.pl należy zalogować się poprzez potwierdzenie swojej tożsamości wybraną metodą uwierzytelnienia (np. profil zaufany), a następnie wypełnienie formularza rejestracyjnego dla nowego konta.  

• Składanie wniosku

Złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt może trwać dłużej, jeśli konieczne będzie dołączenie podpisanego elektronicznie załącznika przez inną osobę. Konieczne będzie podpisanie załącznika przez pracodawcę w sytuacji złożenia wniosku o:

• na pobyt czasowy i pracę,
• na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej,
• w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji lub zezwolenia na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej posiadacza Niebieskiej Karty UE tzw. Niebieska Karta UE lub Blue Card.
• Podpis elektroniczny

Aby elektronicznie podpisać wniosek konieczne będzie posiadanie profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego.

• Załączniki

Wraz z wnioskiem należy dołączyć poniższe załączniki:

• zdjęcie w formacie cyfrowym;
• skan lub zdjęcie wszystkich stron ważnego dokumentu podróży;
• potwierdzenie dokonania płatności – 100 zł za wydanie karty pobytu oraz opłaty skarbowej w za udzielenie zezwolenia na pobyt;
• załącznik podpisany elektronicznie przez inna osobę: pracodawcę, jednostkę prowadzącą studia, organizatora stażu lub wolontariusza.

Jakich wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy NIE ZŁOŻYSZ za pośrednictwem MOS 2.0?

Pomimo pełnej cyfryzacji składania wniosków o pobyt w Polsce, pewne wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy będą dalej musiały być składane w formie papierowej. Są to wniosku składane:

• w celu wykonywania pracy w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa;
• w celu mobilności długoterminowej pracownika kadry kierowniczej, specjalisty lub pracownika odbywającego staż, w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa;
• w celu połączenia się z rodziną, gdy składający wniosek cudzoziemiec przebywa poza granicami Polski;
• dla członka rodziny obywatela RP, obywatela państwa członkowskiego UE lub obywatela Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. b i d Umowy Wystąpienia – sytuacji, gdy cudzoziemiec, którego wniosek dotyczy przebywa poza granicami Polski;
• cudzoziemcowi prowadzącemu życie rodzinne w rozumieniu Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności z obywatelem RP, obywatelem państwa członkowskiego UE lub obywatelem Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. b i d Umowy Wystąpienia – w sytuacji, gdy cudzoziemiec którego wniosek dotyczy przebywa poza Polską.

Karta pobytu CUKR za pośrednictwem MOS 2.0

Karta pobytu CUKR zastępuje dotychczasową formę legalizacji, która opierała się na ochronie czasowej dla obywateli Ukrainy (status UKR), a została zniesiona przez ustawę delegalizującą. Jest to dokument potwierdzający udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, na specjalnych warunkach. Wydaje się go na 3 lata osobom ze statusem UKR, które zdecydują się przejść z ochrony czasowej na zezwolenie na pobyt czasowy.

Karta CUKR za pośrednictwem systemu MOS 2.0 będzie już od 4 maja 2026 r.  Jako że karta CUKR daje swobodny dostęp do rynku pracy w Polsce dla obywateli Ukrainy, jest ona dość kluczowym aspektem dla wielu pracodawców. Daje ona uprawnienia do pracy bez dodatkowych zezwoleń i bez konieczności zgłaszania zatrudnienia przez pracodawcę.

Pracodawca nie ma bezpośrednich obowiązków w procesie ubiegania się o kartę CUKR, ale oczywiście może pomóc ubiegającemu się, przykładowo:

• sprawdzić czy wnoszący wniosek o kartę CUKR ma aktualny PESEL UKR, czy będzie go miał w momencie odbioru karty od wojewody;
• sprawdzić czy ubiegający posiada aktywny numer PESEL ze statusem UKR nieprzerwanie od 365 dni i czy posiadał go 4 czerwca 2025 r.;
• wnieść opłaty konieczne do uzyskania karty CUKR: 340 zł opłaty skarbowej za udzielenie zezwolenie na pobyt czasowy i 100 zł za wydanie karty.

Co istotne pracodawca nie musi już spełniać obowiązków, który były konieczne przy statusie UKR, a więc nie musi:

• zgłaszać zatrudnienia cudzoziemca do PUP (Powiatowego Urzędu Pracy);
• uzyskiwać zezwoleń na pracę.

W pewnym sensie nowy system wraz z kartą CUKR przenoszą procedury z pracodawcy na cudzoziemca oraz sam urząd. Nie można jednak zapominać o wypełnieniu koniecznych obowiązków ze strony pracodawcy przy procesie zatrudniania, jak choćby zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia zatrudnienia.

Jakie są korzyści i wyzwania dla pracodawców wynikające z MOS 2.0?

Wprowadzenie systemu MOS 2.0 jest z pewnością przyjmowane wśród pracodawców jako ułatwienie na wielu poziomach w kontekście legalnego zatrudniania cudzoziemców, choć jednocześnie zwiększa intensywność ich zaangażowania w monitorowanie statusu pracowników z Ukrainy.

Jakie najważniejsze korzyści płynące dla pracodawcy można tutaj wymienić?

• wspomniany powyżej brak obowiązku uzyskiwania zezwoleń na pracę i zgłaszania zatrudnienia przy cudzoziemcach z kartą CUKR – jest to wyraźne uproszczenie w formalnościach w kontekście wcześniejszych przepisów;
• szybsze zatrudnianie pracowników – pełny dostęp do rynku pracy bez dodatkowych procedur administracyjnych;
• większa stabilność zatrudnienia (zezwolenie na pobyt na 3 lata), a to z kolei ułatwia planowanie kadrowe;
• zmniejszenie ryzyka błędów formalnych związanych z legalizacją pracy cudzoziemców.

Jakie natomiast są najważniejsze wyzwania dla pracodawców w kontekście MOS 2.0?

• konieczność monitorowania statusu pobytowego pracownika (np. czy uzyskał CUKR, czy nadal ma UKR);
• ryzyko przerw w legalności pobytu/pracy (np. odmowa wydania karty, nieodebranie dokumentu);
• potrzeba dostosowania procesów HR do nowego modelu (mniej formalności, ale większy nacisk na compliance i weryfikację dokumentów);
• ograniczona kontrola nad procesem – brak udziału w procedurze oznacza zależność od działań pracownika i wymusza kontrolę nad nimi.

Jak nasza Kancelaria może pomóc Twojej firmie?

Nasza Kancelaria wspiera firmy w dostosowaniu się do nowych realiów związanych z MOS 2.0 i zatrudnianiem cudzoziemców. Pomagamy w weryfikacji statusu pobytowego pracowników, ograniczając ryzyko błędów i nielegalnego zatrudnienia. Doradzamy, jak uporządkować procesy HR i compliance w organizacji, aby były zgodne z aktualnymi przepisami. Wspieramy również pracowników w procedurach pobytowych, jeśli wpływa to na ciągłość zatrudnienia w firmie. Nasi prawnicy mogą wesprzeć i doradzić podczas wypełniania wniosku w MOS 2., a w dalszych etapach postępowania mogą reprezentować osobę ubiegającą się o pozwolenie lub kartę CUKR. Również na wypadek kontroli lub problemów z organami nadzorczymi będziemy reprezentować twoją firmę.

Artykuł Nowa wersja systemu teleinformatycznego usprawni załatwienie legalnego pobytu cudzoziemcom – pobyt czasowy, stały, CUKR. Wszystko o MOS 2.0 pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Proponowane przepisy sprawiają, że wśród pracodawców rodzą się wątpliwości, czy aby nie wpłyną one negatywnie na swobodę kontraktowania, a co za tym idzie – nie zwiększą ilości sporów z kontrahentami. Czego spodziewać się po proponowanych zmianach? Jakie dodatkowe uprawnienia faktycznie zyskają inspektorzy i czy faktycznie będą mogli przekształcać umowy cywilnoprawne w umowy o pracę? Jak uniknąć w tym kontekście problemów na linii przedsiębiorca- zleceniobiorca?

Czego dotyczy projekt ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy? 

Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw jest wprowadzeniem rozwiązań przewidzianych w ramach częściowej realizacji kamienia milowego A71G „Wejście w życie reformy Państwowej Inspekcji Pracy i reformy Kodeksu pracy” oraz kamienia milowego A72G „Działania na rzecz budowania zdolności Państwowej Inspekcji Pracy” w ramach reformy A.4.7 „Ograniczenie segmentacji rynku pracy” zawartej w Krajowym Planie Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO). Wejście w życie nowych przepisów dotyczących PIP ma nastąpić 1 stycznia 2026 r., natomiast całej reformy (kamień milowy a72G) powinno być zakończone do 30 czerwca 2026 r.

Jakie najważniejsze zmiany przewidziane są w działalności PIP?

Wejście w życie samej reformy Państwowej Inspekcji Pracy i reformy Kodeksu pracy (kamień milowy A71G) nastąpić ma już 1 stycznia 2026 r. Wraz z nią ma dojść do wzmocnienia Państwowej Inspekcji Pracy w ramach działań kontrolnych:

• uprawnienie PIP do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu
  nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę;
• umożliwienie wymiany danych pomiędzy PIP, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
  zwanym dalej „ZUS” i Krajową Administracją Skarbową, zwaną dalej „KAS” na potrzeby kontroli;
• wprowadzenie możliwości przeprowadzania przez PIP zdalnych kontroli;
• wprowadzenie obowiązku sporządzania przez PIP rocznych i wieloletnich planów działań dla kontroli celowych na podstawie analizy ryzyka;
• co najmniej dwukrotne zwiększenie maksymalnej wysokości grzywny, jaką PIP może
  nałożyć w postępowaniu mandatowym.

Kluczowe w powyższych zmianach wydaje się jednak nadanie inspektorom PIP uprawnień, które miałyby polegać na stwierdzeniu istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, w jakich zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, powinna być zawarta umowa o pracę.

Czym jest umowa o pracę – jakie są główne cechy stosunku pracy?

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 §1 k.p.).

Umowę o pracę można zawrzeć na okres próbny, czas określony albo na czas nieokreślony, a regulują ją przepisy Kodeksu pracy. Zawiera się ją na piśmie – w wypadku, gdyby tak się nie stało pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 §2 k.p.). Umowa o pracę zawiera w sobie następujące informacje:

• rodzaj pracy;
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• dzień rozpoczęcia pracy;
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny:

a) czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,

b) okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony, a także postanowienie o wydłużeniu umowy;

• w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Charakterystyczne cechy umowy o pracę to m.in.:

• podporządkowanie pracy bezpośrednio pracodawcy;
• gwarantowane, stale wypłacane wynagrodzenie;
• wykonywanie pracy osobiście w określonym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę;
• prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego;
• opłacanie składek ZUS w imieniu pracownika;
• odpowiedzialność pracownika co do zasady ogranicza się do wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia;
• pracownika chronią przepisy ochronne dotyczące czasu wykonywanej pracy;
• przeprowadzenie szkoleń BHP i skierowanie pracownika na stosowne badania lekarskie;
• obowiązywanie w stosunku do pracownika regulaminu pracy, wynagradzania lub innych aktów wewnątrzzakładowych.

Czym jest umowa zlecenie – główne cechy umowy cywilnoprawnej?

Przy podjęciu współpracy z daną osobą na podstawie umowy cywilnoprawnej należy kierować się przepisami, które znajdują się w Kodeksie cywilnym. Poza umową zlecenie do umów cywilnoprawnych zaliczy się również umowę o dzieło, czy też umowę zawieraną pomiędzy przedsiębiorcami, czyli B2B.

Umowa zlecenie polega na tym, że przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 §1 k.c.). Od wykonania tej określonej czynności zależy wypłacenie wynagrodzenie przez zlecającego. Co do zasady umowa o zlecenie ma charakter odpłatny. Co prawda Kodeks zezwala na to, aby umowa zlecenie nie wiązała się z wynagrodzeniem dla wykonującego to zlecenie, ale podkreśla, że jeśli umowa nie mówi inaczej, ani nie wynika tak z okoliczności, to za wykonane zlecenie należy się wynagrodzenie zgodne z taryfą lub odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 §1 i 2). 

Jakimi najważniejszymi cechami umowa cywilnoprawna, w tym umowa zlecenie, wyróżnia się od umowy o pracę?

• zdecydowanie większa samodzielność, brak podporządkowania – wykonawca zlecenia w pełni sam planuje swoją pracę (czas i miejsce jej wykonania);
• odpowiedzialność finansowa i techniczna jest po stronie zleceniobiorcy – w pełnej wysokości (przy czym może zostać ograniczona umownie);
• dobrowolność doboru środków i metod w zakresie wykonania zadania;
• brak uprawnień wynikających z kodeksu pracy, na przykład brak odpłatnego urlopu, okresów odpoczynku, ochrony przed zwolnieniem i in.

Jakie będą nowe uprawnienia głównego inspektora pracy?

Obecne przepisy zapewniają inspektorowi pracy, poza wystawianiem mandatów, prawo do wnoszenia powództw o ustalenie istnienia stosunku pracy, gdy podczas kontroli stwierdzone zostanie nieuprawnione zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną. Zgłoszenie takie kierowane jest do sądu, gdzie wszczynane i prowadzone jest postępowanie sądowe o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Projekt ustawy zakłada przyznanie PIP kompetencji do stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną, w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Inspektor PIP wydaje wtedy decyzję jako organ administracyjny, od której będzie możliwość odwołania do sądu. W tym kontekście do zadań PIP ma być zaliczane również wyciąganie konsekwencji w stosunku do osób odpowiedzialnych.

Zgodnie z projektem nowej ustawy decyzja inspektora pracy będzie w pewnym zakresie natychmiastowo wykonalna. Oznacza to, że od dnia decyzji będzie musiał wypełniać obowiązki pracodawcy związane z umową o pracę, a wypadku braku odwołania do sądu lub też negatywnego wyroku od takiego odwołania będzie zmuszony zapłacić wszelkie zaległe składki oraz uregulować zobowiązania podatkowe sprzed decyzji inspektora. Odwołanie od decyzji nie będzie skutkować wstrzymaniem bieżących zobowiązań pracodawcy względem pracownika etatowego, wstrzyma jedynie natychmiastową wykonalność w zakresie uregulowania zaległych zobowiązań.

Jakie jeszcze dodatkowe uprawnienia daje PIP projekt ustawy?

• umożliwienie wymiany danych pomiędzy PIP a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową;
• możliwość przeprowadzenia kontroli pracodawców oraz niebędących pracodawcami przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest lub w okresie jednego roku poprzedzającego dzień podjęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne
• możliwość przeprowadzania kontroli zdalnych.

Kiedy PIP wyda decyzję administracyjną o istnieniu stosunku pracy?

Można ogólnie określić, że według projektu nowej ustawy o PIP inspektor będzie miał możliwość wydania decyzji administracyjnej o istnieniu stosunku pracy w dwóch przypadkach:

• kiedy podczas kontroli w przedsiębiorstwie wykryje nieprawidłowości w umowach cywilnoprawnych aktualnych kontraktorów, działających właściwie na zasadach umowy o pracę;
• kiedy nieprawidłowości zostaną wykryte w umowach także byłych kontraktorów zatrudnionych w okresie jednego roku wstecz.

Decyzja wydana przez inspektora w sprawie istnieniu stosunku pracy będzie natychmiast wykonalna i będzie przysługiwać od niej odwołanie do sądu. Wniesienie odwołania nie wstrzyma wykonania decyzji inspektora, czyli wykonania obowiązków pracodawcy wobec pracownika zgodnie z Kodeksem pracy.

Wstrzymane zostanie natomiast wypełnienie obowiązków w zakresie podatków oraz ubezpieczeń społecznych powstałych przed dniem wydania decyzji do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.

Czy nowe uprawnienia PIP będą wiązać się z wyższymi karami?

Ustawa wprowadzi zmiany w Kodeksie pracy, które dwukrotnie podwyższą kary za łamanie przepisów dotyczących wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Przykładowo:

• kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, zawrze umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę zapłaci podlega karze grzywny od 2000 zł do 6000 zł (zamiast od 1000 zł do 30 000 zł), art. 281 § 1 k.p.;
• kto, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu podlega karze grzywny od 2000 zł d0 6000 zł (zamiast od 1000 zł do 30 000 zł), art.  art. 282 § 1 pkt. 2.

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat nowych uprawnień inspektorów i reformy przepisów Państwowej Inspekcji Pracy.

Co oznacza, że decyzja PIP będzie natychmiast wykonalna?

Natychmiastowa wykonalność decyzji PIP w sprawie istnienia stosunku pracy dotyczy obowiązków pracodawców od dnia jej wydania, tj. podlega natychmiastowemu wykonaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa pracy wiążą z nawiązaniem stosunku pracy oraz obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych powstałymi od dnia jej wydania. Wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji w tym zakresie. Decyzja podlega natomiast wstrzymaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa wiążą z obowiązkami w zakresie podatków powstałymi przed dniem wydania decyzji oraz obowiązkami w zakresie ubezpieczeń społecznych powstałymi przed dniem wydania decyzji – do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.

Kiedy wejdą w życie przepisy reformy Państwowej Inspekcji Pracy?

Ustawa o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, jeśli zostanie przyjęta, wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

Czy inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję o przekształceniu kontrakty B2B w umowy o pracę?

Tak, jeśli umowa B2B została zawarta w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę, to inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy.

Czy możliwa będzie zdalna kontrola przeprowadzana przez PIP? 

Tak, zgodnie z przepisami projektowanej ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, PIP będzie mógł przeprowadzać zdalną kontrolę w przedsiębiorstwie.

Jak reforma ustawy PIP wpłynie na pracodawców?

Zbliżająca się reforma PIP budzi sporo dyskusji wśród przedsiębiorców. Towarzyszy im obawa, że stanowczo zwiększy się ingerencja organu państwowego w szczególności w firmach, w których dość powszechne jest opieranie współpracy na umowach cywilnoprawnych. Przedsiębiorstwa będą musiały jeszcze dokładniej analizować, czy powierzane obowiązki faktycznie odpowiadają charakterowi zlecenia, czy też spełniają przesłanki stosunku pracy. Z pewnością groźba kontroli PIP i ich ewentualnych konsekwencji sprawia, że pewną profilaktyczną koniecznością staną się częstsze audyty w firmach i sprawdzanie zawieranych umów czy przyjmowanych regulaminów. Współpraca z wykwalifikowaną w tematyce prawa pracy kancelarią prawną z pewnością pomoże w sprawdzeniu i uporządkowaniu dokumentacji w Twojej firmie. Potencjalne konsekwencje finansowe w postaci kar grzywny, wypłaty zaległych składek ZUS, zawirowań z umowami pracowniczymi, wypłaty odszkodowań czy kosztów procesów sądowych nie pozostaną bez znaczenia przy decyzjach o podejmowaniu działań prewencyjnych. Odpowiednio wczesne i konsekwentne przygotowanie się na zmiany, pozwoli firmom zminimalizować ryzyka i prowadzić biznes w sposób stabilny i zgodny z nowymi regulacjami.        

Artykuł Nowe uprawnienia PIP – czy inspektor pracy może przekształcić umowę zlecenie na umowę o pracę? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

W Polsce przygotowana została pierwsza faza zmian w postaci ustawy zmieniającej ustawę Kodeks pracy, która ma wejść w życie już 24 grudnia 2025 r. Czego ona dotyczy? Co jeszcze czeka pracodawców? Jak przygotować się na wprowadzenie nowych przepisów i dlaczego nie warto z tym czekać do ostatniej chwili?

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń a polska ustawa zmieniająca kodeks pracy

Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy stanowi zaledwie namiastkę przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń, które znajdują się w unijnej dyrektywie. Przepisy polskiej ustawy mają wejść w życie 24 grudnia 2025 r. i dotyczą, tak naprawdę, tylko procesu rekrutacyjnego i osób ubiegających się o pracę.

Zdecydowana większość przepisów dotyczących transparentności wynagrodzeń za taką samą pracę lub pracę podobną dla kobiet i mężczyzn, jaka znajduje się w unijnej dyrektywie, będzie jeszcze oczekiwać na wdrożenie polskiego prawa. Termin na ich implementację do porządku krajowego mija 7 czerwca 2026 r.

Jakie zmiany czekają polskich pracodawców według ustawy wchodzącej w życie 4 czerwca 2025 r.?

W ustawie Kodeks pracy zostaną wprowadzone następujące zmiany:

• osoby, które ubiegają się o pracę na danym stanowisku, muszą otrzymać od pracodawcy informację o wynagrodzeniu i jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku, gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.
• powyższe informacje pracodawca musi przekazać z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej, osobie ubiegającej się ozatrudnienie, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje:
• w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
• przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu;
• przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu albo przed rozmowa kwalifikacyjną.
• poza tym pracodawca zapewnia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.

Ponadto zmiany dokonuje się w art. 22¹ §1 pkt 6 k. p., czyli zabrania się pracodawcy żądania informacji od kandydata o wynagrodzeniu w jego obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.

Jak zapewnić, aby nazwy stanowisk oraz ogłoszenia o naborze były neutralne pod względem płci?

Język polski jest językiem specyficznym, a dodatkowo zwyczajowo pewne nazwy stanowisk są nacechowane pod względem płciowym, a dostosowane do płci przeciwnej brzmią wręcz zabawnie. Dodatkowo, czytając przepis dosłownie, trudno jest wymyślić taką nazwę stanowiska, która faktycznie będzie neutralna pod względem płci, czyli będzie odpowiednia zarówno jak kobiet, jak i mężczyzn. W tym zakresie można zastosować dwa rozwiązania. Pierwsze z nich to używania dwóch nazw, męskiej i żeńskiej, po przecinku lub ukośniku. Drugie rozwiązanie to zastosowanie nazwy opisowej, która odnosi się do czynności wykonywanych przez daną osobę, np. „osoba zarządzająca biurem” lub „osoba zajmująca się księgowością”. Zastosowanie jednego z ww. rozwiązań wyraźnie pokazuje, że ogłoszenie skierowane jest zarówno do kobiet, jak i mężczyzn.

Kiedy w praktyce przekazywać informację o wynagrodzeniu?

Informacja o wynagrodzeniu nie musi znaleźć się w ogłoszeniu o pracę. Zgodnie z przepisami może znaleźć się w ogłoszeniu, ale może też zostać podana na późniejszym etapie w taki sposób, żeby kandydat mógł się z nimi zapoznać i podjąć negocjacje. Ta informacja może być także podana przed rozmową kwalifikacyjną, a nawet przed nawiązaniem stosunku pracy (choć ta ostatnia opcja będzie zapewne miała charakter wyjątkowy). Z tego względu, w praktyce możemy tę informację przekazać:

– bezpośrednio w ogłoszeniu o pracę;

– poprzez przesłanie np. drogą mailową przed rozmową;

– poprzez wręczenie przed rozmową kwalifikacyjną – z tym, że tutaj należałoby dać kandydatowi chwilę czasu na spokojne zapoznanie się i zastanowienie, aby był w stanie później podjąć negocjacje w tym zakresie.

Należy także wskazać, że informacja o wynagrodzeniu nie musi koniecznie zawierać tzw. „widełek wynagrodzenia”. Ustawa mówi o początkowej wartości lub przedziale wynagrodzenia, stąd komunikowanie wynagrodzenia w formie jednej, stałej kwoty będzie spełniało wymogi ustawy.

Praktyczny problem może się także pojawić w przypadku pracowników będących cudzoziemcami, którzy nie władają językiem polskim w związku z koniecznością udostępnienia im tekstów odpowiednich regulaminów wynagradzania. Pomimo tego, że brak jest obowiązku prawnego, aby tłumaczyć tego typu dokumenty to mając na uwadze, że musimy udostępnić ich odpowiednie postanowienia w taki sposób, żeby zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje to albo trzeba je faktycznie zapewnić z tłumaczeniem albo zapewnić je odpowiednio wcześniej (np. przesłać na maila kilka dni przed rozmową), tak, aby kandydat miał możliwość ich przetłumaczenia we własnym zakresie.

Czym są obiektywne kryteria wynagrodzeń?

Zgodnie z art. 6 dyrektywy 2023/970 pracodawcy mają zapewnić swoim pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, które są stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Kryteria te muszą być obiektywne i neutralne pod względem płci. Co to oznacza w praktyce?

Powinny one umożliwić porównanie wartości różnych stanowisk pracy w ramach tej samej struktury organizacyjnej. Takie kryteria powinny być oparte na neutralnych pod względem płci systemach oceny i zaszeregowania stanowisk pracy.

W celu ułatwienia stosowania pojęcia pracy o takiej samej wartości, w szczególności dla mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw zaleca się, aby obiektywne kryteria wynagrodzeń obejmowały:

• umiejętności;
• wysiłek;
• odpowiedzialność;
• warunki pracy.

Zauważa się też, że nie wszystkie z tych czterech czynników są istotne w odniesieniu do konkretnego stanowiska czy miejsca pracy, więc zaleca się, aby wyważyć każdy z nich w zależności od znaczenia tych kryteriów dla konkretnego przypadku (motyw 26 dyrektywy).

Na czym polega asymetria informacyjna?

Asymetria informacyjna w kontekście jawności wynagrodzeń oznacza, najprościej mówiąc brak równowagi stworzony poprzez brak informacji o przewidywanym zakresie wynagrodzenia na określonym stanowisku pracy. Taka sytuacja ogranicza siłę przetargową pracodawcy lub pracownika w negocjowaniu wynagrodzenia nawet poza wskazanym przedziałem (motyw 32 dyrektywy).

Dlatego tak istotne jest zapewnienie przejrzystości wynagrodzeń na etapie zatrudniania, o czym mówi już przygotowana polska ustawa. Treść motywu 32 dyrektywy podkreśla jeszcze wyraźniej, że „osoby starające się o zatrudnienie powinny otrzymywać informacje o początkowym wynagrodzeniu lub o jego przedziale w sposób zapewniający prowadzenie świadomych i przejrzystych negocjacji dotyczących wynagrodzenia, na przykład w opublikowanym ogłoszeniu o wakacie, przed rozmowa kwalifikacyjną lub, w innym przypadku, przed zawarciem jakiejkolwiek umowy o pracę”.

Na czym polega obowiązek pracodawcy zapewniający prawo pracowników do informacji o wynagrodzeniu?

Nadrzędną zasadą pozostaje wymóg wobec pracodawców, aby zapewniali swoim pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, które są stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Kryteria te musza być obiektywne i neutralne pod względem płci (art. 6, ust. 1 dyrektywy). Co prawda dokładnie nie wiadomo jeszcze jak będzie wyglądać wdrożenie do polskiego prawa, gdyż dyrektywa daje tutaj możliwość zwolnienia z obowiązku związanego z progresją pracodawców, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników. Jednak bez wątpienia prawo do informacji przysługujące pracownikom w kontekście jawności i równości wynagrodzeń stanowi jeden z kluczowych obowiązków wszystkich pracodawców.

Prawo do informacji na temat własnych wynagrodzeń lub poziomu wynagrodzenia

Jakie są zatem najważniejsze aspekty, o jakich mówi art. 7 dyrektywy?

• pracownicy mają prawo do występowania o informacje dotyczące ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą prace jak oni lub prace o takiej samej wartości;
• pracownicy muszą mieć prawo występowania o te informacje za pośrednictwem swoich przedstawicieli, zgodnie z prawem krajowym i praktyka krajową, oraz za pośrednictwem organu ds. równości.
• jeśli otrzymane informacje byłyby niedokładne lub niekompletne pracownicy mogą wystąpić o dodatkowe uzasadnienie;
• pracodawcy mają co roku informować wszystkich pracowników o przysługującym im prawie informacji oraz o sposobie jak je uzyskać;
• pracownikom nie uniemożliwia się ujawniania ich wynagrodzenia na potrzeby egzekwowania zasady równości wynagrodzeń;
• pracodawca może wymagać, aby uzyskane przez pracowników informacje, które dotyczą poziomu wynagrodzeń, nie były przez nich wykorzystywane do jakiegokolwiek innego celu niż cel polegający na wykonywaniu ich prawa do równego wynagrodzenia.

Na czym polega obowiązek sprawozdawczy w zakresie luki płacowej?

Obowiązek sprawozdawczy będzie dotyczyć wszystkich pracodawców, którzy zatrudniają od 100 pracowników. Polega on będzie na dostarczaniu informacji (zgodnie z art. 9 dyrektywy):

• luki płacowej ze względu na płeć;
• luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• mediany luki płacowej ze względu na płeć;
• mediany luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
• odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne;
• odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia;
• luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Jakie są terminy wejścia w życie obowiązku sprawozdawczego i kogo to dotyczy?

Obowiązek sprawozdawczy już jednak w treści samej dyrektywy zostaje odroczony w czasie, więc pracodawcy mają czas na przygotowanie się do niego nieco dłuższy niż rok, a w niektórych przypadkach jeszcze dłużej. Termin jego wejścia w życie to:

• 7 czerwca 2027 r. dla pracodawców, którzy zatrudniają 250 pracowników lub więcej – przekazują oni informacje za poprzedni rok, a następnie składają już sprawozdanie co rok;
• 7 czerwca 2027 r. dla pracodawców, którzy zatrudniają od 150 do 249 pracowników – przekazują oni informacje za poprzedni rok, a następnie składają już sprawozdanie co 3 lata dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego;
• 7 czerwca 2031 r. dla pracodawców, którzy zatrudniają od 100 do 149 pracowników – jak w przykładzie powyżej.

Może okazać się, że przepisy te obejmą również pracodawców, którzy zatrudniają poniżej 100 pracowników. Dyrektywa daje możliwość, aby prawo krajowe, a więc i polskie, narzuciło także i im ten obowiązek.

 Na czym polega wspólna ocena wynagrodzeń?

Prawo krajowe musi zapewnić możliwość, aby pracodawcy objęci powyższym obowiązkiem sprawozdawczym przeprowadzali wraz z ich przedstawicielami pracowników wspólna ocenę wynagrodzeń, jeśli zostaną spełnione poniższe warunki (art. 10 dyrektywy):

• Sprawozdawczość dotycząca wynagrodzeń wykazuje różnicę średniego poziomu wynagrodzenia między pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wynoszącą co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników;
• Pracodawca nie uzasadnił takiej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów;
• Pracodawca nie zaradził takiej nieuzasadnionej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia w ciągu sześciu miesięcy od dnia przedłożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń.

Taka wspólna ocena jest przeprowadzana w celu zidentyfikowania różnic w wynagrodzeniach pracowników płci żeńskiej i męskiej, które nie są uzasadnione obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, a następnie w celach zapobiegawczych oraz zaradzenia tym różnicom.

Których pracowników dotyczy dowód wykonywania takiej samej pracy lub pracy o takiej samej wartości?

Przy ocenie, czy pracownicy płci żeńskiej i męskiej wykonują taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, powinno się brać pod uwagę:

• wszystkich pracowników, którzy pracują wykonują pracę dla tego samego źródła, które ustala warunki wynagrodzenia, ale nie ogranicza się to zarazem do jednego pracodawcy;
• nie tylko pracowników, którzy są zatrudnieni w tym samym czasie, co zainteresowany pracownik, ale również do tych zatrudnionych wcześniej;
• jeśli nie da się znaleźć odpowiedniego porównania, można wykorzystać inne dowody, jak np. statystyki, porównania, w jaki sposób byłby traktowany pracownik w porównywanej sytuacji (art. 19 dyrektywy).

Jakie kary są przewidziane za nieprzestrzeganie jawności i równości płac?

Dokładne kary poznamy, kiedy zostaną wdrożone do polskiego prawa wszystkie pozostałe przepisy z dyrektywy 2023/970. Pewne jest jednak, że będą musiały być skuteczne, proporcjonalne oraz odstraszające. Państwa członkowskie UE muszą podjąć wszelkie niezbędne środki w celu wykonania przepisów, jakie ustanowią. Przepisy te muszą gwarantować rzeczywisty efekt odstraszający w odniesieniu do naruszeń w związku z zasadą równości wynagrodzeń. Kary obejmuje grzywny, które ustalone zostaną na podstawie prawa krajowego.

Co będą musiały uwzględniać te kary?

• wszelkie istotne czynniki obciążające lub łagodzące mające zastosowanie do okoliczności naruszenia, co może obejmować dyskryminację krzyżową;
• państwa członkowskie mają zapewnić zastosowanie szczególnych kar w przypadku powtarzania się naruszeń.

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat jawności i równości wynagrodzeń.

Czym jest wykonywanie takiej samej pracy lub o takiej samej wartości?

Praca o takiej samej wartości oznacza pracę, którą określa się jako mającą tę samą wartość zgodnie z niedyskryminacyjnymi i obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami (umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy). Struktury wynagrodzenia muszą być takie, żeby umożliwić dokonanie oceny, czy pracownicy są w porównywalnej sytuacji w odniesieniu do wartości pracy na podstawie w. w. obiektywnych kryteriów (dyrektywa art. 4 ust. 4).  

Czym różni się dyskryminacja pośrednia od bezpośredniej?

Dyskryminacja bezpośrednia oznacza sytuację, w której dana osoba traktowana jest mniej korzystnie ze względu na płeć niż jest, była lub byłaby traktowana inna osoba w porównywalnej sytuacji. Natomiast dyskryminacja pośrednia występuje w sytuacji, w której stosowane przepisy, kryterium lub praktyki sprawiają wrażenie pozornie neutralnych i obiektywnych, lecz w rzeczywistości stawiają osoby danej płci w szczególnie niekorzystnym położeniu w porównaniu z osobami innej płci (dyrektywa art. 1 ust. 1 lit. i, j).    

Czym jest luka płacowa ze względu na płeć?

Luka płacowa ze względu na płeć oznacza różnice średnich poziomów wynagrodzenia między zatrudnionymi u pracodawcy pracownikami płci żeńskiej i męskiej, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia pracowników płci męskiej (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. c). 

Czym jest poziom wynagrodzenia?

Poziom wynagrodzenia oznacza roczne wynagrodzenie brutto i odpowiadające mu wynagrodzenie godzinowe brutto (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. b).

Czym jest mediana wynagrodzenia?

Mediana wynagrodzenia oznacza poziom wynagrodzenia, w stosunku do którego połowa pracowników u danego pracodawcy zarabia więcej, a połowa zarabia mniej (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. d).  

Czym jest kwartyl wynagrodzenia?

Kwartyl wynagrodzenia oznacza każdą z czterech równych grup pracowników, na które są oni podzieleni według ich poziomów wynagrodzenia – od najniższego do najwyższego (dyrektywa art. 3 ust. 1 lit. f). 

Czy premie uznaniowe powinny być również oparte o obiektywne kryteria wynagrodzeń?

Tak. W pojęciu „wynagrodzenia” należy uwzględnić tutaj wszystkie elementy wynagrodzenia na mocy prawa, układów zbiorowych lub praktyki w każdym państwie członkowskim. Zgodnie z definicją podaną w dyrektywie – wynagrodzenie oznacza zwykłą podstawową lub minimalną płace godziną lub płace miesięczną oraz wszelkie inne świadczenia pieniężne lub rzeczowe, otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio (art. 3 ust. 1).   

Jakie działania powinien podjąć pracodawca, żeby przygotować się na wprowadzenie jawności wynagrodzeń?

Pomimo że z końcem roku 2025, do polskiego prawa zostanie zaimplementowana jedynie niewielka część przepisów, które dotyczą jawności i równości wynagrodzeń, pracodawcy już teraz powinni zacząć przygotowywać się do zmian, jakie czekają ich prawdopodobnie już w przyszłym roku.

Jakie zatem działania warto podjąć?

• należy koniecznie zaplanować, kiedy będą przekazywane informacje dotyczące wynagrodzeń podczas procesu rekrutacji;
• należy przygotować dla osób ubiegających się o pracę stosowne informacje, które dotyczą wynagrodzeń oraz regulaminu wynagrodzenia, jeśli taki występuje;
• warto zrobić przegląd, a nawet audyt polityki firmy, która dotyczy wynagrodzeń oraz umów, co może spowodować konieczność wystawienia aneksów do obowiązujących już umów;
• należy zaplanować nazwy stanowisk tak, aby były neutralne pod względem płci;
• warto zrobić audyt obecnych umów i zweryfikować, czy nazwy stanowisk oraz zakres obowiązków pracowników pozwala na ich obiektywne porównanie;
• wprowadzenie przedziału wynagrodzeń dla stanowiska;
• należy zweryfikować czy występujące różnice w wynagrodzeniach są efektem obiektywnie uzasadnionych czynników;
• należy przygotować dokument, w którym zostaną określone kryteria dotyczące wynagradzania i udostępnić go pracownikom;
• należy opracować oraz wprowadzić procedurę uzyskiwania przez pracowników informacji o wynagrodzeniu (raz w roku trzeba będzie przesyłać ją pracownikom);
• w wypadku, jeśli firma będzie objęta obowiązkiem sprawozdawczości, to już teraz warto zapoznać się kryteriami i monitować sytuację w przedsiębiorstwie, aby w razie potrzeby wprowadzić stosowne regulacje wewnętrzne. 

Ustawa, która wejdzie w życie w grudniu wprowadza jedynie ułamek przepisów dyrektywy. Być może stopniowe wprowadzanie zmian to dobry pomysł. Pracodawcy obecnie mogą skupić się na kwestiach związanych z rekrutacją, a dopiero w kolejnym etapie zacząć wprowadzać uregulowania wewnętrzne. Nowe przepisy na pewno będą miały duży wpływ na funkcjonowanie firm – pracodawcy będą musieli uporządkować swoją strukturę w taki sposób, aby zapewnić jawność i porównywalność wynagrodzeń. Może się to wiązać zarówno z koniecznością przyjęcia lub uaktualnienia aktów wewnątrzzakładowych, jak i aneksowania już istniejących umów z pracownikami. Zakres niezbędnych zmian będzie zależał od wielu czynników, w tym od kolejnych przepisów wdrażających dyrektywę, które muszą zostać przyjęte przez polskiego ustawodawcę, a których treści jeszcze nie znamy.

Artykuł Nowe obowiązki pracodawców w zakresie jawności wynagrodzeń – unijna dyrektywa a nowelizacja kodeksu pracy od grudnia 2025 r. pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

O jakich dokumentach związanych z prawem pracy pracodawca powinien więc pamiętać? Na co zwrócić uwagę, żeby zabezpieczyć swoje interesy w dalszej fazie zatrudnienia? Jakie pracodawca ma uprawnienia, a jakie obowiązki? Na te inne pytania postaram się odpowiedzieć w niniejszym artykule.

Czym są akta osobowe pracownika i dokumentacja pracownicza?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą, między innymi, akta osobowe, które z kolei składają się z 5 części: A, B, C, D i E, co dokładniej omawiam poniżej. Pracodawca prowadzi i przechowuje osobno dla każdego pracownika dokumentację pracowniczą (§ 2 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej). Na dokumentację pracowniczą składają się m.in.: dokumenty płacowe, ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe czy wszystkie dokumenty niezbędne do ustalenia praw i obowiązków stron stosunku pracy.

Jakie są podstawy prawne prowadzenia dokumentacji pracowniczej – rozporządzenie i kodeks pracy?

U podstawy prawnej prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę leżą dwa istotne źródła. Pierwszym z nich jest Kodeks pracy. Z jednej strony można tu wymieć art. 22¹, który mówi o danych, których ma żądać od przyszłego pracownika, na czele z danymi osobowymi, jak i historią zawodową oraz wykształcenia. Są to dane, których zgromadzenie niezbędne do nawiązania i realizacji stosunku pracy.

Z drugiej strony kluczowe zobowiązanie przepisami pracodawcy do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94¹ pkt 9a kp). Dodam, że kolejny pkt tego artykułu (9b) nakazuje pracodawcy, aby dokumentacja ta była prowadzona w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Doprecyzowanie zasad odnośnie samej dokumentacji znajduje się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie 1 stycznia 2019. Opisano w nim między innymi sposób prowadzenia akt osobowych pracownika oraz ich zawartość.

Jakie dokumenty pracodawca musi wymagać przed nawiązaniem stosunku pracy?

Pracodawca żąda od kandydata, który ubiega się o zatrudnienie, podania:

• imienia (imion);
• daty urodzenia;
• danych kontaktowych;
• wykształcenia;
• kwalifikacji zawodowych;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy (art. 22¹  §1 k.p.).

Ustawodawca jednocześnie zaznaczył, że dane w zakresie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia mogą być wymagane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Pracodawca może również żądać podania dodatkowych danych, o ile niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

W celu zapoznania się z dokładnym opisem procesu rekrutacji z punktu widzenia pracodawcy, zapraszamy do lektury tekstu – Proces rekrutacji zgodny z RODO – CV, klauzule a ochrona danych osobowych kandydatów? – który znajduje się na naszym blogu.

Co powinny zawierać dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika – umowa o pracę?

W przypadku zatrudnienia pracodawca żąda od pracownika podania następujących danych osobowych:

• adres zamieszkania;
• numer PESEL o ile posiada, w innym wypadku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• inne dane osobowe pracownika oraz dane osobowe dzieci i członków najbliższej rodziny pracownika, jeśli jest to konieczne do korzystania z uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• numer rachunku płatniczego (jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłacanie wynagrodzenia do rąk własnych);
• dostarczenie badań lekarskich, na które kieruje go pracodawca.

Najważniejszym instrumentem, który reguluje stosunek pracy jest umowa o pracę. Treść umowy o pracę reguluje art. 29 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem w umowie o pracę powinny znaleźć się informacje o stronach umowy, więc także dane pracodawcy, adresie siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresie zamieszkania. Ponadto musi się znaleźć informacja o rodzaju umowy, a więc czasie (w tym dniu jej rozpoczęcia), na jaki jest zawarta:

• umowa na czas określony;
• umowa na czas nieokreślony;
• umowa na okres próbny.

Musi zostać zawarta informacja o wynagrodzeniu ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiarze czasu pracy, a także opis stanowiska (rodzaju pracy), które będzie miał zajmować pracownik. W umowie musi znaleźć się informacja o miejscu wykonywanej pracy, a także wymiarze czasu pracy. W umowie o pracę mogą się znaleźć często także dodatkowe postanowienia, które doprecyzowują wzajemną współpracę stron i zasady świadczenia pracy.  Przykładowo Strony mogą przewidzieć dodatkowe postanowienia odnośnie poufności, czy w sposób odmienny niż ustawowy uregulować moment przejścia praw autorskich. Dodatkowo, Strony mogą zawrzeć także odrębną umowę o zakazie konkurencji.

Jakie są obowiązki pracodawcy po podpisaniu umowy o pracę?

Po podpisaniu umowy dokumenty pracownicze, które musi przechowywać pracodawca wiążą się z kilkoma kwestiami, które uogólniając można zamknąć w:

• aktach osobowych;
• dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, listy obecności);
• regulaminach wewnętrzne pracodawcy;
• szkoleniach BHP czy np. RODO;
• obowiązkach informacyjnych, oświadczeniach i zgodach pracownika.

Jeden z egzemplarzy podpisanej umowy oddaje się pracownikowi, drugi egzemplarz pracodawca umieszcza w części B akt osobowych.

Do obowiązków pracodawcy należy również zgłoszenia pracownika do ZUS-u czy urzędu skarbowego na koniec roku podatkowego.

UWAGA – Kiedy podpisujesz umowę o pracę na czas określony, musisz przesłać taką informację do PIP w terminie 5 dni od jej zawarcia, inaczej może ci grozić kara grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Co zawiera teczka akt osobowych?

Zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie akta osobowe. Składają się one z 5 części:

• część A obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² k.p.);
• część B –oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (m.in. umowę o pracę, oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych w związku z nawiązaniem stosunku pracy, potwierdzenie zapoznania się pracownika z regulaminami, obwieszczeniami, przepisami, zasadami BHP (całość obszernych wymogów zawarta jest w treści rozporządzenia w § 3);
• część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
• część D –odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
• część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Obowiązki informacyjne wobec pracownika

Do bardzo ważnych obowiązków pracodawcy należą obowiązki informacyjne wobec pracownika. W szczególności, na podstawie art. 29 § 3 kp pracodawca musi przedstawić pracownikowi formalny dokument w postaci informacji o warunkach zatrudnienia. W ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca musi poinformować go m.in. o:

–  dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

– dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

– przerwach w pracy, dobowym i tygodniowym odpoczynku,

– zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

– w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

– w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

–  innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

– wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu,

– zasadach rozwiązania stosunku pracy, prawie pracownika do szkoleń (jeśli są zapewniane),

–  układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym,

– w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowo, nie później niż w ciągu 30 dni pracodawca musi przedstawić także informację o  nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę, przy czym nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Dodatkowo, jeśli pracownik ma wykonywać pracę zdalnie to na podstawie Art.  67²¹ kp należy dodatkowo przekazać mu informację o jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika, który wykonuje pracę zdalną, a także  wskazanie osoby lub organu, którzy wykonują czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Jak widać, zgodnie z obecnym brzmieniem przepisów informacja o warunkach zatrudnienia jest bardzo rozbudowana, a dodatkowo powinna być indywidualnie dopasowana do pracownika. Można ją jedynie uprościć w ten sposób, że wskażemy pracownikowi odpowiednie przepisy prawa pracy, regulujące określone kwestie. Niemniej jednak, przygotowanie odpowiedniej informacji o warunkach zatrudnienia wymaga dokładnego przygotowania.

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest udostępnienie pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu. Zazwyczaj ten obowiązek spełniany jest poprzez udostępnienie pracownikowi tekstu przepisów do podpisu, jednak może to także odbyć się poprzez rozpowszechnienie tekstu na terenie zakładu pracy w formie pisemnej albo poprzez zapewnienie pracownikom dostępu do tych informacji w inny sposób.

Dodatkowo, na podstawie art. 94² kp pracodawca jest także zobowiązany do informowania pracowników o   możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, możliwości awansu, a także wolnych stanowiskach pracy. Jest to nowy obowiązek, który wynika z dyrektywy o jawności wynagrodzeń (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania).

Regulaminy wewnętrzne – pracy, wynagradzania, ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa i higieny pracy

Pracodawca ma obowiązek nie tylko prowadzenia akt osobowych, ale również tworzenia i wdrażania regulaminów oraz polityk wewnętrznych, z którymi pracownik powinien zostać zapoznany przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Wynika to z Kodeksu pracy oraz innych przepisów, jak RODO.

Jakie więc regulaminy wewnętrzny musi wdrożyć pracodawca i kiedy staje się to jego obowiązkiem?

• regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników (art. 104 § 1 k.p.). Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników ma obowiązek jego ustalenia, natomiast w wypadku mniejszej liczby pracowników jest to opcjonalne. W przypadku, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników pracodawca wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że w tym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy (art. 104 § 3). Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy (art. 104³ § 2);
• regulamin wynagradzania – podobnie jak wyżej, pracodawca ma obowiązek jego ustalenia, gdy zatrudnia co najmniej 50 pracowników (art. 77² § 1 k.p.);
• obowiązki związane z ochroną danych osobowych – Kodeks pracy w sposób jednoznaczny w art. 94 pkt 9b kp wskazuje przez jaki okres należy przechowywać dokumentację pracowniczą (10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej).  Ponadto, sposób jej przechowywania ma gwarantować zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Niezależnie od powyższego, pracodawca musi spełniać też obowiązki wynikające bezpośrednio z RODO, takie jak przekazanie im klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu ich danych osobowych (art. 13 RODO), czy udzielanie pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych, a także wprowadzenie ogólnych procedur RODO, zapoznanie z nimi pracowników oraz ich przeszkolenie w tym zakresie.
• BHP – szkolenie i instruktaż – zgodnie z art. 237³ § 2 k.p. pracodawca ma obowiązek przeszkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy każdego zatrudnionego pracownika. Jest to warunek konieczny do dopuszczenia takiej osoby do pracy. Podpisanie odbytego szkolenia przez pracownika jest przechowywane w jego dokumentacji pracowniczej; 

       Ważne: Pracownik powinien zostać poinformowany o ocenie ryzyka zawodowego – podpisane potwierdzenie tego powinno zostać umieszczone w części B akt osobowych pracownika.

Pracodawcy często decydują się także na dodatkowe regulacje wewnętrzne, które co prawda nie są obowiązkowe, ale stanowią element odpowiedzialnego budowania biznesu i tworzenia przyjaznego, inkluzywnego środowiska pracy. Takie polityki są elementem strategii ESG (z ang. environmental, social and corporate governence), na którą coraz więcej firm zwraca obecnie uwagę. Nie jest możliwe wskazanie tutaj zamkniętego katalogu tego typu procedur, jednak często pracodawcy ustalają przykładowo kodeks etyki, politykę antykorupcyjną, politykę bhp, czy politykę antymobbingową. Polityki ESG są często wymagane od przedsiębiorców przez większych kontrahentów, którzy są objęci lub wkrótce będą objęci obowiązkiem sprawozdawczości w tym zakresie i przykładają do tych kwestii dużą wagę.

Jakie są obowiązki pracodawcy wobec ZUS i innych urzędów?

Pracodawca ma obowiązek zgłosić każdego pracownika do ZUS-u w ciągu 7 dni od rozpoczęcia przez niego pracy. Dokonuje tego poprzez formularz zgłoszeniowy ZUS ZUA.  W przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat (art. 36 ust. 8 ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych).

Pracodawca nie zgłasza pracownika po podpisaniu umowy do Urzędu Skarbowego. W zakresie jego obowiązków natomiast jest obliczenie i pobranie zaliczki od podatku dochodowego pracownika, a następnie zapłata jej do 20 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w jakim podatek został pobrany. Ponadto na koniec roku podatkowego pracodawca, który zatrudnia na umowę o pracę, musi dostarczyć US PIT-11 pracownika, który również jemu samemu musi zostać przekazany.

Jakie są najczęstsze błędy pracodawcy w sprawie dokumentacji pracowniczej?

Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. zmiany dotyczące między innymi rynku pracy, zmieniły także przepisy w ustawie prawo przedsiębiorców, umożliwiając Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzanie niezapowiedzianych kontroli. Tym bardziej zatem pracodawcy powinni zwrócić uwagę i wystrzegać się błędów i niedociągnięć w temacie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Jakie zdarzają się najczęściej?

• nieaktualizowanie dokumentów – brak aktualnych danych pracownika czy przebiegu jego zatrudnienia, brak uzupełnienie o dokumenty, które wymagane są przez zmieniające się przepisy;
• brak pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia – brak zawarcia w umowie pisemnego potwierdzenia lub w oddzielnej umowie wszystkich elementów wymaganych w art. 29 k.p.;
• nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub prowadzenie jej w sposób niepełny;
• nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji – np. brak ochrony danych osobowych, przechowywanie akt w miejscu dostępnym dla osób postronnych;
• brak podziału na części A, B, C, D i E albo mieszanie dokumentów;
• przekroczenie terminów – np. nieterminowe przekazanie informacji do ZUS;
• brak skierowania na badania lekarskie przed zatrudnieniem;
• żądanie od kandydata lub pracownika danych i dokumentów wykraczających poza przepisy Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 281 §1 pkt 6 i 6a i 7 pracodawcy grozi grzywna do 30 tys. zł za brak dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez odpowiedni okres czasu czy też pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem!

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat dokumentacji pracowniczej.

Jak pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą?

Pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej (w zabezpieczonym systemie teleinformatycznym) albo papierowej (w aktach osobowych).

Czy pracodawca musi wymagać od kandydata na pracę zgody do przetwarzania jego danych osobowych?

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO.

Kiedy pracodawca powinien podpisać umowę o zakazie konkurencji z pracownikiem? 

Zakaz konkurencji pracodawca może podpisać w trakcie trwania stosunku pracy w sytuacji, gdy chce zapobiec sytuacji, w której pracownik prowadzi działalność konkurencyjną wobec niego lub też świadczy pracę w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność. Po ustaniu stosunku pracy umowę o zakazie konkurencji podpisuje się natomiast w sytuacji, gdy pracodawca uzna, że ujawnienie szczególnie ważnych informacji, do których dostęp ma pracownik, mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (Art. 101² § 1 k.p.). Należy jednocześnie pamiętać, że po ustaniu zatrudnienia należy pracownikowi wypłacać odszkodowanie, które nie może być mniejsze niż  25% wynagrodzenia pracownika otrzymanego przez okres odpowiadający zakazowi konkurencji (przy czym wynagrodzenie może być płatne miesięcznie).

Komu i kiedy pracodawca może wydać kopię akt osobowych pracownika?

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika, małżonka (wdowy lub wdowca) w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94¹² k.p.).

Kiedy pracodawca powinien podpisać umowę z pracownikiem o powierzeniu mienia?

Na podstawie art. 124 k.p. pracownik odpowiada za powierzone mu mienie, jednak z korzyścią dla pracodawcy, lecz również i pracownika, będzie uregulowanie powierzenia mienia podpisaną umową. Natomiast umowa jest konieczna, gdy pracownicy przyjmują wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (jest to stosowane najczęściej wypadku gotówki powierzanej pracownikom, np. w hotelowej recepcji).

Jak nasza kancelaria może pomóc w temacie potrzebnych dokumentów do zatrudnienia pracownika, przestrzegania prawa pracy i kontroli PIP?

Na prowadzenie dokumentacji pracowniczej składa się cały szereg obowiązków wynikających z Kodeksu pracy, rozporządzeń oraz przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych. Ryzyko popełnienia błędu, który miałby swoje konsekwencje podczas kontroli PIP lub ZUS, towarzyszy każdemu pracodawcy. Kluczowe wydaje się tutaj wsparcie kancelarii prawnej, która działa sprawnie w tematyce prawa pracy.

Nasz kancelaria może zaoferować szeroki wachlarz pomocy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, zatrudnianiu, w tym legalizacji pobytu i pracy pracownika, będącego cudzoziemcem:

• przygotowanie i weryfikacja dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy, w tym w zakresie legalizacji pobytu i pracy pracownika, będącego cudzoziemcem; przygotowanie np. umowy, informacji o warunkach zatrudnienia, a także dokumentów z zakresu ochrony danych osobowych, bieżące doradztwo w zakresie zatrudniania cudzoziemców;
• tworzenie i aktualizacja regulaminów i polityk wewnętrznych – w tym regulaminu pracy, wynagradzania, pracy zdalnej, polityki sygnalistów i innych, jeśli firma uzna, że są one dla niej potrzebne (np. polityka antymobbingowa, polityka bhp, polityki ESG);
• doradztwo w kwestiach związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej zgodnie z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej;
• przygotowanie firmy do kontroli PIP;
• stałe doradztwo prawne.

Artykuł Jakie są potrzebne dokumenty do zatrudnienia pracownika – co mówi kodeks pracy i rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Co należy wiedzieć przy podpisywaniu takiej umowy? Jak ona wygląda i co powinna zawierać? Na co zwrócić uwagę przy umowie SLA? Na te wszystkie pytania postaram się odpowiedź w poniższym tekście.

Czym jest umowa SLA (Service Level Agreement)? 

Umowa SLA, czyli Service Level Agreement, może być zawarta jako osobna umowa lub też aneks, może być też częścią umowy lub zamówienia na daną usługę czy narzędzie. Zgodnie ze swoją nazwą stanowi porozumienie, które dotyczy poziomu i jakości usług, jakie usługodawca zobowiązuje się dostarczać firmie zamawiającej. O jakie usługi chodzi? Są to usługi powdrożeniowe systemu IT, a więc wszystko to, co dotyczy funkcjonowania samego oprogramowania już w trakcie użytkowania. Zaliczyć tu można przede wszystkim wsparcie techniczne i usługi serwisowe w razie awarii, pojawiających się błędów lub konieczności wprowadzenia zmian. Umowa taka chroni firmę-klienta przed opóźnieniami i problemami. Umowa SLA uściśla czas reakcji, oferowane usługi w postaci backupów, aktualizacji, monitorowania stanu oprogramowania itd. Z drugiej strony usługodawca dzięki takiej umowie ma podstawę prawną chroniąca go przed bezpodstawnymi, nadmiarowymi oczekiwaniami klienta.

Można wyróżnić w sumie trzy rodzaje umowy SLA. Pierwsza to oparta na klientach (Customer-based SLA), czyli zawierana z konkretnym jednym klientem na wszystkie usługi IT, których potrzebuje. Druga to oparta na usługach (Service-based SLA), czyli konkretnej usługi, niezależnie od liczby klientów. Trzecia to oparta na poziomach (Multilevel SLA).

Jednak z mojego doświadczenia wynika, że w znacznej mierze umowa SLA wiąże się z przypadkami oprogramowania skierowanego pod konkretną firmę, a więc spersonalizowanego.

Co powinna zawierać umowa SLA?

Przede wszystkim klient powinien dokładnie wiedzieć, jaki zakres usług wchodzi w skład umowy SLA. Dobrze napisana umowa SLA to po pierwsza taka, która chroni obydwie strony, a po drugie napisana w sposób jasny i konkretny. Wszystko co nie zostanie objęte umową utrzymaniową może wymagać osobnej umowy czy odrębnego zlecenia, za co trzeba będzie dodatkowo zapłacić.

Co w szczególności powinna zawierać umowa SLA?

• wsparcie techniczne, tak zwany helpdesk – zawarcie informacji o dostępności konsultacji, szybkości reakcji na zgłaszane problemy;
• utrzymanie infrastruktury IT i systemu – sposób reagowania na awarie, zapewnienie ciągłości działania systemu;
• serwis błędów i usterek – określenie kategorii oraz czasu reakcji na ich naprawę;
• monitoring systemu – bieżące śledzenie wydajności, bezpieczeństwa, obciążeń, z automatycznymi alertami;
• backup danych – opis jak często będę kopiowane dane, przechowywane oraz w jakim stopniu można je odtworzyć;
• aktualizacje i poprawki systemu – harmonogram wdrażania oraz testów;
• dostępność konsultantów – podanie czasów dyżurów, czy działają w trybie 24h/7, szybkość reakcji.

Jakie są kluczowe elementy umowy utrzymaniowej?

Dobrze napisana umowa SLA to umowa precyzyjna, jednoznaczna, z jak największą ilością konkretów. Takie podejście z pewnością w dużej mierze ogranicza ryzyko sporów między stronami. Transparentność warunków umowy pozwoli na jasność wymagań ze strony klientów, bez niepotrzebnych niedomówień i nadmiernych oczekiwań, których słuszności szuka się potem na drodze sądowej.

Jakie zatem można wyróżnić najważniejsze elementy umowy SLA?

• wprowadzenie kategorii błędów – klasyfikacja błędów (stopniowanie ich, np. krytyczny, poważny, drobny) pozwoli przypisanie do nich odpowiedniej procedury postępowania;
• czas reakcji i czas usunięcia usterki – w usprawnieniu współpracy pomoże wprowadzenie klasyfikacji błędów, gdzie zostanie ustalone, że np. na błąd krytyczny zostanie usunięty w ciągu maksymalnie 2 godzin od chwili zgłoszenia;
• dostępność usług – gwarancja dostępności systemu w skali miesiąca (np. 99,5%), uściślenie tego daje gwarancje bezpieczeństwa dla klienta, że w razie braku spełnienia tego warunku może spodziewać się rekompensaty;
• godziny wsparcia – muszą być podane konkretne godziny i dni z określeniem czy dotyczy to wszystkich dni czy tylko roboczych;
• procedura zgłoszenia błędu lub potrzeby wsparcia – podanie dostępnych form zgłoszenia, określenie jakie dane są wymagane przy zgłaszaniu, jak wygląda procedura przyjęcia zgłoszenia;
• określenie mechanizmów przy eskalacji problemu – opis procedury, kto i kiedy przejmuje sprawy, gdy nie zostanie ona rozwiązana w podanych w umowie czasie;
• raportowanie – częstotliwość, zakres i format raportów, które klient otrzymuje;
• kary umowne – np. rabat za niedostępność systemu lub za przekroczenie czasu naprawy.

Jakie są najczęstsze błędy przy zawieraniu umowy SLA?

Jakich błędów należy się wystrzegać, aby podpisana umowa SLA nie okazała się nieskuteczna? Najczęstsze z nich opierają się przede wszystkich na nieprecyzyjnych stwierdzeniach lub brakach jednoznacznego i konkretnego komunikatu. Można tu wymienić:

• brak konkretnych wskaźników – np. użycie w umowie sformułowań „szybkie usuwanie błędów” zamiast precyzyjnego określenia czasu;
• brak doprecyzowania kategorii usterek – nierozdzielenie usterek i błędów systemu na stopniowalne kategorie nie pozwoli ustalić stosownych procedur działania i przez to znacznie utrudni odpowiednią reakcję;
• brak ustalonych procedur w wypadku eskalacji problemu – w wypadku, gdy wsparcie techniczne nie odpowiada kilka dni na zgłoszony problem, klient nie wie, czego oczekiwać i na jaką reakcję i pomoc może następnie liczyć, a więc znów efekt braku uściślonej procedury;
• brak konkretnych godzin i dni, w których świadczone jest wsparcie;
• brak kar umownych;
• brak ograniczeń i wyłączenia od stosowania umowy – ten brak bardziej może odczuć usługodawca, gdy z działania usługi lub samego wsparcia nie wyłączy się sytuacji, w których SLA nie obowiązuje (np. awaria internetu w siedzibie klienta);
• brak wysyłania raportów działania SLA – trudno w takiej sytuacji faktycznie zweryfikować, na ile umowa funkcjonuje.

Jak negocjować umowę o gwarantowanym poziomie świadczenia usług i kiedy ją zawierać?

Umowa SLA stanowi odrębną umowę, którą można też traktować jako załącznik do umowy wdrożeniowej. Czasami też postanowienia SLA stanowią część umowy wdrożeniowej. Kluczowe jednak w kwestii zawierania umowy SLA jest to, kiedy ją negocjujemy i od kiedy powinna zacząć działać. Zatem przede wszystkim podpisanie umowy SLA absolutnie należy uzależnić od wyniku formalnego odbioru wdrożenia danego programu – mówiąc wprost za umowę utrzymaniową płaćmy dopiero, gdy usługa, której dotyczy, będzie już w pełni działać. Poza tym istotne wydaje się, aby negocjować umowę SLA jednocześnie z umową wdrożeniową. Tak jak już wspomniałem – można potraktować ją jako załącznik do umowy wdrożeniowej.

Do negocjacji umowy SLA powinien być zaangażowany doświadczony w branży IT prawnik, który dopilnuje formalnych zapisów i odpowiedniego uregulowania odpowiedzialności. Warto również, aby włączony był ktoś wiedzący, jakie parametry techniczne są istotne, osoba zorientowana w temacie i dbająca o rozwój systemów informatycznych, jak np. CTO, czyli Chief Technology Officer.

O jakich kluczowych elementach należy natomiast pamiętać podczas negocjacji?

• skrócenie czasów reakcji i naprawy dla systemów krytycznych;
• wydzielenie trybu „awaryjnego” – z szybszym dostępem do konsultantów i wyższym priorytetem zgłoszeń;
• rozszerzenie wsparcia poza godziny pracy, np. w nocy, weekendy, święta (w wypadku, gdy system działa 24/7);
• uzgodnienie zasad eskalacji, czyli kto i kiedy przejmuje sprawę, jeśli standardowy zespół nie rozwiąże problemu na czas.

Jaki jest przykład prostego zapisu wsparcia IT przy SLA – zakres usług i czas naprawy?

Przykładem prostego, przykładowego zapisu w umowie SLA będzie przede wszystkim podział na kategorię usterek, rozpisanie czasu interwencji i naprawy. Ponadto kluczowe jest zawarcie kar umownych.

Typy usterek:

• zgłoszenie kategoria A – błąd krytyczny

czas reakcji – do 1 godziny

czas naprawy – do 8 godzin (dni robocze)

• zgłoszenie kategoria B – błąd poważny

czas reakcji – do 4 godzin

czas naprawy – do 2 dni roboczych

• zgłoszenie kategoria C – drobny błąd lub skierowane zapytanie do helpdesku

czas reakcji – do 1 dnia roboczego

czas naprawy/odpowiedzi – do 5 dni roboczych

• kary za niedotrzymanie umowy SLA – obniżenie miesięcznego wynagrodzenia o 5% za każde przekroczenie SLA powyżej 20% przypadków danej kategorii w danym miesiącu.

Taki przykładowy zapis może być dobrym punktem wyjścia do prowadzenia dalszych negocjacji.

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat umowy SLA.

Co oznacza umowa SLA?

Umowa SLA, czyli po angielsku Service Level Agreement, oznacza umowę o Gwarantowanym Poziomie Usług.

Czym istnieje wzór uniwersalny umowy SLA?

Uniwersalny wzór umowy SLA można oczywiście skonstruować, ale stanowczo nie zaleca się żadnej firmie używanie ściągniętych z internetu wzorów, tylko ustanowienie własnej umowy SLA dopasowanej do twojej firmy.

Jakie są wskaźniki w SLA? 

Główne wskaźniki SLA to: dostępność usługi, czas reakcji, czas rozwiązania oraz wskaźniki wydajności.

Co to jest czas reakcji w ramach umowy SLA?

Czas reakcji w ramach SLA mieści się pomiędzy dokonaniem zgłoszenia w systemie zgłaszania awarii wykonawcy, a momentem rozpoczęcia przez wykonawcę prac naprawczych wraz z przekazaniem informacji o planie usunięcia usterki.

Prawne wsparcie i dlaczego zawarcie umowy SLA to fundament w branży IT? 

Umowa SLA, tak jak zresztą w wypadku każdej innej umowy czy regulaminu, musi brać pod uwagę specyfikę danej firmy, dlatego nie istnieje coś takiego jak umowa-klucz stanowiąca wzór do pobrania. Przy umowie utrzymaniowej konieczne jest, aby wziąć pod uwagę strukturę danej firmy, specyfikę używanego systemu czy też jego potrzeb. Doświadczony prawnik będzie potrafił przełożyć wymagany język techniczny na język prawny w sposób, który pozwoli zachować konieczne wymogi świadczące o skutecznej umowie. Skutecznej, to znaczy, która w praktyce będzie stanowić podstawę rozwiązywania wszelkich problemów, jakie mogą pojawić się podczas korzystania z danego systemu. Usługa musi być mierzalna, trzymająca się konkretów, określonych elementów oraz ściśle określonego czasu na interwencję i naprawę. Im bardziej umowa będzie wypełniona precyzyjnymi wskaźnikami, tym łatwiej będzie można użyć właśnie w praktyce. Im bardziej wskaźniki i elementy będą dopasowane do danej firmy, tym lepiej będą spełniać swoją rolę w sytuacjach kryzysowych.

Należy pamiętać, że umowa SLA to nie „czysta formalność”, ale dokument, który ma w rzeczywistości służyć ochronie i zapewniać bezpieczeństwo obydwu stronom – dostawcy jak i klientowi.    

Artykuł Czym jest umowa SLA (Service Level Agreement) i jak poprawnie ją sformułować? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

W wypadku, gdy chcemy zastrzec znak towarowy, musimy odpowiedź sobie na pytanie o zasięg terytorialny znaku, którego chcemy używać. To znaczy konieczne jest zdecydowanie się, na jakim rynku będziemy operować określonym towarem, a więc de facto, gdzie potrzebujemy na niego ochrony. Wnosząc o rejestrację w Urzędzie Patentowym RP, zatem korzystając z systemu krajowego, ochronę na znak towarowy zyskamy w obrębie granic Polski. Kiedy jednak firma nie ogranicza się do używania znaku towarowego do naszego kraju, opcją poszerzoną jest ochrona na teren całej Unii Europejskiej, za którą odpowiada Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) w Alicante. Globalną alternatywą będzie natomiast skorzystanie z tzw. „systemu madryckiego”, który umożliwia teoretycznie zdobycie jednoczesnej ochrony dla znaku towarowego na około 130 krajów. Teoretycznie – ponieważ operacja ta jest trochę bardziej skomplikowana niż np. rejestracja znaku w EUIPO. Jak zatem odbywa się proces rejestracji znaku towarowego na UE oraz na świat? Jakie są koszty i wymagania?

Czym jest znak towarowy i czy każda nazwa lub logo firmy się na niego nadaje?

Zgodnie z art. 120 ustawy Prawa własności przemysłowej znakiem towarowym może być każde oznaczenie, które musi spełnić w sumie dwa warunki:

• umożliwić odróżnienie towarów jednego przedsiębiorstwa od towarów innego przedsiębiorstwa;
• być możliwe do przedstawienia w rejestrze znaków towarowych w sposób pozwalający na ustalenie jednoznacznego i dokładnego przedmiotu udzielonej ochrony.

To oznaczenie, które służy odróżnienie konkretnych produktów lub usług danego przedsiębiorcy w handlu. Może być nim:

• wyraz – włącznie z nazwiskiem (np. logo naszej Kancelarii Pałucki & Szkutnik);
• rysunek (np. charakterystyczny kształt logo Toyoty);
• litera (np. literka „N” w logo Netflixa);
• cyfra (np. liczba 11 wpisana w logo Eleven Sports);
• kolor (np. pomarańczowy dla Allegro);
• forma przestrzenna – w tym kształt towaru lub opakowania (np. charakterystyczny zarys kształtu szklanej butelki Pepsi);
• dźwięk (np. ryk lwa wytwórni MGM)

Znak nie powinien stanowić pospolitego w danej branży hasła. Przykładowo wniosek o udzielenie prawa ochronnego na znaki towarowego „drukarki i komputery” dla sklepu branży elektronicznej zostanie z całą pewnością oddalony. Znak towarowy powinien posiadać jakiś charakterystyczny – „fantazyjny” element, gdyż ma on być gwarantem, że będzie stanowić jednoznaczne wyróżnienie danej usługi lub produktu w określonej branży.

Rejestracja znaku towarowego w Unii Europejskiej – jak zastrzec znak towarowy w EUIPO?

Firma, która prowadzi biznes, na terenie Unii Europejskiej, powinna pomyśleć o zastrzeżeniu unijnego znaku towarowego. Jest to najlepszy sposób na ochronę znaku w 28 krajach. Nie ma potrzeby, aby znak był najpierw zarejestrowany w procedurze krajowej, za pośrednictwem Urzędu Patentowego RP, można od razu ubiegać się o ochronę w EUIPO. Od 2004 r. Polska również objęta jest obszarem ochronnym dla znaków towarowych.

Rejestracji unijnego znaku towarowego dokonuje się w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) w Alicante. Można to zrobić na kilka sposobów, ale z pewnością najwygodniejszym i najtańszym sposobem jest rejestracja elektroniczna poprzez stronę Urzędu. Pozostałe opcje to droga pocztowa, wysyłka faksem lub osobiste złożenie dokumentów w siedzibie Urzędu – Avenida de Europa 4, 03008 Alicante.

Drogą elektroniczną zastrzeżenia znaku można dokonać w trybie zwykłym oraz przyspieszonym (tzw. fast track). Ten drugi tryb jest prawie dwukrotnie szybszy, ale należy spełnić dwa warunki, aby w ogóle był rozpatrywany:

• znak towarowy musi dotyczyć towaru lub usługi, które są w bazie danych EUIPO;
• należy z góry opłacić za rejestrację – inaczej nie będzie w ogóle ona rozpatrywana.

Na stronie Urzędu znajdują się formularze, które należy użyć przy składaniu wniosku o zastrzeżenie unijnego znaku w trybie zwykłym. Zgłoszenie dokonuje się w jednym z urzędowych języków UE, czyli: angielskim, francuskim, hiszpańskim, niemieckim i włoskim. Poza tym „zgłaszający wskazuje drugi język, który jest językiem Urzędu i którego używanie akceptuje jako możliwy język postępowania w sprawie sprzeciwu, stwierdzenia wygaśnięcia lub unieważnienia” (art. 146 rozporządzenia 2017/1001).

Na stronie EUIPO możemy również sprawdzić czy nasza firma kwalifikuje się do funduszu dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki niemu można ubiegać się o dotacje i zwrot nawet 75% kosztów od EUIPO. Towary i usługi wyszukuje się za pomocą narzędzia TMclass. Po złożeniu wniosku nie będzie można zmieniać tej listy. Dodatkowo dzięki narzędziu TMview możemy wprowadzić nasz znak towarowy i przesłać nasze towary lub usługi i w ten sposób sprawdzić czy na terenie UE nie są wykorzystywane już podobne albo identyczne znaki towarowe. Warto zwrócić również uwagę, żeby przesyłany przez nas znak towarowy nie był wyłącznie opisowy, gdyż wtedy znacznie zwiększa się prawdopodobieństwo odrzucenia jego rejestracji.

Okres ochronny trwa 10 lat i można przedłużyć go nieskończoną ilość razy na 3 miesiące przed końcem danego okresu. Przedłużenie drogą elektroniczną kosztuje 850 euro, a papierową 1000 euro. Sam koszt rejestracji wynosi 850 euro (elektroniczna) lub 1000 euro (pozostałe zgłoszenia). Ponadto opłata za drugą klasę towarów i usług to 50 euro, a za każdą klasę powyżej dwóch – 150 euro. Takie same koszty są za przedłużenie.

Zgłoszenie znaku towarowego poza EU – ochrona znaku towarowego na resztę świata 

System międzynarodowej rejestracji znaków towarowych jest regulowany Porozumieniem madryckim dotyczącym międzynarodowej rejestracji znaków z 14.04.1891 r. oraz protokołem do Porozumienia madryckiego przyjętym 27.06.1989 r. Biuro Światowej Organizacji Własności Intelektualnej (WIPO), które znajduje się w Genewie, stanowi administracje Systemu Madryckiego. Ma on na celu ułatwienie zarejestrowania znaku towarowego dla państw członkowskich Systemu Madryckiego. Za pomocą jednej rejestracji albo jednego zgłoszenia znaku bazowego w kraju pochodzenia można uzyskać możliwość zastrzeżenia znaku na cały obszar, który obejmuje około 130 krajów. Oczywiście nie ma obowiązku zastrzegania znaku we wszystkich krajach, tylko w tych, gdzie faktycznie ten znak towarowy będzie wykorzystywany.

Jak zgłosić wniosek o zastrzeżenie do WIPO za pośrednictwem Urzędu patentowego?

W wypadku ubiegania się o ochronę międzynarodową znaku, warunkiem koniecznym do spełnienia jest wcześniejsze zarejestrowanie go w kraju pochodzenia. W przypadku Polski zgłoszenia należy dokonać w Urzędzie Patentowym RP. Zgodnie z wytycznymi podanymi na stronie Urzędu „o rejestrację międzynarodową znaku towarowego może ubiegać się każda osoba fizyczna lub prawna przynależna do Polski lub zrównana w prawach z przynależnymi do Polski”[1]. Wniosek o rejestrację znaku międzynarodowego w UP można złożyć osobiście lub poprzez pośrednika, którym może być:

• adwokat;
• radca prawny;
• rzecznik patentowy.

Więcej na temat rejestracji znaku towarowego w Urzędzie Patentowym przeczytasz w tekście „Rejestracja znaku towarowego w Polsce – dlaczego warto zastrzec znak towarowy i koszty rejestracji w Urzędzie Patentowym RP” (TU ADRES).

Zgłoszenie międzynarodowe składamy poprzez formularz MM2 w Urzędzie Patentowym drogą elektroniczną lub papierową. Zalecana jest droga online za pomocą eMadrid[2].

UWAGA – znak we wniosku międzynarodowym musi być identyczny z tym zgłoszonym wcześniej w Urzędzie Patentowym! We wniosku należy także zawrzeć wykaz towarów i usług, które mają zostają objęte ochroną, które są zgodne z klasyfikacją nicejską, czyli Międzynarodową klasyfikacją towarów i usług.

Co należy zawrzeć we wniosku o ochronę międzynarodową znaku towarowego i jakie są opłaty urzędowe?

Przy składaniu wniosku do WIPO należy:

• wyznaczyć przynajmniej jednego Członka Systemu Madryckiego[1], ale nie może być to Członek, za którego pośrednictwem jest składany wniosek, czyli w naszym przypadku – Polska;
• sprawdzić poprawność informacji we wniosku krajowym;
• sprawdzić i dopracować listę towarów i usług – może być ona węższa niż ta we wniosku krajowym – w skrócie, nie musimy zastrzegać wszystkich zgłoszonych w UP znaków, jeśli tego sobie nie życzymy;
• dostarczyć kopię wizerunku znaku towarowego, ale musi być ona wysokiej rozdzielczości i taka sama jak we wniosku krajowym;
• opłacić wszystkie opłaty WIPO.

  Opłata w Urzędzie Patentowym RP za rejestrację międzynarodową wynosi 600 zł. WIPO posiada dość rozbudowany cennik[2], który zawiera opłatę podstawową, opłatę dodatkową (za każdą klasę towaru) oraz opłatę uzupełniającą (za wyznaczanie krajów). Mogą się one od siebie różnić, w szczególności dwie ostatnie, ze względu na rodzaj zgłoszenia. Warto skorzystać z kalkulatora WIPO, ponieważ niektóre kraje mogą doliczać dodatkowe opłaty, których nie uwzględnia cennik WIPO. Opłaty w Biuro Światowej Organizacji Własności Intelektualnej są we frankach szwajcarskich.

Czy warto zgłaszać znak towarowy na cały świat lub do UE?

Pytanie „czy warto” jest pytaniem bardzo zindywidualizowanym, gdyż nie ma na nie jednej odpowiedzi. Przede wszystkim wszystko zależy, w jakim obszarze rynku działa dana firma. Przy lokalnym zasięgu nie będzie sensu inwestowania pieniędzy w ochronę znaku poza granicami Polski. Poza tym zgłaszanie znaku unijnego wiąże się z ryzykiem, ponieważ wniesiony sprzeciw w jednym z krajów może odrzucić cały wniosek.

Z pewnością jednak przedsiębiorstwo, które stara się działać globalnie czy działa aktywnie na rynku europejskim powinno absolutnie zarejestrować swój znak towarowy w celach ochrony przed zabiegami nieuczciwej konkurencji. Pomaga to we wzmocnieniu globalnej marki, a także jest skuteczną bronią w walce z podróbkami. Z pewnością zgłoszenie unijnego czy międzynarodowego znaku powiązane jest ze znacznie wyższymi kosztami niż rejestracja znaku krajowego, dlatego jak już zauważyłem kluczowe jest wyodrębnienie obszaru działania danej firmy. Dodajmy również, że zastrzeżenie znaku może działać pozytywnie w tworzeniu wizerunku w oczach inwestorów.      

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy wybrane często zadawane pytania oraz odpowiedzi na temat rejestracji znaku towarowego w UE i na świecie.

Ile kosztuje rejestracja unijnego znaku towarowego w EUIPO?

Elektroniczna rejestracja znaku towarowego w EUIPO kosztuje 850 euro, natomiast droga tradycyjną 1000 euro. Opłata za drugą klasę towarów i usług to 50 euro, a za każdą powyżej dwóch – 15o euro.

Jak wyszukać znak towarowy w EUIPO?

Na stronie EUIPO znajduje się wyszukiwarka, która proponuje różne narzędzia, dzięki któremu istnieje możliwość sprawdzenia takich samych lub podobnych znaków towarowych. Są to np. TMview, TMclass, eSearch plus czy wyszukiwarka uwierzytelnionych kopii dokumentów.

Jak zarejestrować znak towarowy online w EUIPO?

EUIPO daje możliwość, aby uzyskać ochronę na swój znak towarowy drogą elektroniczną. W tym celu należy założyć konto na EUIPO, wypełnić formularz oraz uiścić opłatę. Kiedy EUIPO otrzyma wpłatę rozpocznie formalne rozpatrywanie wniosku.  

Czy można zarejestrować znak towarowy w EUIPO za pośrednictwem Urzędu Patentowego RP?

Nie. Od 23 marca 2016 r. nie jest możliwe zgłaszanie unijnych znaków towarowych za pośrednictwem Urzędu Patentowego RP.

[1] https://www.wipo.int/export/sites/www/treaties/en/docs/pdf/madrid_marks.pdf.

[2] https://www.wipo.int/en/web/madrid-system/fees/sched.

[1] https://uprp.gov.pl/pl/przedmioty-ochrony/znaki-towarowe/procedura-miedzynarodowa.

[2] https://www.wipo.int/web/emadrid/.

Artykuł Ochrona znaku towarowego w Unii Europejskiej i na świecie – rejestracja znaku towarowego w EUIPO i na resztę świata pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Jak zatem radzić sobie z monitorowaniem konkurencji i czy w ogóle warto to robić? A może lepiej nie inwestować w ten proces czasu ani pieniędzy i czekać aż zgłosi się do nas inny podmiot? Jakie działania powinien podjąć przedsiębiorca?     

Czym jest monitoring znaku towarowego?

Monitoring znaku towarowego jest regularnym procesem weryfikowania innych znaków towarowych, przy użyciu bazy znaków krajowych, która znajduje się na stronie Urzędu Patentowego RP, bazy znaków Unii Europejskiej, którą znajdziemy na stronie EUIPO (Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej) oraz w bazie znaków międzynarodowych dostępnej na stronie WIPO (Światowej Organizacji Własności Intelektualnej).

Czynność monitorowania wiąże się, zgodnie z definicją słowa, ze stałym, planowym działaniem. Na taką ciągłą obserwację rynku i konkurencji decydują się raczej tylko potężne, największe firmy jak Coca-cola, Adidas czy Apple. Mają one osobne działy prawników, których zadaniem jest wyłapywanie podobieństw w nowo zarejestrowanych znakach towarowych, ale przeciętne przedsiębiorstwo nie inwestuje w tego typu działania profilaktyczne. Dla większości firm sprawdzanie logo konkurencji kojarzy się przede wszystkim z działaniem zalecanym przed złożeniem wniosku o rejestrację znaku. Taka analiza służy wyłapaniu ewentualnych znaków identycznych lub podobnych do tego, który firma zamierza zgłosić do Urzędu.

Więcej na temat rejestracji znaku towarowego w Polsce przeczytasz w tekście „Rejestracja znaku towarowego w Polsce – dlaczego warto zastrzec znak towarowy i koszty rejestracji w Urzędzie Patentowym RP” oraz o rejestracji w UE i na świecie w tekście „Ochrona znaku towarowego w Unii Europejskiej i na świecie – rejestracja znaku towarowego w EUIPO i na resztę świata”

Dokonanie weryfikacji istnienia znaków podobnych lub identycznych do tego, który dana firma chciałaby zarejestrować, leży właśnie po stronie tej firmy. Urząd nie zajmuje się tym nawet w trakcie procesu rejestracji – kładzie nacisk na sprawdzenie czy wnioskowany znak spełnia wymogi pozwalające na ustalenie jednoznacznego i dokładnegoprzedmiotu udzielonej ochrony. Dlatego tak ważne jest zadbanie o podstawową ochronę, czyli rejestrację swojego znaku towarowego, a także rozważenie opcji monitorowania konkurencji. Może to w przyszłości uchronić przed kłopotami, jak np. przypadki prób wymuszania opłat dla firm, które wręcz zajmują się rejestrowaniem istniejących już znaków towarowych, co pozwala nawet na sparaliżowanie działania „zaatakowanej” firmy.    

W jakim celu monitorować znaki towarowe konkurencji, podczas gdy swój znak towarowy mamy już zarejestrowany?

Tak jak już wspomniałem pierwszym – wysoce zalecanym – procesem monitorowania znaku towarowego w wymienionych bazach jest weryfikacja przed rozpoczęciem rejestracji znaku. Przedsiębiorca dokonuje wtedy swoistej analizy ryzyka, która polega na sprawdzeniu czy istnieją choćby podobne znaki do tego, jaki chce zarejestrować. Pozwoli to uniknąć z jednej strony odrzucenia wniosku rejestracji z powodu złożonego przez inny podmiot sprzeciwu, a z drugiej strony pozwoli zorientować się czy istnieje prawdopodobieństwo zgłoszenia naruszenia ochrony znaku już po formalnie przyjętej rejestracji.

Podkreślę raz jeszcze – sam fakt rejestracji znaku nie zapewni mu całkowitej ochrony przed naruszeniem. Ponieważ Urząd nie monitoruje w ogóle podobieństwa znaków, prędzej czy później dojdzie do sytuacji, kiedy natkniemy się sami na używany przez konkurencję taki sam lub podobny znak albo odbierzemy pismo od innego podmiotu dotyczące zaprzestania używania zarejestrowanego przez nas znaku. Zbieżność może być zupełnie przypadkowa, ale może także wynikać z celowego działania nieuczciwej konkurencji. Co więcej spór może być również efektem błędnego udzielenia prawa ochronnego na określenie, które zawiera zbyt potoczne dla danej branży słowa – z takim przypadkiem spotkaliśmy się w naszej kancelarii, gdy z pismem o naruszeniu prawa ochronnego do naszego klienta zgłosiła się firma, która posiadała dopuszczony formalnie zbyt potocznie brzmiący znak mający duże podobieństwo do powszechnego w branży klienta, używanego również przez naszego klienta.

Kiedy zgłaszać sprzeciw do Urzędu Patentowego RP – identyczny znak lub podobieństwo do naszego? 

Podczas zgłaszania znaku towarowego w Urzędzie Patentowym RP, po przebadaniu przesłanek bezwzględnych, dochodzi do publikacji informacji o dokonanym zgłoszeniu w Biuletynie Urzędu Patentowego. Od tego momentu rozpoczyna się 3 miesięczny okres na składanie ewentualnego sprzeciwu przez podmioty trzecie w razie istnienia identycznego lub podobnego znaku do tego, który jest rejestrowany. Jeśli takowy sprzeciw zostanie zgłoszony, rozpoczyna się postępowanie w sprawie sprzeciwu. Urząd informuje wtedy o tym, bez zwłoki, przedsiębiorcę, który dokonuje rejestracji i daje obydwu podmiotom 2 miesiące czasu na ugodowe rozstrzygnięcie. Ten okres może przeciągnąć się nawet do 6 miesięcy, zgodnie z art. 152¹⁹ ust. 2 prawa własności przemysłowej – podstawą jest tutaj zgodny wniosek obydwu stron. W trakcie tego czasu strony sporu mogą kontaktować się bezpośrednio ze sobą w celu ustalenia rozwiązania.

Kiedy ugody nie uda się osiągnąć, Urząd wzywa podmiot rejestrujący znak do złożenia odpowiedzi na sprzeciw. Wtedy może on podnieść zarzut nieużywania wcześniejszego znaku w sposób rzeczywisty w ciągu nieprzerwanego okresu 5 lat, poprzedzających datę dokonania zgłoszenia znaku towarowego. To oznacza, że podmiot zgłaszający sprzeciw musi udowodnić przed Urzędem, że wciągu ostatnich 5 lat używał w jakikolwiek sposób tego znaku (umieścił go gdzieś fizycznie lub w internecie). Przy braku dowodu na to Urząd oddali sprzeciw.   

Po rozpatrzeniu sprzeciwu Urząd wydaje decyzję, która może stanowić o:

• oddaleniu sprzeciwu;
• uznaniu sprzeciwu za zasadny w całości lub części;
• umorzeniu postępowania w sprawie sprzeciwu.

Przy sporze dotyczącym sprzeciwu można wyznaczyć pełnomocnika, którym może być np. adwokat lub radca prawny

Dodatkową możliwością podczas rozstrzygania sprzeciwu przez UP jest możliwość wniesienia mediacji do Centrum WIPO. Opłata administracyjna wynosi 50 euro od strony postępowania.

Kiedy naruszenie znaku towarowego przybiera drogę sądową?

Okres 3 miesięcy, który wyznacza Urząd na wniesienie sprzeciwu, jest nieprzekraczalny. Oznacza to, że po jego upływie nie ma możliwości wniesienia sprzeciwu do Urzędu. Od tej chwili (chyba że zgłoszenie znaku towarowego zostanie odrzucone podczas rejestracji przez Urząd) drogą podmiotów trzecich, które zauważą, że zarejestrowany znak jest identyczny lub podobny do ich własnego, jest wysyłanie pism o zaprzestanie użytkowania takiego logo. Kontakt odbywa się przeważnie za pośrednictwem prawników. Taki spór nie trafia do Urzędu Patentowego, ani do EUIPO czy WIPO, lecz przy braku porozumienia pomiędzy stronami kończy się na drodze sądowej, gdzie podmioty starają się udowodnić swoje pierwszeństwo do znaku.  

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat monitorowania i ochrony znaków towarowych.

Czy samemu można monitorować znak towarowy?

Możliwe jest samodzielne monitorowanie znaku towarowego, jednak nie jest ono wskazane ze względu na towarzyszące temu ograniczenia: czasochłonne zajęcie, brak automatycznych powiadomień bez korzystania z płatnych narzędzi, trudności w sferze wychwytywania znaków podobnych, a nie tylko identycznych.

Co grozi za użycie zastrzeżonego znaku towarowego?

Za użycie zastrzeżonego znaku towarowego bez zgody jego właściciela może grozić roszczenie do zaniechania naruszania znaku oraz naprawienia wyrządzonej szkody, które przysługują właścicielowi znaku (art, 296 Prawo własności przemysłowej). Poza karami grzywny grozi również kara pozbawienia do 2 lat wolności (art. 305).

Czy znak towarowy może być licencją?

Można udzielić innej osobie upoważnienia do używania znaku towarowego, zawierając z nią umowę licencyjną (art. 163, ust. 1 Prawo własności przemysłowej).

Czym jest EUIPO?

EUIPO jest to Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej. Zarządza znakami towarowymi i prawami do wzorów w UE oraz bazą utworów osieroconych. 

Dlaczego warto monitorować znaki towarowe i jaka jest rola kancelarii?

Monitorowanie znaku towarowego stanowi element działań profilaktycznych i analizy ryzyka, która jest przecież podstawą funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Zainwestowanie w monitoring znaku towarowego już po jego rejestracji może niejednokrotnie zapobiec niepotrzebnym kosztom sporów sądowych (profesjonalny prawnik potrafi dobrze doradzić, kiedy warto wchodzić w spór) oraz przede wszystkim przeciwdziałać nieuczciwej konkurencji.

Wybranie odpowiedniej kancelarii prawnej na profesjonalnego pośrednika przed Urzędem, na pomoc w dobrze przeprowadzonym monitoringu znaku towarowego lub też na przedstawiciela przed sporem o prawo ochronne znaku towarowego stanowi ważną decyzję, która może skutecznie wesprzeć przedsiębiorcę.    

Artykuł Monitoring znaku towarowego – czy warto monitorować znak towarowy i gdzie zgłaszać sprzeciw? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Co zatem właściciele firm powinni wiedzieć? Na jaką pomoc ze strony kancelarii prawnej mogą liczyć? Jak wygląda obsługa prawna firm outsourcingowych? Wreszcie jak powinien przebiegać legalny outsourcing i czy taki właściwie jest możliwy w świetle nowych przepisów?

Na czym polega outsourcing procesowy i czym się różni od pracy tymczasowej?

W świetle obecnych przepisów są dwie możliwości skorzystania z zatrudnienia pracowników do wykonywania pracy w firmie za pośrednictwem zewnętrznego podmiotu, a są nimi outsourcing procesowy oraz skorzystanie z agencji pracy tymczasowej. Na początek przede wszystkim należy zaznaczyć, że obydwie drogi dotyczą skorzystania z pracowników polskich, obywateli UE, a także z cudzoziemców spoza strefy Schengen. Jak jednak je odróżnić i na czym właściwie polegają?

W pierwszej kolejności należy przywołać przepisy, które weszły 1 czerwca 2025 r. Chociaż dotyczą one właściwie legalności zatrudniania cudzoziemców, to pojawia się w nich istotny aspekt kładący nacisk na zakaz używania outsourcingu pracowniczego, który w sposób zasadniczy różni się od outsourcingu procesowego, czyli outsourcingu usług. Do tej pory poprzez nadużywanie outsourcingu pracowniczego, który właściwie podszywał się pod agencje pracy tymczasowej, mogło dochodzić do wyzyskiwania pracowników i obchodzenia przepisów. O co zatem dokładnie chodziło? Outsourcing pracowniczy, obchodząc przepisy (w tym obowiązki) agencji pracy tymczasowej, dostarczał pracowników na zasadzie „body leasingu”. Zgodny z prawem outsourcing procesowy polega na dostarczeniu usługi konkretnemu podmiotowi, a pracownicy wykonujący ją podlegają w pełni firmie outsourcerowej, czyli tej, która dostarcza usługę. To ona zatrudnia, wypłaca wynagrodzenie, nawet organizuje grafik. Zdarza się oczywiście, że firma zlecająca usługę outsourcingową, udostępnia lokal, a nawet sprzęt outsourcerom, ale często bywa też tak, że nawet nie ma fizycznie z nimi kontaktu. Przykładowo, outsorcing usługi stworzenia strony internetowej sklepu może być w całości wykonany poza siedzibą sklepu, przez informatyków, z którymi firma zlecająca tę usługę nie będzie właściwie miała wiele do czynienia.   

Zgodne z prawem dostarczenie pracowników firmie jest natomiast możliwe tylko i wyłącznie za pośrednictwie zarejestrowanej agencji zatrudnienia. Firma taka musi być zarejestrowana w KRAZ (Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia). Zastosowanie ma wtedy specjalna ustawa o pracownikach tymczasowych. Dlatego wszelkie usługi outsourcingowe, które noszą znamiona outsourcingu pracowniczego, niosą ze sobą ryzyko uznania ich za usługi pracy tymczasowej. Wspomniane już przepisy, które obowiązują od 1 czerwca, szczególnie podkreślają, że outsourcing pracowniczy jest niezgodny z prawem i stanowi jedno z podstaw decyzji o zakazie wykonywania przez podmiot działalności objętej wpisem do rejestru agencji zatrudnienia (ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, art. 317 ust. 1). Ustawa przewiduje karę grzywny w przypadku kierowania cudzoziemca do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej.

Ponadto ustawa ta wprowadziła 2-letni okres karencji dla agencji tymczasowych chcących zatrudniać cudzoziemców. Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jest możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi, o której mowa w ust. 2 pkt 1 lub 2. Nowe przepisy wskazują, że okres karencji nie dotyczy wyłącznie agencji zarejestrowanych od 1 czerwca 2025 r., ale również agencje, które posiadały wpis do właściwego rejestru wcześniej. Jeśli agencja świadczyła uprzednio usługi pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców w okresie dwóch lat poprzedzających datę wejścia w życie nowej ustawy, to wystarczające będzie zaktualizowanie wpisu. Jeśli jednak agencja, nawet ta zarejestrowana przed 1 czerwca 2025 r., nie świadczyła usług pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców, to konieczne jest uzyskanie nowego wpisu do rejestru oraz odczekania 2 lat karencji przed rozpoczęciem ich świadczenia.

Jak nie wpaść w pułapkę nieprawidłowego outsourcingu – czy outsourcing procesowy jest legalny w świetle nowych przepisów?

Przypomnę raz jeszcze, że na gruncie obecnych przepisów prawnych jedyną dopuszczalną formą outsourcingu jest tzw. outsourcing procesowy. Jeśli twoja firma nie dostarcza usługi, a właśnie pracowników, to będzie to możliwe tylko i wyłącznie po wpisaniu do rejestru KRAZ, czyli musi ona być agencją pracy tymczasowej.

W kontekście wprowadzanie możliwości kontroli niezapowiedzianych oraz kontroli krzyżowych przeprowadzanych przez Straż Graniczną i Państwową Agencję Pracy (zmiany wprowadzone od 1 czerwca 2025 r przez ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w ustawie prawo przedsiębiorców, art. 48 i art. 54) zdecydowanie nie warto ryzykować kar grzywny, które za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi mogą wynieść nawet 50 tys. zł. Przypomnę też, że wprowadzono zasadę, że karę grzywny wymierza się za jednego cudzoziemca – w wypadku powierzania pracy cudzoziemcowi kierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia będzie ona wynosić nie mniej niż 6 tys. zł za jednego cudzoziemca.

Najbardziej oczywistą pułapką jest ta, w którą trudną nie wpaść świadomie, czyli dostarczanie innych firmom pracowników, nie będąc agencją pracy tymczasowej. Dlatego w szczególności warto skonsultować się z kancelarią prawną, która specjalizuje się w tematyce pracy tymczasowej, czy prowadzona przez firma działalność jest faktycznie zgodna z obowiązującymi przepisami.  

Na co poza tym zwrócić uwagę?

• na kształt umowy outsourcingowej – aby jasno wynikało z niej, że dostarczana jest usługa, a nie pracownicy;
• wszelkie sprawy osobowe muszą być po stronie firmy outsourcingowej (zleceniobiorcy), a nie zleceniodawcy, czyli firmy zamawiającej usługę;
• należy zadbać o wyznaczenie koordynatora – osoby kontaktowej dla klienta, czyli firmy wynajmującej usługę – która jednocześnie wydaje polecenia osobom realizującym usługi oraz nadzoruje ich działania;
• w razie konieczności zadbanie o umowę toolingową, czyli zezwalającą na korzystanie przez usługobiorcę z narzędzi klienta;
• kod PKD odnoszący się do konkretnej usługi powinien zostać umieszczony na fakturze wystawionej za wykonaną usługę – firma outsourcingowa musi posiadać kod PKD przypisany do konkretnej usługi, którą zamawia klient, nie może być to kod, który dotyczy pośrednictwa pracy i usług pokrewnych.

Jak skonstruować prawidłową umowę outsourcingową – obsługa prawna firm outsourcingowych

Umowa outsourcingowa jest to umowa, której najbliżej do umowy o świadczeniu usług, tudzież umowy zlecenia, a więc podpadającej wtedy pod przepisy Kodeksu cywilnego. Z pewnością zdecydowanie warto skonsultować zawartość i kształt takiej umowy z odpowiednio doświadczona w tej tematyce kancelarią prawną. Co jednak powinniśmy wiedzieć przy zawieraniu takiej umowy?

Niewątpliwie kluczowym elementem umowy outsourcingowej, jak zresztą każdej umowy, jest określenie jej przedmiotu. W tym wypadku nie może ulegać wątpliwości, że jest nim usługa, jaką zamawia zleceniodawca od firmy outsourcingowej. Może pomóc w tym wyznaczenie koordynatora danej usługi, jako osoby kontaktowej dla zamawiającego. W umowie warto zawrzeć dane kontaktowe, jego imię i nazwisko – jego zadaniem będzie koordynacja pracowników wyznaczonych do zamówionej usługi. Dzięki jego osobie pracownicy firmy outsourcingowej nie będą przyjmowali dyspozycji od klienta, tylko właśnie od wyznaczonego przez outsourcera koordynatora.

Odpowiedni kod PKD (Polskiej Kwalifikacji Działalności) musi być koniecznie zawarty na fakturze wystawionej za wykonaną usługę i choć nie jest to konieczny wymóg, to powinien również znaleźć się w umowie. Jego obecność będzie stanowić kolejne potwierdzenie na to, że przedmiotem umowy jest usługa, ponieważ firma outsourcingowa musi posiadać kod PKD na usługę, która jest u niej zamówiona. W wypadku braku u siebie kodu na zamówiona usługę zawsze przedsiębiorca może go dodać w rejestrze KRS.

W umowie powinien również zostać zawarty czas trwania umowy, a więc określenie, do kiedy dana usługa ma zostać wykonana. Należy dodać także sposób odbioru wykonania usługi, a także trzeba określić wynagrodzenie i formę zapłaty.

Co jeszcze warto dodać?

• można dodać aneks w postaci umowy toolingowej, jeśli konieczne będzie korzystanie z narzędzi firmy zamawiającej usługę;
• stosowne postanowienia dotyczące poufności;
• kwestie ewentualnego rozwiązania umowy – np. w wypadku niewywiązywania się z wykonywania zamówionej usługi przez firmę outsourcingową.

Czym jest umowa toolingowa?

Umowa toolingowa to rodzaj umowy, która dotyczy korzystania z narzędzi, gdzie obydwie strony określają m.in. rodzaje udostępnianych narzędzi, czy sposób korzystania z nich. W wypadku outsourcingu usług niejednokrotnie zdarza się sytuacja, kiedy okazuje się konieczne skorzystanie ze sprzętu klienta-zleceniodawcy. Może chodzić o komputery, sprzęt biurowy czy jakiekolwiek maszyny wykorzystane do wykonania usługi – bez umowy toolingowej użycie ich będzie stanowić nieprawidłowe działanie.

Oczywiście z pewnością bardziej opłacalne dla firmy outsourcingowej będzie umożliwienie kontraktorom wykonywanie usługi na swoim sprzęcie czy udostępnienie przestrzeni biurowych firmy outsourcingowej – zapewne nie obarczanie tego zleceniodawcy może pozwolić na zwiększenie wynagrodzenia za daną usługę oraz najzwyczajniej może kontraktorom umożliwić sprawniejsze wykonanie usługi (praca na własnym sprzęcie zapewnia jednolitość standardu usługi) albo po prostu ogranicza koszty. W wypadku jednak braku takiej możliwości nie można zapomnieć o umowie toolingowej.  

Dlaczego istotne jest prawidłowe określenie PKD firmy outsourcingowej?

W skrócie kody PKD określają obszar działalności firmy. Usłudze, którą oferuje firma outsourcingową, musi odpowiadać stosowny kod PKD. Zgodnie z przepisami firma zarejestrowana w KRS może mieć uwidocznionych w publicznym rejestrze jednocześnie 10 kodów PKD, w tym jeden głównej działalności (tej przynoszącej największe dochody), a przy większej ich liczbie – są one widoczne w umowie spółki; jednoosobowa firma zarejestrowana w CEiDG może posiadać natomiast dowolną liczbę kodów, poza tym jednym głównym. Co ważne jednak można zmieniać dowolną ilość razy posiadane kody i można zrobić to elektronicznie za pośrednictwem strony biznes.gov.pl.

Prawidłowe określenie kodu jest bardzo istotne, gdyż w wypadku jakichkolwiek problemów, nie mówiąc już o kontroli, będzie stanowić dowód na odpowiednie określenie oferowanych usług, ułatwi samą kontrolę, jest poza tym konieczny przy rozliczeniu wykonanej usługi na fakturze. Kod PKD stanowi poza tym klarowne odzwierciedlenie oferowanych przez daną firmę usług.         

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat działalności w zakresie outsourcingu procesowego oraz różnicach z agencją pracy tymczasowej.

Czy outsourcing pracowniczy jest dozwolony? 

Nie. Outsourcing pracowniczy jest niedozwoloną formą outsourcingu, która polega na dostarczeniu pracowników z pominięciem rygorów wynikających z przepisów dotyczących agencji zatrudnienia. Jedyną zgodną z przepisami formą jest outsourcing procesowy, czyli outsourcing usług.

Jak założyć firmę outsourcingową?

Jeśli chcesz założyć firmę outsourcingową musisz zarejestrować ją w odpowiednim rejestrze – CEiDG lub KRS oraz określić specjalizację oferowanych usług, na których podstawie musisz dodać w rejestrze firmę odpowiednie kody PKD. Założenie takiej firmy odbywa się zgodnie ze standardowym procesem rozpoczynania prowadzenia działalności gospodarczej.

Czy outsourcing procesowy jest pracą tymczasową?

Outsourcing procesowy nie jest pracą tymczasową i nie można stosować tych pojęć wymiennie. Outsourcing charakteryzuje się oferowaniem klientom usług, natomiast agencja pracy tymczasowej oferuje klientom pracowników. Agencja tymczasowa musi być zarejestrowana w KRAZ. 

Czy zmiana lub dodanie kodów PKD do rejestru przedsiębiorców jest płatne? 

Tak, każda zmiana w rejestrze przedsiębiorców jest płatna, a opłata wynosi 350 zł. Jeśli w umowie spółki nie ma kodu PKD, w ramach którego chcesz świadczyć usługi, to do tej opłaty dojdą jeszcze koszty notarialne zmiany umowy spółki.

Jakie przepisy regulują umowę outsourcingową?

Umowa outsourcingowa jest to umowa, której najbliżej do umowy o świadczeniu usług, tudzież umowy zlecenia, a więc podpadającej wtedy pod przepisy Kodeksu cywilnego.

Czy firmie outsourcingowej potrzebny jest prawnik – jakie usługi prawne może świadczyć dla Ciebie kancelaria? 

Podejmowany chętnie przez przedsiębiorstwa model outsourcingowy zdecydowanie wymaga stosownego wsparcia ze strony odpowiedniej kancelarii prawnej. Nie chodzi tylko o dopilnowanie, aby wszelkie postępowanie odbywało się zgodnie z bieżącymi przepisami, ale wsparcie obejmuje kompleksowe działania, w tym pomoc i reprezentowanie firmy przed organami kontroli. Przypomnę, że ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – która weszła w życie 1 czerwca 2025 r. – dała możliwość niezapowiedzianych kontroli, a co więcej przeprowadzania kontroli jednoczesnych przez PIP oraz Straż Graniczną. Ustawa dotyczy oczywiście powierzania pracy cudzoziemcom, ale inspektor pracy wcale nie musi jedynie sprawdzać ten rejon działalności. 

Outsourcing procesowy stanowi wyzwanie dla przedsiębiorstwa nie tylko ze względu na zgodność ze zmieniającymi się przepisami i coraz surowsze kary dotyczące nieprawidłowego outsourcingu udającego agencję pracy tymczasowej. To przecież również zadbanie o wszystkie pozostałe aspekty prawne. Do usług kancelarii zaliczamy:

• wzory umów,
• doradztwo w ramach usług outsourcingu,
• porady prawne związane z umowami pracowniczymi, przetwarzaniem danych osobowych czy procesami rekrutacyjnymi,
• pomoc prawna w przygotowywaniu dokumentów i w ramach prowadzonych postępowań,
• dochodzenie należności.

Zaznajomiony w tematyce pracy tymczasowej oraz outsourcingu radca prawny będzie stanowił kompleksowe wsparcie dla Twojej firmy i zapewni jej skuteczne działanie zgodne z aktualnymi przepisami, a także będzie służył wsparciem w przypadkach jakichkolwiek problemów i nieporozumień.  

Artykuł Jak działa outsourcing procesowy i dlaczego nie jest pracą tymczasową – obsługa prawna firm  pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

W obrębie agencji zatrudnienia mieści się kilka tematów wartych poruszenia – właśnie powierzanie pracy cudzoziemcom, pośrednictwo pracy dla obywateli Polski oraz UE czy też zasady działania agencji pracy tymczasowej. Zmiany w przepisach podkreślają także różnicę pomiędzy agencją zatrudnienia a outsourcingiem, którego w szczególności niezgodna z przepisami forma – tzw. outsourcingu pracowniczego – stanowi nadużywanie uprawnień agencji bez spełnienia jej podstawowych obowiązków.

Jak zatem powinna wyglądać działalność w zakresie pośrednictwa pracy, aby agencja zatrudnienia robiła to legalnie? Czym będzie różnić się od praktyk outsourcingowych? Jakie obowiązki należy spełnić? Jakie warunki należy spełnić, żeby legalnie powierzać pracę cudzoziemcom?

Czym jest agencja zatrudnienia i jak legalnie ją założyć?

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia definiuje agencje zatrudnienia w bardzo prosty sposób, mianowicie są nimi tylko te podmioty, które zostały wpisane do rejestru agencji zatrudnienia. Wpisanie do KRAZ jest konieczne, gdy działalność gospodarcza odbywa się w zakresie:

1. pośrednictwa pracy, czyli udzielania pomocy bezrobotnym, poszukującym pracy i osobom niezarejestrowanym, w tym osobom biernym zawodowo, w uzyskaniu zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz pracodawcom pomocy w pozyskaniu kandydatów do pracy (art. 81 ust. 1);
2. skierowania osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych;
3. kierowania cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium RP;
4. gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych;
5. pracy tymczasowej, która polega na zatrudnianiu i kierowaniu pracowników oraz osób niebędących pracownikami do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, na zasadach określonych w przepisach o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Legalne działanie wymaga wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, czyli KRAZ. Wpisu dokonuje się na podstawie wniosku o wpis do rejestru agencji zatrudnienia, który składa zainteresowany podmiot. Konieczne do złożenia prawidłowego wniosku jest:

• złożenie wniosku w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego;
•  opłata 1000 zł za wpis lub dokonaną zmianę we wpisie.

Składany wniosek musi zawierać (art. 309 ust. 2):

• nazwę podmiotu, a gdy wniosek składa przedsiębiorca jako: osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (imię i nazwisko oraz nazwę firmy), wspólnik spółki cywilnej (imiona i nazwiska, nazwę firmy i nazwę wspólników);
• adres do doręczeń elektronicznych i adres siedziby podmiotu ubiegającego się o wpis lub stałego miejsca wykonywania działalności tego podmiotu oraz adresy lokali, w których miałaby być świadczone usługi agencji zatrudnienia;
• oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności;
• określenie rodzaju świadczonych usług: pośrednictwo pracy, praca tymczasowa;
• informacje o świadczeniu pośrednictwa pracy w zakresie wykonywania wyłącznie usługi gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych;
• numer NIP;
• numer w KRS lub informację o wpisie do CEIDG.

Podmiot, który zamierza prowadzić agencję zatrudnienia musi załączyć do wniosku dowód wniesienia opłaty, zaświadczenie o braku zaległości m.in. podatkowych czy z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (art., 307 ust. 1 pkt 1 i 2), zaświadczenie o niekaralności oraz stosowne oświadczenie o treści:

„Oświadczam, że znane mi są i spełniam warunki prowadzenia agencji zatrudnienia odpowiednio w zakresie pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej określone w ustawie z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia” (art. 309 ust. 3).

Marszałek województwa dokona wpisu podmiotu do rejestru agencji zatrudnienia w terminie do 14 dni od dnia wpływu wniosku.

Jakie są warunki, aby agencja pracy mogła powierzać pracę cudzoziemcom? 

Wprowadzone w czerwcu przepisy wniosły bardzo istotną zmianę w kontekście możliwości powierzania pracy cudzoziemcom przez agencje zatrudnienia. Chodzi tu o 2-letni okres karencji, który wyjaśnia art. 305 ust, 3. Prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 6 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej), jest odtąd możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i uprzedniego świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej obywatelom Rzeczpospolitej Polskiej lub UE.

A zatem:

• wszystkie agencje zatrudnienia, które zostały założone po 1 czerwca 2025 r. muszą spełnić powyższy 2-letni okres karencji, aby móc powierzać pracę cudzoziemcom;
• wszystkich agencje, które istniały jeszcze przed 1 czerwca 2025 r., okres 2-letniej karencji nie dotyczy, ale tylko wtedy, jeśli przed wskazaną datą faktycznie świadczyły usługi pracy tymczasowej oraz pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców.

Przypomnę, że zmiana wpisu jest również płatna, a opłata wynosi 1000 zł.

Agencja zatrudnienia w ramach świadczonej usługi kierowania cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej może kierować cudzoziemców wyłącznie bezpośrednio do tych podmiotów. Ponadto skierowanie cudzoziemca przez agencję zatrudnienia do podmiotu, o którym mowa w ust. 1, powierzającego wykonanie odpowiedniego zatrudnienia lub inną pracę zarobkową cudzoziemcowi, odbywa się na podstawie pisemnej umowy zawartej między agencją zatrudnienia a tym cudzoziemcem (art. 337 ust. 1 i 2). Przed podpisaniem umowa musi zostać przedstawiona cudzoziemcowi w języku dla niego zrozumiałym. Agencja musi poinformować cudzoziemca na piśmie:

• w języku zrozumiałym dla cudzoziemca o zasadach dotyczących wjazdu, pobytu i pracy cudzoziemców na terytorium RP;
• o tych samych zasadach informuje również podmiot, do którego cudzoziemiec jest kierowany do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej.

Czym różni się agencja pracy tymczasowej od outsourcingu usług?

Zgodnie z obowiązującym prawem dostarczanie pracowników innym firmom możliwe jest tylko i wyłącznie przez agencje zatrudnienia, czyli podmioty będące wpisane do KRAZ. Wtedy zastosowanie ma specjalna ustawa o pracownikach tymczasowych. Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. przepisy szczególnie podkreślają problem firm, które nie mają statusu agencji zatrudnienia, a jednocześnie działają na podobnej zasadzie – korzystając z praw i przywilejów, jednak nie wypełniając obowiązków. Tzw. outsourcing pracowniczy omija przepisy, które dotyczą agencji pracy tymczasowych, aby dostarczać innym przedsiębiorstwom pracowników w sposób nielegalny. 

Model outsourcingu – jedyny, jaki jest dopuszczalny, czyli outsourcing procesowy – polega na dostarczaniu klientom konkretnej usługi, jednak sami kontraktorzy-pracownicy, którzy ją wykonują, są zatrudniani przez firmę outsourcingową i nie muszą mieć nawet w ogóle kontaktu z firmą zlecającą realizację usługi. Ustawa przewiduje karę grzywny w przypadku kierowania cudzoziemca do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej. Kto, bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia prowadzi agencję zatrudnienia, świadcząc usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, podlega karze grzywny od 3000 zł do 100 000 zł (art. 362 ust. 1).

Agencja zatrudnienia jako działalność regulowana – kiedy odmawia się wpisu do rejestru?

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadziła przepisy określające okoliczności, w których podmiot nie może zostać wpisany do Krajowego rejestru agencji zatrudnienia. Dzieje się tak, kiedy podmiot ubiegający się o taki wpis:

• posiada zaległości np. podatkowe, zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy;
• posiada zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne;
• jest podmiotem, w imieniu lub na rzecz którego działają lub działały osoby zarządzające tym podmiotem lub go reprezentujące ukarane m.in. prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 362–367 (przepisy karne, dział XII), skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń lub prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 84 ust. 1–12 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskie (przepisy karne tejże ustawy);
• jest podmiotem, w stosunku, do którego została otwarta likwidacja lub ogłoszono jego upadłość;
• został wykreślony z rejestru agencji zatrudnienia w przypadkach, o których mowa w art. 315 ust. 1 pkt 4–9 (wykreślenie przez marszałka województwa);
• wydano wobec niego prawomocne orzeczenie zakazujące wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
• jest podmiotem wpisanym do rejestru agencji zatrudnienia, który ponownie wystąpił z wnioskiem o dokonanie wpisu do rejestru;
• jest podmiotem, który wystąpił z wnioskiem o dokonanie wpisu do rejestru agencji zatrudnienia po stwierdzeniu przez Państwową Inspekcję Pracy prowadzenia przez ten podmiot usług agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia;
• nie posiada lokalu, w którym są świadczone usługi, w przypadku usług wskazanych w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. a i b oraz pkt 2 (świadczenia usługi powierzenia pracy lub usługi pracy tymczasowej).

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat działalności agencji zatrudnienia oraz wpisu do KRAZ.

Czym jest Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia? 

Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia (KRAZ) jest publicznym rejestrem podmiotów, które posiadają certyfikat uprawniający do prowadzenia usług pracy tymczasowej czy pośrednictwa pracy, w tym świadczenia usług na rzecz cudzoziemców. Tego typu działalność jest działalnością regulowaną i wymaga uprzedniego spełnienia szeregu wymogów prawnych – rejestr uwidacznia te podmioty, które wypełniają właściwe obowiązki. 

Co musi zawierać wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia?

Wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia musi zawierać szereg danych, które dokładnie wymienia art. 309 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, a są to między innymi: dane podmiotu składającego wniosek, oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności,  informację o świadczeniu pośrednictwa pracy, dowód wniesienia opłaty czy specjalne oświadczenie, m.in. o niekaralności. 

Jaka jest opłata za wpis do rejestru agencji zatrudnienia? 

Opłata za wpis do rejestru agencji zatrudnienia wynosi 1000 zł i, co ważne, opłata w tej samej wysokości jest należna również za zmianę wpisu.

Co jest potrzebne do założenia agencji pracy tymczasowej?

Do założenia agencji pracy tymczasowej konieczny jest m.in. wpis do KRAZ. Warunki jego uzyskania określa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia, a dokładnie art. 309-312, natomiast art. 314 określa, kiedy marszałek odmawia wpisu. 

Jaka jest różnica pomiędzy agencją zatrudnienia a agencją pracy tymczasowej? 

Agencja zatrudnienia jest pojęciem szerszym, obejmującym zarówno podmioty, które świadczą usługę pracy tymczasowej, jak i usługi pośrednictwa pracy. Agencja pracy tymczasowej jest podmiotem, który stricte świadczy tego typu usługi.

Pomoc prawna dla agencji zatrudnienia

Kancelaria prawna nie jest pomocna agencjom zatrudnienia tylko i wyłącznie w wypadku zaistnienia problemów lub podczas przeprowadzanych kontroli – ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadziła od 1 czerwca 2025 r. możliwość niezapowiedzianych kontroli oraz kontroli krzyżowych Państwowej Agencji Pracy oraz Straży Granicznej. Kancelaria posiadająca odpowiednie kwalifikacje w tematyce pracy tymczasowej oraz agencji zatrudnienia jest przede wszystkim pomocna w stałej obsłudze podmiotów, które prowadzą taką działalność. Podwyższone w ustawach kary grzywny za naruszone przepisy są stanowczo wystarczająco wysokie, aby opłacało się zainwestować w profesjonalną obsługę prawną zamiast czekać na kłopoty. Powiedzmy tylko, że przykładowo karą nawet do 100 000 zł ukarany zostanie:

• podmiot, który prowadzi agencję zatrudnienia, świadcząc usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, bez wpisu do KRAZ;
• podmiot, który świadczy usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, nie spełniając warunku, o którym mowa w art. 305 ust. 3 – czyli 2-letniego kresu karencji lub złożenia odpowiedniego w tej kwestii wniosku.

Karą do 30 000 zł zostaną przykładowo objęte podmioty, które:

• świadczą usługi, o których mowa w art. 305 ust. 2 lub art. 306 i nie przestrzegają zakazu dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne, światopogląd lub ze względu na przynależność związkową;
• świadcząc usługę, o której mowa w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. b, nie kierują cudzoziemca do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej bezpośrednio do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub nie zawiera z cudzoziemcem umowy, o której mowa w art. 337 ust. 2.

Nie zapominajmy również o szeregu innych przepisów, których naruszenie może grozić poważnymi karami, jak np. RODO.

Artykuł Agencja pracy tymczasowej w 2025 r. – jak uzyskać wpis do rejestru agencji zatrudnienia i działać legalnie? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Mobbing stanowi poważny problem i duże wyzwanie dla każdego pracodawcy. Grozi nie tylko rozbiciem zespołu pracowniczego, grzywnami, ale przede wszystkim z pozwami sądowymi, z jakimi będzie musiał zmierzyć się każdy pracodawca, który zaniedba ten temat w swojej organizacji. Same przepisy narzucają już na pracodawcę obowiązek przeciwdziałania mobbingowi. Jednak jakie działania podjąć? Które z nich są konieczne, a które z nich po prostu skuteczne? Czy w tworzeniu polityki antymobbingowej potrzebna jest kancelaria prawna? Na te i na inne pytania postaram się w niniejszym tekście odpowiedzieć.

Czym jest zjawisko mobbingu w miejscu pracy – definicja 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy mobbing można określić jako działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, które polegają na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika. Takie działanie wywołuje u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, poniżenie lub ośmieszenie, izolowanie lub wyeliminowanie go z zespołu pracowników (art. 94³ k.p.).

Jak to przykładowo może wyglądać w praktyce?

• obraźliwe komentarze, groźby, ciągła krytyka pracownika;
• publiczne poniżane, ośmieszanie;
• nadmierne przeciążenie pracą;
• celowy brak przydzielenia zadania pracownikowi;
• dyskryminacja.

Mobbing może wywołać u pracownika negatywne skutki zdrowotne, w związku z czym może on dochodzić od pracodawcy zadośćuczynienia, odszkodowania, a nawet ma prawo rozwiązać umowę o pracę na skutek mobbingu.

ZAPAMIĘTAJ, że mobbing stanowi uporczywe i długotrwałe zachowanie na szkodę pracownika!

Projekt zmian w Kodeksie pracy

Od początku 2025 r. trwają prace nad projektem zmian w Kodeksie pracy, które dotyczyć będą problemu mobbingu w miejscu pracy. W czerwcu pojawiła się druga wersja projektu, która proponuje między innymi[1]:

• doprecyzowanie w przepisach pojęcia mobbingu, z podkreśleniem jego charakteru, czyli powtarzalności i uporczywości;
• oddzielenie mobbingu od zdarzeń incydentalnych;
• wzięcie pod uwagę, przy ocenie mobbingu, subiektywnych odczuć lub reakcji pracownika, gdy są one racjonalne;
• wprowadzenie pojęcia mobbingu kierowniczego – polegający na nakazaniu innej osobie zachowań, będących przejawem mobbingu, a także zachęcanie do takich zachowań;
• wprowadzenie pojęcia mobbingu nieumyślnego – nieumyślne zachowania wobec pracownika, które mogłyby wywołać konkretny skutek, niezależnie od faktycznego wystąpienia tego skutku;
• wprowadzenie możliwości dochodzenia od pracodawcy zadośćuczynienia lub odszkodowanie nie tylko w momencie w sytuacji, gdy mobbing wywołał negatywne skutki zdrowotne.

Data wejścia projektowanych zmian planowana jest 3 kwartał 2025 r., choć termin ten wydaje się mało prawdopodobny. Z pewnością będzie o nich więcej pisać na naszym blogu, gdy tylko pojawią się jakieś konkrety.

[1] https://legislacja.gov.pl/projekt/12393651.

Przeciwdziałanie mobbingowi, czyli antymobbing w praktyce – co może pracodawca? 

Pracodawca ma obowiązek przeciwdziałać mobbingowi, jednak ustawa nie narzuca w żaden sposób konkretnych działań, które powinny być w tym celu podjęte. Kluczowe będzie opracowanie systemowych rozwiązań w zakresie przeciwdziałania nierównemu traktowaniu i zjawiskom mobbingu. Z pewnością muszą być one przede wszystkim skuteczne, a ich charakter można rozróżnić na:

• procedury profilaktyczne-prewencyjne;
• postępowanie skargowe – w jaki sposób oraz kogo osoba poszkodowana może zawiadomić o incydencie;
• postępowanie po wykryciu mobbingu lub otrzymaniu skargi.

Co zatem może pracodawca i jak powinien działać w celu zapobiegania mobbingowi?

Czym jest polityka antymobbingowa? 

Przepisy nie określają pojęcia polityki mobbingowej, mówią jedynie o obowiązku pracodawcy w przeciwdziałaniu występowania zjawisku mobbingu. W pewnym sensie można potraktować to jako pewną dowolność w działaniach pracodawcy, ale jednocześnie należy pamiętać, że ten sam Kodeks pracy wyraźnie obarcza właśnie osobę pracodawcy odpowiedzialnością i ewentualnymi konsekwencjami w postaci konieczności wypłacania odszkodowania i zadość uczynienia mobbingowanemu pracownikowi. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być tutaj wprowadzenie polityki antymobbingowej, czyli zgromadzenie w jednym miejscu wszelkich wskazań, regulacji, wewnętrznych przepisów firmy w zakresie spraw przeciwdziałania mobbingowi i naruszeniom praw osób wykonujących obowiązku zawodowe. Samo posiadanie takiego dokumentu jednak nie wystarczy, gdyż kluczowe jest zaznajomienie z nimi każdego pracownika – na przykład podpisanie się przez pracowników pod znajomością polityki antymobbingowej może z pewnością pomóc pracodawcy w wypadku oskarżeń o mobbing w miejscu pracy lub już w samej sprawie sądowej.

Co zawiera polityka antymobbingowa?

Polityka antymobbingowa powinna określać wszystkie działania, jakie podejmowane są w firmie w celu zapobiegania przypadkom mobbingu oraz wyznaczenia dokładnej procedury skargowej, aby mobbingowany pracownik nie miał problemów ze zgłoszeniem. Dobrym pomysłem będzie zasięgnięcie pomocy w doświadczonej w prawie pracy kancelarii prawnej.

Jakie elementy powinien zatem zawrzeć w polityce antymobbingowej pracodawca?

• zapoznanie z treścią polityki wszystkich pracowników – przydatny będzie podpis potwierdzający od każdego pracownika przechowywany w aktach osobowych;
• zapewnienie pracownikom pomocy psychologicznej, medycznej, a nawet prawnej – takie działania ochronne mogą dotyczyć profilaktyki, jak i zarówno sytuacji, gdy do mobbingu już doszło;
• dokładne zdefiniowanie pojęcia mobbingu w oparciu o obowiązujące przepisy;
• być może opis konsekwencji, sankcji, które mogłyby zostać podjęte wobec mobbera (np. możliwość wypowiedzenia lub rozwiązania umowy, pociągnięcie do odpowiedzialności);
• opis procedury złożenia skargi przez mobbingowanego pracownika do pracodawcy – umożliwienie takiego działania i zaznajomienie z nim każdego pracownika;
• wprowadzenie komisji antymobbingowej.

Elementem przeciwdziałania mobbingowi jest także podniesienie świadomości pracowników – organizowanie szkoleń nie tylko kadry HR, ale systematycznie organizowanie ich we wszystkich działach. Nadto, pracodawca powinien pamiętać o wypełnieniu obowiązku informacyjnego przewidzianego w przepisach w stosunku do pracowników. Zgodnie z art. 94¹ Kodeksu pracy pracodawca udostępnia pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Czym jest komisja antymobbingowa?

Składane przez pracowników skargi dotyczące mobbingu muszą być przez kogoś rozpatrywane i tym kimś nie musi być jedna osoba w postaci pracodawcy. Aby zapewnić odpowiedni poziom obiektywizmu pracodawca może powołać komisję antymobbingową, czyli w pewnym sensie zespół do spraw przeciwdziałania mobbingowi. Może być ona wyznaczana na dłuższy okres, może również stanowić doraźne wsparcie, czyli określone osoby powoływane są do niej na wypadek pojawienia się skargi. 

Jakimi cechami charakteryzować się komisja antymobbingowa?

• powinna być niezależna;
• bezstronna;
• przeszkolona w tematyce mobbingu.

Im bardziej kompetentne i bezstronne są osoby wybrane przez pracodawcę, tym w korzystniejszym świetle wypadnie on sam, kiedy decyzje komisji byłyby rozpatrywane na wypadek sprawy sądowej.

Nie ma też wcale konieczności, aby osoby wchodzące w skład komisji były członkami danej firmy – nie ma przepisu, który wymuszałby na pracodawcy taki wybór.

Pracodawca zapewnia w polityce, aby wybrane osoby były bezstronne poprzez wyłączenie z możliwości udziału w takiej komisji osób, które mogłyby być zainteresowane wynikiem postępowania. Przykładowe uregulowania mogą np. wykluczać z udziału w komisji osoby sprawcy i wnioskodawcy, ale także osoby powiązane z nimi (np. więzami rodzinnymi, czy koleżeńskimi). Uregulowania w tym zakresie będą zależały od pracodawcy oraz od specyfiki jego działalności.

Przebieg Postępowania Przed Komisją

Zazwyczaj polityka antymobbingowa zawiera szczegółowe uregulowanie w zakresie przebiegu oraz etapów postępowania przed Komisją. Polityka może w szczególności określać sposób procedowania, uprawnienia do przeprowadzenia określonych dowodów, czy wymagany termin zakończenia postępowania. Dodatkowo, polityka może także wskazywać na możliwe do zastosowania działania korekcyjne lub następcze, które mogą być rekomendowane kierownictwu firmy przez Komisję antymobbingową. Przykładowym działaniem następczym, w przypadku potwierdzenia przez Komisję wystąpienia mobbingu, może być zastosowanie sankcji dyscyplinarnych w stosunku do Pracownika, będącego sprawcą takich zachowań. Dodatkowo, Polityka może określać także obowiązek Pracodawcy do podejmowania działań, które będą nakierowane na zapobieganie podobnym zdarzeniom w przyszłości.

Co grozi za mobbing dla pracodawcy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca może ponieść szeroko pojętą odpowiedzialność za mobbing – nie tylko w sytuacji, gdy sam personalnie za niego odpowiada, ale przede wszystkim, gdy dochodzi do niego w jego zakładzie pracy. Mogą go spotkać konsekwencje prawne, finansowe oraz wizerunkowe.

Co zatem grozi pracodawcy?

• wypłata odszkodowania, do żądania którego ma prawo mobbingowany pracownik;
• zadośćuczynienie za poniesione krzywdy, co w praktyce może wiązać się z wysokimi kwotami;
• odpowiedzialność karna i administracyjna;
• ryzyko procesu cywilnego – np. za naruszenie godności czy dobrego imienia mobbingowanego pracownika;
• utrata reputacji i rozbicie zespołu pracowniczego, co w konsekwencji wiąże się ze stratami finansowymi.  

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat mobbingu w miejscu pracy oraz polityki antymobbingowej przyjętej przez pracodawcę.

Czy polityka antymobbingowa jest obowiązkowa? 

Nie jest obowiązkowa. Kodeks pracy w tej kwestii daje pewną dowolność, ale jednocześnie nakłada obowiązek na pracodawcę, aby przeciwdziałał mobbingowi (art. 94³ §1 k.p.). Brak polityki antymobbingowej nie będzie z pewnością korzystny dla żadnego pracodawcy.

Czy mobbing może występować pomiędzy pracownikami?

Do mobbingu nie dochodzi tylko na linii pracodawca-pracownik, ale również może się on zdarzyć pomiędzy współpracownikami.

Czy pracodawca jest odpowiedzialny za mobbing? 

Tak, Kodeks pracy obecnie stawia pracodawcę w pozycji osoby, która ponosi odpowiedzialność za mobbing, którego dopuścił się jeden z jego pracowników. Mobbingowany pracownik może żądać właśnie od pracodawcy zadośćuczynienia albo odszkodowania (art. 94³ §3 i §4 k.p.).

Ile wynosi odszkodowanie za mobbing?

Minimalna wysokość odszkodowania, jakiego mobbingowany pracownik może dochodzić od pracodawcy wynosi nie mniej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, czyli w w2025 r. 4666 zł – ustawa nie określa górnej granicy (art. 94³ §4).

Czy jednorazowy konflikt może być mobbingiem?

Zgodnie z definicją mobbingu jednorazowy konflikt czy też problematyczne zachowanie wymienione powyżej, nie jest mobbingiem, gdyż zgodnie z treścią ustawy musi być to zachowanie uporczywe i długotrwałe.

Czy stanowisko organizacji związkowej jest konieczne do wprowadzenia polityki antymobbingowej?

Pracodawca nie ma obowiązku brać pod uwagę stanowiska organizacji związkowej przy ustalaniu polityki antymobbingowej, lecz jest to jak najbardziej wskazane, gdyż pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste każdego pracownika (art. 11¹ k.p.).

Jak kancelaria prawna może pomóc firmie stworzyć politykę antymobbingową? 

Pomoc kancelarii prawnej w przygotowaniu polityki antymobbingowej stanowi nie tylko inwestycję w bezpieczeństwo firmy i pracowników, ale realne, często wręcz konieczne, wsparcie dla każdego pracodawcy. Stworzenie polityki antymobbingowej wspierającej profilaktyczne działania związane z występowaniem zjawiska mobbingu to jedno; drugą sprawą, nie mniej ważną jest stałe dostosowywanie ich do bieżących przepisów i aktywność w sferze dbania o środowisko społeczne własnej firmy oraz świadomość wszystkich pracowników.

Zaznajomiona z tematem prawa pracy kancelaria prawna pomoże:

• w przeprowadzanym systematycznie audycie wewnętrznym;
• w organizacji szkoleń dla pracowników oraz kadry;
• w reprezentacji pracodawcy przed sądem;
• w decyzjach komisji antymobbingowej;
• podczas kontroli PIP;
• i będzie służyć wsparciem pracodawcy podczas postępowania przy oskarżeniu o mobbing.

Profesjonalna obsługa prawna będzie stanowić realne wsparcie dla firmy w przygotowaniu, a także wdrażaniu polityki antymobbingowej, a przede wszystkim pomoże uchronić pracodawcę przed wysokimi karami i grzywnami.    

Artykuł Polityka antymobbingowa w Twojej firmie – o co zadbać, aby uskutecznić antymobbing i nie skończyć w sądzie? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Jakie działania pracodawca powinien podejmować, żeby zminimalizować ryzyko pozwu? Na co powinno się zwrócić uwagę i co koniecznie wiedzieć przy ustalaniu stosunku pracy? Czym przede wszystkim różni się umowa o pracę a umowa cywilnoprawna? O tym o innych aspektach sprawy o ustalenie istnienia stosunku pracy postaram się opowiedzieć w poniższym tekście. 

Kodeks pracy i Kodeks cywilny 

Podstawą prawną dla ustalania umowy o pracę z pracownikiem jest Kodeks pracy. To on definiuje stosunek pracy, wskazuje obowiązki pracodawcy oraz pracownika. Natomiast stosunek cywilnoprawny wiąże się z podpisaniem umowy, którą regulują przepisy Kodeksu cywilnego. Jak to wygląda na przykładzie konkretnych przepisów?

Istnienie stosunku pracy – przepisy 

Istnienie stosunku pracy reguluje art. 22 §1 k.p. Aby odpowiedzieć na pytanie czy wykonywana praca stanowi stosunek pracy, koniecznie należy wykazać czy jest nią:

• wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy;
• wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy;
• wykonywanie pracy w określonym miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę;
• wykonywanie pracy odpłatnie. 

Zatrudnienie na takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy (art. 22 §1¹).

ZAPAMIĘTAJ, że nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, które zostały wymienione powyżej (art. 22 §1²).

Umowa cywilnoprawna – przepisy 

Natomiast w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony na podstawie innej umowy niż umowa o pracę, czyli umowy cywilnoprawnej, to wtedy regulującymi ją przepisami jest Kodeks cywilny. Umowa cywilnoprawna może mieć przykładowo kształt umowy o dzieło, zlecenia, może być także umową zawieraną pomiędzy przedsiębiorcami (B2B). Mając na uwadze, że zazwyczaj taka umowa opiera się w znacznej mierze o przepisy dotyczące zlecenia to moja analiza będzie dotyczyć właśnie tych przepisów. Przepisy mówiące na temat umowy zlecenia stanowią art. 734 do 751 kodeksu cywilnego. Umowa zlecenie polega na tym, że przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 §1). Kodeks zezwala na to, aby umowa zlecenie nie wiązała się z wynagrodzeniem dla wykonującego to zlecenie, ale podkreśla, że jeśli umowa nie mówi inaczej, ani nie wynika tak z okoliczności, to za wykonanie zlecenie należy się wynagrodzenie zgodne z taryfą lub odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 §1 i 2).  Co do zasady zatem, jeśli nie umówiono się inaczej, zlecenie ma charakter odpłatny.

Przepisy wyraźne podkreślają też sposób rozliczania się za wykonane zlecenie. Jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki (art. 743). Natomiast wynagrodzenie za wykonane zlecenie należy się należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z zawartej z pracodawcą umowy lub z przepisów szczególnych (art. 744).

Najważniejsze różnice pomiędzy umową o pracę a umową cywilnoprawną 

Podstawowymi różnicami pomiędzy umową o pracę a umową zlecenia, czy też w ogóle umową cywilnoprawną są:

• skutek wykonywanej pracy – w umowie zleceniu, o dzieło i B2B liczy się przede wszystkim czy przyjęte zlecenie jest wykonane, brak wykonania oznaczać będzie brak wypełnienia umowy, a zatem brak wynagrodzenia, natomiast jeśli w umowie o pracę zlecone zadanie nie zostanie wykonane ze względów, które są poza wpływem pracownika, to wcale nie oznacza to braku wypłaty;
• dobrowolność doboru środków i metod w zakresie wykonania zadania – osoba, która wykonuje zlecenie samodzielnie decyduje o tym, w jaki sposób wykona zlecenie, natomiast pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy pod kierownictwem pracodawcy;
• ponoszenie ryzyka za wykonywaną pracę – w wypadku umowy o pracę całą odpowiedzialność finansową, techniczną itd. ponosi pracodawca, a pracownik co do zasady ponosi odpowiedzialność do wysokości 3-krotności wynagrodzenia, a przy umowie cywilnoprawnej odpowiedzialność zleceniobiorcy jest w pełnej wysokości (przy czym może zostać ograniczona umownie);
• podporządkowanie się świadczeniu pracy – czas i miejsce pracy w przypadku pracownika wyznacza pracodawca, podczas gdy w przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca samodzielnie planuje swoją pracę.

Jak uniknąć pozwu o ustalenie istnienia stosunku pracy 

Pozew ze strony współpracownika jest czymś, czego z pewnością każdy pracodawca chciałby uniknąć. Ten związany z ustaleniem istnienia stosunku pracy wiąże się nie tylko z koniecznością poniesienia kosztów procesowych czy niebezpieczeństwem negatywnej opinii na rynku pracy, ale również z prawdopodobieństwem wypłacenia roszczeń powodowi. Co do wartości przedmiotu sporu – pracownik może w szczególności wystąpić przeciwko pracodawcy o wynagrodzenie za nadgodziny, może żądać udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego, a pracodawca musi wówczas wypełnić zaległe zobowiązania wobec takiego pracownika. Uznanie umowy cywilnoprawnej za umowę o pracę powoduje także konieczność opłacenia zaległych składek ZUS .  Na co przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę, aby uniknąć wytoczenia pozwu o ustalenie stosunku pracy i późniejszych problemów związanych z nieprawidłową konstrukcją umowy? 

Porady dla pracodawców

Kluczowe dla pracodawcy jest prawidłowe skonstruowanie umowy tak, aby podpisując z pracownikiem umowę cywilnoprawną, unikać jakichkolwiek elementów typowych dla umowy o pracę. Oto kilka wskazówek, jakie można zastosować:

• skonsultuj się z wykwalifikowanym w prawie pracy prawnikiem;
• przeprowadzaj audyt umów, tak aby były one zgodne z obowiązującymi przepisami;
• stosuj wypłaty wynagrodzenia pracownikowi za rezultat wykonanej pracy;
• nie wprowadzaj w umowie elementów charakterystycznych dla stosunku pracy, jak np. urlop, polecenia służbowe pracodawcy i pod jego kierownictwem, grafik godzin pracy;
• unikaj podporządkowania – podkreślaj samodzielność wykonawcy, nie narzucaj sztywnych godzin pracy, nie wskazuj zadań i nie organizuj procesu ich realizacji;
• zadbaj, aby zapisane umowa miała faktyczne odzwierciedlenie w praktyce.

PAMIĘTAJ, że to nie nazwa umowy jest decydująca, ale charakter podpisanej umowy!

Uzasadnienie pozwu – kto musi udowodnić istnienie stosunku pracy?

Ciężar udowodnienia istnienia stosunku pracy spoczywa powodzie, czyli na współpracowniku, który składa pozew do sądu. Pracodawca musi jednak pamiętać, jak ważne jest, żeby zadbał o stosowne udokumentowanie swoich działań, gdyż w ten sposób łatwiej będzie mu udowodnić wypełnienie obowiązków ze swojej strony.

Dotychczasowe wyroki sądu – czego się spodziewać? 

Nieco problematyczny może okazać się fakt, że pomimo wyraźnych różnic pomiędzy rodzajami stosunków prawnych, nie zawsze daje się je łatwo rozróżnić.

• Przykładowo wyrok z uzasadnieniem Sądu Rejonowego Gdańsk-Południe w Gdańsku z dnia 7 maja 2018 r. (VI P 153/17), który dotyczył ustalenia stosunku pracy – potwierdza on, że sama nazwa umowy nie przesądza o jej charakterze prawnym.  Umowy o różnym charakterze mogą dotyczyć tych samych obowiązków. Ważne jest, który charakter dominuje – pracowniczy czy cywilny;
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30 listopada 2023 r. III PSK 3/23 dotyczy sądowego badania czy dany stosunkiem prawny jest stosunkiem pracy (w kontekście rozróżnienia z umową zlecenie);
• Wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi VIII Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych VIII Pa 21/17 dotyczy wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych oraz ustalenia stosunku pracy.

Z powyższego wynika, że niekiedy o rozróżnieniu umowy cywilnoprawnej od umowy o pracę mogą decydować niuanse, a kwalifikacja może nastręczać trudności. Z tego względu ważne jest, aby sformułować umowę odpowiednio, tj. z uwzględnieniem przedstawionych przeze mnie w niniejszym artykule zasad, a w razie wątpliwości skonsultować się z prawnikiem.

Jak przygotować się na kontrolę PIP? 

Od 1 czerwca 2025 r., wraz z ustawą o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadzono zmiany do art. 48 ustawy prawo przedsiębiorców, które wprowadzają możliwość niezapowiedzianych kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Kary grzywny za nieprawidłowe ustanowienie stosunku pracy mogą wynieść do 30 tys. zł (art. 281 §1 k. p.). Warto, aby każdy przedsiębiorca przygotował się na taką sytuację – jak to zrobić?

• w pierwszej kolejności najlepszym sposobem jest ścisła współpraca z wykwalifikowaną w prawie pracy kancelarią prawną;
• wykorzystując taką współpracę warto dokonać analizy, audytu wszystkich umów cywilnoprawnych;
• dopilnowanie, żeby podpisane umowy miały przełożenie na rzeczywistość – zleceniobiorcy powinny znać i rozumieć treść umów;
• compliance – stosownie do realiów prowadzona polityka zatrudnienia;
• odpowiednie przeszkolenie kadry.  

Na marginesie należy dodać, że w wykazie prac Rady Ministrów pojawiły się założenia projektu, zgodnie z którym Państwowa Inspekcja Pracy ma uzyskać możliwość zmieniania umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę na podstawie decyzji administracyjnej[1]. Na dzień pisania tego artykułu nie poznaliśmy jeszcze treści proponowanej ustawy, stąd nie wiadomo, jakie będą przesłanki zastosowania tego typu narzędzia przez PIP.

[1] https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy-o-panstwowej-inspekcji-pracy-oraz-niektorych-innych-ustaw

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat pozwu o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Jaki jest termin na wniesienie pozwu o ustalenie istnienia stosunku pracy?

Zgodnie z art. 186 Kodeksu postępowania cywilnego pracownik może złożyć pozew o ustalenie istnienia związania z pracodawcą stosunkiem pracy dopóki ma w tym interes prawny – nie ma zatem ograniczenia czasowego.

Jakie odszkodowanie przysługuje w wyniku powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy?

Kiedy pracownik wygra proces może mu przysługiwać odszkodowanie między innymi za okres wypowiedzenia (gdy pracodawca rozwiązał umowę), za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę, za pracę w godzinach nadliczbowych, za nie wydanie świadectwa pracy w terminie czy ekwiwalent za urlop. 

Kiedy następuje przedawnienie pozwu o ustalenie istnienia stosunku pracy?

Pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy nie ulega przedawnieniu (art. 186 k.c.), za to przedawnieniu mogą ulec roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 §1 k.p.).

Kiedy przysługuje wypłata zaległego wynagrodzenia przy pozwie o ustalenie istnienia stosunku pracy?

Wypłata zaległego wynagrodzenia przysługuje pracownikowi po korzystnym dla niego wyroku sądu w terminie od dnia, w którym stało się ono wymagalne. Roszczenie po 3 latach ulega przedawnieniu (art. 291 §1 k.p.). 

Czy inspektor pracy może wnieść pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy?

Inspektor pracy może, np. w wyniku kontroli PIP, wnieść pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy (art. 10, ust. 1 pkt 11 i art. 33 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIP). Może też za zgodą osoby zainteresowanej uczestniczyć w postępowaniu przed sądem pracy. Co więcej samo wniesienie powództwa nie wymaga zgody osoby, na rzecz której inspektor pracy występuje.

Jak nasza kancelaria może pomóc Twojej firmie?

Współpraca z kancelarią prawną, rozpoczęta nie w akcji ratunkowej tuż przed kontrolą PIP, ale już o wiele wcześniej pozwoli przygotować i przede wszystkim zabezpieczyć firmę na wypadek ewentualnych konfliktów z pracownikami lub problemów z inspektorem pracy. Dobry prawnik stanowi nie tylko solidne wsparcie przy audytach umów, ale pozwoli również wdrożyć odpowiednio wcześnie politykę zatrudniania zgodną z obecnymi przepisami. Ostatecznie wsparcie przy kontroli PIP przy reprezentacja w sądzie pracy będzie tym skuteczniejsza, gdy zajmie się nią prawnik znający dobrze realia Twojej firmy. Kancelaria pomoże również w organizacji szkoleń w Twojej firmie oraz będzie stanowić nieodzowną pomoc przy przygotowywania ugód czy podczas negocjacji z pracownikami. Warto zainwestować, aby zminimalizować późniejsze ryzyko finansowe.

Artykuł Pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy a umowa cywilnoprawna – jak chronić się przed ryzykiem powództwa w 2025 roku? pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

• ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia;
• ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej;
• ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw.

Wprowadzenie ich ma na celu zwiększenie kontroli nad przepisami migracyjnymi i jednocześnie dostosowanie ich do przepisów Unii Europejskiej. Ustawy oczywiście mają o wiele szerszy zakres, ale na potrzeby niniejszego artykułu skupię się głównie na aspektach związanych z legalizacją pobytu oraz pracy cudzoziemców na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Jakie zaszły kluczowe zmiany? Czy pojawiły się nowe obowiązki dla pracodawców? Na co należy zwrócić uwagę, żeby sprawnie i zgodnie z obowiązującym prawem zatrudnić cudzoziemca?

Nowe realia prawne przy uzyskaniu zezwolenia na pracę i pobyt cudzoziemca w Polsce – co się zmieniło od 1 czerwca 2025 r.?

Wprowadzone od 1 czerwca zmiany w przepisach dążą z jednej strony przede wszystkim do uproszczenia procedur i usprawnienia załatwiania spraw w polskich urzędach, a z drugiej strony stanowią wprowadzenie skuteczniejszych narzędzi do ograniczenia nadużyć, jakie pojawiają się na polu zatrudniania cudzoziemców. Przepisy, które dotyczą przedsiębiorców, wynikają głównie z ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Istotne jest, że nie stosuje się ich do cudzoziemca, który jest przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wykonywanej na podstawie umowy cywilnoprawnej w ramach jego działalności gospodarczej.

Legalizacja pracy cudzoziemców – jakie są kluczowe zmiany dla rynku pracy w Polsce?

Kluczową zmianą, jaką wprowadzają nowe przepisy, jest pełna elektronizacja postępowania, która ma zasadniczo usprawnić kwestie proceduralne. W ten sposób załatwiane są wszystkie wnioski, czynności, przesyłane załączniki do wniosków i środki zaskarżenia. Wprowadzenie obowiązku systemu teleinformatycznego wiąże się z koniecznością założenia konta w systemie przez pracodawców i cudzoziemców. Odbywa się to przez portal praca.gov.pl. Wszelka korespondencja zwrotna będzie przesyłana również na skrzynkę dostępną w ramach założonego konta.

Ustawa ściśle określa zakres danych, jakie mają być podane oraz zasady uwierzytelnienia, a są to:

• dane identyfikacyjne;
• dane adresowe;
• numer NIP;
• numer KRS;
• REGON.

Minister właściwy do spraw pracymoże określić, w drodze rozporządzenia, wykaz państw, których obywatele posiadający zezwolenie na pracę nie są uprawnieni do wykonywania pracy w czasie pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach ruchu bezwizowego. Bierze się tu pod uwagę zagrożenie bezpieczeństwa i porządku publicznego przy wjeździe obywateli tych państw na terytorium obszaru państw Schengen.

Ponadto ustawa zmieniła przepis, w oparciu o który cudzoziemiec wjeżdżający na podstawie wizy wydanej w celu odwiedziny rodziny lub przyjaciół był uprawniony do wykonywania pracy. Obecnie nie ma takiego prawa.

Przesłankami odmowy udzielenia zezwolenia na pracę, według wprowadzonej ustawy, są:

• złożenie wniosku zawierającego nieprawdziwe dane osobowe, fałszywe informacje lub dokumenty z takimi danymi/informacjami;
• zeznanie nieprawdy/zatajenie prawdy, podrobienie/przerobienie dokumentu lub użycie go;
• prawomocne ukaranie – typ kwalifikowany wykroczeń;
• dwukrotne ukaranie za typ podstawowy nielegalnego powierzenia pracy;
• prawomocne skazanie za wybrane przestępstwa z kodeksu karnego;
• nieprawidłowy outsourcing.

Oraz te, które były dotąd jedynie uznaniowe, a stały się obligatoryjne:

• niedopełnienie obowiązków wynikających z art. 17 ust. 4 lub 5 (dostosowanie wysokości wynagrodzenia);
• nieopłacenie składek na ubezpieczenia społeczne;
• niezgłoszenie do ubezpieczenia społecznego;
• zaleganie z podatkami;
• brak środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy;
• nieprowadzenie działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym posiadanie zawieszonego wykonywania działalności gospodarczej – wykreślenie z właściwego rejestru lub postawienie działalności w stan likwidacji.

Ponadto znika obowiązek przedstawiania przez starostę testu runku pracy oraz odrębne postępowanie w celu przedłużenia zezwolenia na pracę.  Zamiast tego należy złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca w celu kontynuacji pracy na tym samym stanowisku lub w tym samym rodzaju pracy. Wreszcie, wprowadzono przepisy, które stanowią, że zezwolenie na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi wydaje się na czas określony, nie dłuższy niż 1 rok w dwóch przypadkach. Pierwszym przypadkiem jest złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi prowadzący działalność gospodarczą przez okres krótszy niż 1 rok. Drugim przypadkiem jest sytuacja, gdy czas pracy cudzoziemca nie będzie przekraczał 1/2 pełnego wymiaru czasu pracy lub 20 godzin tygodniowo.

Oświadczenie o powierzaniu pracy zastępuje dotychczasowe oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Składa się je wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Odmowa wpisu do ewidencji następuje w wypadku:

• dwukrotnego ukarania za niedopełnienie obowiązku powiadomień;
• jednokrotnego ukarania za typy kwalifikowane wykroczeń;
• ponownego ukarania za typ podstawowy nielegalnego powierzenia pracy;
• prawomocnego skazania z art. 270-275 kk, 189a kk, 218-221 kk oraz 225 § 2 kk;
• przekroczenia limitu oświadczeń;
• niespełnienia warunków dot. wynagrodzenia;
• niedopełnienia obowiązków wynikających z art. 17 ust. 4 lub 5 (zwiększenia wynagrodzenia);
• nieopłacenia składek na ubezpieczenia społeczne;
• niezgłoszenia do ubezpieczenia społecznego;
• zalegania z podatkami;
• braku środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy;
• nieprowadzenia działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie;
• stosowania nieprawidłowego outsourcingu.

Legalizacja pobytu na terytorium Polski – jakie są aktualne wymagania dla cudzoziemców?

Regulacji kwestii pobytowych cudzoziemców na terenie Polski dotyczą przede wszystkim dwie wprowadzone ustawy. Mowa tutaj o ustawie o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej oraz ustawie o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw. Zostały w nich uregulowane kwestie wjazdu oraz udzielania zezwoleń pobytowych cudzoziemcom. Można tu wymienić następujące aspekty będące przedmiotem regulacji:

• mobilność krótkoterminowa – dla posiadaczy Niebieskiej Karty UE możliwość wyjazdu z kraju na okres nieprzekraczający 3 miesięcy;
• wprowadzenie zezwolenia na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej posiadacza Niebieskiej Karty UE – może ubiegać się o nie cudzoziemiec, którego celem pobytu w Polsce ma być wykonywanie pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji;
• możliwość uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy w celu połączenia z rodziną – nie ma tu konieczności posiadania przez cudzoziemca źródła stabilnego i regularnego dochodu oraz zapewnionego miejsca zamieszkania w Polsce;
• wprowadzenie preferencyjnej zasady ubiegania się o zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE dla posiadaczy Niebieskiej Karty UE (pobyt w innym państwie członkowskim będzie zaliczany tak samo jak pobyt w Polsce).

Wprowadzono również nową definicję wyższych kwalifikacji zawodowych. Dotychczas obejmowała ona kwalifikacje poświadczone dyplomem uczelni wyższej, a od teraz wliczone zostają także do nich te zdobyte w wyniku doświadczenia zawodowego. Muszą być one porównywalne do tych uzyskanych po studiach 3-letnich lub 5-letnich, w zależności od wykonywanego zawodu.

Inną formą legalizacji pobytu jest wiza krajowa w celu wykonywania pracy przez cudzoziemców. Ustawa dotycząca zmian w systemie wizowym przewiduje szereg zmian, które dotyczą odmowy wszczęcia postępowania w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Zalicza się do nich sytuacje, w których:

• cudzoziemiec przebywa na terenie RP na podstawie wizy wydanej w celu np. udziału w imprezach sportowych czy odbycia studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich albo kształcenia się w szkole doktorskiej;
• cudzoziemiec przebywa na podstawie wizy długoterminowej, o której mowa w art. 18 Konwencji Wykonawczej z dnia 19 czerwca 1990 r. do Układu z Schengen z dnia 14 czerwca 1985 r. między Rządami Państw Unii Gospodarczej Beneluksu, Republiki Federalnej Niemiec oraz Republiki Francuskiej w sprawie stopniowego znoszenia kontroli na wspólnych granicach, wydanej przez inne państwo obszaru Schengen, chyba że przebywając na podstawie tej wizy korzysta na terytorium RP z mobilności;
• cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie dokumentu pobytowego w rozumieniu art. 1 ust. 2 lit. a rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002 z dnia 13 czerwca 2002 r. ustanawiającego jednolity wzór dokumentów

pobytowych dla obywateli państw trzecich, wydanego przez inne państwo obszaru

Schengen, chyba że przebywając na podstawie tego dokumentu korzysta na terytorium RP z mobilności;

• cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie zezwolenia na wjazd, o którym mowa w art. 32 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach – wjazd na okres nie dłuższy niż 15 dni.

Ponadto w nowych przepisach wyłączono świadectwo ukończenia szkoły policealnej jako dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego przez cudzoziemca ubiegającego  się o udzielenie na czas nieoznaczony zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej. Celem ustawy jest także ukrócenie praktyki uzyskiwania wizy studenckiej przez cudzoziemców, których rzeczywistym celem pobytu jest świadczenie pracy lub emigracja na stałe, poprzez:

• weryfikację placówek oferujących usługi związane wyłącznie z kształceniem cudzoziemców na studiach;
• wprowadzenie obowiązku informacyjnego dla rektorów i kierowników placówek;
• ustalenie limitu cudzoziemców na danym roku akademickim.

Jakie są najważniejsze zmiany dotyczące agencji zatrudnienia, które dotyczą zatrudniania cudzoziemców?  

Wraz z ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadzone zostały zmiany w przepisach, które mają usprawnić i uregulować prawidłowe działanie agencji zatrudnienia. W szczególności kluczowe wydaje się doprecyzowanie przepisów dotyczących nieprawidłowego outsourcingu. Chodzi tu o sytuację, w której podmioty, powierzając pracę cudzoziemcowi, będą kierowały go do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej.

Drugą bardzo istotną zmianą jest wprowadzenie 2-letniego okresu karencji, to znaczy – prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 6), będzie możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej. Dodatkowo, prowadzenie takiej działalności wymaga zmiany wpisu w rejestrze. Do wniosku o zmianę wpisu dołącza się wówczas odpowiednie oświadczenie, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej. Agencji, które zostały założone przed wejściem w życie przepisów, czyli przed 1 czerwca 2025 r., nie dotyczy wymóg 2-letniej karencji.

Ponadto zwiększono wysokość opłaty za wpis lub zmianę wpisu do rejestru agencji zatrudnienia do 1000 zł oraz wprowadzony został katalog przypadków, gdy odmawia się wpisu do takiego rejestru określonemu podmiotowi. Dzieje się tak, między innymi, kiedy:

• istnieją zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne;
• zaległości podatkowe;
• zaległości z tytułu składek społecznych;
• zaległości z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego;
• o wpis występuje podmiot, w stosunku do którego została otwarta likwidacja lub ogłoszono jego upadłość;
• składa wniosek ponownie podmiot, który już jest wpisany do rejestru agencji zatrudnienia.

Jakie są nowe obowiązki pracodawców dotyczące pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce?

Nowe przepisy mają na celu przede wszystkim ochronę pracownika i nowe obowiązki nałożone na pracodawców wynikają właśnie z tego założenia. Nie oznacza to jednak tego, że nie wiążą się one również z nowymi uprawnieniami dla pracodawców, które mają usprawnić weryfikację pracowników. Do tej grupy należą nowe przepisy w zakresie danych osobowych. Dają one wyraźną możliwość pozyskania danych osobowych oraz kopii dokumentów w celu potwierdzenia tożsamości i uprawnienia do zatrudnienia przed rozpoczęciem pracy. Co więcej – pracodawca może żądać od cudzoziemca dokumentu pobytowego przez cały okres wykonywania pracy! Nowe przepisy dają też możliwość przechowywania przez pracodawcę tych dokumentów w trakcie zatrudnienia oraz 2 lata po zakończeniu zatrudnienia, chyba że inne przepisy przewidują dłuższy okres – dzieje się tak np. w wypadku umów o pracę.

Wracając jednak do tematu ochrony pracownika i przeciwdziałaniu jego wyzyskowi warto odnotować kolejne obowiązki pracodawcy, które są następujące:

• w wypadku, kiedy umowa jest w wersji obcojęzycznej, to należy wykonać tłumaczenie na język polski za pomocą tłumacza przysięgłego;
• konieczne jest poinformowanie cudzoziemca o możliwości wstąpienia do związku zawodowego;
• w umowie z cudzoziemcem należy określić nie tylko wynagrodzenie, ale także inne warunki (np. stanowisko, rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, liczbę godzin w tygodniu lub miesiącu);
• pracodawca ma obowiązek przekazania kopii umowy z cudzoziemcem do organu;
• na wniosek pracodawcy użytkownika agencja pracy przekazuje mu kopię zezwolenia na pracę lub oświadczenia dotyczącego pracownika tymczasowego.

Ponadto każdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi ma obowiązek pisemnie powiadomić wojewodę (który udzielił zezwolenia) o utracie pracy przez cudzoziemca w terminie 15 dni. 

Wzmożone kontrole – jakie są sankcje za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców?

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza dość kluczową dla wielu pracodawców nowość – możliwość kontroli bez zapowiedzi oraz kontroli krzyżowych z ramienia Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej. Co to oznacza w praktyce? To proste, będzie można przeprowadzać dwie kontrole w tym samym czasie.

Drugą dość istotną zmianą jest zwiększenie widełek dla stosowanych kar grzywny. Aktualne przepisy prezentują się w następujący sposób:

• kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł;
• cudzoziemiec, który nielegalnie wykonuje pracę, podlega karze grzywny nie niższej niż 1000 zł;
• typy kwalifikowane (wprowadzenie w błąd, wyzyskanie błędu itp., korzyść majątkowa) – 6000 zł do 50000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązków informacyjnych wobec organu podlega karze grzywny nie niższej niż 500 zł;
• kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega karze grzywny nie niższej niż 6000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 59 ust. 1 (odrębna umowa z cudzoziemcem dotycząca najmu lub użyczenia kwatery mieszkaniowej w przypadku pracy sezonowej), podlega karze grzywny od 500 zł do 2000 zł;
• kto, zawierając umowę, o której mowa w art. 59 ust. 3, ustala czynsz z naruszeniem warunków wskazanych w tym przepisie (czynsz nie może być wygórowany w stosunku do wynagrodzenia), podlega karze grzywny od 200 zł do 2000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 70 ust. 1 pkt 1 lub 2 (niedotrzymanie terminów powiadomienia starosty), lub przekazuje nieprawdziwe informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 500 do 5000 zł.

Potencjalne kary uległy wyraźnemu wzrostowi, co z pewnością ma odwodzić od nieuczciwych praktyk. Wprowadzenie niezapowiedzianych i krzyżowych kontroli, dodatkowe regulacje prawne dotyczące nieprawidłowego outsourcingu, zwiększenie obowiązków pracodawców – to tylko niektóre powody, dla których warto zadbać o przygotowanie swojej działalności i dostosowanie jej przede wszystkim do bieżących przepisów. Zdecydowanie powinno się zasięgnąć pomocy z odpowiednią do tego przygotowaną kancelarią prawną, aby uchronić swoją firmę przed wysokimi kosztami grzywny oraz sprawami sądowymi, które również mogą grozić w wyniku zaskarżenia ze strony pracowników. Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. przepisy są bogatym uzupełnieniem dotychczasowych, a także stanowią ważne zmiany, z którymi koniecznie powinno zapoznać się każde przedsiębiorstwo zatrudniające cudzoziemców.

Artykuł Zasady legalizacji pobytu i pracy cudzoziemca – legalny rynek pracy w Polsce od 1 czerwca 2025 r. pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Kto i kiedy jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców – kontrola PIP i Straży Granicznej?

W art. 98 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która weszła w życie 1 czerwca 2025 r., wprowadzone zostały zmiany do Prawa przedsiębiorców, a dokładniej do art. 48 ust. 11. Umożliwiają one od teraz niezapowiedziane kontrole ze strony PIP jak i Straży Granicznej. To właśnie te dwie instytucje mają prawo przeprowadzania bezpośrednich i nagłych kontroli w przedsiębiorstwach.

Ponadto ten sam art. ustawy wprowadza zezwolenie w wypadku PIP oraz Straży Granicznej wykonywania tzw. kontroli krzyżowych (zmieniony zostaje art. 54 ust. 1 Prawa Przedsiębiorców), czyli przeprowadzania dwóch kontroli jednocześnie. Obydwie te zmiany mają z pewnością wyczulić jeszcze bardziej pracodawców na przestrzeganie nowych przepisów, jak i dają realne narzędzie do wychwycenia potencjalnych nieprawidłowości na rynku pracy.

Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia i pobytu cudzoziemca – co sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy, a co Straż Graniczna?

Państwowa Inspekcja Pracy może skontrolować każdego pracodawcę oraz przedsiębiorców, którzy pracodawcami nie są, ale na ich rzecz osoby fizyczne wykonują jakąś pracę. Sprawdzają wszystko, co dotyczy sytuacji prawnej pracownika, a w wypadku legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, będą sprawdzane, przede wszystkim:

• wszelkie informacje czy cudzoziemiec został zatrudniony legalnie, a więc np. kontrola zezwoleń lub oświadczeń o powierzeniu pracy, sprawdzanie dokumentów – zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przechowuje kopie dokumentów uprawniających do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca;
• sprawdzanie podpisanej umowy – czy została zawarta pisemnie i kiedy została zawarta, czy została przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca;
• czy zatrudnienie nastąpiło na warunkach zgodnych z zezwoleniem o pracę;
• badane są warunki pracy oraz wynagrodzenia – tutaj liczne wprowadzone, 1 czerwca 2025 r., obowiązki pracodawcy, jak np. dostosowanie wynagrodzenia do wynagrodzenia minimalnego, proporcjonalne podniesienie wynagrodzenia w przypadku zwiększenia wymiaru czasu pracy/liczby godzin;
• spełnienie obowiązków dotyczących dokumentacji kadrowej – np. obowiązek przekazania kopii umowy do organu, obowiązek informowania o możliwości wstąpienia do związku zawodowego;
• przy zawarciu umowy o pracę lub umowy zlecenie sprawdzanie zgodności z Kodeksem pracy, sprawdzanie warunków zatrudnienia (czas, pracy, BHP);
• kontrola zgłoszenia do ZUS, opłacania składek.

Kontrola przeprowadzana przez Straż Graniczną w dużej mierze oczywiście pokrywa się z kontrolą przez inspektora pracy, jednak nacisk położony będzie głównie na legalności pobytu zatrudnionego cudzoziemca. Co zatem w tej kwestii będzie sprawdzane? Zacznijmy od kluczowego obowiązku pracodawcy – żądania od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski (art. 4 ust. 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom). Zanim zatrudnimy cudzoziemca, koniecznie musimy sprawdzić legalność jego pobytu. Jest to kluczowe, gdyż zgodnie z art. 85 ustawy pracodawca nie będzie podlegał karze za wykroczenie powierzenia pracy cudzoziemcowi nieposiadającemu ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu na terenie RP, o ile wypełni swoje obowiązki – przypominam, że przechowuje on kopię tych dokumentów przez cały okres zatrudnienia. Wyjątkiem byłaby sytuacja, gdyby pracodawca wypełnił ten obowiązek, ale wiedział, że dokument uprawniający do pobytu został sfałszowany. Ponadto Straż Graniczna sprawdza również samą legalność zatrudnienia, podobnie jak dzieje się to podczas kontroli PIP.

Kontrole ze strony obydwu organów mogą być zapowiedziane oraz niezapowiedziane. Mogą odbywać się na terenie przedsiębiorstwa, jak również zdalnie, gdy pracodawca wzywany jest do przedstawienia wszystkich potrzebnych dokumentów. Po przeprowadzonej kontroli przedstawiany jest protokół, do którego zastrzeżenia należy zgłosić do 7 dni od daty jego wystawienia. Należy pamiętać, że odmowa podpisania protokołu nie zwolni pracodawcy z odpowiedzialności. W wypadku braku stwierdzenia naruszeń protokół może być zastąpiony przez inspektora notatką służbową.

Jakie naruszenia przepisów towarzyszą najczęściej nielegalnemu zatrudnieniu cudzoziemców w Polsce?

1 czerwca 2025 r. weszły w życie nowe przepisy w kwestii legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, które nałożyły również na pracodawców nowe obowiązki. W wypadku przesłanek odmowy wydania zezwolenia o pracę część przesłanek dotąd jedynie uznaniowych stała się przesłankami obligatoryjnymi, których niespełnienie decyduje o braku zezwolenia. Są to między innymi:

• nieopłacenie składek na ubezpieczenia społeczne;
• niezgłoszenie do ubezpieczenia społecznego;
• zaleganie z podatkami;
• brak środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy;
• sytuacja, gdy pracodawca nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym ma zawieszone wykonywanie działalności gospodarczej, został wykreślony z właściwego rejestru lub jego działalność jest postawiona w stan likwidacji.

Nowością w przepisach jest stosowanie nieprawidłowego outsourcingu jako przesłanki decydującej o nieprzyznaniu zezwolenia na pracę. Wykrycie jej spowoduje nałożenie stosownej kary.

Innymi przykładowymi wykroczeniami są np.:

• brak powiadomienia starosty o podjęciu pracy oraz niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie odpowiednio 7 i 14 dni;
• brak odrębnej umowy z cudzoziemcem dotyczącej najmu lub użyczenia kwatery mieszkaniowej w przypadku pracy sezonowej (art. 59 ust.1 ustawy);
• powierzenie pracy cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia;
• powierzenie pracy cudzoziemcowi, który nie posiada prawidłowych dokumentów zezwalających na pobyt na terenie Polski;
• zatrudnienie cudzoziemca na innych warunkach niż te zawarte w zezwoleniu/oświadczeniu – tutaj utrzymany jest art. 33 ust. 1, który mówi, że możliwe jest powierzenie cudzoziemcowi pracy o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi na okresy łącznie nieprzekraczające 30 dni w roku kalendarzowym, jeżeli są spełnione pozostałe warunki określone w zezwoleniu na pracę i jeżeli uprzednio powiadomi wojewodę, który wydał zezwolenie na pracę;
• brak pisemnej umowy lub brak przetłumaczenia jej na język zrozumiały dla zatrudnianego cudzoziemca;
• brak posiadania kopii dokumentów, które zezwalają na legalny pobyt cudzoziemca na terenie RP.

Jakie są przewidziane kary grzywny dla pracodawców w zakresie legalności zatrudnienia cudzoziemców?

Zmiana, która wydaje się bardzo istotna, w kontekście kar grzywny za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi, to przyjęcie zasady, że podaną w ustawie karę nie niższą niż 3000 zł wymierza się za jednego cudzoziemca (art. 85 ust. 13). Przewidziane przez przepisy kary zostały bez wyjątku podwyższone i wynoszą obecnie:

• kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł;
• typy kwalifikowane (wprowadzenie w błąd, wyzyskanie błędu itp., korzyść majątkowa) – 6000 zł do 50000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku powiadomienia organu o szeregu okoliczności związanych z zatrudnieniem, podlega karze grzywny nie niższej niż 500 zł;
• kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega karze grzywny nie niższej niż 6000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 59 ust. 1 (odrębna umowa z cudzoziemcem dotycząca najmu lub użyczenia kwatery mieszkaniowej w zakresie pracy sezonowej), podlega karze grzywny od 500 zł do 2000 zł;
• kto, zawierając umowę, o której mowa w art. 59 ust. 3, ustala czynsz z naruszeniem warunków wskazanych w tym przepisie (czynsz nie może być wygórowany w stosunku do wynagrodzenia), podlega karze grzywny od 200 zł do 2000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 70 ust. 1 pkt 1 lub 2 (niedotrzymanie terminów powiadomienia starosty), lub przekazuje nieprawdziwe informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 500 do 5000 zł.

Jak przygotować firmę do legalnego zatrudniania cudzoziemców?

W celu jak najlepszego przygotowania się do kontroli każdy pracodawca powinien zadbać o spełnienie wszystkich nałożonych na niego przez przepisy obowiązków. Może również zamówić odpowiedni audyt w kancelarii prawnej, żeby dokonać weryfikacji posiadanych dokumentów i prawidłowości procesów. Tak jak już wspomniałem, nie podlega karze ten pracodawca, który spełnił łącznie następujące warunki (art. 85 ustawy):

• zażąda od cudzoziemca dokumentu świadczącego o legalnym pobycie na terenie Polski;
• przechowa kopię tych dokumentów przez cały okres zatrudnienia cudzoziemca oraz przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia;
• zgłosił cudzoziemca, którego zatrudnił, do ubezpieczeń społecznych, o ile obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów.

Ponadto pracodawca powinien podejmować współpracę z cudzoziemcem w celu starania się o pozwolenie na pracę. Jeżeli Twoja firma podejmuje również wspólne działania z agencją pracy, warto rozeznać się czy agencja działa również zgodnie z przepisami – warto pamiętać tutaj o szczególnym nacisku w nowych przepisach na konsekwencje nieprawidłowego outsourcingu. W wypadku agencji ustawa wprowadza 2-letnią karencję – prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 6), jest możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej. Takie ograniczenia dotyczą jednak tylko nowych podmiotów, zarejestrowanych po wejściu w życiu znowelizowanych przepisów. Poza tym taka działalność wymaga odpowiedniej zmiany wpisu w rejestrze.

Pracodawca musi pamiętać, że jeśli uzyskał dla cudzoziemca zezwolenie na pracę lub też złożył oświadczenie o powierzeniu mu wykonywania pracy, to w takim wypadku musi jeden egzemplarz takiego dokumentu przekazać cudzoziemcowi. Podpisywana umowa musi być poza tym przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca i zawarta na piśmie.

Należy pamiętać również o obowiązkach informacyjnych. W wypadku zezwolenia na pracę trzeba powiadomić w terminie 7 dni wojewodę, który wydał zezwolenie, między innymi, o:

• zmianie nazwy stanowiska pracy cudzoziemca;
• braku podjęcia pracy w ciągu 2 miesięcy od uzyskania pozwolenia przez cudzoziemca;
• przerwaniu przez cudzoziemca pracy na okres przekraczający 2 miesiące.

W wypadku oświadczenia o pozwoleniu na wykonywanie pracy, jeśli zostało ono wpisane do ewidencji oświadczeń, trzeba powiadomić odpowiedni urząd pracy:

• w ciągu 7 dni o podjęciu pracy przez cudzoziemca;
• w ciągu 14 dni o niepodjęciu pracy;
• o zakończeniu pracy.

W wypadku powierzenia wykonywania pracy na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, należy powiadomić wojewodę, który wydał zezwolenie na pobyt w ciągu 15 dni, między innymi, o:

• utracie pracy przez cudzoziemca;
• zmianie nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca;
• zastąpieniu umowy cywilnoprawnej umową o pracę.

Koniecznie trzeba pamiętać o przechowywaniu całej dokumentacji oraz wypełnieniu wszystkich obowiązków, w tym informacyjnych, jakie narzucają aktualne przepisy. Ich mnogość wydaje się sugerować, że kiedy zatrudniamy u siebie cudzoziemców, wręcz niezbędna staje się konsultacja z wykwalifikowaną kancelarią prawną.

Artykuł Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców wykonywana przez PIP i Straż Graniczną?  pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.

Przedsiębiorstwa chętnie korzystają z takiego rozwiązania w obszarach zarządzania relacjami z klientami, kadrą i HR czy w księgowości. Pomimo wielu zalet usług w modelu SaaS, należy pamiętać, żeby w pełni zadbać o uregulowanie wszelkich niezbędnych aspektów umowy, aby w wypadku pojawienia się problemu, warunki odpowiedzialności za naruszenie umowy były jednoznacznie określone. Na co zatem zwrócić uwagę? Jakie kluczowe elementy powinny pojawić się w umowie w modelu SaaS?

Czym jest umowa SaaS – czy umowa Saas to umowa licencyjna i jak wybrać dostawcę?

Umowa SaaS zgodnie ze swoją nazwą – Software as s service – czyli oprogramowanie jako usługa podkreśla swoją najważniejszą cechę. W Saas kluczowe jest właśnie świadczenie usługi dostępu do funkcjonalności oprogramowania, a więc zapewnienie możliwości korzystania z niego z pełni funkcji w nim zawartych. Przedsiębiorca, który wykupuje dostęp za pośrednictwem umowy typu Saas, otrzymuje wraz z nim hosting i wsparcie techniczne ze strony dostawcy, co ma zapewnić prawidłowe działanie usługi. 

Cechą z pewnością wyróżniającą dostęp do oprogramowania w modelu Saas jest dostęp do niego za pośrednictwem chmury. Nie jest ono instalowane lokalnie u przedsiębiorcy, co z kolei występuje często w przypadku udzielania stricte licencji.

Umowa o świadczeniu usług Saas nie jest zawierana na wyłączność, to znaczy klient nie może oczekiwać, że dostęp będzie udzielony tylko i wyłącznie jego firmie – w przeciwieństwie do licencji wyłącznej. Zobowiązanie przez dostawcę do świadczenia ciągłej usługi (zapewnienie działania, wsparcia, dostępności) wykupuje się zasadniczo na zasadach abonamentu. Dokładne warunki są opisane w samej umowie. Firma ma zatem dostęp do oprogramowania, dopóki uiszcza opłaty za dany okres subkrybcyjny. Ponadto w umowie SaaS nie otrzymuje się dostępu do kodu źródłowego.

W wypadku umowy SaaS klient nie musi dbać o aktualizacje i potrzebne zmiany w oprogramowaniu, z którego korzysta, gdyż tym zajmuje się dostawca w ramach bieżącej obsługi. Inaczej wygląda sytuacja np. we wdrożeniu on-premise. Tutaj klient kupuje lub rozwija system u siebie, na własnej infrastrukturze, będąc samodzielnie zobowiązanym do dbania o aktualność programu. Niewątpliwą zaletą umowy SaaS jest tzw. skalowalność, czyli możliwość sprawnego dostosowywania usług do zapotrzebowania wielu firm jednocześnie.

Wydaje się zatem, że dość ważny jest wybór dostawcy oprogramowania SaaS – rozbudowane wsparcia, częstotliwość, skuteczność oraz odpowiedzialność, jaką na siebie bierze. Wszystko to zostaje uściślone w umowie SLA, która może zostać dołączona jako umowa utrzymaniowa, czyli dodatkowa gwarancja udzielanego wsparcia do otrzymywanej usługi.

Jakie są kluczowe elementy umowy modelu Saas – obowiązki dostawcy, prawa autorskie i zakres usługi? 

Umowa SaaS, tak jak każda umowa, wymaga dostosowania do użytkowanego systemu w firmie oraz precyzyjnego określenia wymagań i obowiązków. Należy dokładnie opisać funkcjonalności, do których użytkownik uzyskuje dostęp. Klient powinien otrzymać informację czy może korzystać, między innymi, z modelu fakturowania, integracji z innymi aplikacjami czy też API. Umowa powinna zawierać również listę funkcji czy ograniczeń (ilość użytkowników, którzy mają jednocześnie dostęp, limit przechowywania danych).

Umowa SaaS może być zawierana na czas określony, np. 12 miesięcy lub nieokreślony, w którym zawarty ma być okres wypowiedzenia – standardowo 30 dni, czyli powinno się opłacić bieżący miesiąc przed rezygnacją. W umowie utrzymaniowej, czyli SLA (Service Level Agreement), należy zawrzeć czas reakcji i czas usunięcia usterki, godziny wsparcia, procedurę zgłoszenia błędu lub potrzeby wsparcia czy też określenie mechanizmów przy eskalacji problemu. Klient musi wiedzieć, jaka będzie procedura postępowania w wypadku, gdy usterka nie zostanie usunięta przez dostępne mu wsparcie techniczne.

Umowa powinna obejmować również kary umowne oraz precyzyjne określenie odpowiedzialności, jaką ponosi dostawca za utratę danych, niedostępność systemu lub błędy w jego działaniu. Uściślenie tego, o jaki procent płaconego abonamentu nastąpiłoby pomniejszenie w dłuższej niedostępności systemu czy wyłączenie odpowiedzialności w wypadku awarii dostawców zewnętrznych (np. operatorów chmury), również powinno zostać zawarte w treści umowy. 

Własność danych wprowadzanych do systemu – ochrona danych osobowych i zgodność z RODO 

Usługa SaaS wiąże się dość wyraźnie z przetwarzaniem danych osobowych. Do systemu wprowadzane są liczne dane, jak np. dane osobowe klientów czy pracowników, dane finansowe, handlowe itd. Z umowy powinno wynikać, że:

• dostawca nie może wykorzystać tych danych do innych celów niż świadczenie usług w modelu SaaS, których dotyczy umowa – w tym nie może udostępniać ich podmiotom trzecim;
• klient pozostaje wyłącznym administratorem danych;
• istnieje możliwość dostępu do danych i ich pobrania przez klienta;
• sprecyzowano czas przechowywania danych po zakończeniu umowy.

Przede wszystkim przetwarzanie danych osobowych podlega pod przepisy RODO i treść umowy musi być z nim zgodna. W tym ujęciu klient pełni rolę administratora danych, a dostawca oprogramowania SaaS – podmiotu przetwarzającego. Zgodnie z RODO elementem umowy SaaS powinna absolutnie pojawić się umowa powierzenia danych osobowych (art. 28 RODO). Opisane muszą zostać: cel i zakres przetwarzania, kategorie danych, kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki stron umowy, zasady korzystania z podwykonawców, jak np. dostawcy chmury.

W umowie powinny pojawić się także zasady szyfrowania danych osobowych oraz opis stosowanych środków bezpieczeństwa. Powinna zostać także zawarta procedura postępowania w razie naruszenia ochrony danych osobowych. 

Jakie są sposoby rozliczania z usługodawcą za usługę oprogramowania Saas?

Jak już wspomniałem, w umowie modelu SaaS zazwyczaj najczęstszą płatnością jest model subskrypcyjny. Abonament na określony czas, czyli na miesiąc, ewentualnie rok, z opcją automatycznego przedłużenia, chyba że klient wypowie umowę. Za okres wypowiedzenia przyjmuje się przeważnie jeden okres rozliczeniowy. 

W umowie powinno się określić wysokość opłat, terminy płatności, częstotliwość fakturowania. Można również zawrzeć sposób rozliczenia np. ewentualnych nadpłat. W umowie powinno się również umieścić informacje dotyczące sytuacji braku płatności ze strony klienta, a więc procedurę postępowania w takim przypadku – naliczanie odsetek, termin ewentualnego zablokowania dostępu do usługi czy też warunki przywrócenia dostępu po uregulowaniu płatności.

Jakie są uprawnienia klienta – co zrobić, aby nie ponieść odpowiedzialności za naruszenie umowy Saas?

Tak już wspomniałem, podstawą umowy SaaS jest udzielenie za opłatą uprawnienia do korzystania z oprogramowania/aplikacji. Klient nie nabywa prawa dostępu do kodu źródłowego, nie otrzymuje fizycznej kopii oprogramowania. Otrzymuje dostęp za pośrednictwem internetu – poprzez przeglądarkę lub np. API – do oprogramowania i nie może go samodzielnie rozwijać, modyfikować i nie ma też możliwości samodzielnego instalowania systemu.

Klient ma zakaz:

• reverse engineeringu (rozszyfrowania sposobu działania aplikacji SaaS, odzyskania kodu źródłowego);
• kopiowania funkcji;
• przekazywania logowania osobom trzecim.

Wszystkie powyższe zakazy powinny znaleźć się w treści umowy/regulaminu.

Podkreślę, że otrzymane prawo do korzystanie z oprogramowania jest ograniczone do danej firmy-klienta, i jest niewyłączne (czyli może być udzielane każdemu przedsiębiorstwu, które wykupi dostęp), nieprzenoszalne i zazwyczaj bez prawa udostępniania osobom trzecim (chyba że postanowiono inaczej i umowa dokładnie to precyzuje).

Klient nie ma prawa do podzlecania dostępu zewnętrznej firmie, jeśli umowa o tym nie mówi. W wypadku zapotrzebowania współpracy z firmą outsourcingową należy zastrzec w umowie prawo do korzystania przez podwykonawcę (najlepiej z określeniem celu, zakresu i odpowiedzialności).

System modelu SaaS może być zintegrowany z innymi systemami klienta, ale tylko pod warunkiem, że określa to wyraźnie umowa oraz istnieją warunki techniczne, które dopuszczają taką możliwość. Techniczne możliwości zależą tu m.in. od: dostępności API, zakresu dokumentacji czy możliwości konfiguracji systemu. Przypomnę, że integracja nie oznacza ingerencji w kod źródłowy.

Pod kątem prawnym taka integracja byłaby dopuszczalna, o ile umowa zawierałaby taką klauzulę, w której określałaby warunki, w tym zakres, odpowiedzialność i bezpieczeństwo, oraz sama nie zawierała zakazu modyfikowania środowiska. Powinno się również brać pod uwagę już posiadane przez klienta licencje – czy może on tworzyć połączenia pomiędzy oprogramowaniem SaaS a swoimi systemami.

Warto zadbać o precyzję w wytyczaniu granic i określaniu możliwości korzystania z oprogramowania, niż ograniczać się jedynie do suchego komunikatu „nabycia prawa do korzystania z aplikacji”.

Jaki jest czas trwania umowy – rozwiązywanie sporów, wypowiedzenie umowy za jej naruszenie?

Oprócz zwykłego wypowiedzenia umowy, czyli z określonym terminem wypowiedzenia (np. miesięcznym), warto w umowie uwzględnić także wypowiedzenie umowy w szczególnych sytuacjach:

• stale powracający brak dostępności systemu, a więc naruszenie umowy (w umowie utrzymaniowej SLA powinno zawrzeć się dopuszczalny procent czasu braku dostępności);
• stałe zaległości w opłacaniu abonamentu;
• naruszenie przepisów w związku z przetwarzaniem danych osobowych;
• nieautoryzowane działanie użytkowników systemu (np. próby obejścia zabezpieczeń).

W celu zabezpieczenia ciągłości działania systemu, warto w umowie zawrzeć stosowne mechanizmy ochronne:

• klauzule kontynuacji usług w wypadku np. zmiany właściciela dostawcy usługi;
• procedurę łatwego i szybkiego przeniesienia danych do innego systemu, o ile zajdzie taka potrzeba;
• backup dla klienta, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Pomimo że umowa w modelu SaaS polega „jedynie” na udzieleniu dostępu do korzystania oprogramowania, to należy w niej zapisać także procedury, które znajdą zastosowanie po zakończeniu umowy. Mowa tutaj choćby o:

• obowiązku usunięcia danych klienta przez dostawcę;
• możliwości migracji danych do innego dostawcy;
• procedurę i koszty eksportu danych.

Zawarcie tych informacji pozwoli zapewnić ciągłość działania Twojej firmie.

Czy umowa Saas to umowa prosta – jak nie wpaść w pułapkę i nie popełnić błędu?

Przy pisaniu umowy SaaS zdecydowanie warto skorzystać z pomocy kancelarii prawnej, gdyż istnieje co najmniej kilka aspektów, których nie można pominąć, ani o nich zapomnieć. Należy pamiętać m.in. o:

• braku rozróżnienia między licencją a usługą – chociaż w samej umowie SaaS zostało zaszyte pojęcie licencji, to jednak jej podstawową i wyróżniającą funkcją jest usługa dostępu do funkcjonalności oprogramowania, a nie udzielenie na niego licencji, nie można zatem posługiwać się terminami charakterystycznymi dla umowy licencyjnej, gdyż może spowodować to niejednoznaczność prawną co do charakteru umowy;
• braku umowy SLA lub posługiwanie się w niej zbyt ogólnymi pojęciami;
• braku umowy powierzenia danych osobowych;
• unikaniu precyzyjnych określeń w opisie funkcjonalności systemu – np. samo stwierdzenie „platforma CRM”;
• braku klauzuli umowy na temat eksportu danych i ich formacie – może spowodować to utratę dostępu do danych przez klienta po zakończeniu umowy;
• braku uregulowania kwestii odpowiedzialności za dane.

Jak napisać umowę Saas korzystną i zgodną z prawem – pomoc prawnika?

Trudno zaprzeczyć, że pomimo pozorów prostoty, umowa SaaS jest złożonym dokumentem. Podstawą dla niej jest Kodeks cywilny, ale niemniej kluczową rolę odgrywa w jej powstawaniu prawo autorskie i prawa pokrewne oraz RODO. Umowa, która dotyczy usługi korzystania z funkcjonalności oprogramowania komputerowego, z uwagi na jej złożony charakter wymaga, aby w jej powstawaniu brał udział prawnik dobrze zorientowany w prawie IT. Bardzo istotne jest, aby rozumieć jak dana usługa działa i jakie ewentualne ryzyka ze sobą niesie.

Doświadczony w tych kwestiach prawnik będzie potrafił przetłumaczyć wymagania biznesowe i techniczne na zapisy w umowie, doradzi i zadba, jak odpowiednio zabezpieczyć dane, przygotuje precyzyjną umowę utrzymaniową czy zbalansuje interesy obydwu stron (dobra umowa zabezpiecza obydwie strony). Źle napisana umowa może przynieść znacznie większe koszty niż te, które można przeznaczyć na skuteczną pomoc prawną.

Niech duże zalety modelu Saas nie przyćmią ryzyka – o czym pamiętać?

Model SaaS zmienił sposób korzystania z oprogramowania – uprościł dostęp, obniżył koszty wejścia i pozwolił firmom szybciej się rozwijać. Należy jednak pamiętać, aby nie lekceważyć procesu tworzenia umowy, gdyż za błędy w dostępności systemu, utratę danych czy naruszenia RODO nadal ktoś ponosi odpowiedzialność, a wcale nie będzie to zawsze dostawca.

Umowa to jedyne narzędzie, które reguluje prawa i obowiązki stron, a w razie potrzeby pozwala dochodzić roszczeń. Brak precyzji, gotowy szablon lub ogólnikowe postanowienia często działają na niekorzyść obydwu stron, dlatego im wcześniej i bardziej precyzyjnie uregulujemy zasady współpracy, tym większa szansa, że unikniemy niepotrzebnych nieporozumień i konfliktów oraz skutecznie zabezpieczymy własne interesy.

Artykuł Jak bezpiecznie uregulować dostęp do usługi SaaS? Umowa w modelu SaaS – podstawowe zasady i aspekty prawne pochodzi z serwisu Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka Kraków.