Zatrudnienie pracownika wiąże się z wieloma etapami – poczynając od znalezienia odpowiedniej osoby na stanowisko i negocjacji umowy po jej funkcjonowanie w zespole i ocenę wywiązywania się z obowiązków. Cały ten proces ma jednak również formalną stronę, która wiąże się między innymi z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej i zadbaniem o wszelkie aspekty z nią związane. Nieoczekiwana kontrola PIP czy skarga pracownika/kandydata może przynieść pracodawcy spore kłopoty w postaci wysokiej grzywny lub nawet procesu sądowego.
O jakich dokumentach związanych z prawem pracy pracodawca powinien więc pamiętać? Na co zwrócić uwagę, żeby zabezpieczyć swoje interesy w dalszej fazie zatrudnienia? Jakie pracodawca ma uprawnienia, a jakie obowiązki? Na te inne pytania postaram się odpowiedzieć w niniejszym artykule.
Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą, między innymi, akta osobowe, które z kolei składają się z 5 części: A, B, C, D i E, co dokładniej omawiam poniżej. Pracodawca prowadzi i przechowuje osobno dla każdego pracownika dokumentację pracowniczą (§ 2 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej). Na dokumentację pracowniczą składają się m.in.: dokumenty płacowe, ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe czy wszystkie dokumenty niezbędne do ustalenia praw i obowiązków stron stosunku pracy.
U podstawy prawnej prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę leżą dwa istotne źródła. Pierwszym z nich jest Kodeks pracy. Z jednej strony można tu wymieć art. 221, który mówi o danych, których ma żądać od przyszłego pracownika, na czele z danymi osobowymi, jak i historią zawodową oraz wykształcenia. Są to dane, których zgromadzenie niezbędne do nawiązania i realizacji stosunku pracy.
Z drugiej strony kluczowe zobowiązanie przepisami pracodawcy do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 941 pkt 9a kp). Dodam, że kolejny pkt tego artykułu (9b) nakazuje pracodawcy, aby dokumentacja ta była prowadzona w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Doprecyzowanie zasad odnośnie samej dokumentacji znajduje się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie 1 stycznia 2019. Opisano w nim między innymi sposób prowadzenia akt osobowych pracownika oraz ich zawartość.
Pracodawca żąda od kandydata, który ubiega się o zatrudnienie, podania:
Ustawodawca jednocześnie zaznaczył, że dane w zakresie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia mogą być wymagane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Pracodawca może również żądać podania dodatkowych danych, o ile niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
W celu zapoznania się z dokładnym opisem procesu rekrutacji z punktu widzenia pracodawcy, zapraszamy do lektury tekstu – Proces rekrutacji zgodny z RODO – CV, klauzule a ochrona danych osobowych kandydatów? – który znajduje się na naszym blogu.
W przypadku zatrudnienia pracodawca żąda od pracownika podania następujących danych osobowych:
Najważniejszym instrumentem, który reguluje stosunek pracy jest umowa o pracę. Treść umowy o pracę reguluje art. 29 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem w umowie o pracę powinny znaleźć się informacje o stronach umowy, więc także dane pracodawcy, adresie siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresie zamieszkania. Ponadto musi się znaleźć informacja o rodzaju umowy, a więc czasie (w tym dniu jej rozpoczęcia), na jaki jest zawarta:
Musi zostać zawarta informacja o wynagrodzeniu ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiarze czasu pracy, a także opis stanowiska (rodzaju pracy), które będzie miał zajmować pracownik. W umowie musi znaleźć się informacja o miejscu wykonywanej pracy, a także wymiarze czasu pracy. W umowie o pracę mogą się znaleźć często także dodatkowe postanowienia, które doprecyzowują wzajemną współpracę stron i zasady świadczenia pracy. Przykładowo Strony mogą przewidzieć dodatkowe postanowienia odnośnie poufności, czy w sposób odmienny niż ustawowy uregulować moment przejścia praw autorskich. Dodatkowo, Strony mogą zawrzeć także odrębną umowę o zakazie konkurencji.
Po podpisaniu umowy dokumenty pracownicze, które musi przechowywać pracodawca wiążą się z kilkoma kwestiami, które uogólniając można zamknąć w:
Jeden z egzemplarzy podpisanej umowy oddaje się pracownikowi, drugi egzemplarz pracodawca umieszcza w części B akt osobowych.
Do obowiązków pracodawcy należy również zgłoszenia pracownika do ZUS-u czy urzędu skarbowego na koniec roku podatkowego.
UWAGA – Kiedy podpisujesz umowę o pracę na czas określony, musisz przesłać taką informację do PIP w terminie 5 dni od jej zawarcia, inaczej może ci grozić kara grzywny od 1000 do 30 000 zł.
Zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie akta osobowe. Składają się one z 5 części:
Do bardzo ważnych obowiązków pracodawcy należą obowiązki informacyjne wobec pracownika. W szczególności, na podstawie art. 29 § 3 kp pracodawca musi przedstawić pracownikowi formalny dokument w postaci informacji o warunkach zatrudnienia. W ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca musi poinformować go m.in. o:
– dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
– dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
– przerwach w pracy, dobowym i tygodniowym odpoczynku,
– zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
– w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
– w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
– innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
– wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu,
– zasadach rozwiązania stosunku pracy, prawie pracownika do szkoleń (jeśli są zapewniane),
– układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym,
– w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Dodatkowo, nie później niż w ciągu 30 dni pracodawca musi przedstawić także informację o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę, przy czym nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
Dodatkowo, jeśli pracownik ma wykonywać pracę zdalnie to na podstawie Art. 6721 kp należy dodatkowo przekazać mu informację o jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika, który wykonuje pracę zdalną, a także wskazanie osoby lub organu, którzy wykonują czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Jak widać, zgodnie z obecnym brzmieniem przepisów informacja o warunkach zatrudnienia jest bardzo rozbudowana, a dodatkowo powinna być indywidualnie dopasowana do pracownika. Można ją jedynie uprościć w ten sposób, że wskażemy pracownikowi odpowiednie przepisy prawa pracy, regulujące określone kwestie. Niemniej jednak, przygotowanie odpowiedniej informacji o warunkach zatrudnienia wymaga dokładnego przygotowania.
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest udostępnienie pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu. Zazwyczaj ten obowiązek spełniany jest poprzez udostępnienie pracownikowi tekstu przepisów do podpisu, jednak może to także odbyć się poprzez rozpowszechnienie tekstu na terenie zakładu pracy w formie pisemnej albo poprzez zapewnienie pracownikom dostępu do tych informacji w inny sposób.
Dodatkowo, na podstawie art. 942 kp pracodawca jest także zobowiązany do informowania pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, możliwości awansu, a także wolnych stanowiskach pracy. Jest to nowy obowiązek, który wynika z dyrektywy o jawności wynagrodzeń (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania).
Pracodawca ma obowiązek nie tylko prowadzenia akt osobowych, ale również tworzenia i wdrażania regulaminów oraz polityk wewnętrznych, z którymi pracownik powinien zostać zapoznany przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Wynika to z Kodeksu pracy oraz innych przepisów, jak RODO.
Jakie więc regulaminy wewnętrzny musi wdrożyć pracodawca i kiedy staje się to jego obowiązkiem?
Ważne: Pracownik powinien zostać poinformowany o ocenie ryzyka zawodowego – podpisane potwierdzenie tego powinno zostać umieszczone w części B akt osobowych pracownika.
Pracodawcy często decydują się także na dodatkowe regulacje wewnętrzne, które co prawda nie są obowiązkowe, ale stanowią element odpowiedzialnego budowania biznesu i tworzenia przyjaznego, inkluzywnego środowiska pracy. Takie polityki są elementem strategii ESG (z ang. environmental, social and corporate governence), na którą coraz więcej firm zwraca obecnie uwagę. Nie jest możliwe wskazanie tutaj zamkniętego katalogu tego typu procedur, jednak często pracodawcy ustalają przykładowo kodeks etyki, politykę antykorupcyjną, politykę bhp, czy politykę antymobbingową. Polityki ESG są często wymagane od przedsiębiorców przez większych kontrahentów, którzy są objęci lub wkrótce będą objęci obowiązkiem sprawozdawczości w tym zakresie i przykładają do tych kwestii dużą wagę.
Pracodawca ma obowiązek zgłosić każdego pracownika do ZUS-u w ciągu 7 dni od rozpoczęcia przez niego pracy. Dokonuje tego poprzez formularz zgłoszeniowy ZUS ZUA. W przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat (art. 36 ust. 8 ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych).
Pracodawca nie zgłasza pracownika po podpisaniu umowy do Urzędu Skarbowego. W zakresie jego obowiązków natomiast jest obliczenie i pobranie zaliczki od podatku dochodowego pracownika, a następnie zapłata jej do 20 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w jakim podatek został pobrany. Ponadto na koniec roku podatkowego pracodawca, który zatrudnia na umowę o pracę, musi dostarczyć US PIT-11 pracownika, który również jemu samemu musi zostać przekazany.
Wprowadzone 1 czerwca 2025 r. zmiany dotyczące między innymi rynku pracy, zmieniły także przepisy w ustawie prawo przedsiębiorców, umożliwiając Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzanie niezapowiedzianych kontroli. Tym bardziej zatem pracodawcy powinni zwrócić uwagę i wystrzegać się błędów i niedociągnięć w temacie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Jakie zdarzają się najczęściej?
Zgodnie z art. 281 §1 pkt 6 i 6a i 7 pracodawcy grozi grzywna do 30 tys. zł za brak dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez odpowiedni okres czasu czy też pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem!
Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat dokumentacji pracowniczej.
Pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej (w zabezpieczonym systemie teleinformatycznym) albo papierowej (w aktach osobowych).
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO.
Zakaz konkurencji pracodawca może podpisać w trakcie trwania stosunku pracy w sytuacji, gdy chce zapobiec sytuacji, w której pracownik prowadzi działalność konkurencyjną wobec niego lub też świadczy pracę w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność. Po ustaniu stosunku pracy umowę o zakazie konkurencji podpisuje się natomiast w sytuacji, gdy pracodawca uzna, że ujawnienie szczególnie ważnych informacji, do których dostęp ma pracownik, mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (Art. 1012 § 1 k.p.). Należy jednocześnie pamiętać, że po ustaniu zatrudnienia należy pracownikowi wypłacać odszkodowanie, które nie może być mniejsze niż 25% wynagrodzenia pracownika otrzymanego przez okres odpowiadający zakazowi konkurencji (przy czym wynagrodzenie może być płatne miesięcznie).
Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika, małżonka (wdowy lub wdowca) w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 9412 k.p.).
Na podstawie art. 124 k.p. pracownik odpowiada za powierzone mu mienie, jednak z korzyścią dla pracodawcy, lecz również i pracownika, będzie uregulowanie powierzenia mienia podpisaną umową. Natomiast umowa jest konieczna, gdy pracownicy przyjmują wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (jest to stosowane najczęściej wypadku gotówki powierzanej pracownikom, np. w hotelowej recepcji).
Na prowadzenie dokumentacji pracowniczej składa się cały szereg obowiązków wynikających z Kodeksu pracy, rozporządzeń oraz przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych. Ryzyko popełnienia błędu, który miałby swoje konsekwencje podczas kontroli PIP lub ZUS, towarzyszy każdemu pracodawcy. Kluczowe wydaje się tutaj wsparcie kancelarii prawnej, która działa sprawnie w tematyce prawa pracy.
Nasz kancelaria może zaoferować szeroki wachlarz pomocy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, zatrudnianiu, w tym legalizacji pobytu i pracy pracownika, będącego cudzoziemcem:
Potrzebujesz pomocy prawnej związanej z tematem tego artykułu? Chcesz przekonać się czy będziemy potrafili Ci doradzić? Skontaktuj się z nami lub umów na bezpłatną wstępną konsultację online!
