Nowe uprawnienia PIP – czy inspektor pracy może przekształcić umowę zlecenie na umowę o pracę?

W ostatnich tygodniach w środowisku przedsiębiorców spore obawy i wątpliwości wzbudził opublikowany projekt ustawy zmian w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy. Projekt, który w swoich założeniach zmieni całkiem sporo w uprawnieniach inspektorów pracy, dotyczy obszaru kluczowego w kontrolowaniu legalności zatrudnienia i przestrzegania praw pracowniczych. Rok 2025, a właściwie początek 2026, gdyż od wtedy mają wejść w życie nowe przepisy, zapowiada więc zmiany, jakie budzą spore zainteresowanie wśród pracodawców.

Proponowane przepisy sprawiają, że wśród pracodawców rodzą się wątpliwości, czy aby nie wpłyną one negatywnie na swobodę kontraktowania, a co za tym idzie – nie zwiększą ilości sporów z kontrahentami. Czego spodziewać się po proponowanych zmianach? Jakie dodatkowe uprawnienia faktycznie zyskają inspektorzy i czy faktycznie będą mogli przekształcać umowy cywilnoprawne w umowy o pracę? Jak uniknąć w tym kontekście problemów na linii przedsiębiorca- zleceniobiorca?

Czego dotyczy projekt ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy? 

Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw jest wprowadzeniem rozwiązań przewidzianych w ramach częściowej realizacji kamienia milowego A71G „Wejście w życie reformy Państwowej Inspekcji Pracy i reformy Kodeksu pracy” oraz kamienia milowego A72G „Działania na rzecz budowania zdolności Państwowej Inspekcji Pracy” w ramach reformy A.4.7 „Ograniczenie segmentacji rynku pracy” zawartej w Krajowym Planie Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO). Wejście w życie nowych przepisów dotyczących PIP ma nastąpić 1 stycznia 2026 r., natomiast całej reformy (kamień milowy a72G) powinno być zakończone do 30 czerwca 2026 r.

Jakie najważniejsze zmiany przewidziane są w działalności PIP?

Wejście w życie samej reformy Państwowej Inspekcji Pracy i reformy Kodeksu pracy (kamień milowy A71G) nastąpić ma już 1 stycznia 2026 r. Wraz z nią ma dojść do wzmocnienia Państwowej Inspekcji Pracy w ramach działań kontrolnych:

• uprawnienie PIP do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu
  nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę;
• umożliwienie wymiany danych pomiędzy PIP, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
  zwanym dalej „ZUS” i Krajową Administracją Skarbową, zwaną dalej „KAS” na potrzeby kontroli;
• wprowadzenie możliwości przeprowadzania przez PIP zdalnych kontroli;
• wprowadzenie obowiązku sporządzania przez PIP rocznych i wieloletnich planów działań dla kontroli celowych na podstawie analizy ryzyka;
• co najmniej dwukrotne zwiększenie maksymalnej wysokości grzywny, jaką PIP może
  nałożyć w postępowaniu mandatowym.

Kluczowe w powyższych zmianach wydaje się jednak nadanie inspektorom PIP uprawnień, które miałyby polegać na stwierdzeniu istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, w jakich zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, powinna być zawarta umowa o pracę.

Czym jest umowa o pracę – jakie są główne cechy stosunku pracy?

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 §1 k.p.).

Umowę o pracę można zawrzeć na okres próbny, czas określony albo na czas nieokreślony, a regulują ją przepisy Kodeksu pracy. Zawiera się ją na piśmie – w wypadku, gdyby tak się nie stało pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 §2 k.p.). Umowa o pracę zawiera w sobie następujące informacje:

• rodzaj pracy;
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• dzień rozpoczęcia pracy;
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny:

a) czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,

b) okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony, a także postanowienie o wydłużeniu umowy;

• w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Charakterystyczne cechy umowy o pracę to m.in.:

• podporządkowanie pracy bezpośrednio pracodawcy;
• gwarantowane, stale wypłacane wynagrodzenie;
• wykonywanie pracy osobiście w określonym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę;
• prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego;
• opłacanie składek ZUS w imieniu pracownika;
• odpowiedzialność pracownika co do zasady ogranicza się do wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia;
• pracownika chronią przepisy ochronne dotyczące czasu wykonywanej pracy;
• przeprowadzenie szkoleń BHP i skierowanie pracownika na stosowne badania lekarskie;
• obowiązywanie w stosunku do pracownika regulaminu pracy, wynagradzania lub innych aktów wewnątrzzakładowych.

Czym jest umowa zlecenie – główne cechy umowy cywilnoprawnej?

Przy podjęciu współpracy z daną osobą na podstawie umowy cywilnoprawnej należy kierować się przepisami, które znajdują się w Kodeksie cywilnym. Poza umową zlecenie do umów cywilnoprawnych zaliczy się również umowę o dzieło, czy też umowę zawieraną pomiędzy przedsiębiorcami, czyli B2B.

Umowa zlecenie polega na tym, że przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 §1 k.c.). Od wykonania tej określonej czynności zależy wypłacenie wynagrodzenie przez zlecającego. Co do zasady umowa o zlecenie ma charakter odpłatny. Co prawda Kodeks zezwala na to, aby umowa zlecenie nie wiązała się z wynagrodzeniem dla wykonującego to zlecenie, ale podkreśla, że jeśli umowa nie mówi inaczej, ani nie wynika tak z okoliczności, to za wykonane zlecenie należy się wynagrodzenie zgodne z taryfą lub odpowiadające wykonanej pracy (art. 735 §1 i 2). 

Jakimi najważniejszymi cechami umowa cywilnoprawna, w tym umowa zlecenie, wyróżnia się od umowy o pracę?

• zdecydowanie większa samodzielność, brak podporządkowania – wykonawca zlecenia w pełni sam planuje swoją pracę (czas i miejsce jej wykonania);
• odpowiedzialność finansowa i techniczna jest po stronie zleceniobiorcy – w pełnej wysokości (przy czym może zostać ograniczona umownie);
• dobrowolność doboru środków i metod w zakresie wykonania zadania;
• brak uprawnień wynikających z kodeksu pracy, na przykład brak odpłatnego urlopu, okresów odpoczynku, ochrony przed zwolnieniem i in.

Jakie będą nowe uprawnienia głównego inspektora pracy?

Obecne przepisy zapewniają inspektorowi pracy, poza wystawianiem mandatów, prawo do wnoszenia powództw o ustalenie istnienia stosunku pracy, gdy podczas kontroli stwierdzone zostanie nieuprawnione zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną. Zgłoszenie takie kierowane jest do sądu, gdzie wszczynane i prowadzone jest postępowanie sądowe o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Projekt ustawy zakłada przyznanie PIP kompetencji do stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną, w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Inspektor PIP wydaje wtedy decyzję jako organ administracyjny, od której będzie możliwość odwołania do sądu. W tym kontekście do zadań PIP ma być zaliczane również wyciąganie konsekwencji w stosunku do osób odpowiedzialnych.

Zgodnie z projektem nowej ustawy decyzja inspektora pracy będzie w pewnym zakresie natychmiastowo wykonalna. Oznacza to, że od dnia decyzji będzie musiał wypełniać obowiązki pracodawcy związane z umową o pracę, a wypadku braku odwołania do sądu lub też negatywnego wyroku od takiego odwołania będzie zmuszony zapłacić wszelkie zaległe składki oraz uregulować zobowiązania podatkowe sprzed decyzji inspektora. Odwołanie od decyzji nie będzie skutkować wstrzymaniem bieżących zobowiązań pracodawcy względem pracownika etatowego, wstrzyma jedynie natychmiastową wykonalność w zakresie uregulowania zaległych zobowiązań.

Jakie jeszcze dodatkowe uprawnienia daje PIP projekt ustawy?

• umożliwienie wymiany danych pomiędzy PIP a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową;
• możliwość przeprowadzenia kontroli pracodawców oraz niebędących pracodawcami przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest lub w okresie jednego roku poprzedzającego dzień podjęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne
• możliwość przeprowadzania kontroli zdalnych.

Kiedy PIP wyda decyzję administracyjną o istnieniu stosunku pracy?

Można ogólnie określić, że według projektu nowej ustawy o PIP inspektor będzie miał możliwość wydania decyzji administracyjnej o istnieniu stosunku pracy w dwóch przypadkach:

• kiedy podczas kontroli w przedsiębiorstwie wykryje nieprawidłowości w umowach cywilnoprawnych aktualnych kontraktorów, działających właściwie na zasadach umowy o pracę;
• kiedy nieprawidłowości zostaną wykryte w umowach także byłych kontraktorów zatrudnionych w okresie jednego roku wstecz.

Decyzja wydana przez inspektora w sprawie istnieniu stosunku pracy będzie natychmiast wykonalna i będzie przysługiwać od niej odwołanie do sądu. Wniesienie odwołania nie wstrzyma wykonania decyzji inspektora, czyli wykonania obowiązków pracodawcy wobec pracownika zgodnie z Kodeksem pracy.

Wstrzymane zostanie natomiast wypełnienie obowiązków w zakresie podatków oraz ubezpieczeń społecznych powstałych przed dniem wydania decyzji do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.

Czy nowe uprawnienia PIP będą wiązać się z wyższymi karami?

Ustawa wprowadzi zmiany w Kodeksie pracy, które dwukrotnie podwyższą kary za łamanie przepisów dotyczących wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Przykładowo:

• kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, zawrze umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę zapłaci podlega karze grzywny od 2000 zł do 6000 zł (zamiast od 1000 zł do 30 000 zł), art. 281 § 1 k.p.;
• kto, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu podlega karze grzywny od 2000 zł d0 6000 zł (zamiast od 1000 zł do 30 000 zł), art.  art. 282 § 1 pkt. 2.

Pytania i odpowiedzi

Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pytań oraz odpowiedzi na temat nowych uprawnień inspektorów i reformy przepisów Państwowej Inspekcji Pracy.

Co oznacza, że decyzja PIP będzie natychmiast wykonalna?

Natychmiastowa wykonalność decyzji PIP w sprawie istnienia stosunku pracy dotyczy obowiązków pracodawców od dnia jej wydania, tj. podlega natychmiastowemu wykonaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa pracy wiążą z nawiązaniem stosunku pracy oraz obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych powstałymi od dnia jej wydania. Wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji w tym zakresie. Decyzja podlega natomiast wstrzymaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa wiążą z obowiązkami w zakresie podatków powstałymi przed dniem wydania decyzji oraz obowiązkami w zakresie ubezpieczeń społecznych powstałymi przed dniem wydania decyzji – do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.

Kiedy wejdą w życie przepisy reformy Państwowej Inspekcji Pracy?

Ustawa o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, jeśli zostanie przyjęta, wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

Czy inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję o przekształceniu kontrakty B2B w umowy o pracę?

Tak, jeśli umowa B2B została zawarta w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę, to inspektor PIP będzie mógł wydać decyzję o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy.

Czy możliwa będzie zdalna kontrola przeprowadzana przez PIP? 

Tak, zgodnie z przepisami projektowanej ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, PIP będzie mógł przeprowadzać zdalną kontrolę w przedsiębiorstwie.

Jak reforma ustawy PIP wpłynie na pracodawców?

Zbliżająca się reforma PIP budzi sporo dyskusji wśród przedsiębiorców. Towarzyszy im obawa, że stanowczo zwiększy się ingerencja organu państwowego w szczególności w firmach, w których dość powszechne jest opieranie współpracy na umowach cywilnoprawnych. Przedsiębiorstwa będą musiały jeszcze dokładniej analizować, czy powierzane obowiązki faktycznie odpowiadają charakterowi zlecenia, czy też spełniają przesłanki stosunku pracy. Z pewnością groźba kontroli PIP i ich ewentualnych konsekwencji sprawia, że pewną profilaktyczną koniecznością staną się częstsze audyty w firmach i sprawdzanie zawieranych umów czy przyjmowanych regulaminów. Współpraca z wykwalifikowaną w tematyce prawa pracy kancelarią prawną z pewnością pomoże w sprawdzeniu i uporządkowaniu dokumentacji w Twojej firmie. Potencjalne konsekwencje finansowe w postaci kar grzywny, wypłaty zaległych składek ZUS, zawirowań z umowami pracowniczymi, wypłaty odszkodowań czy kosztów procesów sądowych nie pozostaną bez znaczenia przy decyzjach o podejmowaniu działań prewencyjnych. Odpowiednio wczesne i konsekwentne przygotowanie się na zmiany, pozwoli firmom zminimalizować ryzyka i prowadzić biznes w sposób stabilny i zgodny z nowymi regulacjami.