Nowa wersja systemu teleinformatycznego usprawni załatwienie legalnego pobytu cudzoziemcom – pobyt czasowy, stały, CUKR. Wszystko o MOS 2.0

System MOS, czyli Moduł Obsługi Spraw, nie jest nowym narzędziem i jego poprzednia wersja została uruchomiona przeszło cztery lata temu, w styczniu 2022 r., przez Urząd do Spraw Cudzoziemców. Miał on służyć pomocą w wypełnianiu wniosków pobytowych, lecz pomimo cyfryzacji tej procedury dalej konieczne były także papierowe formy wniosków czy też przymusowe wizyty w urzędzie. Nowa wersja systemu, nazwana wprost MOS 2.0, jest faktycznym usprawnieniem procedur, ułatwieniem na wielu polach poprzez pełną automatyzację. Już 4 maja dołączy do systemu karta pobytu CUKR, co jest zupełna nowością i pośrednio potencjalnie ogromnym ułatwieniem dla wielu przedsiębiorców i agencji pracy, które zatrudniają obywateli Ukrainy.

Co warto wiedzieć o nowej wersji systemu? Kto może z niej skorzystać? Co można załatwić za jego pośrednictwem? Na wszystkie te pytania postaram się odpowiedzieć w poniższym tekście.

Czym jest MOS 2.0?

Nowa wersja systemu teleinformatycznego MOS wystartowała dokładnie 27 kwietnia 2026 r. Wprowadzone zmiany wynikają z nowelizacji ustawy o cudzoziemcach z 21 listopada 2025 r. Można powiedzieć, że reforma wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji administracji publicznej. Ale żeby porzucić te górnolotne stwierdzenia, odpowiedzmy na proste pytanie – czym jest ów MOS?

Moduł Obsługi Spraw jest to portal do składnia wniosków pobytowych online. To co zwraca szczególną uwagę, że jego usprawniona wersja 2.0 jest pozbawiona papierowych wniosków, a cały proces złożenia wniosku uległ całkowitej cyfryzacji. Należy jednak zaznaczyć, że na wezwanie wojewody prowadzącego sprawę należy stawić się osobiście w urzędzie w celu złożenia odcisków palców i wzoru podpisu, okazania oryginału paszportu oraz dokumentów, a także ewentualnie uzupełnienia brakujących dokumentów. 

Co obejmuje nowa wersja systemu?

Nowe przepisy dotyczą, między innymi, załatwienia legalizacji pobytu oraz procedury zatrudniania cudzoziemców, a mianowicie umożliwiają złożenie elektronicznych wniosków o:

• pobyt stały;
• pobyt czasowy;
• pobyt rezydenta długoterminowego UE;
• a od 4 maja możliwe będzie złożenie wniosku o kartę pobytu CUKR, o czym szerzej poniżej.

Na nowych przepisach skorzystają więc w dużej mierze agencje pracy czy też agencje outsourcingowe.

Kto może założyć konto na portalu MOS 2.0?

Konto w portalu MOS mogą założyć poniższe osoby, a co istotne muszą one posiadać profil zaufany:

• pełnoletni cudzoziemiec;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca jego rodzic;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca jego opiekun;
• w imieniu małoletniego cudzoziemca pozostającego bez opieki – jego kurator.

UWAGA – dzień 26 kwietnia był ostatnim, kiedy można było złożyć papierowe wnioski, od 27 kwietnia przyjmowane są tylko wnioski elektroniczne, złożone za pośrednictwem portalu!

W celu złożenia wniosku składający musi założyć konto na portalu MOS. Jeśli ktoś posiadał konto na starym portalu, to może założyć je na nowym na ten sam adres. Co wreszcie istotne – pełnomocnik nie jest uprawniony do założenia konta w czyimś imieniu na portalu, choć może on jak najbardziej uczestniczyć w procesie wypełniania wniosku. Oznacza to po prostu, że może być obecny przy wypełnianiu wniosku przez cudzoziemca. Wszystko to wynika z faktu, że użytkownik portalu jest zobowiązany do zachowania poufności danych niezbędnych do zalogowania do portalu, nie może zatem ich udostępniać osobom postronnym, w tym pełnomocnikowi. 

Jak wygląda procedura złożenia wniosku na portalu MOS 2.0 – rola pracodawcy

Procedurę w systemie MOS 2.0 można sprowadzić do czterech kroków:

1. Rejestracja i dostęp

Na stronie mos.cudzoziemcy.gov.pl należy zalogować się poprzez potwierdzenie swojej tożsamości wybraną metodą uwierzytelnienia (np. profil zaufany), a następnie wypełnienie formularza rejestracyjnego dla nowego konta.  

• Składanie wniosku

Złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt może trwać dłużej, jeśli konieczne będzie dołączenie podpisanego elektronicznie załącznika przez inną osobę. Konieczne będzie podpisanie załącznika przez pracodawcę w sytuacji złożenia wniosku o:

• na pobyt czasowy i pracę,
• na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej,
• w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji lub zezwolenia na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej posiadacza Niebieskiej Karty UE tzw. Niebieska Karta UE lub Blue Card.
• Podpis elektroniczny

Aby elektronicznie podpisać wniosek konieczne będzie posiadanie profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego.

• Załączniki

Wraz z wnioskiem należy dołączyć poniższe załączniki:

• zdjęcie w formacie cyfrowym;
• skan lub zdjęcie wszystkich stron ważnego dokumentu podróży;
• potwierdzenie dokonania płatności – 100 zł za wydanie karty pobytu oraz opłaty skarbowej w za udzielenie zezwolenia na pobyt;
• załącznik podpisany elektronicznie przez inna osobę: pracodawcę, jednostkę prowadzącą studia, organizatora stażu lub wolontariusza.

Jakich wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy NIE ZŁOŻYSZ za pośrednictwem MOS 2.0?

Pomimo pełnej cyfryzacji składania wniosków o pobyt w Polsce, pewne wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy będą dalej musiały być składane w formie papierowej. Są to wniosku składane:

• w celu wykonywania pracy w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa;
• w celu mobilności długoterminowej pracownika kadry kierowniczej, specjalisty lub pracownika odbywającego staż, w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa;
• w celu połączenia się z rodziną, gdy składający wniosek cudzoziemiec przebywa poza granicami Polski;
• dla członka rodziny obywatela RP, obywatela państwa członkowskiego UE lub obywatela Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. b i d Umowy Wystąpienia – sytuacji, gdy cudzoziemiec, którego wniosek dotyczy przebywa poza granicami Polski;
• cudzoziemcowi prowadzącemu życie rodzinne w rozumieniu Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności z obywatelem RP, obywatelem państwa członkowskiego UE lub obywatelem Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 lit. b i d Umowy Wystąpienia – w sytuacji, gdy cudzoziemiec którego wniosek dotyczy przebywa poza Polską.

Karta pobytu CUKR za pośrednictwem MOS 2.0

Karta pobytu CUKR zastępuje dotychczasową formę legalizacji, która opierała się na ochronie czasowej dla obywateli Ukrainy (status UKR), a została zniesiona przez ustawę delegalizującą. Jest to dokument potwierdzający udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, na specjalnych warunkach. Wydaje się go na 3 lata osobom ze statusem UKR, które zdecydują się przejść z ochrony czasowej na zezwolenie na pobyt czasowy.

Karta CUKR za pośrednictwem systemu MOS 2.0 będzie już od 4 maja 2026 r.  Jako że karta CUKR daje swobodny dostęp do rynku pracy w Polsce dla obywateli Ukrainy, jest ona dość kluczowym aspektem dla wielu pracodawców. Daje ona uprawnienia do pracy bez dodatkowych zezwoleń i bez konieczności zgłaszania zatrudnienia przez pracodawcę.

Pracodawca nie ma bezpośrednich obowiązków w procesie ubiegania się o kartę CUKR, ale oczywiście może pomóc ubiegającemu się, przykładowo:

• sprawdzić czy wnoszący wniosek o kartę CUKR ma aktualny PESEL UKR, czy będzie go miał w momencie odbioru karty od wojewody;
• sprawdzić czy ubiegający posiada aktywny numer PESEL ze statusem UKR nieprzerwanie od 365 dni i czy posiadał go 4 czerwca 2025 r.;
• wnieść opłaty konieczne do uzyskania karty CUKR: 340 zł opłaty skarbowej za udzielenie zezwolenie na pobyt czasowy i 100 zł za wydanie karty.

Co istotne pracodawca nie musi już spełniać obowiązków, który były konieczne przy statusie UKR, a więc nie musi:

• zgłaszać zatrudnienia cudzoziemca do PUP (Powiatowego Urzędu Pracy);
• uzyskiwać zezwoleń na pracę.

W pewnym sensie nowy system wraz z kartą CUKR przenoszą procedury z pracodawcy na cudzoziemca oraz sam urząd. Nie można jednak zapominać o wypełnieniu koniecznych obowiązków ze strony pracodawcy przy procesie zatrudniania, jak choćby zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia zatrudnienia.

Jakie są korzyści i wyzwania dla pracodawców wynikające z MOS 2.0?

Wprowadzenie systemu MOS 2.0 jest z pewnością przyjmowane wśród pracodawców jako ułatwienie na wielu poziomach w kontekście legalnego zatrudniania cudzoziemców, choć jednocześnie zwiększa intensywność ich zaangażowania w monitorowanie statusu pracowników z Ukrainy.

Jakie najważniejsze korzyści płynące dla pracodawcy można tutaj wymienić?

• wspomniany powyżej brak obowiązku uzyskiwania zezwoleń na pracę i zgłaszania zatrudnienia przy cudzoziemcach z kartą CUKR – jest to wyraźne uproszczenie w formalnościach w kontekście wcześniejszych przepisów;
• szybsze zatrudnianie pracowników – pełny dostęp do rynku pracy bez dodatkowych procedur administracyjnych;
• większa stabilność zatrudnienia (zezwolenie na pobyt na 3 lata), a to z kolei ułatwia planowanie kadrowe;
• zmniejszenie ryzyka błędów formalnych związanych z legalizacją pracy cudzoziemców.

Jakie natomiast są najważniejsze wyzwania dla pracodawców w kontekście MOS 2.0?

• konieczność monitorowania statusu pobytowego pracownika (np. czy uzyskał CUKR, czy nadal ma UKR);
• ryzyko przerw w legalności pobytu/pracy (np. odmowa wydania karty, nieodebranie dokumentu);
• potrzeba dostosowania procesów HR do nowego modelu (mniej formalności, ale większy nacisk na compliance i weryfikację dokumentów);
• ograniczona kontrola nad procesem – brak udziału w procedurze oznacza zależność od działań pracownika i wymusza kontrolę nad nimi.

Jak nasza Kancelaria może pomóc Twojej firmie?

Nasza Kancelaria wspiera firmy w dostosowaniu się do nowych realiów związanych z MOS 2.0 i zatrudnianiem cudzoziemców. Pomagamy w weryfikacji statusu pobytowego pracowników, ograniczając ryzyko błędów i nielegalnego zatrudnienia. Doradzamy, jak uporządkować procesy HR i compliance w organizacji, aby były zgodne z aktualnymi przepisami. Wspieramy również pracowników w procedurach pobytowych, jeśli wpływa to na ciągłość zatrudnienia w firmie. Nasi prawnicy mogą wesprzeć i doradzić podczas wypełniania wniosku w MOS 2., a w dalszych etapach postępowania mogą reprezentować osobę ubiegającą się o pozwolenie lub kartę CUKR. Również na wypadek kontroli lub problemów z organami nadzorczymi będziemy reprezentować twoją firmę.