Ustawa o ochronie sygnalistów, która wdraża do polskiego prawa unijną Dyrektywę 2019/1937 – zwaną również „Dyrektywą Whistleblowing” lub „Dyrektywą o Sygnalistach” – została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Oznacza to, że wejdzie w życie już 25 września (po 3 miesiącach od daty opublikowania).
W Polsce ustawa będzie dotyczyć każdego przedsiębiorcy, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Co ważne, nie chodzi tylko o pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, ale także o osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia (czyli także osoby na umowach cywilnoprawnych, w tym na kontraktach B2B).
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publiczne informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Wyróżniamy zgłoszenie wewnętrzne, które składane jest w podmiocie prawnym, którego dotyczy naruszenie oraz zewnętrzne, czyli składane bezpośrednio do zewnętrznego organu np. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub na policję. Oczywiście dla przedsiębiorcy zdecydowanie lepiej jest, gdy zgłoszenie trafia do niego i może zająć się kłopotami wewnątrz organizacji, dlatego zdecydowanie warto zadbać o odpowiednie przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Sygnalistą może być wiele podmiotów, wskazanych w ustawie, w tym pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, a nawet stażysta, wolontariusz lub praktykant. Sygnalistą mogą być ww. osoby także przed zawarciem umowy z firmą, a także po jej zakończeniu. Warto podkreślić, że przepisy ustawy stosuje się też do osób pomagających w zgłoszeniu lub powiązanych ze zgłaszającym (np. więzami rodzinnymi).
Ustawa zakazuje stosowania przez pracodawcę środków odwetowych w stosunku do ww. osób. Art. 12 ustawy zawiera przykładowy katalog takich działań, które obejmują m.in. odmowę nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie umowy, wstrzymanie awansu, spowodowanie straty finansowej i inne. Uwaga! To na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działania nie są działaniami odwetowymi! O ewentualnych karach i odpowiedzialności karnej poniżej.
Zaniedbania w powyższym zakresie mogą zostać potraktowane jako istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia, za co grozi nawet odpowiedzialność karna!
To, jak dobrze przedsiębiorca zadba o odpowiednie przygotowanie takiej procedury (w tym wyznaczenie osoby lub podmiotu wraz z upoważnieniem ich do przetwarzania danych osobowych), będzie miało wpływ na skuteczność radzenia sobie ze zgłoszeniami, a przede wszystkim może zachęcić sygnalistę do zgłoszenia naruszenia wewnątrz organizacji, zamiast wychodzenia od razu z informacją do organu zewnętrznego.
Warunkiem prawidłowego stosowania nowych przepisów jest wyznaczenie przez przedsiębiorcę osoby lub podmiotu odpowiedzialnego oraz upoważnienie tej osoby do przetwarzania danych osobowych sygnalisty (tak aby operacja była zgodna z RODO), a więc może być to:
Zgodnie z ustawą, do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. Przygotowując dokumenty związane z ochroną sygnalistów warto od razu zadbać o przygotowanie odpowiednich wzorów upoważnień oraz oświadczeń o zachowaniu poufności.
Spójrzmy na to z perspektywy korzyści dla przedsiębiorcy – możliwość otrzymania informacji, że w firmie mamy do czynienia z nieprawidłowościami pozwala przedsiębiorcy na wyjaśnienie sytuacji, przynajmniej na etapie początkowym, wewnątrz organizacji. Musimy jednak przy tym pamiętać, że ustawa przewiduje zamknięty katalog naruszeń, które mogą podlegać zgłoszeniu, nie ma tutaj dowolności. Przypomnę także, że po burzliwych debatach z ustawy zostało wykluczone prawo pracy.
Jakie zatem obszary mogą obejmować zatem zgłoszenia?
Jednocześnie ustawa dopuszcza rozszerzenie tego katalogu i pozwala w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
Jak już wskazałem powyżej, ustawa zabrania podejmowania wobec sygnalisty działań odwetowych, czyli bezpośredniego lub pośredniego działania lub zaniechania w kontekście związanym z pracą (spowodowanym zgłoszeniem), które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty. Zakazane działania odwetowe rozciągają się również na osoby pomagające dokonać zgłoszenia oraz na osobę fizyczną powiązaną z sygnalistą.
Wśród działań odwetowych wymienione są między innymi:
Odpowiedzialność karna może spotkać przedsiębiorcę lub osobę wyznaczoną do kontaktu z sygnalistą:
Osoba zgłaszająca może także ponosić odpowiedzialność karną- za dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc o tym, że do naruszenia prawa nie doszło, za co grozi jej kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.
Z powyższego wynika, że właściwe zaprojektowanie i wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów wymaga podjęcia szeregu decyzji przez przedsiębiorcę. Dodatkowo, należy pamiętać, że tekst procedury musi zostać skonsultowany z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników (wybranymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy), a konsultacje muszą trwać między 5 a 10 dni. Procedura naruszeń wchodzi w życie w ciągu 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w firmie. Konieczność dokonania ww. czynności powoduje, że cały proces może zająć sporo czasu- z tego względu ważne jest, aby rozpocząć przygotowania jak najszybciej- do 25 września nie zostało bowiem dużo czasu.
